Microsoft Excel ist die ideale App für den Umgang mit großen Datenmengen. Sie können damit eine Menge Arbeit in kürzester Zeit erledigen, vorausgesetzt, Sie wissen, welche Funktionen Sie verwenden müssen. Aber es kann schwer zu meistern sein, weil es viele Funktionen und Befehle zu lernen gibt.
Fehler passieren leicht bei der Dateneingabe, und Sie werden wahrscheinlich früher oder später Zeilen (oder Spalten) austauschen müssen. Glücklicherweise ist dies eines der einfachsten Dinge, die Sie in Excel tun können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zwei Zeilen auf zwei verschiedene Arten vertauschen können. Sie können die gleichen Methoden auch zum Vertauschen von Spalten verwenden.
Das imaginäre Problem
Um diese Methoden zu veranschaulichen, haben wir eine Excel-Datei erstellt, die vorgibt, ein Systemadministrationsdienst zu sein, der den Überblick über aktive Server behält. Wir haben ein paar Zeilen ausgefüllt, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie die Dinge funktionieren. Nehmen wir an, dass die Informationen für Computer 7 und Computer 5 verwechselt wurden und Sie den Fehler korrigieren möchten.
Beachten Sie, dass die erste Zeile in unserem Beispiel für Kategoriebezeichnungen verwendet wird, so dass Computer 5 und seine Daten in Zeile 6 stehen, während Computer 7 in Zeile 8 steht.
Lassen Sie uns zu den Methoden übergehen.
Kopieren/Einfügen
Die erste Methode wird für viele verschiedene Operationen in Excel verwendet. Sie ist sehr einfach und dauert nur wenige Sekunden. Sie können damit ganze Zeilen oder Spalten auf einmal austauschen, anstatt die Daten Zelle für Zelle zu tauschen.
Bei dieser Methode müssen Sie lediglich die Informationen aus einer Zeile kopieren und in die andere einfügen. Aber zuerst müssen Sie eine leere Zeile erstellen und die Daten dort platzieren.
Das ist genau das, was Sie tun müssen, wenn Sie die Daten von Computer 5 und Computer 7 vertauschen wollen:
- Fügen Sie eine neue Zeile zwischen Computer 4 und 5 ein. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Zeile 6 und wählen Sie die Option „Einfügen“. Ihre leere Zeile wird zu Zeile 6.
- Durch das Einfügen einer neuen Zeile wird „Computer 7“ von Zeile 8 nach Zeile 9 verschoben. Suchen Sie diese Zeile und schneiden Sie die Daten aus den Spalten B, C und D aus. Sie können die Zellen mit der Maus oder mit der Umschalttaste markieren und dann „Strg+X“ zum Ausschneiden drücken.
- Klicken Sie auf die Zelle B6 in der neu erstellten Zeile 6 und drücken Sie „Strg+V“. Die Daten von Computer 7 werden in Zeile 6 verschoben.
- Die Daten von Computer 5 werden ebenfalls eine Zeile nach unten verschoben, d.h. Sie müssen die Zellen B7, C7 und D7 auswählen, um die Daten von Computer 5 zu erhalten. Drücken Sie erneut „Strg+X“.
- Markieren Sie die leere Zelle neben Computer 7 (also Zelle B9) und drücken Sie „Strg+V“
- Kopieren Sie die Zelle A7 und fügen Sie sie in die leere Zelle darüber ein (in unserem Beispiel ist das die Bezeichnung „Computer 5“).
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die nun leere Zeile 7 und wählen Sie „Löschen“
Sie haben soeben mit wenigen Klicks den Inhalt von einer Zeile in eine andere verschoben. Sie können die gleiche Technik verwenden, um Daten zwischen Spalten zu tauschen. Diese Methode ist besonders hilfreich, wenn Sie an langen Excel-Listen mit Hunderten von Zeilen und Spalten arbeiten, weil Sie damit jede Zelle in der Zeile gleichzeitig austauschen können. Um eine ganze Zeile in Excel zu markieren, drücken Sie Umschalt+Leertaste.
Daten zwischen benachbarten Zeilen oder Spalten vertauschen
Das Vertauschen von Daten zwischen benachbarten Zeilen ist viel einfacher, da Sie keine neue Zeile erstellen müssen. In Excel können Sie die Daten zwischen zwei Spalten oder Zeilen in Sekundenschnelle vertauschen, indem Sie die Umschalttaste auf Ihrer Tastatur gedrückt halten. So müssen Sie vorgehen:
- Markieren Sie die Daten, die Sie vertauschen möchten.
- Drücken Sie die „Umschalt“-Taste auf Ihrer Tastatur und halten Sie sie gedrückt.
- Bewegen Sie sich mit der Maus über die Grenze zwischen den beiden benachbarten Zeilen, bis sie sich in ein Pfeilkreuz-Symbol verwandelt.
- Klicken Sie mit der Maus und halten Sie die „Shift“-Taste gedrückt, bis Sie eine graue Linie unter der Zeile sehen, mit der Sie die Daten tauschen möchten.
- Lassen Sie die Maustaste los, und die Daten tauschen die Plätze. Sie können die gleiche Methode verwenden, um zwischen den Spalten zu wechseln.
Der Weg zum Excel-Profi
Wenn Ihr Job es erfordert, dass Sie mit Excel arbeiten, müssen Sie verschiedene Möglichkeiten erlernen, um Datenverwaltungsaufgaben schneller und einfacher zu machen. Das mag entmutigend erscheinen, aber Sie können YouTube-Tutorials finden, die Ihnen beibringen, wie Sie so ziemlich alles machen können, was Sie wollen.
Don’t Give Up
Zu lernen, wie man Excel in vollem Umfang nutzt, kann Sie an Ihrem Arbeitsplatz unersetzlich machen. Das Wechseln von Daten zwischen Zeilen und Spalten ist nur der erste Schritt, aber mit Sicherheit ein wichtiger.