Ob es sich um eine Kapitalgesellschaft, einen Verein oder eine Personengesellschaft handelt, Satzungen sind das wichtigste juristische Dokument jeder Organisation.
Was sind Satzungen?
Satzungen umreißen schriftlich die alltäglichen Regeln für Ihre Organisation und bieten umfassende Richtlinien, damit alles reibungslos läuft.
Wenn jemand sehen möchte, wie Sie organisiert sind oder welche genauen Aufgaben Ihre Organisation von ihrem Vorstand erwartet, schaut er sich am besten eine Kopie Ihrer Satzung an.
Da sie die Struktur einer Organisation umreißt, sollte die Satzung für jede Situation angepasst werden.
Bylaws vs. Articles of Incorporation
Viele Geschäftsleute verwechseln die Bylaws einer Organisation mit den Articles of Incorporation.
Im Gegensatz zu den Bylaws, die Themen wie die Wahl des Board of Directors und/oder der Officers, die Durchführung von Meetings und die Arten und Pflichten der Officers abdecken, geben die Articles of Incorporation die Grundzüge des Unternehmens an.
Die Gründungsurkunde enthält im Allgemeinen Informationen wie den Namen der Person, die die Gesellschaft organisiert, die Anzahl der Aktien, die die Gesellschaft ausgeben kann, falls zutreffend, die Namen des Vorstands der Gesellschaft und den Sitz der Gesellschaft. Wie die Satzung variiert die Gründungsurkunde von Unternehmen zu Unternehmen, aber sie geht nicht ins Detail über den Betrieb oder die Struktur des Unternehmens, die von der Satzung des Unternehmens gehandhabt wird.
Die Gründungsurkunde wird beim Staat eingereicht und kostet Geld, um sie zu ändern; die Satzung kann ohne Kosten durch eine Abstimmung des Vorstands geändert werden.
Was steht in der Satzung?
Jeder Satz von Satzungen ist spezifisch für jede Organisation, aber die grundlegenden Bestandteile von Satzungen sind wie folgt:
- Name, Zweck und Sitz der Organisation
- Mitglieder
- Vorstand
- Ausschüsse
- Beauftragte
- Sitzungen
- Interessenkonflikte
- Satzungsänderungen
Name, Zweck und Ort
Wie lautet der Name Ihrer Organisation? Dies sollte in der Satzung festgehalten werden, ebenso wie der Zweck Ihrer Organisation. Fragen Sie sich: „Was ist der Grund für die Existenz Ihrer Organisation?“ Schließlich sollten Sie genau angeben, wo sich Ihr(e) Büro(s) befinden.
Mitglieder
In diesem Abschnitt sollten die verschiedenen Aspekte der Mitgliedschaft aufgeführt werden, einschließlich der verschiedenen Arten von Mitgliedern, des Auswahlverfahrens für Mitglieder, der Stimmrechte der Mitglieder und der Verfahren für die Disziplinierung und/oder den Ausschluss von Mitgliedern. Wenn es keine Mitglieder gibt, geben Sie dies in diesem Abschnitt an.
Vorstand
Der Vorstand ist das wichtigste Leitungsorgan einer Organisation. In diesem Abschnitt sollte die Zusammensetzung des Vorstands erörtert werden, die eine bestimmte Anzahl von Direktoren oder eine maximale oder minimale Anzahl von Direktoren sein kann. Außerdem sollte erörtert werden, wie freie Stellen besetzt werden, ob sie vom Vorstand selbst oder von den Mitgliedern besetzt werden. Schließlich sollte die Satzung die Qualifikationen für die Ausübung des Amtes eines Vorstandsmitglieds, die Pflichten der Vorstandsmitglieder, die Dauer der Amtszeit eines Vorstandsmitglieds und die möglichen Klassen, in denen sie gewählt werden, festlegen.
Ausschüsse
In diesem Abschnitt sind alle besonderen Ausschüsse aufzuführen, einschließlich ihrer Bildung, ihrer Ernennung und ihrer spezifischen Aufgaben. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des „Exekutivkomitees“, das normalerweise Empfehlungen an den Vorstand ausspricht, sollten ebenfalls besprochen werden. Einige übliche Ausschüsse in einer Organisation sind ein Prüfungsausschuss, ein Mitgliedschaftsausschuss und ein Nominierungsausschuss.
Offiziere
Offiziere sind Mitglieder des Vorstands, die bestimmte Funktionen im Vorstand ausüben (d.h. der Präsident, der Vizepräsident, der Sekretär und der Schatzmeister). In diesem Abschnitt sollte erörtert werden, wie die Amtsträger ausgewählt werden, sowie die Pflichten, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der einzelnen Amtsträger. In der Satzung werden auch die Verfahren zur Abberufung eines Amtsträgers und zur Besetzung vakanter Ämter festgelegt. Normalerweise wird in diesem Abschnitt ein Nominierungsausschuss beschrieben, der dem Vorstand Nominierungen vorschlägt. Die Dauer der Amtszeit der Amtsträger wird ebenfalls in diesem Teil der Satzung festgelegt.
Sitzungen
Alle jährlichen, regelmäßigen oder besonderen Sitzungen müssen in der Satzung besprochen werden. Dazu gehören die Zeit und der Ort der Sitzungen, die Anforderungen für die Benachrichtigung des Vorstands, der Ausschüsse und/oder der Mitglieder, die Anwesenheitsbestimmungen und vor allem, wie viele Vorstandsmitglieder für eine beschlussfähige Mehrheit benötigt werden (die Anzahl der Direktoren, die benötigt werden, um über die anstehenden Fragen abzustimmen).
Interessenkonflikte
Es ist wichtig, dass eine Organisation eine Bestimmung über Interessenkonflikte in ihrer Satzung hat. Dies schützt sie vor IRS-Strafen, die eintreten können, wenn die IRS feststellt, dass die Organisation unlautere Vorteile an Direktoren, Mitglieder oder andere gewährt. Einem Vorstandsmitglied sollte es beispielsweise nicht erlaubt sein, über eine Angelegenheit abzustimmen, an der es ein direktes finanzielles Interesse hat. Wenn ein Konflikt auftreten kann, sollte das Vorstandsmitglied diesen Konflikt sofort offenlegen, um von der Abstimmung ausgeschlossen zu werden.
Satzungsänderungen
Die Satzung sollte spezifische Regeln enthalten, wie sie geändert werden kann. Sie sollte auch festlegen, wer Änderungen vorschlagen kann und wie über diese Änderungen abgestimmt wird. Es ist wichtig, dass die Satzung aktuell ist und die Organisation und ihre Mitglieder korrekt repräsentiert. Daher sollte die Satzung alle fünf Jahre überarbeitet werden, um auf dem neuesten Stand der Regeln und Vorschriften zu bleiben.
Jedes Mitglied, jeder Vorstand und jeder leitende Angestellte sollte ein Exemplar der Satzung erhalten und ermutigt werden, sie zu lesen und zu verstehen. Für weitere Informationen über die Gestaltung der individuellen Statuten Ihrer Organisation wenden Sie sich an Ihren Anwalt.