Einfachere Zahlungsmöglichkeiten
Das Klischee, dass die Welt nicht vor Ihrer Tür steht, scheint doppelt wahr zu sein, wenn es um Leute geht, die Ihnen Geld schulden. Die Realität ist, wenn Sie die Zahlung für eine Dienstleistung oder ein Produkt nicht aufspüren, dann werden Ihre Kunden höchstwahrscheinlich nicht von sich aus auf das Geld zugehen. Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmen oder Freiberufler. Glücklicherweise können großartige Abrechnungs- und Fakturierungslösungen einen großen Teil des Schmerzes im Abrechnungsprozess beseitigen, indem sie Ihnen mehr Optionen für den Zahlungseingang geben und Ihre Aufgaben beschleunigen. Diese Art von Software hilft Ihnen, mehr elektronische Zahlungskanäle und mobile Zahlungsnetzwerke hinzuzufügen, die das Bezahlen für Ihre Kunden schneller und einfacher machen können. Andere Produkte sind darauf spezialisiert, Ihnen bei der Bewältigung von Abrechnungs- und Fakturierungsaufgaben zu helfen.
Die Art des Geschäfts, das Sie führen, sowie die Kunden, die Sie haben, spielen bei der Wahl der Abrechnungs- und Fakturierungslösung eine Rolle. Einzelhandelsbetriebe leben von Bar- und Kreditzahlungen, während Dienstleistungsunternehmen und Freiberufler besondere Anforderungen haben und mit Online-Zahlungslösungen arbeiten können. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) ist die Fähigkeit, die erbrachten Leistungen sowie die Zahlungsoptionen und -termine professionell zu formulieren, entscheidend, um schneller bezahlt zu werden. Die Möglichkeit, mit Steuerinformationen zu jonglieren, Quittungen und Spesenabrechnungen zu erstellen sowie Nachfassaktionen zu automatisieren, sind wertvolle Funktionen für KMUs.
Hier kommt die Abrechnungs- und Fakturierungssoftware ins Spiel. Diese Software gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Verkäufe oder erbrachten Dienstleistungen zu verfolgen, wer in Rechnung gestellt wurde, welche Gebühren oder Kosten angefallen sind und wann die Zahlung eingegangen ist (oder wann sie hätte eingehen sollen, aber nicht eingegangen ist). Es gibt Ihnen auch einen Datenpfad, um alle diese Daten in Ihren anderen Buchhaltungs- und Buchführungssystemen zu erfassen. In der Buchhaltung ist dieser Workflow Teil der Debitorenbuchhaltung. Und während viele kleinere Unternehmen immer noch diese Art von Aufzeichnungen führen und Rechnungen mit einer Tabellenkalkulation oder Textverarbeitungsanwendung erstellen, gibt es viele spezialisierte Softwareanwendungen, mit denen Sie diese Aufgabe schneller, einfacher und mit viel weniger Aufwand erledigen können. Das Beste daran ist, dass viele von ihnen kostengünstig oder sogar kostenlos sind.
In unseren Tests haben wir eigenständige Fakturierungs- und Abrechnungssysteme untersucht. Wir haben auch einen tieferen Blick auf die Abrechnungsmöglichkeiten einiger umfassenderer Buchhaltungssysteme geworfen, in denen der Abrechnungsprozess nur ein Teil ist. Diese Systeme enthalten auch die Daten für den Geschäftseinkauf, die Lagerverwaltung und die Hauptbuchhaltung. Alle von uns untersuchten Abrechnungs- und Buchhaltungssysteme werden als Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen geliefert, die sich in der Cloud befinden und nicht lokal installiert sind. Alles, was Sie brauchen, ist ein Webbrowser, und schon können Sie loslegen.
Mehr als nur eine Rechnung versenden
Viele der von uns untersuchten Abrechnungssysteme ermöglichen es Ihnen, die erste Verkaufstransaktion einzugeben und aufzuzeichnen, was ein guter Startpunkt für den Abrechnungsprozess ist. In der Buchhaltung nennt man dies „Sales Order Entry“ oder einfach Auftragserfassung. Auch wenn Sie nur eine Rechnung versenden und Zahlungen erhalten möchten, müssen Sie sich die Auftragserfassung des Systems ansehen und herausfinden, wie es mit der Art Ihres Geschäfts funktioniert.
Die meisten vollwertigen Buchhaltungssysteme und eine Reihe von Abrechnungssystemen haben ein Frontend für die „Auftragserfassung von Verkäufen“, in das Sie die Artikel oder Dienstleistungen eingeben können, die Sie in Rechnung stellen möchten. In den meisten Fällen müssen diese Artikel oder Dienstleistungen definiert werden, bevor Sie das Verkaufs-Frontend verwenden können. Bei den meisten Buchhaltungssystemen ist der Verkauf mit dem Inventar integriert, so dass er der Punkt ist, an dem die Artikel und Preise definiert werden. Bei einem einfacheren Abrechnungssystem müssen Sie diese Artikel, Beschreibungen und Preise in einem separaten Prozess erstellen. Steuern, wie z. B. die Verkaufs- oder Mehrwertsteuer, sind ein weiterer Punkt, in dem sich fakturierungsorientierte Systeme von robusteren Buchhaltungssystemen unterscheiden. Viele Buchhaltungssysteme stellen Steuertabellen zur Verfügung, die automatisch die erforderliche Umsatzsteuer berechnen, oder sie integrieren sich mit einer Steuer-Service-App wie AvaTax von Avalara. Viele Abrechnungssysteme verzichten jedoch auf solche Feinheiten und verlangen, dass Sie den Umsatzsteuersatz für jede einzelne Verkaufstransaktion eingeben.
