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HOW TO USE PTO CALCULATOR EXCEL TEMPLATE

1. Eingaben in das Blatt PTO des Mitarbeiters eingeben

2. Prüfen Sie die PTO-Richtlinie und die Details des ersten Kumulationsfensters

3. Beseitigen Sie eventuelle Datenvalidierungsfehler

4. Wenn der Mitarbeiter PTO nimmt, PTO-Info eingeben

5. PTO-Saldo und Saldo-Trend anzeigen

KOMPONENTEN DER PTO-POLITIK

Auch wenn die Vorlage sehr einfach zu bedienen ist, gibt es eine ganze Reihe von Begriffen zu verstehen und mehrere Berechnungen, die hinter den Kulissen ablaufen. Lassen Sie uns von vorne beginnen. Fangen wir mit den einfachen Begriffen an.

EMPLOYEE NAME
Dies bedarf keiner Erklärung. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein, für den wir den PTO-Saldo verfolgen und berechnen werden.

EINSTELLUNGSDATUM
Ein Großteil der Berechnungen für den PTO-Saldo des Mitarbeiters hängt vom Einstellungsdatum des Mitarbeiters ab. Geben Sie einfach das Einstellungsdatum ein. Auch wenn Sie die PTO mit einem anderen Tool erfasst haben und nun diese Vorlage verwenden möchten, geben Sie das tatsächliche Einstellungsdatum des Mitarbeiters ein. Die Betriebszugehörigkeit (wie lange ein Mitarbeiter im Unternehmen ist) wird vom Einstellungsdatum aus berechnet und Unternehmen können eine Betriebszugehörigkeit-basierte Erhöhung der PTO haben.

PTO UNIT
Wir können wählen, ob wir die PTO der Mitarbeiter in Einheiten von Tagen oder Stunden verfolgen wollen. Wenn wir Stunden wählen, müssen wir die vom Mitarbeiter genommenen PTO in Stunden eingeben. Wenn wir Tage wählen, können wir nur die PTO-Daten eingeben (die wir später besprechen) und ignorieren die abgezogenen Stunden.

JÄHRLICHE PTO-RATE
Die jährliche PTO-Rate ist die PTO, die ein Mitarbeiter in einem Jahr ansammelt. Zum Beispiel kann ein Unternehmen 120 Stunden PTO pro Jahr anbieten.

Jahresarbeitszeit
Dies ist die Information, wie wir die jährliche PTO-Rate ansammeln. Bleiben wir bei dem obigen Beispiel von 120 Stunden pro Jahr, wie wird der Mitarbeiter diese 120 Stunden erhalten. Wir haben hier 6 Optionen: Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Zweimal im Monat, Monatlich, Vierteljährlich und Jährlich.

Lassen Sie uns sehen, wie ein monatliches Szenario funktionieren würde.

120 Stunden werden dem Mitarbeiter zu 10 Stunden pro Monat für 12 Monate gegeben.

Beginnstag der ersten Abgrenzungsperiode und Abgrenzungszeitpunkt
Um die nächsten beiden Begriffe zu besprechen, müssen wir ein Beispiel nehmen. Lassen Sie mich ein wöchentliches Abgrenzungsbeispiel zur Veranschaulichung verwenden.

In diesem Beispiel ist das Einstellungsdatum des Mitarbeiters der 1. Januar 2020. Der jährliche PTO-Kontostand des Mitarbeiters beträgt 120 Stunden und wird wöchentlich angesammelt. Wenn wir an Kumulationsperioden denken, müssen wir an ein Fenster mit einem Start- und einem Enddatum denken.
Lassen Sie uns das Startdatum der ersten Kumulationsperiode als 1. Januar 2020 eingeben (dies ist eine Benutzereingabe). Das Fenster für den ersten Abgrenzungszeitraum ist also der 1. Januar bis zum 7. Januar.
Wann erhält der Mitarbeiter das angesammelte PTO? Ist es am 1. oder am 7.? Dies kann leicht gesteuert werden. Im obigen Beispiel haben wir „Ende des Kumulationszeitraums“ gewählt. Also erhält der Mitarbeiter die PTO, die am 7. Januar angesammelt wurde.

Wir müssen uns nicht all diese Berechnungen merken, denn dafür gibt es ja so ein PTO-Rechner-Tool 🙂 Schauen wir uns die Richtlinie an, wie sie von der Vorlage berechnet wird.

Die Richtlinie zeigt, dass der Mitarbeiter 2,308 Stunden pro Woche ansparen wird. Das erste Ansammlungsfenster ist vom 1. Januar bis zum 7. Januar. Der erste Ansammlungstag, an dem dem Mitarbeiter PTO gewährt wird, ist der 7. Januar. Der Betrag an diesem Tag beträgt 2,308 Stunden. Dieser Betrag entspricht dem Wochensatz, da der Mitarbeiter am 1. Januar anfängt und das wöchentliche Fenster ebenfalls am 7. Januar beginnt.
Wir alle wissen, dass Mitarbeiter an jedem beliebigen Tag in einem neuen Job anfangen können. Nehmen wir also das gleiche Beispiel, aber für einen Mitarbeiter, der am 3. Jan. angefangen hat.

