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Aufwendungen werden erfasst, wenn sie anfallen, unabhängig davon, wann sie bezahlt werden. Aufwendungen gelten als angefallen, wenn sie genutzt, verbraucht, verbraucht oder verfallen sind.

Da Vorauszahlungen noch nicht angefallen sind, werden sie nicht als Aufwand erfasst. Vielmehr werden sie als Umlaufvermögen klassifiziert, da sie sofort verfügbar sind.

Aufwandsvorauszahlungen müssen am Ende der Rechnungsperiode eventuell angepasst werden. Die Berichtigungsbuchung für aktive Rechnungsabgrenzungsposten hängt von der Journalbuchung ab, die bei der ursprünglichen Erfassung vorgenommen wurde.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Vorauszahlungen zu erfassen: (1) die Aktiva-Methode und (2) die Aufwand-Methode.

Aktiva-Methode

Bei der Aktiva-Methode wird ein Konto für vorausbezahlte Ausgaben (ein Aktivum) erfasst, wenn der Betrag gezahlt wird. Vorausbezahlte Aufwandskonten sind: Büromaterial, vorausbezahlte Miete, vorausbezahlte Versicherungen und andere.

In einer unserer früheren Illustrationen (wenn Sie unsere umfassende Illustration für Gray Electronic Repair Services verfolgt haben) haben wir diesen Eintrag vorgenommen, um den Kauf von Büromaterial zu erfassen:

Dez	7/th>	Servicebedarf	1,500.00
		Bargeld		1,500.00

Angesichts der Tatsache, dass der Betrag noch nicht angefallen ist, ist es richtig, ihn als Vermögenswert zu verbuchen.

Angenommen, am Ende des Monats sind 60 % der Vorräte verbraucht worden. Von den 1.500 $ sind also 900 $ verbraucht worden und 600 $ unbenutzt geblieben. Die 900 $ müssen dann als Aufwand verbucht werden, da sie bereits verbraucht wurden.

Ziel der Berichtigungsbuchung ist es, den verbrauchten Teil aus dem ursprünglich erfassten Vermögenswert in den Aufwand zu überführen – damit wir zu den korrekten Salden in der obigen Abbildung kommen.

Die Berichtigungsbuchung umfasst: (1) die Erfassung des Aufwands und (2) die Minderung des ursprünglich erfassten Vermögenswerts (da ein Teil davon bereits verbraucht wurde). Die Berichtigungsbuchung würde lauten:

Dez	31	Aufwand für Verbrauchsmaterial	900.00
		Servicebedarf		900.00

Der „Aufwand für Verbrauchsmaterial“ ist ein Aufwandskonto, während „Verbrauchsmaterial“ ein Aktivum ist. Nach der Buchung beträgt der Saldo des nicht verwendeten „Service Supplies“ jetzt 600 $ (1.500 $ Soll und 900 $ Haben). Service Supplies Expense hat jetzt einen Saldo von 900 $. Jetzt haben wir unser Ziel erreicht.

Aufwandsverfahren

Bei der Aufwandsmethode verbucht der Buchhalter zunächst die gesamte Zahlung als Aufwand. Bei Anwendung des Gesamtkostenverfahrens wäre der Eintrag folgendermaßen gewesen:

Dez	7/th>	Aufwand für Verbrauchsmaterial	1,500.00
		Kasse		1.500.00

Beachten Sie, dass der gesamte Betrag zunächst als Aufwand verbucht wurde. Wenn 60 % verbraucht wurden, dann wäre die Berichtigungsbuchung am Ende des Monats:

Dez	31	Servicebedarf	600.00
	Servicebedarf Aufwand		600.00

Diesmal werden 600 $ (der nicht verbrauchte Anteil) für Servicebedarf abgebucht. Und dann wird der Aufwand für Verbrauchsmaterial gutgeschrieben, wodurch sich der Saldo verringert. Der Verbrauchsmaterialaufwand beträgt jetzt 900 $ (1.500 $ Soll und 600 $ Haben).

Beachten Sie, dass die resultierenden Salden der Konten nach den beiden Methoden gleich sind (Barzahlung: 1.500 $; Verbrauchsmaterialaufwand: 900 $ und Verbrauchsmaterial: 600 $).

Weiteres Beispiel

Die GVG Company hat am 1. September 2019 eine sechsmonatige Versicherung für ihre Immobilien für insgesamt 6.000 $ abgeschlossen.

Nach der Aktiva-Methode würde der Anfangseintrag lauten:

Sep	1	Vorbezahlte Versicherung	6,000.00
		Cash		6.000.00

Am 31.12.2019, dem Ende des Abrechnungszeitraums, ist ein Teil der vorausbezahlten Versicherung bereits verfallen (daher entsteht Aufwand). Der abgelaufene Teil ist die Versicherung von September bis Dezember. Daher sollten wir die folgende Korrekturbuchung vornehmen:

Dez	31	Versicherungsaufwand	4,000.00
		Vorbezahlte Versicherung		4.000.00

Von der insgesamt sechsmonatigen Versicherung in Höhe von $6.000 ($1.000 pro Monat) ist die Versicherung für 4 Monate bereits abgelaufen. In der obigen Buchung übertragen wir tatsächlich 4.000 $ vom Aktiv- auf das Aufwandskonto (d.h. von vorausbezahlter Versicherung auf Versicherungsaufwand).

Wenn das Unternehmen das Gesamtkostenverfahren anwenden würde, wäre die erste Buchung:

Sep	1	Versicherungsaufwand	6,000.00
		Cash		6,000.00

In diesem Fall müssen wir die Versicherungskosten um 2.000 $ verringern, da dieser Teil noch nicht angefallen ist (nicht verbraucht/ nicht abgelaufen). Insurance Expense hat dann einen Saldo von $4.000. Der vom Aufwand abgezogene Betrag muss in die vorausbezahlte Versicherung übertragen werden. Die Korrekturbuchung würde lauten:

Dez	31	Vorbezahlte Versicherung	2,000.00
	Versicherungsaufwand		2.000.00

Abschluss

Was wir hier eigentlich tun, ist sicherzustellen, dass der angefallene (verbrauchte/abgelaufene) Teil in den Aufwand und der nicht verbrauchte Teil in den Vermögenswert aufgenommen wird. Die Korrekturbuchung hängt immer von der Methode ab, die bei der ursprünglichen Buchung verwendet wurde.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, dieses Thema zu verstehen, schlage ich vor, dass Sie die Lektion noch einmal durcharbeiten. Manchmal dauert es wirklich eine Weile, bis man das Konzept verstanden hat. Das Vorbereiten von Korrekturbuchungen ist eines der schwierigsten (aber wichtigsten) Themen für Anfänger.