Haben Sie schon einmal von den Begriffen „Proforma-Rechnung“ und „Rechnungsentwurf“ gehört, sind sich aber unsicher, was sie eigentlich bedeuten? Keine Sorge, diese beiden Rechnungstypen können durchaus für einige Verwirrung sorgen. In diesem Artikel erkläre ich, was Proforma- und Entwurfsrechnungen sind, wie sie verwendet werden, wie sie sich voneinander unterscheiden und wie man sie erstellt.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das an einen Kunden gesendet wird, bevor alle Details des Verkaufs abgeschlossen sind. Sie wird mit dem Vermerk „Proforma-Rechnung“ versehen, um sie von einer vollständigen Rechnung zu unterscheiden, hat aber normalerweise das gleiche Format wie eine vollständige Rechnung.
Eine Proforma-Rechnung wird anstelle einer vollständigen Rechnung an den Kunden geschickt, wenn der Kunde eine Zusage für den Kauf zeigt, aber die endgültigen Details noch nicht bestätigt wurden.
Sie unterscheidet sich von einem Angebot, da ein Angebot ausgestellt wird, wenn der Kunde eine Anfrage gestellt, sich aber noch nicht zu einem Kauf verpflichtet hat.
Was ist ein Rechnungsentwurf?
Ein Rechnungsentwurf ist genau so, wie er klingt, ein Entwurf. Es handelt sich um eine Rechnungsvorlage, die gespeichert wird, damit Sie später entweder Änderungen vornehmen oder sie in eine Proforma- oder Vollrechnung umwandeln können, um sie an den Kunden zu senden.
Eine Entwurfsrechnung ist kein offizielles Dokument, das an einen Kunden gesendet werden kann. Sie wird zum Beispiel erstellt, wenn ein Kunde sich zu einem Verkauf verpflichtet hat, sich aber noch mit Einzelheiten, wie der Anzahl der gekauften Produkte, bei Ihnen melden muss.
Wie unterscheiden sich eine Proforma-Rechnung und ein Rechnungsentwurf?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das an einen Kunden ausgestellt wird, während ein Rechnungsentwurf nicht an einen Kunden gesendet werden kann. Eine Proforma-Rechnung ist ein tatsächliches Dokument, während ein Rechnungsentwurf eine vorläufige Skizze des Verkaufs nur für Ihre Unterlagen ist.
Sie können sich einen Rechnungsentwurf als einen Verkauf „in Bearbeitung“ vorstellen, während eine Proforma-Rechnung ein Verkauf ist, der „darauf wartet, abgeschlossen zu werden“. Im Wesentlichen werden sie in verschiedenen Stadien des Verkaufsprozesses erstellt.
Beispiele, wann man Proforma- oder Entwurfsrechnungen verschickt
Ich werde einige nachvollziehbare Beispiele dafür geben, wann man eine Proforma-Rechnung ausstellt und wann man eine Entwurfsrechnung erstellt.
Beispiel 1 – Proforma-Rechnung
Sally ruft in einer Bäckerei an, um eine Geburtstagstorte für ihren Sohn zu kaufen. Sie sagt dem Bäcker, dass sie ein Bild von Spider-Man auf der Torte haben soll, aber sie muss das richtige Bild finden und es dem Bäcker schicken.
Der Bäcker stellt eine Proforma-Rechnung für die Torte aus, weist aber darauf hin, dass die Kosten je nach dem Bild, das auf die Torte kommen soll, leicht abweichen können.
Beispiel 2 – Rechnungsentwurf
Tom betreibt ein Bauunternehmen. Einer seiner Stammkunden, Andy, ruft ihn an, um sich zu vergewissern, dass er nächste Woche verfügbar ist, um einige Arbeiten zu erledigen. Tom bestätigt, dass er verfügbar ist, und Andy ruft ihn zurück, um die Einzelheiten zu besprechen.
Da Andy ein Stammkunde ist, kennt Tom bereits die Art der Arbeit, die erledigt werden soll, also beginnt er mit der Erstellung eines Rechnungsentwurfs, den er sofort an Sam schicken kann, wenn dieser zurückruft, um die Details zu bestätigen.
Erstellen von Proforma-Rechnungen und Rechnungsentwürfen mit einer Fakturierungssoftware
Die Verwendung einer Fakturierungssoftware kann Ihnen bei all Ihren Fakturierungsanforderungen helfen. Mit Debitoor können Sie Proforma-Rechnungen, Rechnungsentwürfe, fertige Rechnungen, Angebote und Buchhaltungsberichte erstellen.
Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie ein professionelles, individuelles Dokument, senden es an Ihren Kunden und lassen ihn über verschiedene Zahlungsmethoden bezahlen.
Vollständige Rechnungen und Proforma-Rechnungen erfordern spezifische Informationen wie die Daten Ihres Unternehmens, die Daten Ihres Kunden, das Rechnungsdatum, die verkauften Produkte oder Dienstleistungen, die Menge und den Preis, die Mehrwertsteuer (falls zutreffend), das Fälligkeitsdatum, die Zahlungsbedingungen (falls zutreffend) und die Summen.
Mit Debitoor können Sie Produkt- und Kundeninformationen speichern, so dass Sie die Informationen beim Erstellen eines Dokuments schnell auswählen können. Sie können auch Ihre Unternehmensdaten eingeben und Ihre Dokumente individuell anpassen, um sie einzigartig für Ihr Unternehmen zu machen. Debitoor stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen auf dem Dokument enthalten sind.
Hier ist ein Beispiel für eine Proforma-Rechnung, die mit der Debitoor Fakturierungssoftware erstellt wurde:
Mit Debitoor können Sie die Proforma-Rechnung an den Kunden senden und, sobald dieser den Verkauf bestätigt hat, eine vollständige Rechnung zur Zahlung ausstellen.
Sie können auch einfach einen Rechnungsentwurf für Ihre Unterlagen erstellen, der zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigt wird. Dazu müssen Sie nur eine neue Rechnung erstellen, die aktuellen Daten eingeben und dann auf „Speichern“ klicken. Dadurch wird sie in Ihrem Konto gespeichert, aber nicht an den Kunden gesendet.
Später können Sie die Informationen bearbeiten und in eine Proforma-Rechnung oder eine vollständige Rechnung umwandeln, um sie an Ihren Kunden zu senden.
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