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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Oktober 2019 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.

Arbeitgeber sollten über die verschiedenen Arten von Hintergrundüberprüfungen Bescheid wissen – und darüber, wie weit die einzelnen Arten von Überprüfungen zurückreichen können -, damit Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wen Sie einstellen, um zu bestätigen, dass er für die Position qualifiziert ist, und um das Risiko für andere Mitarbeiter, Freiwillige, Kunden oder den Ruf Ihres Unternehmens zu verringern.

Da verschiedene Hintergrundüberprüfungen darin variieren können, wie viel der Historie eines Kandidaten legal und gesetzeskonform überprüft werden kann, ist es wichtig, die Bereiche zu verstehen, die die Länge der Historie, die im Hintergrund eines Kandidaten überprüft wird, beeinflussen können.

Zum Beispiel können die Compliance-Vorschriften in bestimmten Staaten und Städten beeinflussen, wie weit Sie zurückblicken können. Sie müssen auch wissen, was in bestimmten Hintergrundprüfungen enthalten ist, wie z. B. Bonitätsprüfungen bei der Einstellung, Strafregisterprüfungen und allgemeine Prüfungen vor der Einstellung. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

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Wie weit reichen Background Checks zurück?

Die verschiedenen Arten von Background Checks suchen nach unterschiedlichen Ergebnissen und decken unterschiedlich lange Zeiträume in der persönlichen Geschichte eines Kandidaten ab. Im Allgemeinen decken Background Checks sieben Jahre an Straf- und Gerichtsakten ab, können aber auch weiter zurückgehen, abhängig von der Einhaltung von Gesetzen und dem, was gesucht wird.

Denken Sie daran, dass der Ort, an dem Sie einstellen, die Regeln, Vorschriften und die Einhaltung verschiedener Arten von Checks beeinflusst, die sich darauf auswirken, wie weit zurück in die Geschichte einer Person geschaut wird und was überprüft werden kann.

Hier ist eine kurze Darstellung, wie weit zurück jede Art von Überprüfung gehen kann:

Typ der Überprüfung	Länge der Zeit
Vor-employment background checks	Pre-employment background checks werden üblicherweise von Arbeitgebern bei der Beurteilung verwendet und decken typischerweise 7 Jahre an Straf- und Gerichtsakten ab, Sie können aber auch weiter zurückgehen, je nach den gesetzlichen Bestimmungen und dem, was gesucht wird
Konkursüberprüfungen	Konkurse können bis zu 10 Jahre zurückgehen
Kreditwürdigkeitsprüfungen	Kreditwürdigkeitsprüfungen für die Beschäftigung gehen 7 oder 10 Jahre zurück, je nach dem erwarteten Gehalt des Kandidaten und den spezifischen staatlichen Gesetzen. Einige Landesgesetze können weiter einschränken, welche spezifischen Arten von Kreditdaten gemeldet werden können und wie lange
Kriminelle Straftaten	Straftaten können unbegrenzt oder auf 7 oder 10 Jahre beschränkt gemeldet werden, je nach Bundesland, in dem der Kandidat lebt oder arbeitet
Kriminelle Vergehen und geringfügige Übertretungen	Vergehen können auf unbestimmte Zeit gemeldet werden oder auf 5, 7 oder 10 Jahre beschränkt sein, je nach Bundesland, in dem der Kandidat lebt oder arbeitet
Fahrerlaubnisprüfung	Fahrerlaubnis kann zwischen 3 und 10 Jahren zurückreichen, je nach Staat
Ausbildungshistorie	Kann während des gesamten Lebens überprüft werden
Beschäftigungshistorie	Kann während des gesamten Lebens überprüft werden
Überprüfung der Berufslizenz	Kann lebenslang überprüft werden

Vorschriften und Einschränkungen

Obwohl HR-Teams viele Möglichkeiten haben, wenn es um Screening-Tools geht, müssen Arbeitgeber bei der Verwendung von Background Checks für Einstellungsentscheidungen die bundesweiten Compliance-Vorschriften befolgen und sich an die lokalen Gesetze halten.

