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Real Property Records & Official Public Records

Seit den Anfängen der County-Regierung hat das Büro des County-Schreibers die wichtige Aufgabe, die Eigentumsaufzeichnungen seiner Bürger zu führen. Die Anzahl und Art der Eigentumsaufzeichnungen hat sich im Laufe der Jahre auf mehr als 34 verschiedene Arten von Dokumenten ausgeweitet: Urkunden, Treuhandurkunden, Gewährleistungsurkunden, Öl- und Gaspachtverträge, Kaufbriefe, Eigentumsbeschränkungen, Homestead-Bestimmungen, Vollmachten, Freigaben und vieles mehr.

Bis heute gibt es über 4 Millionen Bilder von Dokumenten, die ca. 4 Terabyte an Computerdatenbank benötigen. Im Jahr 2016 verzeichnete das Büro des County Clerks über 29.000 Dokumente.

GESCHICHTE

In Taylor County wurden die ersten „Real Property“-Aufzeichnungen im Büro des County Clerks in den 1870er Jahren aufgezeichnet. Es gibt auch viele Bände, die historisch interessante Informationen enthalten, wie z.B. Brandzeichen für Vieh, Aufzeichnungen des Bezirksgerichts, Anleihen für Unternehmen, Zertifikate für angenommene Namen, Pläne von Städten und Stadtteilen, Verträge, offizielle Eide, ärztliche Bescheinigungen, militärische Entlassungen (DD-214) und andere.

Seit den 1980er Jahren haben die Bezirksbeamten viele der Aufzeichnungen mit den Aufzeichnungen über Grundbesitz kombiniert, um das zu erstellen, was jetzt als „Official Public Record of Taylor County“ bezeichnet wird. Zu den hinzugefügten Dokumenten gehören Auszüge aus Gerichtsurteilen, Zertifikate für angenommene Namen, staatliche und bundesstaatliche Steuerpfandrechte, Grundrisse, Berufsanleihen, mechanische Pfandrechte, Viehbrandzeichen, staatliche Wassergenehmigungen, und die Liste geht weiter.

Bereits ein Jahr nach seinem Amtsantritt begann der derzeitige County Clerk Larry G. Bevill mit einem ehrgeizigen Programm zur Digitalisierung und Indexierung aller Aufzeichnungen in den Official Public Records. Bis heute wurden alle Aufzeichnungen im Büro digitalisiert, um sowohl eine permanente Sicherung aller wichtigen Aufzeichnungen im Büro zu erstellen als auch diese Aufzeichnungen auf öffentlichen Suchterminals im Büro verfügbar zu machen. Sobald die Aufzeichnungen digitalisiert waren, begann die Indizierung. Im Jahr 2017 wurden alle Grundbucheinträge von 1972 bis zum aktuellen Datum indexiert. Alle anderen Aufzeichnungen im Official Public Record wurden bis zur Gründung des Countys im Jahr 1878 zurück indiziert! Täglich indexieren die Mitarbeiter des Clerk’s die vor 1972 aufgezeichneten Grundstücksunterlagen, soweit es die Zeit erlaubt.

Alle Projekte, die 2005 mit dem Amtsantritt von Larry G. Bevill begonnen wurden, wurden aus den Gebühren für die Aufzeichnung und nicht aus den Grundsteuern finanziert.

Im Jahr 2007 wurde die OPR-Abteilung des Taylor County Clerk’s Office „papierlos“. Dokumente, die tagsüber eingehen, werden indiziert und digital in die Computerdatenbank eingepflegt. Sobald das Bild und die Indexdaten geprüft und doppelt kontrolliert wurden, wird das Original an den entsprechenden Empfänger zurückgeschickt. Es gibt drei redundante Rückseiten, um die Sicherheit und den langfristigen Erhalt Ihrer Unterlagen zu gewährleisten.

Das Büro des Taylor County Clerks hat 2007 auch damit begonnen, Unterlagen zur Aufnahme in das OPR durch elektronische Aufzeichnung zu akzeptieren. Kunden nutzen Software von Drittanbietern wie ERX, Simplifile und andere, um Dokumente für die Aufzeichnung einzureichen. Dieses Verfahren wird auch als E-Recording bezeichnet, da die Deputy Clerks kein Papier mehr verarbeiten müssen. Heute werden zwischen 35-50% aller im Taylor County Clerk’s Office erfassten Grundstücksaufzeichnungen elektronisch erfasst.

Suchen

Mit wenigen Ausnahmen sind alle offiziellen öffentlichen Aufzeichnungen im County Clerk’s Office für die öffentliche Suche verfügbar. Indizes im Clerk’s Office, sowohl auf Papier als auch digital, helfen Ihnen, die Informationen zu finden, nach denen Sie suchen.

Sie können eine der beiden Online-Such-Seiten nutzen, um auf Informationen zuzugreifen, die in Softwaresystemen indiziert wurden. Auf beiden Sites können Sie Dokumente für 1,00 $ pro Seite ausdrucken.

https://taylorcountytx-web.tylerhost.net/web/ namens Super Search, ist die beste Site, wenn Sie nach Dokumenten suchen, die indiziert wurden. Dies ist unsere neueste Online-Datenbank, zu der wir täglich weitere Dokumente hinzufügen werden. Zusätzlich zu den Aufzeichnungen über Immobilien gibt es Kaufbriefe, Verträge, Viehmarken, Bundes- und Staatssteuerpfandrechte, die bis zu den Anfängen von Taylor County im Jahr 1878 zurückreichen! Die Website verfügt über Werkzeuge, die Ihnen helfen, Ihre Suchergebnisse mit Hilfe von Filteroptionen schnell einzugrenzen, um eine schnellere und bessere Erfahrung zu machen.