Wir sehen, dass das erste gültige Aufbaufenster immer noch vom 1.1. bis zum 7.1. reicht und der Aufbau am 7.1. erfolgt (Ende des Fensters). Allerdings beträgt der Betrag nur 1.648 Stunden, da der Mitarbeiter nur für 5 Tage (3.1. bis 7.1.) abgrenzt. So kann die Vorlage die gewährten PTO leicht anteilig berechnen, wenn ein Mitarbeiter in der Mitte eines Abgrenzungsfensters eintritt.

Der Ansatz ist der gleiche für die Abgrenzungsfrequenzen Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Vierteljährlich und Jährlich. Zweimal im Monat und monatlich sind etwas anders.

ZWEIMAL IM MONAT

Für Zweimal im Monat müssen wir nicht das Datum des Beginns der ersten Abgrenzungsperiode angeben. Wir geben 2 Tage ein.

Die Vorlage nimmt dann diese beiden Tage als Abgrenzungstage jeden Monat. Sie können ‚Letzter Tag‘ für den zweiten Tag wählen und die Vorlage kann automatisch den letzten Tag jedes Monats zuweisen, egal ob es der 28. (Feb) oder 29. (Feb – Schaltjahr) oder der 30. oder 31. ist.

MONATLICH

Für monatlich brauchen wir nicht das erste Abgrenzungsperioden-Beginndatum anzugeben. Stattdessen wählen wir einen Tag des Monats. Die Optionen sind 1 bis 28 und Letzter Tag.

Der ‚Letzte Tag‘ wird korrekt berücksichtigt, egal ob es der 28. (Feb) oder 29. (Feb – Schaltjahr) oder 30. oder 31. ist.

Nun lassen Sie uns einige weitere Optionen betrachten, die wir bei der Einstellung der PTO/Urlaubspolitik haben.
JÄHRLICHE PTO-ROLLOVER-POLITIK
Da ein Mitarbeiter weiterhin in jeder Periode PTO ansammelt, wächst der Saldo weiter an, vorausgesetzt, es werden keine Urlaubstage genommen. Normalerweise wollen Unternehmen nicht, dass Mitarbeiter einen sehr großen Saldo ansammeln. Zwei Gründe:

1. Mitarbeiter werden ermutigt, regelmäßig Urlaub zu nehmen, um eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.
2. Unternehmen können den verbleibenden PTO-Saldo als Bargeld betrachten, das dem Mitarbeiter ausgezahlt werden muss, wenn er das Unternehmen verlässt. Ein sehr hoher Saldo könnte also bedeuten, dass das Unternehmen mehr Geld auszahlen muss. Daher gibt es normalerweise eine Rollover-Richtlinie. Diese legt fest, wie viele PTO-Stunden der Mitarbeiter von einem Jahr auf das nächste Jahr übertragen kann.

Die Vorlage erlaubt drei Möglichkeiten.

1. Null Rollover: Der Mitarbeiter verliert den gesamten PTO-Saldo am Ende des Jahres und fängt im nächsten Jahr wieder bei Null an.
2. Rollover Limit: Es kann ein Limit festgelegt werden, wie viele Stunden übertragen werden.
3. Unbegrenzter Rollover: Hier verliert der Mitarbeiter keine PTO und überträgt alles auf das nächste Jahr. Dies ist eine ungewöhnliche Richtlinie für ein Unternehmen.

Um dies in Aktion zu sehen, habe ich ein Rollover-Limit von 40 Stunden gewählt.

Am Ende des Jahres sinkt der PTO-Saldo des Mitarbeiters von 120 auf 50. Es sind 50, weil 40 übertragen werden und der Mitarbeiter 10 Stunden für den Januar des nächsten Jahres ansammelt.
Nun gibt es bei dieser Rollover-Politik eine weitere Variante. Unternehmen können den Rollover beim Wechsel des Kalenderjahres oder bei Arbeitsjubiläen anwenden. Sie können diese Einstellung einfach ändern.

Der nächste Abschnitt behandelt die restlichen Optionen der PTO-Richtlinie.

PROBATIONSZEIT
In einigen Rollen erhalten Mitarbeiter möglicherweise für die ersten X Tage keine PTO. Zum Beispiel erhält der Mitarbeiter in den ersten 30 Tagen seiner Beschäftigung keine PTO. Das können Sie in dieser Vorlage einfach einstellen.

Höchstzulässiger PTO-Saldo
Das Rollover-Limit gilt nur für den Saldo am Jahresende. Einige Unternehmen können ein Limit für den maximalen Saldo zu jeder Zeit festlegen. Wir können den Betrag im maximal zulässigen PTO-Saldo einstellen.

AKTUELLE RATEN VARIEREN NACH ANSTELLUNG
Unternehmen erhöhen die jährliche Akkumulationsrate für Mitarbeiter, die mehr Jahre im Unternehmen bleiben. Auch solche Szenarien können wir abdecken. Wir würden zuerst JA dazu wählen und dann die Tabelle unten ausfüllen.

