Wie implementiert man ein Qualitätsmanagementsystem (QMS)
Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems in jeder Organisation, ob groß oder klein, ist keine schnelle oder einfache Aufgabe. Es erfordert eine Investition an Zeit und Ressourcen, um ein effektives QMS erfolgreich einzuführen. Zahlreiche wichtige Aufgaben und Prozesse müssen entwickelt und implementiert werden. Nachfolgend finden Sie eine Liste mit einigen Schlüsselbereichen, die bei der Implementierung eines QMS zu beachten sind.
Sichern Sie sich die Unterstützung des Top-Managements
Die Unterstützung durch das Top-Management ist für den Erfolg jeder QMS-Implementierung entscheidend. Das Management-Team einer Organisation muss sich für den Erfolg des QMS einsetzen. Das Management muss von den positiven Auswirkungen auf die Geschäftseffizienz und das Endergebnis überzeugt sein. Darüber hinaus sollte das Management an bestimmten Elementen des QMS-Implementierungsprozesses direkt beteiligt sein. Nachfolgend einige Beispiele:
- Geschäftsanalyse: Das Managementteam sollte seine Geschäftsstruktur überprüfen und die Schlüsselbereiche für die Implementierung eines QMS bestimmen. Die Schlüsselbereiche sollten nach kritischen bis hin zu Kundenanforderungen bestimmt werden. Berücksichtigen Sie die aktuellen Bedürfnisse der Organisation und die Ausrichtung auf die langfristigen strategischen Ziele.
- Initial Planning: Das Management sollte aktiv in die Planungsphase einbezogen werden, indem es die erforderlichen Ressourcen bestimmt, die Teams zusammenstellt und einen Implementierungsplan formuliert. Außerdem sollte besprochen werden, welche bestehenden Prozesse als erstes verbessert werden sollen, und die strategischen oder SMART-Ziele sollten bestätigt werden.
Bewusstseinsbildung
Verbreiten Sie die Nachricht; planen Sie Informationstreffen im gesamten Unternehmen, um alle Mitarbeiter über das bevorstehende Qualitätsmanagementsystem zu informieren. Fügen Sie Informationen darüber hinzu, wie das System den Kunden und Mitarbeitern zugute kommt. Erklären Sie, wie das QMS funktioniert. Erläutern Sie außerdem die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter auf jeder Ebene und in jeder Abteilung.
Bieten Sie Expertenschulungen an
Eine gute Schulung ist für den Erfolg jeder Einführung eines neuen Produkts, Prozesses oder Managementsystems unerlässlich. Der Umfang und die Art der QMS-Schulung wird in der ersten Planungsphase durch das Managementteam festgelegt. Die Schulungsunterlagen sollten einen Überblick über die grundlegenden Konzepte und Werkzeuge sowie Informationen über die positiven Auswirkungen des QMS für die Mitarbeiter und die Organisation enthalten.
Dokumente und Dokumentenlenkung
Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist das Herzstück eines gut funktionierenden Qualitätsmanagementsystems. Es muss eine Dokumentation entwickelt werden, um die Implementierung, Schulung, Anwendung und Kontrollfunktionen des Systems zu unterstützen. Einige der üblichen Dokumente können sein:
- Policies
- Prozeduren
- Qualitätshandbuch
- Schulungsunterlagen
- Arbeitsanweisungen
- Auditformulare
- Prozess Maps
- Kontrollpläne
Eine korrekte Dokumentation ist für den Erfolg eines QMS unerlässlich und die Kontrolle über diese Dokumente ist ebenso wichtig. Ein Dokumentenlenkungssystem verwaltet die Erstellung, Genehmigung, Verteilung, Überarbeitung, Lagerung und Entsorgung aller Qualitätsdokumente. Das System stellt sicher, dass jeder die Aufgaben auf die gleiche Weise und mit der richtigen Revision des Dokuments ausführt.
