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Ob Sie ein kleines Unternehmen, ein Einzelunternehmer oder ein Freiberufler sind, pünktlich bezahlt zu werden, ist von größter Wichtigkeit, um Ihren Cash-Flow gesund zu halten. Ein Fakturierungssystem und -prozess sorgt für Ordnung in Ihrer Buchhaltung und hilft Ihnen, schneller bezahlt zu werden.

Wenn Sie neu in der Fakturierung sind oder Ihr Fakturierungssystem auffrischen wollen, sollten Sie zuerst mit der Rechnung selbst beginnen. Das Rechnungsdokument ist das wichtigste Dokument in diesem Prozess. Abhängig von der Art Ihres Unternehmens muss die Rechnung wichtige Daten enthalten, die Ihnen helfen, Aufzeichnungen über Ihre Projekte, Fristen, Ein- und Auszahlungen zu führen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen die richtigen Informationen enthalten und professionell aussehen (und um Zeit zu sparen), sollten Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage oder eine Online-Rechnungssoftware wie Square Invoices verwenden.

Wir haben Rechnungsbeispiele und Tipps für die Erstellung verschiedener Rechnungstypen zusammengestellt, damit Sie diese Vorlagen an Ihr Unternehmen anpassen können.

Basisbeispiel für eine leere Rechnung

Dieses erste Rechnungsbeispiel zeigt, wie eine Basisrechnung aussehen könnte. Sie können alle Informationen einfügen, die Ihnen helfen, die Übersicht zu bewahren, aber das Minimum sollten alle Rechnungen haben:

• Eine Rechnungsnummer
• Name und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
• Rechnungsdaten Ihres Kunden
• Eine Beschreibung der erbrachten Waren oder Dienstleistungen
• Ein Fälligkeitsdatum (damit Sie pünktlich bezahlt werden)
• Umsatzsteuer, falls zutreffend

Beispielrechnung für Freiberufler

Zusätzlich zu den oben genannten Informationen sollten Freiberufler Einzelheiten zu den Projekten aufschlüsseln, an denen sie arbeiten. Wenn Sie Freiberufler sind, sollten Sie das tun:

• Schreiben Sie Ihre Arbeit nach Projekten oder nach Stunden auf (oder beides)
• Schreiben Sie alle Software- oder Lizenzgebühren auf, die Ihnen bei der Arbeit an Ihren Projekten entstanden sind (für einen Designer,
• Denken Sie daran, eine Trinkgeldzeile hinzuzufügen, wenn es in Ihrer Branche üblich ist, Trinkgeld zu geben
• Vermerken Sie deutlich, wann der Kunde die fertige Arbeit erhält und wann die Zahlung fällig ist

Rechnungsbeispiel für vertragliche Arbeiten

Wie bei Rechnungen für Freiberufler, muss eine Rechnung für vertragliche Arbeiten die Einzelheiten des Vertrags, den Sie vereinbart haben, aufschlüsseln. Achten Sie also darauf:

• Klar aufgeschlüsselt alle Projekte und Aufgaben, die Sie vereinbart haben
• Auch die Kosten für alle Waren, Werkzeuge,
• Vergessen Sie nicht, eine Umsatzsteuerzeile in Ihre Endrechnung einzufügen (Auftragsarbeiten werden in der Regel besteuert)

Rechnungsbeispiel für professionelle Dienstleistungen

Dienstleistungsbranchen neigen dazu, viele Probleme mit Rückbuchungen zu haben, da es schwierig ist, festzustellen, wann eine Dienstleistung abgeschlossen wurde, oder ob sie zufriedenstellend ausgeführt wurde. Rechnungen können viel dazu beitragen, Rückbuchungen zu bekämpfen, indem:

• Anzeigen eines Stundensatzes
• Klare Angabe des Fälligkeitsdatums, wann die Leistung erbracht wird (falls in der Zukunft) oder des Datums, an dem die Leistung erbracht wurde (falls in der Vergangenheit)
• Verwendung der den Abschnitt „Notizen“, um Bedingungen und Konditionen aufzulisten

Beispiel für eine Großhandelsrechnung

Wenn Sie ein Großhandelsgeschäft haben – bspw, wenn Sie Schönheitsprodukte herstellen, die Sie an Einzelhandelsgeschäfte verkaufen – ist eine auf Ihr Geschäft zugeschnittene Rechnung wichtig, um den Überblick über Ihre großen Transaktionen zu behalten.

Großhandelsrechnungen sollten den regulären Preis Ihrer Produkte, den Großhandelsrabatt und schließlich den Großhandelspreis, der Ihrem Kunden berechnet wird, enthalten. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass Rabatte und Angebote als einer der Hauptgründe für Markentreue genannt wurden, so dass die Angabe des Rabatts in Ihrer Rechnung tatsächlich eine effektive Marketingtaktik ist.

Beispiel für eine Pauschalrechnung

Eine Pauschalrechnung wird verwendet, wenn Sie einen Preis für eine Reihe von Produkten oder Dienstleistungen anbieten. Pauschalrechnungen sind ideal für Kurspakete in einem Yoga-/Fitnessstudio oder Pauschalprojekte.

Wenn Sie Pauschalangebote für eine große Summe anbieten, stellen Sie sicher, dass Sie das Paket oder die Pauschale im Einzelverbindungsnachweis auf Ihrem Rechnungsformular klar beschreiben. Beachten Sie auch, dass viele Pauschalrechnungen die Steuer bereits enthalten, so dass Sie keine zusätzliche Steuer hinzufügen müssen (wie hier abgebildet).