Hier erfahren Sie, warum ein Kickoff-Meeting wichtig ist und wie Sie eines veranstalten, das Ihr Projekt auf dem richtigen Fuß startet.
Sie haben die Aufgabe, ein großes Projekt für Ihr Team zu leiten – Sie werden das gesamte Redesign und den Launch der neuen und verbesserten Website Ihres Unternehmens leiten.
Es ist ein ziemlich großes Unterfangen, nicht wahr?
Es sind viele verschiedene Teams im Spiel – das Content-Team, das Design-Team, das Entwicklungs-Team, das SEO-Team und viele andere.
Es gibt auch viele verschiedene Aufgaben und Zeitpläne, die gleichzeitig stattfinden. Das Content-Team arbeitet an den Texten, während das Design-Team mit den Entwicklern zusammenarbeitet, während das SEO-Team die Ziel-Keywords identifiziert – und das alles genau zur gleichen Zeit.
Wird Ihnen schwindelig? Als Verantwortlicher für ein Projekt mit so vielen beweglichen Teilen kann es sich anfühlen wie Jonglieren – mit verbundenen Augen und einer Hand auf dem Rücken.
Aber hier ist die gute Nachricht: Es gibt etwas, das Sie tun können, um die Erwartungen aller Beteiligten von Anfang an in Einklang zu bringen und sicherzustellen, dass Ihr Projekt richtig startet. Was ist das Geheimnis des Erfolgs? Ein Projekt-Kickoff-Meeting.
Warum sind Kickoff-Meetings wichtig?
Ein Kickoff-Meeting ist genau das, wonach es klingt – es ist der Startpunkt des Projekts. Es ist das, was den ganzen Schneeball in Bewegung setzt.
Das Kickoff-Meeting ist Ihre Chance, alle Schlüsselpersonen für Ihr Projekt auf einmal zu versammeln und sich darüber zu verständigen, worum es sich bei dem Projekt handelt, warum es stattfindet, wie die Arbeit durchgeführt wird, welche Rollen beteiligt sind und bis wann es abgeschlossen sein muss.
„Die nützlichsten Kickoff-Meetings sind speziell darauf ausgerichtet, einem neuen Projektteam die geschäftlichen Gründe für das Projekt zu erläutern und die Arbeit des Teams mit einem gemeinsamen Verständnis der Ziele und ersten Schritte in Gang zu setzen“, erklärt ein Beitrag für ProjectConnections.
Einfach ausgedrückt: Wenn Sie zu Beginn sicherstellen, dass alle Ihre Erwartungen übereinstimmen, ist es viel einfacher, das gesamte Projekt methodisch anzugehen.
Ein erfolgreiches Kickoff-Meeting bedeutet, dass niemand im Dunkeln tappt und jeder weiß, wer was macht – das erspart Ihnen eine Menge Kopfzerbrechen und Hindernisse, wenn das Projekt erst einmal im Gange ist.
7 Schritte für ein erfolgreiches Kickoff-Meeting
Trotz der Tatsache, dass Kickoff-Meetings unglaublich wichtig sind, funktionieren sie nicht immer nach Plan – oder finden überhaupt nicht statt.
Etweder werden sie als nicht notwendig abgeschrieben oder verlangsamen nur den Projektfortschritt, oder sie veranstalten schlecht geführte Meetings, die Zeit verschwenden oder nur zur Verwirrung der Teammitglieder beitragen.
Natürlich ernten Sie nicht die Vorteile eines Projekt-Kickoff-Meetings, wenn es nicht gut geplant und durchgeführt wird.
Wie stellen Sie sicher, dass das passiert? Hier sind sieben wichtige Schritte, um ein rundum gelungenes Projekt-Kickoff-Meeting zu veranstalten.
Erstellen Sie eine Agenda (und halten Sie sich daran)
Gleich wie ein kreatives Briefing hilft, die Richtung der kreativen Arbeit zu lenken, ist eine Agenda wichtig, um jedes Meeting auf Kurs zu halten – und das gilt besonders für ein Projekt Kickoff Meeting. Erstellen Sie im Vorfeld des Meetings eine einfache Agenda und teilen Sie diese mit allen Meeting-Plattformen.
Da das Kickoff-Meeting Ihre Chance ist, alle zusammen und auf die gleiche Seite über das Projekt zu bringen, ist es verlockend, in alle möglichen Details einzutauchen. Zu diesem Zeitpunkt ist es jedoch am besten, auf hohem Niveau zu bleiben. Dies ist nicht der richtige Zeitpunkt, um ins Detail zu gehen.
„Spezifische Aufgabenzuweisungen sind weniger wichtig als die Schaffung von Klarheit und Begeisterung im Projektteam“, erklärt Amanda Kelly in einem Beitrag für LiquidPlanner.
