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FMLA-Fehler können kostspielig sein

Seit 1993 bieten Unternehmer und Personalverantwortliche geschützten Urlaub unter dem Family Medical Leave Act (FMLA).

Obwohl es FMLA schon seit über 20 Jahren gibt, machen viele Fach- und Führungskräfte immer noch Fehler, die ihre Unternehmen dem Risiko von Verstößen und Geldstrafen durch das Arbeitsministerium aussetzen.

Kürzlich wurde ein Arbeitgeber zu einer Strafe von 200.000 Euro verurteilt, weil er einen Mitarbeiter während des FMLA-Urlaubs unberechtigterweise entlassen hatte.

Leider nehmen die Fälle von FMLA-Verstößen zu und nicht ab. Dieser Artikel behandelt einige der häufigsten Fehler, damit Arbeitgeber diese vermeiden können.

Nicht eine FMLA-Policy aufstellen

FMLA erlaubt es Arbeitgebern, bestimmte Richtlinien rund um den FMLA-Urlaub festzulegen. Eine dieser Definitionen, die Arbeitgeber festlegen können, ist der 12-monatige FMLA-Urlaub.

Angestellte können bis zu 12 Wochen FMLA-Urlaub in einem Zeitraum von 12 Monaten nehmen. Der Arbeitgeber kann jedoch definieren, ob diese Zeit in einem Kalenderjahr liegt, oder ob es sich um rollierende 12 Monate rückwärts von den aktuellen Tagen handelt.

Beantragt ein Mitarbeiter zum Beispiel heute FMLA-Urlaub, dann würde sich die verfügbare Zeit danach richten, wie viel Zeit er in den vergangenen 12 Monaten verbraucht hat.

Schließlich können Arbeitgeber einen rollierenden 12-Monats-Zeitraum ab dem ersten Tag des FMLA-Urlaubs verwenden, der in 12 Monaten oder einem Geschäftsjahr zurückgesetzt wird. Dies ist wichtig, denn wenn ein Arbeitgeber die Methode der 12-Monats-Berechnung für FMLA nicht definiert, werden die Mitarbeiter in der Regel eine Kalendermethode wählen.

Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter technisch gesehen die letzten 12 Wochen des Kalenderjahres und die ersten 12 Wochen des neuen Kalenderjahres frei nehmen kann. Sofern der Arbeitgeber nicht bereits die FMLA-Methode für den 12-Monats-Zeitraum definiert und den Mitarbeitern mitgeteilt hat, können die Mitarbeiter diesen Weg wählen, um Urlaub zu nehmen.

Ein weiteres Beispiel für FMLA-Richtlinien ist die Frage, ob Mitarbeiter bezahlten Urlaub für FMLA-Urlaub nehmen müssen oder nicht. FMLA erlaubt es Arbeitgebern, bezahlten Urlaub als Teil des FMLA-Urlaubs zu verlangen. Allerdings muss der Arbeitgeber diese Richtlinie einheitlich anwenden und sollte die Mitarbeiter darüber informieren.

Mitarbeiter nicht über FMLA-Rechte informieren

Leider gehen viele Arbeitgeber davon aus, dass die Mitarbeiter ihre Rechte unter FMLA bereits verstehen oder kennen.

Allerdings sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Mitarbeiter auf zwei verschiedene Arten über ihre FMLA-Urlaubsrechte zu informieren. Zum einen muss der Arbeitgeber die FMLA-Rechte für die Mitarbeiter aushängen. Dies kann elektronisch in einem Employee-Self-Service-Portal wie dem von SwipeClock geschehen oder es kann physisch am Geschäftssitz des Arbeitgebers ausgehängt werden.

