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Wenn Sie jemals einen Job ausgeübt haben, haben Sie wahrscheinlich irgendeine Form von Employee Onboarding erlebt. Von dem Moment an, an dem Sie an Ihrem ersten Tag ein Büro betreten, gibt es eine Menge neuer Gesichter kennenzulernen, Prozesse zu erlernen und Technik einzurichten – ganz zu schweigen von der lästigen Aufgabe, einen Berg an anfänglichem Papierkram auszufüllen.

Aber was genau ist Employee Onboarding?

Nach Angaben der Society for Human Resources Development (SHRM) ist Employee Onboarding (auch bekannt als organisatorische Sozialisation) der „Prozess, der neuen Mitarbeitern dabei hilft, sich schnell und reibungslos an die sozialen und leistungsbezogenen Aspekte ihrer neuen Arbeit anzupassen und die Einstellungen, Kenntnisse, Fähigkeiten und Verhaltensweisen zu erlernen, die für ein effektives Funktionieren innerhalb einer Organisation erforderlich sind.“

Kurz gesagt, umfasst das Onboarding von Mitarbeitern die Prozesse, die Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter auf dem richtigen Fuß starten. Diese Prozesse können in zwei Kategorien unterteilt werden:

• Formales Onboarding umfasst die organisierten Aufgaben und Abläufe, die einem neuen Mitarbeiter helfen, sich an seine neue Position anzupassen. Im Rahmen des formellen Onboardings werden neue Mitarbeiter oft von bestehenden Mitarbeitern getrennt, um koordinierte Aktivitäten zur Orientierung, Einarbeitung und Sozialisierung zu erleben.
• Informelles Onboarding bezieht sich auf die ad hoc und halb-organisierten Aktivitäten, durch die ein neuer Mitarbeiter seinen neuen Job kennenlernt. Informelles Onboarding kann Job Shadowing und improvisiertes Einzelcoaching oder Treffen mit dem Management und neuen Kollegen beinhalten, sowie die Kleinigkeiten des Starts im Unternehmen, wie z.B. das Erhalten von Ausweisen und Ausrüstung.

Unabhängig davon, ob sich ein Unternehmen für formelles Onboarding, informelles Onboarding oder eine Mischung aus beidem entscheidet, ist es eine teure Aufgabe, neue Mitarbeiter auf den Weg zu bringen. Laut den Unternehmensberatern Mark Stein und Lilith Christiansen in ihrem Buch „Successful Onboarding“ geben Unternehmen bis zu 30 % des Jahresgehalts eines neuen Mitarbeiters während des Onboarding-Prozesses aus.

Auch wenn die Kosten für das Onboarding neuer Mitarbeiter entmutigend sein können, ist es gut investiertes Geld – ein zentralisierter, mit den richtigen Ressourcen ausgestatteter Prozess zur Begrüßung neuer Mitarbeiter kann die frühzeitige Fluktuation von bis zu einem von vier neuen Mitarbeitern verhindern. Und je schneller sich Ihre neuen Mitarbeiter willkommen fühlen und sich an ihre neue Rolle gewöhnen, desto schneller können sie einen wertvollen Beitrag zu Ihrem Unternehmen leisten.

Wie können große Unternehmen angesichts der hohen Kosten für das Onboarding neuer Mitarbeiter ein zeitkritisches Training für eine Vielzahl von Rollen erstellen und dieses an neue Mitarbeiter weitergeben, die sich möglicherweise an verschiedenen Orten im Land oder sogar auf der ganzen Welt befinden?

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Viele zukunftsorientierte Unternehmen haben damit begonnen, das Problem des kostengünstigen Onboardings in großem Umfang durch Video zu lösen.

Durch den Einsatz von Video konnten HR-Organisationen das Onboarding von Mitarbeitern auf folgende Weise verbessern:

• • Senkung der Kosten für Schulungsprogramme. Durch den Ersatz von Präsenzschulungen und kleineren Veranstaltungen durch Video konnten Unternehmen wie IBM und Microsoft allein bei Reise- und Übernachtungskosten Millionen von Dollar einsparen.
  • Verbessern Sie die Wissensspeicherung. Der Einsatz von Videos verbessert nachweislich die Fähigkeit von Menschen, sich an Konzepte und Details zu erinnern – mit Effekten, die sich im Laufe der Zeit sogar noch steigern. Darüber hinaus ermöglichen Unternehmensvideoplattformen die Suche in einer ganzen Bibliothek von Schulungsvideos sowie die Suche innerhalb jedes Videos nach jedem Wort, das gesprochen wurde oder auf dem Bildschirm erschien. Durch diese Suchfunktion erhalten die Mitarbeiter eine durchsuchbare Ressource, die es ihnen ermöglicht, die benötigten Informationen bei Bedarf zu finden.
  • Sicherstellung der Konsistenz von Schulungsmaterialien. Für größere Organisationen oder Unternehmen, die geografisch verstreut sind, kann es eine Herausforderung sein, mit mehreren Trainern eine konsistente Onboarding-Erfahrung für alle neuen Mitarbeiter zu bieten. Video löst dieses Problem, indem es sicherstellt, dass Unternehmen einen konsistenten, qualitativ hochwertigen Nachrichtenstandard beibehalten, unabhängig davon, wer die Schulung durchführt.
  • Helfen Sie Mitarbeitern, sich engagierter und verbundener zu fühlen. Der Aufbau von starken zwischenmenschlichen Netzwerken und Beziehungen ist einer der am meisten übersehenen Aspekte des Onboardings von Mitarbeitern. Videos können dazu beitragen, die Reichweite Ihrer Onboarding-Programme weltweit zu erhöhen, indem sie Unternehmen und Teams vorstellen und Ihren neuen Mitarbeitern helfen, den Namen, die sie in ihren Firmenverzeichnissen und E-Mail-Postfächern sehen, Gesichter und Persönlichkeiten zuzuordnen.