Erinnern Sie sich daran, dass Ihre Hauptziele des Meetings darin bestehen, zu erklären:
- Was Sie tun
- Warum Sie es tun
- Wie Sie es umsetzen wollen
- Wer die Hauptakteure sind
Das ist es wirklich – in den meisten Fällen, In den meisten Fällen sind das die vier wichtigsten Dinge, die Sie erklären müssen, damit jeder den nötigen Kontext hat, bevor Sie mit den einzelnen Teilen fortfahren.
Noch ein Hinweis: Das „Warum“ hinter dem Projekt ist für alle Beteiligten wichtig. Die Bereitstellung dieser Hintergrundinformationen ermöglicht es jedem, nicht nur zu verstehen, was getan wird, sondern auch, warum es für das gesamte Unternehmen wichtig ist.
Wenn Führungskräfte angeben, dass das Fehlen klarer Ziele der häufigste Faktor ist, der zum Scheitern von Projekten beiträgt, sollten Sie sich die Zeit nehmen, dafür zu sorgen, dass jeder den Wald sieht – und nicht nur die Bäume -, dann werden Sie ein weitaus reibungsloseres und erfolgreicheres Projekt auf die Beine stellen.
Erklären Sie Rollen und grundsätzliche Verantwortlichkeiten
Auch dies ist kein Zeitpunkt, an dem Sie zu sehr in die Tiefe gehen wollen, was spezifische Aufgaben angeht. Es ist jedoch hilfreich zu erklären, wie jede Person oder jedes Team in das Projekt passt, so dass jeder ein Verständnis dafür hat, wer an was arbeitet.
Halten Sie es allgemein, indem Sie jeden, der an dem Projekt beteiligt ist, vorstellen und kurz erklären, was sie beitragen werden. Zum Beispiel:
„Kerry schreibt die Texte, Jason erstellt die Grafiken, und Megan erstellt den Entwurf für die Website.“
Es ist besonders hilfreich, wenn Sie die Verantwortlichkeiten mit den Ergebnissen des Projekts verknüpfen können, da dies für die Leute oft mehr Sinn ergibt als die Rollen und Aufgaben selbst.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um hervorzuheben, wer was macht, vermeiden Sie die häufige Falle, dass Teams in Silos arbeiten und stellen außerdem sicher, dass die Teammitglieder wissen, an wen sie sich mit Fragen oder Feedback wenden sollen, während sie sich durch das Projekt bewegen.
Außerdem ist es wichtig, dass Sie die Tatsache wiederholen, dass Sie der Ansprechpartner für dieses Projekt sind und dass alle Fragen oder Bedenken zu Ihnen zur Lösung gebracht werden können.
3. Geben Sie einen Überblick darüber, wie Sie die Arbeit erledigen werden
An dieser Stelle ist es an der Zeit, über das hinauszugehen, was Sie tun werden, und ein wenig mehr Informationen darüber zu geben, wie Sie das Projekt erledigen werden.
Wollen Sie eine bestimmte Arbeitsverwaltungsplattform oder ein bestimmtes Tool verwenden, um zusammenzuarbeiten und über das Projekt zu kommunizieren? Soll alles in einem bestimmten Google Drive gespeichert werden? Werden Sie für Teile des Projekts mit externen Anbietern oder Agenturen zusammenarbeiten?
Natürlich gibt es einige Dinge, die Sie im Laufe des Projekts herausfinden müssen. Aber jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um alle Beteiligten über einige Details zu informieren, die sie wissen sollten, bevor sie mit der Arbeit beginnen (und während sie ihr eigenes Arbeitspensum und ihren Terminkalender planen).
Gehen Sie alle wichtigen Termine durch
Apropos Kalender, Ihr Projekt-Kickoff-Meeting ist der Zeitpunkt, an dem Sie allen den voraussichtlichen Zeitplan für das Projekt mitteilen sollten.
Noch einmal, Sie müssen sich nicht mit Terminen für einzelne Aufgaben beschäftigen. Sie müssen jedoch allen eine Vorstellung von den wichtigsten Meilensteinen und Meetings geben, sowie davon, wann Sie erwarten, dass das Projekt in seiner Gesamtheit abgeschlossen sein wird.
Hier ist ein Beispiel für einige der Dinge, die Sie während Ihres Projekt-Kickoff-Meetings hervorheben können:
- Wir streben an, die gesamte Neugestaltung der Website bis zum Ende des ersten Quartals abzuschließen und zu starten.
- Wir werden jeden Donnerstag wiederkehrende Status-Update-Meetings haben.
Das ist zwar nicht sehr detailliert (und das sollte es auch nicht sein!), aber es gibt jedem eine grobe Vorstellung davon, was er in Bezug auf den Zeitplan des Projekts einplanen sollte.
In Meetings und einer direkteren Kommunikation mit den einzelnen Teams und Mitgliedern können Sie in die Details der spezifischen Aufgaben und Liefertermine einsteigen.
Räumen Sie Zeit für Fragen ein
Ihr Projekt-Kickoff-Meeting ist letztlich dazu gedacht, die Grundlagen des Projekts zu erläutern, damit alle mit den gleichen Hintergrundinformationen arbeiten.