Zweitens muss der Arbeitgeber neue Mitarbeiter bei der Einstellung über die FMLA-Rechte informieren. Der Hinweis kann in einem Mitarbeiterhandbuch, auf einem Formular oder auch in elektronischer Form erfolgen. Die Mitarbeiter werden nicht automatisch wissen, ob ein Arbeitgeber ein „covered employer“ unter FMLA ist oder was der Mitarbeiter tun muss, um sich zu qualifizieren.

Deshalb ist es wichtig, dass Arbeitgeber diese Informationen den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Nichtverwendung von FMLA-Formularen

Neben der Benachrichtigung der Mitarbeiter sollten Arbeitgeber FMLA-Formulare für die Beurlaubung von Mitarbeitern verwenden.

Dies hilft sicherzustellen, dass Arbeitgeber die FMLA-Regeln befolgen und wenn der Arbeitgeber irgendeine Art von medizinischem Nachweis für den Urlaub des Mitarbeiters verlangt, stellt die Verwendung der offiziellen Formulare sicher, dass der Arbeitgeber nicht nach Informationen fragt, die unter FMLA verboten sind.

Fehlende Bestätigung, wann Mitarbeiter FMLA-berechtigt werden

Mitarbeiter haben Anspruch auf FMLA-Urlaub, wenn sie in den letzten 7 Jahren insgesamt 12 Monate und in den letzten 12 Monaten 1.250 Stunden für den Arbeitgeber gearbeitet haben.

Das bedeutet, dass wieder eingestellte Mitarbeiter bereits kurz nach der Wiedereinstellung FMLA-berechtigt sein können. Im Wesentlichen würde ein wieder eingestellter Vollzeitmitarbeiter (der in den letzten 12 Monaten nicht für denselben Arbeitgeber gearbeitet hat) in der 32. Woche anspruchsberechtigt werden.

Wenn der Arbeitnehmer in den letzten 12 Monaten für denselben Arbeitgeber gearbeitet hat, dann würden diese Stunden auf die 1.250 erforderlichen Stunden für die Anspruchsberechtigung angerechnet. Arbeitgeber können zunächst die Mindestanzahl der erforderlichen Monate beim Arbeitgeber nachverfolgen, dann sollten sie die in diesem Zeitraum geleisteten Stunden überprüfen und bei Bedarf die restlichen für den FMLA-Urlaub erforderlichen Stunden nachverfolgen.

Schweigende Manager, die es versäumen, die Personalabteilung über den Urlaub eines Mitarbeiters zu informieren

Zu oft versäumen es die Manager in einem Unternehmen, die Personalabteilung zu informieren, wenn ein Mitarbeiter eine Auszeit beantragt, die für einen FMLA-Urlaub genutzt werden könnte.

Dies ist ein Problem, weil FMLA-Urlaub nicht rückdatiert werden kann. Das bedeutet, dass Mitarbeiter mehr als 12 Wochen FMLA-Urlaub erhalten. Mitarbeiter, die FMLA-Urlaub nehmen, müssen innerhalb von 5 Tagen nach dem ersten FMLA-Tag über ihre FMLA-Rechte informiert werden. Gleichzeitig müssen sie auch einen Hinweis auf die Rechte und Pflichten abgeben.

Zusätzlich ist auch eine Benennungsmitteilung innerhalb von 5 Tagen nach dem Urlaub erforderlich. Das Versäumnis, Mitarbeiter angemessen über die Inanspruchnahme von FMLA zu informieren, hat zu massiven Bußgeldern und Strafen für Arbeitgeber geführt.

Ungeschulte Manager, die die FMLA-Rechte nicht verstehen oder den Urlaub nicht anerkennen

Zu oft sind Manager nicht gut genug über FMLA geschult, um einen FMLA-Urlaub zu erkennen oder den Schutz zu verstehen, den Mitarbeiter durch das Gesetz erhalten. Denken Sie daran, dass ein Mitarbeiter sich nicht speziell auf FMLA berufen muss, um sich für einen Urlaub zu qualifizieren.

