Der Hauptzweck einer Rechnung ist es, einem Unternehmen und seinem Kunden einen Verkaufsbeleg zu liefern. Eine Rechnung erfüllt einen wichtigen Zweck in der Buchhaltung eines Kleinunternehmens: Rechnungen belegen die Verpflichtung eines Kunden, Sie für Ihre Leistungen zu bezahlen. Eine Rechnung bietet einen schriftlichen Nachweis über die Zahlungsvereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und seinem Kunden. Rechnungen legen Ihre Zahlungsbedingungen fest und ermöglichen es Ihnen, schneller für Ihre Dienstleistungen bezahlt zu werden.
Wie Sie Rechnungen erstellen und schneller bezahlt werden, erfahren Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Rechnungsstellung für kleine Unternehmen.
Diese Themen werden Ihnen helfen, den Zweck einer Rechnung für die Buchhaltung von kleinen Unternehmen besser zu verstehen:
Was ist der Zweck einer Rechnung?
Wofür wird eine Rechnung verwendet?
Warum brauchen Sie eine Rechnung?
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Bestellung?
Was ist der Zweck einer Rechnung?
Der grundlegendste Zweck einer Rechnung ist es, einen Verkaufsbeleg zu erstellen, damit ein Unternehmen von seinen Kunden bezahlt werden kann. Aber Rechnungen dienen auch anderen wichtigen Zwecken, von denen einige vielleicht nicht sofort offensichtlich sind. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Zwecke, denen Rechnungen dienen:
Buchhaltung
Rechnungen dokumentieren alle Verkäufe und sind daher hilfreich für die Buchhaltung. Rechnungen dokumentieren die finanzielle Entwicklung Ihres Unternehmens. Sie verfolgen alle Einnahmen, die durch Verkäufe in Ihr Unternehmen fließen, und können Ihnen helfen, Ihre Gewinne und Ihren Cashflow abzuschätzen.
Steueraufzeichnungen
Ihre Verkaufsrechnungen stellen eine Dokumentation dar, die dabei hilft, die Informationen zu bestätigen, die Sie jedes Jahr in Ihren Steuererklärungen aufführen. Die IRS empfiehlt, dass alle Kleinunternehmer tägliche Aufzeichnungen führen sollten, die ihre Geschäftstransaktionen zusammenfassen, einschließlich Rechnungen. Besuchen Sie die Website des IRS, um weitere Details zu den Empfehlungen zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu erfahren.
Rechtsschutz
Rechnungen helfen, kleine Unternehmen vor falschen Klagen zu schützen, da Rechnungen Details zu den Dienstleistungen, die Sie Ihren Kunden anbieten, und den Zeitplan, wann Sie die Arbeit abgeschlossen haben, enthalten. Eine Rechnung bietet auch eine Aufzeichnung des Betrags, den ein Kunde Ihnen für Ihre Dienstleistungen zu zahlen bereit ist, und unterschriebene Rechnungen können als rechtsverbindliche Vereinbarungen dienen.
Marketing
Aufzeichnungen Ihrer Rechnungen können Ihnen helfen, Strategien für die Vermarktung Ihres Unternehmens zu entwickeln. Sie können Ihre Rechnungen analysieren, um Spitzenzeiten zu identifizieren, zu denen Ihre Dienstleistungen am meisten gefragt sind, die beliebtesten und am wenigsten beliebten Dienstleistungen, die Sie anbieten, und andere Trends in Ihrem Geschäft. Sobald Sie diese Trends erkannt haben, können Sie auf Basis der Daten intelligente Marketingstrategien entwickeln, um Ihr Geschäft auszubauen.
Bestandsverfolgung
Wenn Ihr Unternehmen Inventar führt, können Verkaufsrechnungen Ihnen dabei helfen, zu verfolgen, wie viel Inventar Sie haben und vorherzusagen, wie viel Sie in Zukunft benötigen werden, basierend auf vergangenen Verkäufen. Es gibt Software, mit der Sie den Bestand automatisch auf der Grundlage Ihrer Rechnungen verfolgen können, oder Sie können ein eigenes manuelles Verfolgungssystem entwickeln.
Wofür wird eine Rechnung verwendet?
Eine Rechnung wird für die Erstellung einer Verkaufsvereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem Kunden verwendet. Für kleine Unternehmen werden Rechnungen verwendet, um pünktlich für die erbrachten Dienstleistungen bezahlt zu werden, indem dem Kunden ein Dokument ausgehändigt wird, das den geschuldeten Betrag, die Zahlungsbedingungen, das Fälligkeitsdatum der Rechnung und eine detaillierte Auflistung der erbrachten Dienstleistungen enthält.
Professionelle Rechnungen helfen Unternehmen, schneller für ihre Dienstleistungen bezahlt zu werden.
Warum brauchen Sie eine Rechnung?
Unternehmen müssen Rechnungen erstellen, um sicherzustellen, dass sie von ihren Kunden bezahlt werden. Rechnungen dienen als rechtlich durchsetzbare Vereinbarungen zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, da sie die erbrachten Leistungen und die geschuldete Zahlung dokumentieren.
Rechnungen helfen Unternehmen auch, ihre Umsätze zu verfolgen und ihre Finanzen zu verwalten. Rechnungen liefern wertvolle Daten darüber, wie sich Ihre Umsätze im Laufe der Zeit verändern und können Ihnen helfen, genaue Geschäftsprognosen zu erstellen. Rechnungen können Ihnen auch dabei helfen, die durchschnittliche Zeitspanne zu bestimmen, die Sie brauchen, um Zahlungen von Ihren Kunden zu erhalten, was Ihnen helfen kann, Ihren Cashflow zu verwalten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Bestellung?
Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Unternehmen an seine Kunden sendet, um die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen zu verlangen. Unternehmer erstellen Rechnungen in der Regel nach Abschluss eines Projekts, um die Arbeit zu dokumentieren und die Zahlung anzufordern.
Eine Bestellung unterscheidet sich von einer Rechnung: Eine Bestellung ist ein Dokument, das ein Käufer verwendet, um Waren oder Dienstleistungen von einem Unternehmen anzufordern. Bestellungen werden erstellt, bevor eine Rechnung ausgestellt wird, und sie definieren die Bedingungen für einen zukünftigen Verkauf.