Es ist aber auch eine gute Gelegenheit, anfängliche Unklarheiten zu beseitigen. Lassen Sie also am Ende des Meetings etwas Zeit, damit die Teilnehmer alle Fragen stellen können, die sie haben.
Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich nicht zu sehr in aufgaben- oder rollenspezifische Fragen zu vertiefen, die Sie genauso gut außerhalb dieses Gruppentreffens behandeln könnten. Stattdessen sollten diese Fragen Klarheit für die gesamte Gruppe schaffen – und nicht nur für eine Person oder ein Team.
Alle Fragen, die sich zum Beispiel auf die Projektziele, den Prozess und den Zeitplan beziehen, sind faires Spiel. Wenn das Content-Team jedoch anfängt, sich mit den Anforderungen an den Text zu beschäftigen, sollten Sie es daran erinnern, dass Sie diese Fragen in einem separaten Gespräch klären können, da diese Antworten nicht für alle gelten.
Abschluss mit Aktionspunkten
Um ein Meeting wirklich produktiv zu gestalten, sollte es mit einigen klaren Aktionspunkten enden. Auf diese Weise verlässt jeder den Konferenzraum mit einer klaren Vorstellung davon, was genau er als Nächstes tun sollte.
Beenden Sie Ihr Meeting, indem Sie die Aufmerksamkeit auf spezifische Aktionspunkte für jedes Team oder jede Person lenken, die an dem Projekt beteiligt ist. Zum Beispiel:
- Kerry sollte mit dem ersten Entwurf des Textes für die Homepage und die Seite mit der Firmengeschichte beginnen.
- Jason und Megan sollten ein Meeting ansetzen, um das Erscheinungsbild und die Benutzererfahrung der neuen Website durchzusprechen.
Das ist ein ziemlich einfaches Beispiel, aber Sie verstehen, worauf es ankommt. Jeder sollte aus diesem Meeting mit mehr als nur Wissen herausgehen – sie sollten mit expliziten nächsten Schritten herausgehen.
Follow Up mit einer E-Mail
Ich habe Neuigkeiten für Sie: So sehr Sie sich auch wünschen, dass sich die Leute in Ihrem Kickoff-Meeting Notizen machen, nicht jeder wird das tun (vor allem, weil Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht ins Detail gehen).
Aus diesem Grund ist es klug, mit einer E-Mail nachzuhaken, die zusammenfasst, was Sie im Meeting besprochen haben, sowie die notwendigen Aktionspunkte.
Das wiederholt nicht nur alles, was Sie besprochen haben, sondern gibt Ihren Projektteilnehmern auch etwas Konkretes, auf das sie bei Bedarf zurückgreifen können.
Starten Sie Ihr Projekt richtig
Ihr Projekt-Kickoff-Meeting ist keine Zeitverschwendung – es ist eine Chance, die Ziele und Erwartungen aller Beteiligten abzustimmen und den Ton für Ihr gesamtes Projekt anzugeben.
Während ein Kickoff-Meeting hauptsächlich die Grundlagen abdeckt, bedeutet das nicht, dass es eine einfache Aufgabe ist, ein solches zu veranstalten. Es erfordert einige Vorüberlegungen und Planungen, um sicherzustellen, dass Sie die Dinge auf hohem Niveau halten, aber dennoch den Teilnehmern die Informationen und nächsten Schritte geben, die sie benötigen.
Um ein erfolgreiches Kickoff-Meeting zu veranstalten, stellen Sie sicher, dass Sie:
- Erstellen Sie eine Agenda, teilen Sie diese mit Ihren Teilnehmern und halten Sie sich dann daran
- Berühren Sie grundlegende Rollen und Verantwortlichkeiten (ohne zu spezifisch zu werden)
- Geben Sie einen Überblick darüber, wie Sie die Arbeit erledigen werden, einschließlich aller Tools oder Plattformen, die Sie verwenden werden
- Gehen Sie einen einfachen Zeitplan und andere wichtige Daten durch
- Lassen Sie genug Zeit für Fragen, Lassen Sie genügend Zeit für Fragen und ermutigen Sie die Teilnehmer, diese allgemein zu halten
- Schließen Sie das Meeting mit klaren nächsten Schritten und Aktionspunkten ab
- Schicken Sie eine Nachfass-E-Mail, damit Sie eine schriftliche Dokumentation des Meetings haben
Schließlich sollten Sie auch daran denken, dass Ihr Projekt-Kickoff-Meeting eine Zeit ist, in der Sie Begeisterung für das Projekt erzeugen können. Dies sollte keine langweilige, quälende Konversation sein, sondern ein Treffen, bei dem alle begeistert sind von dem, woran sie gemeinsam arbeiten werden.
Wenn Sie diese Tipps umsetzen und Begeisterung und Engagement erzeugen, werden Sie Ihr Projekt mit Sicherheit auf dem richtigen Fuß beginnen. Viel Erfolg!