Die Gerichte haben entschieden, dass, wenn ein Arbeitnehmer dem Arbeitgeber genügend Informationen zur Verfügung stellt, damit der Arbeitgeber weiß, dass der Urlaub von FMLA abgedeckt sein sollte, dass der Arbeitgeber sich an das FMLA-Gesetz halten muss.

Das bedeutet, dass, wenn ein Mitarbeiter einen ernsthaften Gesundheitszustand erwähnt und ein Manager den Urlaub nicht als FMLA-qualifiziert anerkennt, der Arbeitgeber als nicht konform befunden werden kann. Dies könnte so einfach sein wie ein Mitarbeiter, der eine Auszeit von der Arbeit nimmt, um sich um einen Elternteil zu kümmern, der über Nacht im Krankenhaus bleiben musste.

Ein weiterer Aspekt von ungeschulten Managern ist, dass Mitarbeiter möglicherweise Konsequenzen aus der Inanspruchnahme von FMLA-Urlaub ziehen, weil Vorgesetzte oder Geschäftsführer nicht wissen, dass FMLA-Zeit geschützt ist oder nicht wissen, dass bestimmte Abwesenheiten unter FMLA abgedeckt sind.

Arbeitgeber, die Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter wegen Abwesenheiten ergreifen, die als FMLA-Abwesenheiten gezählt werden sollten, werden als nicht konform eingestuft und müssen mit Strafen und Bußgeldern rechnen.

Urlaub verweigern und dann nachteilige Maßnahmen ergreifen

Obwohl Arbeitgeber FMLA-Urlaub für nicht qualifizierte Ereignisse oder für Mitarbeiter, die nicht unter den Schutz fallen, verweigern können, kann es ein großer Fehler sein, Urlaub zu verweigern und dann sofort nachteilige Maßnahmen gegen den Mitarbeiter zu ergreifen.

Während nachteilige Maßnahmen vielleicht schon in Arbeit waren und völlig gerechtfertigt sind, könnte der Mitarbeiter den Antrag auf FMLA-Urlaub als Grund für die nachteiligen Maßnahmen ansehen.

Damit könnte sich der Arbeitgeber einer erhöhten Haftung nach dem FMLA-Gesetz aussetzen. Die Gerichte sind in letzter Zeit sehr empfindlich gegenüber Vergeltungsfällen.

Zu wenig FMLA-Abdeckung

Manche Arbeitgeber glauben fälschlicherweise, dass FMLA-Urlaub sich nur auf arbeitsbezogene Bedingungen bezieht. Dies ist ein großes Missverständnis. Mitarbeiter können nicht nur für sich selbst Urlaub nehmen, sondern auch für qualifizierte Familienmitglieder, Eltern, Kinder und Ehepartner.

Außerdem können Mitarbeiter Urlaub für einen ernsthaften Gesundheitszustand nehmen, der mit der Arbeit zusammenhängt, aber auch für etwas, das nicht mit ihrer Arbeit zusammenhängt. Dazu kann eine körperliche oder psychische Erkrankung gehören, die sich qualifiziert.

In einigen Fällen sollten Arbeitgeber sogar FMLA-Urlaub aus Situationen gewähren, die durch Naturkatastrophen entstanden sind. Ein ernsthafter Gesundheitszustand ist jeder Zustand, der eine stationäre Behandlung in einem Krankenhaus, Hospiz oder eine kontinuierliche medizinische Behandlung erfordert.

Zuviel FMLA-Abdeckung

Arbeitgeber machen manchmal den Fehler, eine zu breite FMLA-Abdeckung zu gewähren. Dies kann besonders in Staaten wie Colorado oder Kalifornien passieren, die individuelle FMLA-Gesetze haben, die sich mit dem Federal FMLA überschneiden.

Andere Staaten mit individuellen FMLA-Gesetzen sind Connecticut, Maryland, Minnesota, New Jersey, New York, Rhode Island, Tennessee, Washington D.C., Wisconsin und Vermont.