Wir können die jährliche PTO-Rate und den maximalen PTO-Saldo einstellen. Im obigen Beispiel erhält der Mitarbeiter im ersten Jahr 56 Stunden, im zweiten und dritten Jahr 106 Stunden und in den Jahren 4 bis 10 144 Stunden.

Wichtig: Achten Sie bitte darauf, dass der erste Eintrag hier für 0 abgeschlossene Jahre ist.

Sie können bei Bedarf weitere Zeilen eingeben. Lesen Sie, wie Sie Daten in Excel-Tabellen eingeben und löschen können

Nun sind wir die verschiedenen Eingabemöglichkeiten im PTO-Rechner durchgegangen. Diese Einstellungen müssen nur einmal für einen Mitarbeiter eingegeben werden. Nachdem diese abgeschlossen sind, werden wir die PTO-Daten eingeben, wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt.

Urlaubsdaten

Wenn wir PTO in Stunden erfassen, müssen wir die Spalte PTO-Stunden eingeben. Wir können sie ignorieren, wenn unsere PTO-Einheit Tage ist. Wir können Datumsbereiche eingeben, um mehrtägigen Urlaub zu erfassen. Wenn es sich jedoch um einen eintägigen Urlaub handelt, geben Sie bitte sowohl den Beginn als auch das Datum als dasselbe Datum ein.
Im obigen Beispiel werden 3 Stunden PTO für jeden der 3 Tage (2. Juni, 3. Juni und 4. Juni) – insgesamt 9 Stunden – vom PTO-Saldo abgezogen. Am 5. Juli werden 2 Stunden abgezogen.
Sie können weitere Urlaubstage eingeben, indem Sie einfach eine neue Zeile in die Tabelle eingeben.

PTO-Saldo
Wenn wir die PTO-Daten eingeben, werden die Salden aktualisiert.

Standardmäßig wird oben der heutige PTO-Saldo angezeigt. Sie können das Datum ändern und können den PTO-Saldo an jedem beliebigen Datum anzeigen. Um ihn auf das heutige Datum zurückzusetzen, geben Sie einfach =TODAY() ein.
Auch das Trenddiagramm für den Kontostand zeigt standardmäßig Daten ab dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters an.
Geben Sie die Anzahl der Tage ein, um die im Diagramm angezeigte Dauer zu steuern

PTO ANPASSUNG

Wenn Sie außerhalb der eingegebenen PTO-Richtlinieneinstellungen PTO hinzufügen oder entfernen möchten, können Sie die Anpassungstabelle verwenden. Damit können Sie zum PTO-Saldo hinzufügen (positiven Wert eingeben) oder vom PTO-Saldo abziehen (negativen Wert eingeben).

Ein Beispiel wäre ein Mitarbeiter, der schon einige Jahre im Unternehmen ist. Sie haben ein anderes System verwendet, um den PTO-Saldo zu erfassen und möchten nun auf diese Vorlage umsteigen. Sie müssen nicht alle Urlaubsdaten aus der Vergangenheit eingeben. Sie können einfach den Anpassungsbetrag eingeben, um den aktuellen Saldo auf den richtigen Betrag zu bringen. Wenn der Mitarbeiter bereits 60 Stunden PTO genommen hat, dann geben Sie -60 als Anpassung ein.

ANPASSUNG BEI ÄNDERUNG DES ARBEITSJUBILÄUMS
Wie wir bereits besprochen hatten, kann die Aufbaugeschwindigkeit je nach Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters variieren. Wenn das Arbeitsjubiläum in der Mitte eines Abgrenzungsfensters liegt, dann müssen wir die aufgelaufenen PTO anteilig berechnen.

Lassen Sie uns ein Beispiel nehmen, bei dem das Einstellungsdatum eines Mitarbeiters der 16. Januar 2019 ist. Er sammelt 10 Stunden pro Monat im ersten Jahr und dann 20 Stunden pro Monat im zweiten Jahr. Für den 1. Jan. 2020 wird er also 15,16 Std. verdienen. 15 Tage mit 10 Std. pro Monat und 16 Tage mit 20 Std. pro Monat.

Die Vorlage führt diese anteilige Berechnung standardmäßig durch.

DATENÜBERPRÜFUNGEN

Wenn Sie das Datum für den Beginn der ersten Abgrenzungsperiode eingeben, wird ein Fehler angezeigt, wenn es vor oder nach dem ersten gültigen Abgrenzungsfenster liegt. Schauen wir uns ein Beispiel an.

Obwohl der Mitarbeiter am 1.1.2020 beginnt, haben wir den 1.12.2019 als Erstes Abgrenzungsperioden-Beginn-Datum eingegeben.

Der Mitarbeiter ist berechtigt, ab dem 1.1.2016 zu akkumulieren, aber das erste Accrual-Fenster ist der 1.12.2019 bis 7.12.2019. Wenn der Mitarbeiter vom 1.1. bis zum 1.12. kein Guthaben ansammelt, ist das falsch. Dies ist auf den Dateneingabefehler zurückzuführen. Sobald wir das Datum für den Beginn der ersten Abgrenzungsperiode korrekt aktualisieren, wird der Fehler verschwinden.