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So ist es an der Zeit, die Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens zu schreiben. Und entweder haben Sie keine Ahnung, wo Sie anfangen sollen, oder Sie haben das schon einmal gemacht und wollen nur sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Punkte treffen.

So oder so, wir haben für Sie gesorgt. Wir haben eine Handvoll nützlicher Vorlagen zusammengestellt, die Sie direkt kopieren können. Und vielleicht noch nützlicher sind die sieben realen Spesenrichtlinien von Unternehmen und Institutionen, von denen Sie schon gehört haben.

Sehen Sie, wie unterschiedlich die einzelnen Unternehmen an ihre Reise- und Spesenbestimmungen herangehen und was sie jeweils von ihren Mitarbeitern erwarten. Dann nutzen Sie diese Erkenntnisse, um eine erfolgreiche Richtlinie zu verfassen, die von den Teammitgliedern auch tatsächlich genutzt wird.

Beginnen wir mit einer Sammlung kopierfertiger Vorlagen, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Firmen-Reiserichtlinie helfen.

Haftungsausschluss: Die folgenden Beispiele für reale Spesenrichtlinien wurden leicht im Internet gefunden und nicht von den Unternehmen selbst bereitgestellt. Sie dienen dem Vergleich und der Inspiration, und Spendesk wird sie auf Wunsch gerne aus diesem Beitrag entfernen.

Real travel & expense policy samples

Wir werden in Kürze praktische, gebrauchsfertige Richtlinienvorlagen bereitstellen. Aber vielleicht ist es noch wertvoller, die echten Reise- und Spesenrichtlinien zu sehen, die erfolgreiche Unternehmen verwenden.

Wir haben die bemerkenswertesten Aspekte der einzelnen Richtlinien unten herausgezogen, und Sie können auf die Links klicken, um sie in voller Länge zu sehen. Lesen Sie sich ein paar davon durch und entscheiden Sie, welcher Ansatz des Unternehmens am besten zu Ihrer eigenen Philosophie passt. Es ist immer schön zu wissen, dass es florierende, berühmte Institutionen gibt, die genauso denken wie man selbst.

Netflix

Sie brauchen keinen Link, um die vollständige Netflix-Spesenrichtlinie zu sehen – sie enthält nur fünf Worte:

„Im besten Interesse von Netflix handeln.“

Aus offensichtlichen Gründen ist dies berühmt geworden. Und es passt zum gesamten Kulturkodex von Netflix, der einen ganzen Abschnitt über Freiheit und Verantwortung enthält. Es ist ein faszinierendes Dokument, mit ein paar Highlights:

• Unsere Urlaubsrichtlinie lautet „Nimm Urlaub.“ Wir haben keine Regeln oder Formulare darüber, wie viele Wochen pro Jahr. Unsere Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran, indem sie Urlaub nehmen und oft mit neuen Ideen zurückkommen, und sie ermutigen den Rest des Teams, dasselbe zu tun.
• Unsere Richtlinie für Elternurlaub lautet: „Kümmern Sie sich um Ihr Baby und sich selbst.“ Neue Eltern nehmen in der Regel 4-8 Monate.
• Jedes Jahr wählt jeder Mitarbeiter, wie viel von seiner Vergütung er in Form von Gehalt oder Aktienoptionen haben möchte. Sie können alles in bar, alle Optionen oder eine beliebige Kombination wählen.

Wenn sich das nach der Art von Unternehmen anhört, das Sie aufbauen wollen – und Sie bereit sind, dafür einzustehen – dann ist der Netflix-Ansatz vielleicht das Richtige für Sie.

Basecamp

Die Spesenrichtlinie von Basecamp ist nicht ganz so einfach wie die von Netflix, zeigt aber eine ähnliche Ethik. Wir haben nicht die vollständige Richtlinie selbst, sondern eher eine Reihe von Schlüsselvorteilen, die Basecamp-Mitarbeiter erhalten. Diese wurden von CEO Jason Fried in einem Blogpost aus dem Jahr 2016 geteilt.

Der wichtigste Aspekt, der geteilt wurde, ist das „No-Red-Tape-Geschäftskonto“ des Unternehmens. Jeder Mitarbeiter bekommt eine eigene American Express-Karte. Es gibt keine Notwendigkeit, um eine Genehmigung für Transaktionen zu bitten – seien Sie einfach vernünftig.

Das ist eindeutig ein sehr vertrauensvoller Ansatz, um Ausgaben zu verwalten. Aber wenn Sie planen, dies zu replizieren, müssen Sie immer noch sicherstellen, dass Sie einen klaren Prozess für die Dokumentation von Transaktionen haben – sonst wird Ihr Finanzteam für immer im Dunkeln tappen.