Zum Beispiel erweitern viele Staaten den FMLA-Schutz auf Schwiegereltern, Lebenspartner, Geschwister oder Großeltern. Während Ihr Unternehmen Urlaub für diese Situationen zur Verfügung stellen kann, oder gemäß dem staatlichen Gesetz dazu verpflichtet ist, zählt dies nicht als FMLA-Urlaub auf Bundesebene.

Arbeitgeber, die Urlaub für diese Beziehungen oder für erweiterte Gründe zählen und dann echten FMLA-Urlaub verweigern, sind nicht FMLA-konform und werden in einem Rechtsstreit haftbar gemacht werden. Im besten Fall müssen Arbeitgeber Mitarbeitern, die einen rechtmäßigen FMLA-Urlaub beantragen, nachdem sie einen „erweiterten“ FMLA-Urlaub erhalten haben, mehr Urlaub gewähren, als möglicherweise beabsichtigt war.

Nicht genaue Aufzeichnungen über den FMLA-Urlaub führen

Leider verlangt FMLA, wie viele andere Arbeitsgesetze, dass der Arbeitgeber detaillierte Aufzeichnungen führt oder er riskiert Konsequenzen bei Nichteinhaltung.

Arbeitgeber, die keine genauen Aufzeichnungen über den Urlaub führen, gewähren ihren Mitarbeitern möglicherweise mehr Urlaub als vorgesehen.

Dies könnte zum Beispiel passieren, wenn Mitarbeiter Krankheitsurlaub nehmen, der als FMLA-Urlaub gezählt werden könnte. FMLA-Urlaub kann gleichzeitig mit anderen Abwesenheiten, Urlauben und sogar staatlich vorgesehenen Urlauben laufen.

Wenn Arbeitgeber den FMLA-Urlaub nicht genau zählen, dann könnte es zu einer ungleichen Verteilung des Urlaubs unter den Mitarbeitern kommen.

Dies könnte den Arbeitgeber für eine diskriminierende Klage offen lassen, wenn einige Mitarbeiter versehentlich mehr Urlaub erhalten als andere Mitarbeiter. Es könnte auch bedeuten, dass Abwesenheiten, die FMLA-Urlaub sein sollten, nicht als FMLA-Urlaub gezählt werden und dass der Mitarbeiter wegen dieser Abwesenheiten bestraft oder von Beförderungen zurückgehalten wird.

Dies ist ein direkter Verstoß gegen die FMLA-Schutzbestimmungen.

Arbeitgeber sollten FMLA-Aufzeichnungen für mindestens 3 Jahre aufbewahren. Diese Aufzeichnungen sollten getrennt von den Personalakten aufbewahrt werden.

Sie sollten eine Kopie der Mitteilung an die Mitarbeiter, einen Nachweis über alle Prämienzahlungen für Mitarbeiterleistungen, eine Dokumentation über alle FMLA-Streitigkeiten, Bescheinigungen, Rezertifizierungen und medizinische Aufzeichnungen sowie alle Mitteilungen des Mitarbeiters an den Arbeitgeber über FMLA-Urlaub enthalten

Ungenaue medizinische Bescheinigungen und fehlende Stellenbeschreibungen

Arbeitgeber sollten die Stellenbeschreibung des Mitarbeiters der Mitteilung über die Bezeichnung beifügen. Dies ermöglicht es dem Gesundheitsdienstleister, die Aufgaben des Mitarbeiters zu verstehen und den Mitarbeiter korrekt für die Arbeit freizugeben.

Wenn die Stellenbeschreibung oder die Aufgaben des Arbeitnehmers nicht der Benennungsmitteilung beigefügt sind, kann sich der Gesundheitsdienstleister darauf verlassen, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit beschreibt und ihn fälschlicherweise für die Arbeit freigeben, wenn er nicht bereit ist.

