Es gibt auch eine Vorlage für Kommunikationspläne, die Sie verwenden können, um Ihren eigenen Projekt-Kommunikationsplan zu erstellen.
Vorteile von Projekt-Kommunikationsplänen
Im Kern erleichtern Projekt-Kommunikationspläne die effektive Kommunikation. Sie sorgen dafür, dass Ihre Projekte reibungsloser ablaufen und helfen Ihnen, Projektmisserfolge zu vermeiden. Weitere wichtige Vorteile sind das Setzen und Managen von Erwartungen, ein besseres Stakeholder-Management und die Unterstützung des Projektplanungsprozesses.
Erwartungen setzen und managen
Projektkommunikation ist eine zweiseitige Angelegenheit. Ähnlich wie bei der Projektplanung müssen Erwartungen festgelegt werden, und sowohl das Projektteam als auch die Stakeholder des Kunden müssen ihrer Verantwortung gerecht werden, damit die Kommunikation reibungslos abläuft.
Während ein Projekt nicht ohne einen Projektplan beginnen würde, werden Pläne für die Projektkommunikation nicht so leicht besprochen – aber das sollten sie.
Indem Sie den Kunden schon früh im Projektprozess wissen lassen, was er erwarten kann, geben Sie den Ton für das gesamte Projekt an. Es ist auch hilfreich für ihn, im Voraus zu wissen, was Sie von ihm brauchen werden, damit er vorbereitet ist, wenn es soweit ist.
Stakeholder- und Kundenmanagement
Während des gesamten Projekts ist eine erfolgreiche Kommunikation über die Abstimmung von Zielen und Meilensteinen und deren spätere Neuausrichtung bei Projektänderungen entscheidend für die Zustimmung der Stakeholder und die Transparenz des Projektstatus.
Kommunikation ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer guten Beziehung zum Kunden, und ein Projektkommunikationsplan kann Ihnen dabei helfen, das gemeinsame Verständnis darüber aufrechtzuerhalten, was während des Projekts geschieht und geschehen soll.
Projektplanung
Ein Projektmanagement-Kommunikationsplan legt fest, wie wichtige Informationen während des Projekts von wem und in welcher Häufigkeit übermittelt werden. Während Sie die Projektplanung durchführen, sollten Sie auch die Kommunikationsplanung durchführen.
Nicht alle Projekte sind gleich, und deshalb ist ein Projekt-Kommunikationsplan einzigartig für Ihr Projekt – deshalb ist es wichtig, daran zu denken, wenn Sie Ihren Projektplan nach dem Startschuss erstellen.
Große Projekte haben andere Kommunikationsbedürfnisse als kleine Projekte, und das Gleiche gilt für Projekte mit Teams von Stakeholdern im Gegensatz zu einem einzelnen Projektkontakt.
Projekte mit unterschiedlichen Zielen, Budgets, Zeitplänen und sogar Ergebnissen erfordern eine Kommunikation, die auf diese Bedürfnisse zugeschnitten ist – und das sollten Sie bei der Erstellung eines Projektkommunikationsplans im Hinterkopf behalten.
Was in Kommunikationsplänen enthalten sein sollte
Auch wenn die Einzelheiten Ihres Kommunikationsplans je nach Projektart und -umfang variieren, gibt es ein paar Schlüsselelemente, die in jedem von Ihnen erstellten Projektkommunikationsplan enthalten sein sollten:
Schlüsselakteure: Notieren Sie alle wichtigen Stakeholder, einschließlich Ihres primären Kundenkontakts. Fügen Sie Kontaktinformationen wie Telefonnummern und E-Mails ein, damit jeder, der auf den Kommunikationsplan zugreift, diese Informationen finden kann.
Teammitglieder: Fügen Sie die wichtigsten Teammitglieder aus Ihrem Projektteam zusammen mit ihren Rollen ein. Dies ist praktisch für alle, die neu im Projekt sind oder es nicht kennen. Listen Sie auf, wer in Ihrem Team an der Kommunikation der Ergebnisse beteiligt ist, strategische Diskussionen führt oder wie Sie technische Gespräche zwischen Stakeholdern und Ihrem Team handhaben werden.
Kommunikationsmethoden: Skizzieren Sie die wichtigsten Kommunikationsmethoden und verschiedene Kanäle, die Sie nutzen werden, um mit den Stakeholdern in Kontakt zu treten, wie z. B. E-Mail, Telefonanrufe, persönliche Treffen, Videomeetings, Slack, soziale Medien oder andere. Fügen Sie Anmerkungen zu den bevorzugten Kanälen der Stakeholder hinzu.
Kommunikationsart: Fügen Sie die Art der Kommunikation ein, wie die Kommunikation geteilt wird, was enthalten sein wird und mit wem die Kommunikation stattfinden wird. Zum Beispiel könnten Sie wöchentliche Statusberichte an den Kunden liefern. Denken Sie darüber nach, wie Sie diese bereitstellen werden, wem sie zur Verfügung gestellt werden und welche Informationen in dem Bericht enthalten sein müssen.
Kommunikationsstil: Dies lässt sich nach Stakeholder und Kommunikationsmethode aufschlüsseln. Bevorzugt ein bestimmter Stakeholder ausschließlich formelle Kommunikation oder können Sie auch etwas lockerer im Ton sein?
Terminplan: Auch wenn Sie dies im Laufe des Projekts nach Bedarf anpassen können, ist es hilfreich, eine erste Vorstellung davon zu haben, wie oft Sie sich mit den Stakeholdern treffen werden. Je nach Umfang des Projekts sollten Sie auch festlegen, wie oft Sie E-Mails an den Kunden schicken werden. Beziehen Sie auch interne Teambesprechungen in Ihren Terminplan ein.
Kernbotschaften: Bestimmen Sie für jeden Stakeholder die Schlüsselbotschaft oder -information, die während des Projekts mit ihm kommuniziert werden muss. Dazu gehören auch alle Informationen oder Rückmeldungen, die Sie von ihnen benötigen.
Kommunikationsziele: Ein Kommunikationsplan, der Kommunikationsziele enthält, kann sicherstellen, dass Sie Entscheidungen auf der Grundlage dessen treffen, was Sie zu erreichen versuchen.