Wie Sie das Telefon professionell beantworten, wie eine Empfangsdame klingen und Ihre Anrufer beeindrucken – jedes Mal!
Stellen Sie sich Folgendes vor: Die Grippe hat das Büro erreicht, und der Großteil der Mannschaft ist krank, einschließlich der Empfangsdame.
Sie und Ihre gesunden Kollegen stehen vor der doppelten Arbeitsbelastung, und obwohl Sie der Herausforderung gewachsen sind, taucht eine Frage auf:
„Wer geht ans Telefon?“
Sie fragen sich … wie geht eine Empfangsdame überhaupt ans Telefon? Was braucht man dazu?
Während der Chef etwas von einem Anrufbeantworter murmelt, passiert es – das Telefon klingelt, und zufällig stehen Sie am nächsten dran.
Alle Augen sind auf Sie gerichtet. Haben Sie das Zeug dazu?
Fürchten Sie sich nicht! Unsere virtuellen Live-Rezeptionisten halten Ihnen den Rücken frei. Wenn Sie im Büro aushelfen müssen, befolgen Sie diese fünf Schritte für einen erfolgreichen Anrufbeantworter:
Grüßen Sie Ihren Anrufer freundlich.
„Hallo“ reicht nicht aus. Beginnen Sie mit etwas Nettem wie „Danke für Ihren Anruf“, enden Sie mit einem „Wie kann ich Ihnen helfen?“ und lassen Sie unbedingt Ihren Firmennamen dazwischen. Vor allem aber wollen Sie bei Ihren Anrufern einen positiven Eindruck hinterlassen! Unsere Begrüßungsrichtlinien machen es einfach.
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Merken Sie sich Ihre Manieren.
Sie sind vielleicht neu im Spiel der Rezeptionisten, aber wenn Sie nett sind, wird es niemand merken. Fragen Sie nach Informationen, anstatt sie zu verlangen, wie in „Darf ich sagen, wer anruft?“ und „Darf ich Ihren Namen haben?“ Fügen Sie so oft wie möglich „bitte“ und „danke“ ein. Denken Sie daran, jeder liebt es, mit Respekt behandelt zu werden, und je glücklicher Ihre Anrufer sind, desto glücklicher werden auch Sie sein!
Stilvoll ablenken.
Hier ist ein kleines Geheimnis, das jeder gute Rezeptionist kennt: Es geht nicht darum, auf jede Frage eine Antwort zu haben, sondern zu wissen, was man sagt, wenn man es nicht weiß. „Lassen Sie es mich für Sie herausfinden“ und „Lassen Sie mich Sie mit der Person verbinden, die Ihnen am besten helfen kann“ sind ausgezeichnete Antworten, wohingegen „Ich weiß es nicht“ weniger gut ist.
Vermeiden Sie Sackgassen.
Wenn Sie nicht in der Lage sind, die Person zu erreichen, die Ihr Anrufer sucht, bieten Sie immer an, eine Nachricht aufzunehmen oder den Anrufer auf die Voicemail zu leiten. Bitten Sie Ihren Anrufer auch nie darum, eine Nachricht zu hinterlassen – das ist unangenehm und abschreckend. Es ist so einfach wie folgt: „Tim ist in einer Besprechung. Darf ich eine Nachricht hinterlassen?“ Es gibt immer einen Weg, eine positive Wendung einzubauen!
Keep calm and carry on.
Fehler – wir haben sie alle gemacht. Unsere erfahrenen virtuellen Rezeptionistinnen haben gelernt, dass sich fast jeder Patzer mit Freundlichkeit beheben lässt. Eine Rezeptionistin zu sein, ist beileibe kein einfacher Job, aber am Ende des Tages sind Sie ein Mensch, der mit einem anderen Menschen kommuniziert. Der Schlüssel zu einer einwandfreien Telefonannahme ist eine persönliche Note! Seien Sie freundlich, höflich und Sie selbst, und Sie werden jeden Ball aus dem Park schlagen.
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