Da dieser Beitrag voller faszinierender Nuggets ist, sollten wir noch ein paar weitere mit Ihnen teilen:

• Mitarbeiter erhalten einen Zuschuss für Massagen in Höhe von 100 Dollar/Monat.
• Sie erhalten außerdem 100 Dollar/Monat für ein Fitnessstudio, ein Yogastudio oder eine Fitnessaktivität ihrer Wahl.
• Mitarbeiter können von überall auf der Welt arbeiten. „Ziehen Sie in eine andere Stadt, behalten Sie Ihren Job.“

Da gibt es noch viel mehr zu lesen. Es ist vielleicht nicht die exakte Spesenrichtlinie, die Mitarbeiter bei ihren Ausgaben verwenden, aber es ist trotzdem faszinierend.

BBC

Es ist immer interessant, interne Richtlinien von so berühmten und geschichtsträchtigen Institutionen wie der BBC zu lesen. Als staatlich finanzierte Einrichtung wird sie sicherlich nicht den Netflix-Ansatz wählen können. Wie könnten wir also ihre Reise- und Spesenrichtlinie beschreiben?

In einem Wort: klassisch. Das Dokument ist umfassend und enthält alle wichtigen Ausgabenkategorien und die wichtigsten Informationen, die man erwarten würde, zu finden. Es ist ein gutes Beispiel für eine präskriptive (aber immer noch leicht zu befolgende) Richtlinie.

Hier sind ein paar Highlights:

• Die BBC hat eine schriftliche Richtlinie für nachhaltige Reisen und verlangt von ihren Mitarbeitern ausdrücklich, dass sie, wenn möglich, öffentliche Verkehrsmittel benutzen.
• Es gibt spezielle Regeln für den „Late Night/Early Morning Transport“ (LNEMT), was angesichts der Betriebszeiten der Radio- und Fernsehkanäle Sinn macht.
• Mitarbeiter können Zinsen für persönliche Kreditkarten geltend machen, wenn die Rückerstattung durch die BBC verspätet erfolgte und dies der Grund für die Zinsen war.

Es gibt eine riesige Auswahl an unglaublich spezifischen Regeln in diesem Dokument. Das macht es zu einer sehr interessanten Lektüre.

Die Zulagen für Dinge wie Essen, Unterkunft und Kilometerstand folgen den Empfehlungen der HMRC, wie Sie es erwarten würden. Lesen Sie unsere detaillierte Erklärung der HMRC-Reisekostenregeln.

FedEx

Hinweis: Dies ist ein älteres Dokument – zuletzt aktualisiert im Jahr 2015. Es ist also möglich, dass es nicht mehr zu 100 % aktuell ist. Trotzdem lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen, um zu sehen, welche Inspirationen Sie daraus ziehen können.

Als riesiges internationales Unternehmen ist es wahrscheinlich nicht überraschend, dass sich die FedEx-Richtlinie eher wie ein juristisches Dokument als eine Reihe von Richtlinien liest. Das Unternehmen ist wahrscheinlich der Meinung, dass es sich nicht leisten kann, seine Regeln unklar zu formulieren, und hat ziemlich ausführlich dargelegt, was erlaubt ist.

Es liegt an Ihnen, ob dies mit Ihrer eigenen Philosophie übereinstimmt. Bei Spendesk bevorzugen wir übergreifende Richtlinien gegenüber präskriptiven Regelwerken. Das passt besser zu uns.

Hier sind einige bemerkenswerte Abschnitte der Reise- und Spesenrichtlinie von FedEx:

• Auf der ersten Seite der Richtlinie wird explizit darauf hingewiesen, dass eine „Kündigung“ möglich ist, wenn Mitarbeiter sich nicht an die Richtlinie halten. Das macht Sinn, ist aber nicht immer in einem einfachen Richtliniendokument zu finden.
• Spesenabrechnungen sollten wöchentlich oder pro Reise eingereicht werden. Letzteres ist zwar Standard, aber die wöchentliche Einreichung von Berichten kann sowohl für die reisenden Mitarbeiter als auch für die Finanzteams eine enorme Belastung darstellen.
• Von den Teammitgliedern wird erwartet, dass sie alle ihre Belege 12 Monate lang aufbewahren. Dies wurde wahrscheinlich aktualisiert, da heutzutage mehr Unternehmen elektronische Quittungen verwenden. Falls nicht, ist das eine ziemlich hohe Anforderung.
• Vice Presidents und darüber dürfen in der ersten Klasse reisen, während von anderen Mitarbeitern erwartet wird, dass sie in der Economy Class fliegen. Bei Flügen, die länger als sechs Stunden dauern, kann die Business Class erlaubt sein.