FCRA-Bestimmungen

Nach den FCRA-Bundesrichtlinien gibt es spezifische Richtlinien darüber, wie weit zurück eine bestimmte Hintergrundprüfung in der Geschichte eines Mitarbeiters oder Kandidaten suchen darf. Verbrauchermeldeagenturen (CRAs) dürfen keine der folgenden Informationen in einem Verbraucherbericht oder einer Hintergrundprüfung melden:

• Titel 11 oder Insolvenzen, die älter als 10 Jahre ab dem Datum des Berichts sind
• Zivilklagen, Zivilurteile, und Verhaftungsprotokolle, die älter als 7 Jahre sind
• Alle bezahlten Steuerpfandrechte, die älter als 7 Jahre ab dem Datum des Berichts sind
• Inkassos, die älter als 7 Jahre ab dem Datum des Berichts sind
• Nachteilige Informationen (außer strafrechtlichen Verurteilungen), die älter als 7 Jahre ab dem Datum des Berichts sind

Sonstige Vorschriften (Landesgesetze)

Um die Dinge zu verkomplizieren, kann es schwierig sein, über spezifische Details Bescheid zu wissen, sie zu verstehen und auf dem Laufenden zu halten, die nur für die Gerichtsbarkeiten gelten, in denen Ihre Kandidaten leben und arbeiten, was zusätzlich einschränken kann, wie weit zurück Sie in der Historie eines Kandidaten prüfen können.

Zum Beispiel begrenzen einige staatliche und lokale Fair-Hiring- und Ban-the-Box-Gesetze, wie weit eine kriminelle Hintergrundüberprüfung zurückreichen kann. Einige Staaten haben auch Einschränkungen, wie Arbeitgeber Bonitätsprüfungen bei der Einstellung verwenden können. Diese Informationen werden in den folgenden Abschnitten dieses Artikels behandelt.

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Wie weit reichen Bonitätsprüfungen zurück?

Eine Bonitätsprüfung für Angestellte umfasst normalerweise sieben Jahre. Schwerwiegendere finanzielle Fälle wie Insolvenzen können bis zu 10 Jahre lang gemeldet werden. Und wenn sich der Bewerber für eine Stelle mit einem Gehalt von 75.000 Dollar oder mehr bewirbt, können bis zu 10 Jahre Finanzgeschichte bei einer Bonitätsprüfung für Angestellte eingesehen werden, sofern die Gesetze des Bundesstaates dies zulassen.

Einige Bundesstaaten, darunter Kalifornien, Colorado, Connecticut, Hawaii, Illinois, Maryland, Nevada, Oregon, Vermont und Washington, sowie einige Städte wie New York City, Washington DC, Philadelphia und Chicago, haben Einschränkungen, wie Arbeitgeber Bonitätsprüfungen bei der Einstellung verwenden können. GoodHire stellt eine detaillierte Ressource zur Verfügung, die Ihnen hilft, Ihre lokalen und bundesstaatlichen Gesetze besser zu verstehen.

Arbeitgeber, vor allem im Bereich der Finanzdienstleistungen, führen Bonitätsprüfungen bei Bewerbern durch, um das Potenzial für zukünftige rechtliche oder arbeitsrechtliche Probleme aufgrund von Betrug oder Unterschlagung zu erkennen. In einigen Gerichtsbarkeiten kann die Verwendung der Kreditgeschichte verboten sein, es sei denn, der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer fällt in eine dieser speziellen Kategorien:

• Handeln Sie mit großen Geldbeträgen
• Arbeiten Sie in leitender Funktion
• Haben Sie Zugang zu Geschäftsgeheimnissen
• Arbeiten Sie in einem Bereich (z. B. Finanzdienstleistungen), in dem die Vorschriften Kreditauskünfte verlangen

Das FCRA regelt Kreditprüfungen und verlangt, dass der Bewerber oder Mitarbeiter eine schriftliche Erlaubnis erteilt, damit der Anfragende die Kreditauskunft erhalten kann. Darüber hinaus müssen Sie das Verfahren für nachteilige Maßnahmen befolgen, wenn Sie sich entscheiden, einen potenziellen Kandidaten nicht einzustellen, was zum Teil auf den Ergebnissen der Bonitätsauskunft beruht. Wichtig zu beachten ist auch, dass in einigen Staaten und Gerichtsbarkeiten die Bestimmung des geltenden Gesetzes über die Kreditauskunft, die es dem Arbeitgeber erlaubt, die Kreditauskunft einzuholen und für seine Einstellungsentscheidung zu verwenden, dem Bewerber offengelegt werden muss.