Die eigentliche Erstellung der Rechnung ist ein weiterer Punkt. Viele der von uns untersuchten Billing-Apps und -Subsysteme ermöglichen es Ihnen, eine Rechnung „on the fly“ mit Hilfe einer mobilen App zu erstellen. Dies ist eine großartige Funktion, wenn Sie in der Lage sein wollen, eine Rechnung zum Zeitpunkt des Verkaufs zu erstellen oder sofort, wenn eine Dienstleistung erbracht wird, während Sie beim Kunden vor Ort sind. Die Möglichkeit, diese Rechnung per E-Mail zu verschicken, ist für viele Benutzer eine weitere wünschenswerte Funktion, ebenso wie die automatische Erstellung von Rechnungen für wiederkehrende Gebühren jeden Monat oder nach einem anderen regelmäßigen Zeitraum.
Viele der Apps, die wir uns angesehen haben, enthalten auch erweiterte Funktionen, die für Ihr spezielles Unternehmen relevant sein könnten. Dazu gehören die Möglichkeit, mehrere Währungen zu handhaben, wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, oder Pop-up-Timer, wenn Sie nach Stunden abrechnen. Denken Sie jedoch daran, dass wir uns Abrechnungs- und Fakturierungs-Apps angesehen haben und nicht Software zur Zeiterfassung oder Spesenabrechnung, die jeweils eine andere Zielgruppe haben.
Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass die Begriffe „Rechnung“ und „Kontoauszug“ zwar gelegentlich synonym verwendet werden, aber eigentlich nicht dasselbe sind. Eine Rechnung kann mehrere aufgeschlüsselte Kosten und Dienstleistungen enthalten, bezieht sich aber auf einen einzigen Verkauf. Ein Kontoauszug hingegen listet ausstehende, aktuelle und historische Rechnungsbeträge und Zahlungsvorgänge auf. Ein Kontoauszug zeigt den Status des Kundenkontos am Ende eines Abrechnungszeitraums oder, bei einigen Abrechnungs- und Buchhaltungsanwendungen, auf Anfrage.
Kapitalfluss verfolgen
Ein weiterer Bereich, der bei der Auswahl einer Abrechnungssoftware berücksichtigt werden muss, ist die Art und Weise, wie Sie bezahlt werden. Viele Jahre lang war die Annahme von Bargeld oder Schecks die einzige Alternative, besonders für kleine Unternehmen. Das stimmt heutzutage bei weitem nicht mehr. Vor allem Kreditkarten gelten selbst für kleine Unternehmen als eine unverzichtbare Zahlungsoption. Glücklicherweise bieten Abrechnungsplattformen die Möglichkeit, Kreditkarten zu akzeptieren. Dafür wird immer eine Gebühr fällig, die in der Regel ein Prozentsatz der Transaktion sowie eine Gebühr pro Transaktion oder eine monatliche Gebühr ist. Sie müssen das Kleingedruckte sorgfältig lesen, da diese Gebühr zusätzlich zu der prozentualen Gebühr erhoben werden kann, die der eigentliche Kreditkartenverarbeiter verlangt. Sie müssen entscheiden, ob sich diese Art von Gebühr lohnt. In vielen Fällen ist der mehr oder weniger sofortige Zugriff auf die Zahlung die Gebühr wert, die in jedem Fall als Betriebsausgabe von den Einnahmen abgezogen werden kann. Einige Softwareanbieter können auch ein Kundenportal bereitstellen, über das Ihre Kunden ihre Rechnungen elektronisch per Überweisung oder Automated Clearing House (ACH) bezahlen können. Auch hierfür fällt oft eine Gebühr an. Aber wie bei einer Kreditkarte ist diese Gebühr ein Geschäftsaufwand und kann sich lohnen, um die Forderungen zu reduzieren oder zu beseitigen.
Zuletzt gibt es noch das Berichtswesen. Gute Berichtsfunktionen sind immer etwas, das Sie anstreben sollten, und Abrechnungssoftware ist da keine Ausnahme. Die meisten Anwender, insbesondere kleinere Unternehmen, werden nicht Dutzende von Berichten benötigen. Aber Sie werden wissen wollen, welche Rechnungen überfällig sind und wie lange sie überfällig sind. Sie werden auch in der Lage sein wollen, Ihren Umsatzfluss zu jedem Zeitpunkt zu sehen. Sie werden die Möglichkeit haben wollen, Ihren Kunden bei Bedarf Mahnungen und Erinnerungen zu schicken. Die effektive Verwaltung Ihres Cashflows ist ein Hauptgrund für die Verwendung einer Rechnungsstellungs-App.
Zuletzt, aber nicht zuletzt, und im Zusammenhang mit der Berichterstattung, ist die Fähigkeit, Ihr Rechnungssystem mit Ihrem Back-End-Buchhaltungssystem zu integrieren. Heutzutage gibt es eine Menge Konkurrenz zu Intuit Quickbooks, daher müssen auch kleine Unternehmen sicherstellen, dass ihr Rechnungssystem und ihr Buchhaltungssystem effektiv miteinander kommunizieren können. Wenn dies nicht der Fall ist, könnten diese Unternehmen eine Menge unnötiger manueller Eingaben vornehmen.
Die von uns getesteten Apps bieten mehrere Optionen für Rechnungsvorlagen. Die Anpassung erfolgt durch das Hinzufügen Ihres Firmenlogos, einer bestimmten Schriftart oder einer Markenidentitätsvorlage sowie durch die Definition von Feldern, die zu Ihrem Unternehmen und den Bedürfnissen Ihrer Kunden passen.