Da diese Reiserichtlinie so detailliert ist, gibt es noch viel mehr Interessantes zu erforschen.

Bank of England

Ähnlich wie die von FedEx ist die Richtlinie der Bank of England lang und detailliert. Ähnlich wie die BBC ist die Bank of England eine öffentliche Einrichtung und nimmt daher die fiskalische Verantwortung ernst.

Die Politik beginnt mit der Festlegung zweier klarer Arbeitsprinzipien:

• Das Value-for-money-Prinzip: Da die Bank dem Parlament und der Öffentlichkeit gegenüber rechenschaftspflichtig ist, muss sie mit den Ausgaben sorgsam umgehen.
• Das Integritätsprinzip: „Wir dürfen uns nicht von der Aussicht auf einen persönlichen Vorteil oder Gewinn beeinflussen lassen. Wir müssen die Ressourcen der Bank verantwortungsvoll für das öffentliche Wohl einsetzen, nicht um persönlich zu profitieren.“

Obwohl diese Richtlinie recht ausführlich ist, liest sie sich, als sei sie von denjenigen verfasst worden, denen die besten Interessen sowohl der Mitarbeiter als auch der Institution am Herzen liegen. Die Sprache ist klar und einfach zu verstehen, und viele der Ideen basieren auf dem, was gut für den Einzelnen ist.

Zum Beispiel: „Das Wohlbefinden ist auch wichtig. Lange Reisen und die Abwesenheit von Familie und Freunden haben ihren Preis. Die Bank möchte, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, ihr Bestes zu geben, wenn sie für die Arbeit reisen.“

Das zeigt, dass eine gute Spesenrichtlinie, auch wenn sie lang und recht technisch ist, auch die Sorgfalt zeigen kann, mit der ein Unternehmen sein Team behandelt.

Dartmouth College

Die Reise- und Spesenrichtlinie von Dartmouth ist eine der rechtlicheren und technischeren Richtlinien, die wir sehen werden. Sie ist eher wie ein Stück Gesetzgebung geschrieben als ein „klares und einfaches“ Regelwerk. Ob das zu Ihrem Unternehmen passt, ist Ihre eigene Entscheidung, aber es macht es für die Mitarbeiter wahrscheinlich schwieriger, sie zu befolgen.

Andererseits ist sie sehr umfassend. Und wir könnten uns vorstellen, dass die Mitarbeiter von Dartmouth von Natur aus mehr an technisches und akademisches Schreiben gewöhnt sind als der durchschnittliche Firmenangestellte.

Gleich anderen, die wir oben gesehen haben, enthält das Dokument eine Liste von nicht-erlaubten Ausgaben, was wichtig ist, wenn Sie wollen, dass Ihre Richtlinie erschöpfend ist. Das ist wichtig, wenn Sie wollen, dass Ihre Richtlinie erschöpfend ist. Außerdem werden die wahrscheinlichen Strafen bei Nichteinhaltung der Richtlinie klar genannt.

Es lohnt sich auch, den Abschnitt über die Beschaffung am Anfang der Richtlinie zu lesen. Wenn Ihr Unternehmen viele hochwertige Einkäufe tätigt, könnten Sie an den Regeln von Dartmouth interessiert sein.

Victoria University of Wellington

Wir können die Richtlinie von Dartmouth mit einer anderen akademischen Einrichtung vergleichen: Die Victoria University. Auch diese Richtlinie ist wie ein juristisches Dokument formuliert und legt sehr klar fest, was erlaubt ist und was nicht.

Trotz dessen ist sie recht einfach zu verstehen und besteht aus nur 9 echten Seiten Text.

Ein paar Dinge, die man beachten sollte:

• Alle Reisen an der Universität sollten in der Economy Class stattfinden, mit ein paar wenigen Ausnahmen. Diese Ausnahmen hängen nicht mit der Stellenbeschreibung zusammen.
• Für Mahlzeiten, Kilometergeld, Parkgebühren und andere Reisekosten unterwegs gibt die Universität keinen festen Betrag an. Stattdessen werden „alle gewöhnlichen, notwendigen und angemessenen Ausgaben abgedeckt, die für die Person erforderlich sind, um genehmigte Reisen der Universität zu unternehmen.“
• Die zweite Seite legt den ethischen Rahmen fest, auf dem das gesamte Dokument verfasst wurde.