Einführung
Die Einführung des QMS sollte dem in der Planungsphase entwickelten Implementierungsplan folgen. Dokumentieren Sie jeden Prozess und definieren Sie den Ist-Zustand. Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Dokumentation des Prozesses, die Nutzung verschiedener Qualitätswerkzeuge und die Entwicklung von Metriken ein. Sobald dies abgeschlossen ist, können sich die Teams auf Verbesserungsmaßnahmen konzentrieren. Wählen Sie einen Bereich oder Prozess mit dem größten Verbesserungspotenzial. Quick Wins fördern das „Buy-in“ durch die Teams und Mitarbeiter, indem sie die Verbesserungen des Prozesses und den Nutzen für die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes veranschaulichen. Es gibt eine Vielzahl von Qualitäts- und Verbesserungswerkzeugen, die für die Verbesserung eines Prozesses eingesetzt werden können. Dazu gehören:
- 5S +1
- Kaizen
- Prozessflussdiagramme
- Prozess-Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (PFMEA)
- Value Stream Mapping
Der Zeitplan für die Einführung hängt im Allgemeinen von der Größe der Organisation und der Anzahl der Einrichtungen ab, die in die Implementierung des QMS einbezogen werden. Während der gesamten Einführung ist das Intranet des Unternehmens ein effektives Werkzeug, um den Fortschritt bei der Erreichung der geplanten Ziele zu kommunizieren und den Mitarbeitern in der gesamten Organisation Best Practices mitzuteilen.
Messen und Steuern
Nach der Einführung müssen die verschiedenen Prozesse innerhalb der Organisation gesteuert und die wichtigsten Prozess- und Produkteigenschaften gemessen und überwacht werden, um eine kontinuierliche Produktion von Qualitätsprodukten sicherzustellen. Bei den Fertigungsprozessen wird häufig die SPC-Methodik eingesetzt. Andere Methoden können stichprobenartige Inspektionen oder Routine-Audits umfassen. Die spezifischen Methoden variieren je nach Größe, Struktur, Prozess und potenziellem Risiko des Unternehmens.
Auditieren und aufrechterhalten
Routinemäßige Produkt-/Prozessaudits überwachen die Einhaltung von Richtlinien, Verfahren und eventuellen Zertifizierungsanforderungen. Es sollte ein Zeitplan entwickelt und eingehalten werden, der sicherstellt, dass jede Abteilung, jeder Bereich und jeder Prozess regelmäßig auditiert wird. Der Zeitpunkt der Audits hängt von der Organisation, dem Prozess, dem potenziellen Risiko und den behördlichen Vorschriften oder Zertifizierungsanforderungen ab. Audits zeigen, ob Sie tatsächlich das tun, was Sie versprochen haben, um Qualität zu managen und die Konformität mit Sicherheits- und gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten. Routinemäßige Audits sind effektive Werkzeuge für:
- Identifizieren Sie Unzulänglichkeiten in Ihrem Qualitätsmanagementprozess
- Entdecken Sie mögliche Probleme, die zu Strafen wegen Nichteinhaltung führen könnten
- Aufrechterhaltung der Einhaltung etablierter Prozesse und Qualitätskontrollen
Wenn ein interner Auditprozess gut geplant, implementiert und aufrechterhalten wird, bringen die internen Audits einen erheblichen Mehrwert für den Qualitätsmanagementprozess.
Lessons Learned und kontinuierliche Verbesserung
Ein sehr wichtiger Vorteil der Implementierung eines QMS ist die Möglichkeit, Lessons Learned aus einer Abteilung oder einem Prozess zu nutzen, um Verbesserungen in ähnlichen Prozessen in der gesamten Organisation durchzuführen. Um auf dem heutigen Weltmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben und erfolgreich zu sein, müssen Organisationen nach Möglichkeiten suchen, ihre Prozesse und die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Mitarbeiter auf allen Ebenen der Organisation sollten ermutigt werden, jeden Tag nach Möglichkeiten für Veränderungen und Verbesserungen zu suchen. Selbst durch die Umsetzung kleiner kontinuierlicher Verbesserungen in den Prozessen und Arbeitsstandards wird die Organisation beträchtliche Steigerungen in Qualität, Sicherheit, Effizienz und Produktivität erzielen. Dies wirkt sich letztendlich positiv auf das Endergebnis aus. Einige Organisationen betrachten die kontinuierliche Verbesserung als eine Aktivität, während andere sie als eine Geisteshaltung annehmen.