VORSCHRIFTEN & VORSCHRIFTEN FÜR DIE RECHERCHE/KOPIERUNG VON AUFZEICHNUNGEN

• Aufgrund von Einschränkungen bei der Stromversorgung und der Wichtigkeit, dedizierte Steckdosen vorzuhalten, darf niemand irgendwelche Geräte an die Stromversorgung im Büro des Gerichtsschreibers anschließen.
• Aufgrund von Markenrechten und anderen gesetzlichen Rechten an Hardwaresystemen und/oder geschützter Software darf kein Bürger, Vertreter, Unternehmen oder eine andere Person oder Firma ein elektronisches Gerät an die Computersysteme anschließen, die sich im Besitz der Kanzlei befinden oder von ihr geleast wurden.
• Aufgrund der Enge und des Gedränges in diesem Büro gibt es keinen Platz für zusätzliche Geräte. Keine Person darf private Geräte wie Kopierer, Scanner, Mikrofilmgeräte usw. installieren oder benutzen.
• Es gibt acht öffentliche Suchstationen für die amtlichen öffentlichen Akten und zwei öffentliche Suchstationen für Gerichtsakten. Wenn diese alle genutzt werden, muss die Person, die am längsten an den Stationen war, einer neuen Person die Nutzung erlauben. Wenn es mehr als acht oder zwei sind und die Personen, die die Computer benutzen, sie nicht einer anderen Person überlassen wollen, wird die Regel von 15 Minuten pro Computer und Person durchgesetzt.

ZULÄSSIGKEIT

• Um für die Aufzeichnung zugelassen zu werden, muss ein Dokument die folgenden Eigenschaften haben:
• Es muss ein Dokument sein, das gesetzlich zur Aufzeichnung zugelassen ist.
• Das Dokument muss das Original oder eine beglaubigte Kopie sein.
• Es muss oben ein Titel stehen.
• Wenn es sich um eine Urkunde handelt, muss die Adresse des Empfängers aufgeführt sein.
• Wenn es sich um eine Treuhandurkunde handelt, muss die Adresse des Treuhänders oder Begünstigten aufgeführt sein.
• Alle anderen Dokumente müssen eine Absenderadresse auf dem Boden oder der Rückseite haben.
• Die Unterschriften müssen original sein.
• Ihr Name muss unter Ihrer Unterschrift gedruckt oder getippt sein.
• Es muss eine ausgefüllte notarielle Bestätigung mit Siegel im Original vorliegen. Siegel und Notarauftrag dürfen kein abgelaufenes Datum aufweisen und müssen lesbar sein.
• Das Grundstück muss sich in Taylor County befinden und die vollständige rechtliche Beschreibung enthalten, aus der hervorgeht, dass sich das Grundstück in Taylor County, Texas, befindet.
• Ein Rand von mindestens einem Zoll ist oben, unten, links und rechts auf jeder Seite eines Dokuments erforderlich.

Ein Dokument, das ein Recht an einem Grundstück an oder von einer Person überträgt, muss einen Vertraulichkeitshinweis enthalten. Der Hinweis muss oben auf der ersten Seite in fettgedruckter 12-Punkt-Schrift oder in Großbuchstaben erscheinen und im Wesentlichen wie folgt lauten:

Benachrichtigung über Vertraulichkeitsrechte – wenn Sie eine natürliche Person sind, können Sie einige oder alle der folgenden Informationen aus diesem Dokument entfernen oder streichen, bevor es zur Eintragung in die öffentlichen Aufzeichnungen eingereicht wird. Diese Informationen beinhalten Ihre Sozialversicherungsnummer oder Ihre Führerscheinnummer.

ELECTRONIC RECORDING OR E-RECORDING

Taylor County Clerk’s Office akzeptiert die elektronische Aufzeichnung von Grundbesitzaufzeichnungen von denjenigen, die durch den Local Government Code 195.003 autorisiert sind. Xerox Government Records, Simplifile und Corporate Service Company (CSC) sind die Anbieter, die für die Nutzung autorisiert wurden. Sie können sich mit ihnen in Verbindung setzen und sich auf der Erxchange-Website für E-Recording anmelden. Diese Art der Transaktion hat viele Vorteile. Die Sicherheit wird dadurch erhöht, dass kein Original auf dem Postweg durch eine dritte Partei wie den United States Postal Service „verloren gehen“ kann. Die Bearbeitungszeit von dem Moment an, in dem ein Kunde den E-Recording-Prozess beginnt, bis zur Rücksendung des bearbeiteten Dokuments beträgt in der Regel weniger als einen Werktag.

Einreichung & GEBÜHREN

Die Einreichungsgebühr beträgt $26 für die erste Seite und $4 für jede weitere Seite. Es ist eine Straftat, absichtlich oder wissentlich ein gefälschtes Gerichtsprotokoll oder ein gefälschtes Dokument beim Gerichtsschreiber einzureichen.
Für eine vollständige Liste der Aufnahmegebühren für alle Arten von Dokumenten, die üblicherweise in den Official Public Records eingereicht werden, wählen Sie diesen Link: Filing Fees Sheet