Wie weit zurück reichen strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen?

Strafrechtliche Verurteilungen können unabhängig von der Gehaltsstufe unbegrenzt gemeldet werden, es sei denn, staatliche und lokale Fair-Hiring- und Verbotsgesetze in dem Staat, in dem der Kandidat wohnt, schränken die Offenlegung von Verurteilungen ein, die älter als sieben Jahre sind (siehe Tabelle für Details).

Auf Landes- und Bezirksebene werden Strafregisterauszüge für Vergehen in der Regel für die letzten sieben Jahre gemeldet, können aber weiter zurückreichen, wenn die Aufzeichnungen verfügbar und leicht zugänglich sind (z. B. wenn die Aufzeichnungen der Gerichtsbarkeit digitalisiert sind) und die Verwendung von Strafregistern nicht durch lokale Gesetze eingeschränkt ist. Jugendstrafregister und andere gerichtlich versiegelte Dokumente erscheinen normalerweise nicht in einer strafrechtlichen Hintergrundsuche.

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Einschränkungen der staatlichen Strafregister.

Bundesstaatliche Regelungen zu Einschränkungen der strafrechtlichen Hintergrundprüfung

Bundesstaat	Länge der Zeit
Kalifornien	Beschränkt auf 7 Jahre, und vollständig gewährte Begnadigungen oder Verhaftungen, die nicht zu einer Verurteilung führen, können nicht gemeldet werden
Hawaii	Beschränkt auf 7 Jahre für Kapitalverbrechen, und 5 Jahre für Vergehen/Verstöße*
Kansas	Beschränkt auf 7 Jahre, es sei denn, das erwartete Jahresgehalt des Bewerbers ist gleich oder höher als $20,000
Kentucky	Beschränkt nur auf Verurteilungen, keine zeitlichen Einschränkungen
Maryland	Beschränkt auf 7 Jahre, es sei denn, das erwartete Jahresgehalt des Kandidaten entspricht oder übersteigt $20,000
Massachusetts	Beschränkt auf 7 Jahre
Montana	Beschränkt auf 7 Jahre
New Hampshire	Beschränkt auf 7 Jahre, es sei denn, das erwartete Jahresgehalt des Kandidaten ist gleich oder höher als $20,000
New Mexico	Beschränkt auf 7 Jahre, und Vergehen, die nicht zu einer Verurteilung geführt haben, dürfen nicht gemeldet werden
New York	Beschränkt auf 7 Jahre, es sei denn, das erwartete Jahresgehalt des Kandidaten ist gleich oder größer als $25.000
Washington	Beschränkt auf 7 Jahre, es sei denn, das erwartete Jahresgehalt des Kandidaten ist gleich oder größer als $20,000

* Hawaii hat sein Verbotsgesetz am 15. September 2020 geändert, um den Schutz für Menschen mit Vorstrafen weiter zu stärken.

Strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen werden typischerweise eingesetzt, wenn ein Bedarf besteht, über schwerwiegende kriminelle Aktivitäten, wie Gewalt- oder Sexualverbrechen, Betrug, Unterschlagung oder andere strafrechtliche Verurteilungen Bescheid zu wissen. Diese Überprüfungen geben Aufschluss über strafrechtliche Verurteilungen und Vergehen, anhängige Strafverfahren und die Vorgeschichte eines Kandidaten, der als Erwachsener inhaftiert war.

Verhaftungen, die zur Strafverfolgung anstehen, können ebenfalls gemeldet werden, und Verhaftungen, die nicht zu Verurteilungen geführt haben, können ebenfalls in einigen Hintergrundüberprüfungen erscheinen, obwohl GoodHire sie aus seinen Berichten ausschließt, um den Richtlinien der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) zu entsprechen.

Was wird ein Pre-Employment Background Check aufdecken?