Außerdem glauben manche Arbeitgeber fälschlicherweise, dass nur ein Arzt eine Arbeitsfähigkeitsbescheinigung ausstellen kann. Tatsächlich kann jeder Gesundheitsdienstleister einen Mitarbeiter für die Arbeit freigeben. Dazu gehören klinische Psychologen, Krankenpfleger, Arzthelferinnen und in manchen Situationen sogar Chiropraktiker.

Nicht verstehen ADA oder wie leichte Arbeit als FMLA-Urlaub passt

FMLA-Urlaub erlaubt intermittierenden FMLA-Urlaub. Dies könnte einen angepassten Arbeitsplan, Teilzeitarbeit oder angepasste Arbeitsaufgaben beinhalten.

Wenn ein Arbeitgeber jedoch einem Mitarbeiter erlaubt, einen intermittierenden Urlaub mit reduzierten Arbeitspflichten zu nehmen, muss er daran denken, dass ein intermittierender Urlaub optional ist. Mitarbeiter können immer noch die tatsächliche Urlaubszeit als FMLA-Urlaub beantragen.

Zusätzlich, nachdem ein Mitarbeiter alle 12 Wochen FMLA-Urlaub ausgeschöpft hat, müssen sich Mitarbeiter immer noch der ADA-Gesetze bewusst sein.

Der American with Disabilities Act (ADA) gilt in fast allen Fällen, in denen ein Mitarbeiter FMLA für eine eigene schwere Erkrankung in Anspruch nehmen würde. So können Mitarbeiter auch nach 12 Wochen Urlaub aufgrund ihrer Behinderung Anspruch auf zusätzliche Anpassungen haben und vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sein.

Nicht ordnungsgemäßer Umgang mit Leistungen während der Beurlaubung

Arbeitgeber müssen den Krankenversicherungsschutz der Mitarbeiter aufrechterhalten, während diese sich im FMLA Urlaub befinden. Sie können jedoch Beiträge vom Arbeitnehmer verlangen.

Wenn der Arbeitnehmer Beiträge zur Gesundheitsversorgung leisten muss, dies aber nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nicht tut, muss der Versicherungsschutz ohne Wartezeiten gewährt werden.

Außerdem müssen alle Leistungen, für die sich der Mitarbeiter vor der Beurlaubung qualifiziert hat, wie z. B. Betriebszugehörigkeit, perfekte Anwesenheit oder andere Leistungen, dem Mitarbeiter bei seiner Rückkehr an den Arbeitsplatz wieder gewährt werden.

Let SwipeClock Help

Allzu oft müssen Arbeitgeber nicht nur die FMLA-Gesetze, sondern auch die lokalen städtischen und staatlichen Gesetze zur Krankschreibung, zum Mindestlohn und zur Zeitplanung beachten.

Zusätzlich müssen diese Unternehmen auch die Bundesgesetze zu Überstunden, den Family Medical Leave Act und alle anderen nationalen oder lokalen Gesetze einhalten, die erlassen werden. SwipeClock bietet ein umfassendes Angebot an Personalmanagement- und Zeiterfassungstools, die Unternehmen helfen können, die lokalen und nationalen Gesetze leichter einzuhalten.

Unternehmen können durch die preisgekrönte HR-Software von SwipeClock Mitarbeiteraufzeichnungen und -anfragen leichter melden und verfolgen.

Aufzeichnungen werden mühelos über Jahre hinweg aufbewahrt und die Abgrenzung wird automatisch verfolgt und den Mitarbeitern gemäß den staatlichen und städtischen Gesetzen gemeldet. Zusätzlich können Unternehmen mit Geo-Timekeeping-Uhren mühelos die in bestimmten Städten geleistete Arbeitszeit nachverfolgen, um die Einhaltung der Gesetze zu gewährleisten.

Geschrieben von Annemaria Duran. Zuletzt aktualisiert am 26. September, 2017