Ihr neuer Mitarbeiter fängt bald an – das ist spannend! Ihr Team hat viel Mühe darauf verwendet, den besten Kandidaten einzustellen, also müssen Sie sicherstellen, dass er lange in Ihrem Unternehmen bleibt und sich gut entwickelt. Der erste Schritt, um dies zu erreichen, ist ein effektiver Onboarding-Prozess, der ihnen hilft, sich an ihrem neuen Arbeitsplatz wohl zu fühlen und schnell produktiv zu werden.
Was ist Mitarbeiter-Onboarding?
Onboarding von neuen Mitarbeitern ist der Prozess, den Unternehmen durchlaufen, um sie am Arbeitsplatz willkommen zu heißen und zu integrieren. Schon diese Definition legt nahe, dass der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess weit über den ersten Tag eines neuen Mitarbeiters hinausgeht – er dauert an, bis er sich vollständig an seine Rolle und sein Team gewöhnt hat.
Und das ist der Hauptunterschied zwischen Onboarding und Orientierung. Die Definition von Onboarding bezieht sich auf alle Maßnahmen, die neuen Mitarbeitern dabei helfen, zu verstehen, wie die Dinge in ihrer neuen Arbeitsumgebung funktionieren, sich mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und sich in ihrem Team willkommen und wertgeschätzt zu fühlen.
Orientierung hingegen ist der erste Schritt des Onboardings. Hier lernen neue Mitarbeiter die Grundlagen ihrer Umgebung kennen: Sie machen sich zum Beispiel mit dem Bürogebäude und den Unternehmensrichtlinien vertraut, verstehen ihre neuen Aufgaben und werden ihren Kollegen vorgestellt.
Warum ist Onboarding wichtig?
Erinnern Sie sich an Ihren ersten Tag in einem beliebigen Job – wahrscheinlich waren Sie aufgeregt, aber auch nervös. Wenn Sie nicht genügend Aufmerksamkeit und Anleitung erhalten, kann das schlecht für Ihre Stimmung oder Ihre Motivation sein, sich in Ihrer neuen Funktion zurechtzufinden.
Das mag einer der Gründe dafür sein, dass mehr als 25 % der neu eingestellten Mitarbeiter ihren Job nach den ersten drei Monaten kündigen. Und das ist ein großer Verlust für ein Unternehmen, das einen kostspieligen Einstellungsprozess wiederholen muss, um so schnell einen Ersatz zu finden – ganz zu schweigen von den Ressourcen, die ausgegeben werden, um den neuen Mitarbeiter während seiner Zeit im Unternehmen zu schulen oder zu entschädigen.
Das effektive Onboarding neuer Mitarbeiter kann also die Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen verbessern.
Ein weiterer Vorteil einer guten Onboarding-Politik ist, dass neue Mitarbeiter schneller ihre volle Produktivität erreichen. Wenn sie keine adäquate Hilfe von der Personalabteilung oder ihrem Vorgesetzten erhalten und versuchen, alles auf eigene Faust zu verstehen, verliert Ihr Unternehmen potenzielle Einnahmen, die dieser Mitarbeiter sonst bringen würde. Wenn neue Mitarbeiter einen gut durchdachten Onboarding-Prozess durchlaufen, werden sie sich schneller in ihre Rolle einleben und anfangen, Wert für ihr Team zu produzieren.
Und ein effektiver Prozess ist sogar noch wichtiger, wenn Sie Remote-Mitarbeiter (die aufgrund der Entfernung zusätzliche Schwierigkeiten haben, sich mit ihren Kollegen zu verbinden) oder Praktikanten und Hochschulabsolventen (die neu in Ihrem Unternehmen und auch in der Arbeitswelt sind) onboarden.
Schritte des Onboarding-Prozesses
Bei der Gestaltung des Onboarding-Prozesses gibt es viele Dinge, die Sie tun können, um neuen Mitarbeitern zu helfen, wie z.B. ihnen ein Willkommenspaket mit Firmengeschenken zu schicken, ein gemeinsames Mittag- oder Abendessen mit Kollegen zu organisieren oder eine Präsentation vorzubereiten.
Kommunizieren Sie regelmäßig mit den neuen Mitarbeitern
Wenn der Starttermin Ihres neuen Mitarbeiters noch mehr als zwei Wochen entfernt ist, stellen Sie sicher, dass Sie weiterhin mit ihm kommunizieren und ihm zeigen, dass Sie sich darauf freuen, ihn an Bord zu haben. Sie können ein Willkommenspaket mit Firmengeschenken vorbereiten oder das Mitarbeiterhandbuch im Voraus schicken. Sie können auch den zukünftigen Manager des neuen Mitarbeiters bitten, eine E-Mail zur Begrüßung seines neuen Teammitglieds zu schicken.
Planen Sie die erste Woche des neuen Mitarbeiters
Wenn der neue Mitarbeiter zum ersten Mal zur Arbeit kommt, wird er unsicher sein, wie sein Tag aussehen wird. Es liegt an Ihnen, ihnen zu zeigen, dass Sie voll und ganz darauf vorbereitet sind, sie angemessen zu empfangen. Bereiten Sie also einen Plan für die ersten Tage im Job vor und haken Sie alle wichtigen Punkte ab (wie z.B. das Einrichten des Arbeitsplatzes oder das Informieren der Mitarbeiter an der Rezeption über die Ankunft des neuen Mitarbeiters).
Begrüßen Sie ihn mit offenen Armen
Sein Sie enthusiastisch, freundlich und positiv. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter einen Rundgang durch das Unternehmen und stellen Sie ihn zuerst den Kollegen an den benachbarten Arbeitsplätzen vor. Planen Sie ein gemeinsames Mittagessen, damit sie die anderen in ihrem Team kennenlernen können, und sorgen Sie dafür, dass sich ihr Vorgesetzter während dieser entscheidenden ersten Woche regelmäßig mit ihnen trifft. Es wäre sinnvoll, dem neuen Mitarbeiter eine Checkliste oder einen Zeitplan mit allen Onboarding-Aktivitäten zu geben, die Sie geplant haben.
Keep it up
Der Onboarding-Prozess endet nicht, wenn die erste Woche vorbei ist. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr neuer Mitarbeiter fast von Anfang an genug einfache, aber sinnvolle Aufgaben hat. Ihr Vorgesetzter sollte einen Plan haben, um diese Arbeit zuzuweisen und auch die reibungslose Integration in das Team zu unterstützen. Sprechen Sie sowohl mit dem neuen Mitarbeiter als auch mit seinem Vorgesetzten nach zwei Wochen und am Ende des ersten Monats und geben Sie ihnen jede Unterstützung, die sie benötigen.
Ein gut durchdachtes Onboarding-Programm – das diese vier Schritte berücksichtigt – kann den Unterschied in der erfolgreichen Mitarbeiterbindung und dem Engagement ausmachen. Es ist sowohl für die Mitarbeiterbindung als auch für das Engagement unerlässlich, dass neue Mitarbeiter von Anfang an wissen, dass Ihr Unternehmen sie wertschätzt.