Abhängig von Ihrer Gerichtsbarkeit, der von Ihnen verwendeten Suche und der Position, für die Sie einstellen, können Arbeitgeber die straf- und/oder zivilrechtlichen Aufzeichnungen eines Bewerbers, seine Fahrtenbücher und seine Kreditgeschichte überprüfen, ebenso wie die Ausbildung oder die beruflichen Lizenzen und die Beschäftigungsgeschichte. Erfahren Sie mehr darüber, was bei einer Hintergrundüberprüfung auftaucht.

Basierend auf Landes- und Bundesgesetzen können einige Zeitbeschränkungen bestimmen, was bei einer Hintergrundüberprüfung von Arbeitsverhältnissen auftauchen kann.

Wenn das Gehalt für die Position, für die Sie einstellen, weniger als 75.000 US-Dollar beträgt, werden einige Informationen (wie z. B. zivilrechtliche Urteile, staatliche Sanktionen und Disziplinarmaßnahmen bei beruflichen Lizenzen), die älter als sieben Jahre sind, nicht in den Ergebnissen der Hintergrundüberprüfung angezeigt.

Wenn das Gehalt für die Position jedoch 75.000 US-Dollar oder mehr beträgt, können diese Informationen in den Ergebnissen erscheinen, auch wenn sie älter als sieben Jahre sind.

Wenn die Stelle das Führen eines Fahrzeugs erfordert, sollten Sie das Führungszeugnis des Bewerbers überprüfen. Eine Überprüfung der Kraftfahrzeugaufzeichnungen zeigt an, ob der Führerschein des Kandidaten aktiv ist oder nicht, seine Führerscheinklasse, ob er Verurteilungen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im Zusammenhang mit dem Führen eines Fahrzeugs hat, oder ob er Verstöße gegen die Straßenverkehrsordnung, Aussetzungen oder Einschränkungen hat.

Einige Arbeitgeber verlangen möglicherweise Drogentests für Jobs, die den Betrieb von Kraftfahrzeugen, gefährlichen oder empfindlichen Geräten beinhalten, oder wenn die Stellenbeschreibung die Verantwortung für die öffentliche Sicherheit, einschließlich Kunden oder Kollegen, beinhaltet.

Bei Vorliegen von Drogen variieren die Ergebnisse eines Drogentests je nach Art des verwendeten Drogenscreening-Panels.

Belastungen durch Straftaten, Ordnungswidrigkeiten, anhängige Strafverfahren und Inhaftierungen von Erwachsenen können bei einer nationalen Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds vor der Einstellung auftauchen, so dass Sie darauf vorbereitet sein sollten, die Compliance-Vorschriften und alle für Ihr Unternehmen geltenden Fair-Hiring- und Ban-the-Box-Gesetze einzuhalten. Verhaftungen, die strafrechtlich verfolgt werden, können ebenfalls in einem Bericht auftauchen. Und obwohl Verhaftungen, die nicht zu Verurteilungen geführt haben, in Hintergrundprüfungsberichten anderer CRAs auftauchen können, legt GoodHire Wert darauf, sie auszuschließen, um den EEOC-Richtlinien zu entsprechen.

Wie weit sollten Arbeitgeber zurückblicken?

Es gibt einige Fälle, in denen man weiter zurückblicken sollte als andere – zum Beispiel, wenn die Stelle mit Risikogruppen, der Öffentlichkeit oder gefährdeten Bevölkerungsgruppen und Menschen arbeitet, die nicht in der Lage sind, für sich selbst zu sorgen. Unter diesen Umständen dürfen Arbeitgeber bei einer Zuverlässigkeitsüberprüfung weiter zurückblicken als die oben genannten Zeiträume, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

Aber vergessen Sie nicht, dass Zuverlässigkeitsüberprüfungen sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene reguliert sind, halten Sie sich also unbedingt an die etablierten Vorschriften und Gesetze in Bezug auf die Offenlegung und Genehmigung des FCRA. Befolgen Sie außerdem immer den Prozess der negativen Maßnahmen, wenn die Ergebnisse einer Hintergrundüberprüfung zu einer Entscheidung gegen eine Einstellung führen. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies zu hohen Geldstrafen führen und Ihr Unternehmen dem Risiko von Klagen aussetzen.

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