Vorlagen für Spesenrichtlinien

Die Erstellung einer Spesenrichtlinie ist oft ein langer, langwieriger Prozess. Sie brauchen die Zustimmung von verschiedenen Teams, Managern und der Geschäftsleitung, um sicherzustellen, dass Sie alle Grundlagen abgedeckt haben.

Und selbst dann gibt es keine Garantie, dass jeder Ihre harte Arbeit liest und schätzt. Spesenrichtlinien werden regelmäßig übersehen oder ignoriert, und viele Mitarbeiter ziehen es vor, die Dinge auf ihre eigene Art und Weise zu erledigen.

Das ist natürlich frustrierend.

In Anbetracht dessen macht es keinen Sinn, sich stundenlang damit zu beschäftigen, sie von Grund auf zu schreiben. Nehmen Sie stattdessen eine dieser Vorlagen und passen Sie sie an die Bedürfnisse Ihres eigenen Unternehmens an.

Bearbeitbar

Dies ist eine sehr klare und leicht verständliche Spesenrichtlinie, die in einfachem Englisch geschrieben ist (was immer wichtig ist). Sie kann im DOC-Format heruntergeladen werden, mit Platz für die Namen von Managern, Ansprechpartnern und anderen wichtigen Informationen.

Sie wissen schon, eine Vorlage.

Und eine sehr gute noch dazu. Wenn Sie einfach nur eine „Plug-and-Play“-Spesenrichtlinie wollen, die Sie schnell in Betrieb nehmen können, ist dies der perfekte Ort, um damit zu beginnen.

Corporate Traveller

Dieses PDF von Corporate Traveller ist nicht gerade eine Copy/Paste-Vorlage wie die beiden oben genannten. Aber es enthält die von der Firma empfohlenen Top-10-Elemente, die Sie in Ihre eigene Richtlinie aufnehmen sollten.

Einige dieser Elemente sind nicht in unseren anderen aufgeführten Vorlagen enthalten, können aber gute Ideen sein. Zum Beispiel „Reisenden-Profil-Formulare“, die Vielreisende um Informationen bitten, die dem Unternehmen im Notfall helfen könnten. Das ist keine Raketenwissenschaft, aber es ist die Art von Dingen, die Sie leicht vergessen könnten.

Connecteam

Diese Vorlage ist speziell für Spesenabrechnungen von Mitarbeitern. Wir raten immer dazu, Spesenabrechnungen zu vermeiden, aber da die meisten Unternehmen immer noch in irgendeiner Form darauf angewiesen sind, ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass die Regeln klar festgelegt sind.

Weitere Ressourcen

Wenn all die oben genannten Informationen und Inspirationen nicht ausreichen, um eine erfolgreiche Spesenrichtlinie zu entwerfen, finden Sie hier zwei weitere ausgezeichnete Ressourcen, die Ihnen Prinzipien und Grundlagen bieten, auf denen Sie aufbauen können.

• Kostenrichtlinie 101: Die Grundlagen verstehen
• Unternehmenskostenrichtlinie: Ein Leitfaden für moderne Unternehmen
• Ausgabenmanagement-Leitfaden für wachsende Unternehmen

Erstellen Sie die perfekte T&E-Richtlinie mit Hilfe von anderen

Wie wir gesehen haben, gibt es eine Menge Inspiration für Finanzleiter und Manager, um eine erfolgreiche Reise- und Spesenrichtlinie zu erstellen. Es muss keine lästige Pflicht sein.

Und zusätzlich zu den ausgezeichneten Beispielen, die wir mit Ihnen geteilt haben, holen Sie sich Hilfe von den Menschen in Ihrem Umfeld. Eine gute Spesenrichtlinie ist nicht einfach eine Top-Down-Angelegenheit. Wenn andere Teammitglieder einen Beitrag leisten – nicht nur Ihr Finanzteam – können Sie sicher sein, dass Ihre Richtlinie das widerspiegelt, was für das gesamte Unternehmen am besten ist.

Im Endeffekt geht es darum, etwas zu schreiben, das die Mitarbeiter tatsächlich befolgen werden. In den meisten Fällen bedeutet das eine einfache, klare und übersichtliche Reise- und Spesenrichtlinie.

Und noch besser ist es, wenn die Richtlinien in die Tools integriert sind, die Ihre Teams täglich nutzen. So funktioniert es hier bei Spendesk, und wir würden Ihnen gerne helfen, das gleiche Ergebnis zu erzielen: