Hat Ihr Unternehmen Verträge mit der Bundesregierung oder planen Sie, in Zukunft ein Bundesauftragnehmer zu werden? Wenn ja, sollten Sie sich mit den Regeln und Vorschriften des Office of Federal Contract and Compliance Programs (OFCCP) vertraut machen, um sicherzustellen, dass Sie bei der Rekrutierung von Mitarbeitern auf dem neuesten Stand der Best Practices sind.
Die Aufgabe des OFCCP ist es, sicherzustellen, dass Auftragnehmer und Unterauftragnehmer der Bundesregierung die gesetzlichen Verpflichtungen zur Durchführung positiver Maßnahmen und zur Verhinderung von Diskriminierung einhalten. Klingt einfach, oder? Ja, aber es gibt spezifische Details, die Sie beachten müssen, damit Sie die Vorschriften einhalten.
Werfen wir einen Blick auf die OFCCP-Regeln und -Vorschriften und darauf, wie sie sich auf die Rekrutierungsbemühungen Ihres Unternehmens auswirken können.
OFCCP-Regeln und -Vorschriften – Die Grundlagen
Das Wichtigste zuerst: Wenn Sie weniger als 10.000 $ an staatlichen Aufträgen ausführen, sind Sie möglicherweise von den OFCCP-Regeln befreit. Sie sollten die OFCCP jedoch ernst nehmen, wenn Sie hoffen, Ihren Fußabdruck mit mehr Regierungsarbeit zu vergrößern.
Nun, lassen Sie uns eintauchen.
Diskriminieren Sie nicht
Die Mehrheit der Unternehmen in den Vereinigten Staaten unterliegt den Bundesgesetzen, die von der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) durchgesetzt werden und die es illegal machen, Jobkandidaten und Mitarbeiter aufgrund von:
- Rasse
- Farbe
- Religion
- Geschlecht (dies beinhaltet Geschlecht/Geschlechtsidentität, sexuelle Orientierung, Schwangerschaft)
- Nationale Herkunft
- Alter (40 oder älter)
- Behinderung
- Genetische Störung
Unternehmen, die den EEOC-Gesetzen unterliegen, dürfen auch keine Person diskriminieren, die sich über Diskriminierung beschwert hat, eine Anzeige wegen Diskriminierung erstattet hat, Teil einer Diskriminierungsuntersuchung oder eines Gerichtsverfahrens war.
Das OFCCP setzt die Executive Order 11246 durch, die den von der EEOC verwalteten Gleichstellungsgesetzen sehr ähnlich ist. Executive Order 11246 verbietet Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern die Diskriminierung bei der Beschäftigung und Einstellung von Mitarbeitern. Auftragnehmer sollten selbst scheinbar neutrale Richtlinien und Praktiken überprüfen, die sich unbeabsichtigt auf Angehörige eines Geschlechts, einer Rasse, einer ethnischen Gruppe usw. auswirken können.
Verwenden Sie den EEO-Slogan in Ihren Stellenanzeigen
Wenn Ihr Unternehmen ein Auftragnehmer des Bundes ist, sind Sie verpflichtet, den EEO-Slogan (Equal Employment Opportunity) in Ihren Stellenanzeigen zu verwenden.
Hängen Sie EEO-Plakate auf
Bundesauftragnehmer müssen EEO-Plakate an einer offensichtlichen und deutlich sichtbaren Stelle aufhängen.
Bewahren Sie Aufzeichnungen über Einstellungs- und Beschäftigungspraktiken auf
Die OFCCP verlangt von Bundesauftragnehmern und Unterauftragnehmern, dass sie Personal- und Beschäftigungsaufzeichnungen zwei Jahre lang ab dem Datum der Erstellung der Personalaufzeichnungen oder -maßnahmen aufbewahren. Wenn Sie weniger als 150 Mitarbeiter haben oder Ihr Vertrag weniger als 150.000 US-Dollar beträgt, müssen Sie die Aufzeichnungen nur ein Jahr lang aufbewahren.
Ein Applicant Tracking System (ATS) kann Ihnen dabei helfen, EEO-, Behinderten- und VETS-Daten mühelos zu sammeln und vertraulich zu speichern, um den OFCCP-Spezifikationen vom März 2014 zu entsprechen und OFCCP-Berichte und Bewerberflussprotokolle nach Bedarf einfach zu erstellen.
Erlauben Sie der OFCCP den Zugang zu Aufzeichnungen für Compliance-Untersuchungen und -Bewertungen
Wenn jemand eine Beschwerde gegen Ihr Unternehmen einreicht, müssen Sie der OFCCP den Zugang zu Ihrem Unternehmen für eine Vor-Ort-Untersuchung und Prüfung Ihrer Personalunterlagen und Einstellungspraktiken gewähren. Auch hier kann das richtige ATS Ihnen helfen, sich auf mögliche Untersuchungen oder Bewertungen vorzubereiten.
Entwickeln Sie ein Affirmative Action Program und nutzen Sie es als Leitfaden für die Rekrutierung
Bundesstaatliche Auftragnehmer und Unterauftragnehmer müssen Affirmative Action Programs (AAP) entwickeln und dokumentieren, die dazu beitragen, die Chancen für Minderheiten, Frauen, Menschen mit Behinderungen und Veteranen zu verbessern. Personalbeschaffer sollten den AAP des Unternehmens als Leitfaden für die Rekrutierungsbemühungen verwenden.
- Nutzen Sie Rekrutierungsquellen, die Ihnen helfen, Frauen und Minderheiten zu erreichen.
- Senden Sie Briefe an identifizierte Rekrutierungsquellen über offene Stellen.
- Führen Sie eine Selbstprüfung durch, bevor oder kurz nachdem Sie eine Einstellungsentscheidung treffen, um diese zu bewerten.
- Hatten Sie eine vielfältige Auswahl an Bewerbern, die Frauen und Minderheiten einschloss?
- Welche Qualifikationen hatten sie und wie sind sie im Vergleich zu anderen Bewerbern oder der Person, die Sie eingestellt haben?
- Bewahren Sie Aufzeichnungen über Ihre Selbstüberprüfung auf und dokumentieren Sie die Ergebnisse und ergreifen Sie alle erforderlichen Korrekturmaßnahmen.
Sind Sie bereit für OFCCP?
Ein Vertrag mit der Bundesregierung kann eine entscheidende Chance für Ihr Unternehmen sein. Schützen Sie diese Chance, indem Sie sich mit den OFCCP-Regeln und -Bestimmungen vertraut machen und noch heute Schritte zur Einhaltung der Vorschriften unternehmen.
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