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Die Eisenhower- oder Zeitmanagement-Matrix verbessert die Produktivität, indem sie Ihnen beibringt, wie Sie besser Prioritäten setzen können. Diese Technik hilft Ihnen zu lernen, welche Aktivitäten Ihre Zeit und Mühe wert sind und welche nicht.

Und in einer Welt, in der wir alle hetzen, um mit unseren Zeitplänen Schritt zu halten, ist dies eine unbezahlbare Fähigkeit.

Hier finden Sie eine Erklärung, was die Zeitmanagement-Matrix ist, wie man sie anwendet und wie man in Quadranten denkt.

Was ist die Zeitmanagement-Matrix?

Die Zeitmanagement-Matrix, auch bekannt als Eisenhower-Matrix, ist eine Methode, die darauf abzielt, wie Sie Ihre Aufgaben besser priorisieren. Sie lernen, Ihre wichtigsten Prioritäten zu erkennen und zwischen denen zu unterscheiden, die eine langfristige Auswirkung haben, und denen, die keine haben.

In der Praxis sieht die Zeitmanagement-Matrix so aus:

Die Matrix dient als Werkzeug zur Priorisierung und nicht zur Terminplanung. Sie werden hier also keine Zeitpläne oder Fristen sehen. So funktioniert das Raster als Zeitmanagement-Tool, ohne Zeitangaben oder Kalender.

Die Elemente der Eisenhower-Matrix – erklärt

Was sind die vier Zeitquadranten?

Bei der Zeitmanagement-Matrix sortieren Sie die Aufgaben aus Ihrer To-Do-Liste in vier Gruppen. Diese Gruppen werden Quadranten genannt, weil sie in einem Raster angeordnet sind. Wir haben:

• Der 1. Quadrant – wichtige dringende Aufgaben
• Der 2. Quadrant – wichtige nicht dringende Aufgaben
• Der 3. Quadrant – unwichtige dringende Aufgaben
• Der 4. Quadrant – unwichtige nicht dringende Aufgaben

Für manche ist das Sortieren der Aufgaben einfach und vielleicht von Anfang an offensichtlich. Oftmals werden diese vier Quadranten jedoch verwechselt oder es fällt schwer zu unterscheiden, wo eine Aufgabe hingehört. Außerdem sind die Prioritäten von Person zu Person unterschiedlich. Während für A die Karriere entscheidend ist, könnte für B die Gründung einer Familie wichtiger sein.

Um die Regeln der Matrix richtig anzuwenden und die Gefahr von Fehlern zu minimieren, empfehlen wir dringend, den folgenden Abschnitt zu lesen.

Der Unterschied zwischen WICHTIG und DRINGEND

„Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig.“

– Dwight D. Eisenhower

Wenn Sie einmal gelernt haben, die oben genannte Unterscheidung zu treffen, wird die gesamte Matrix ein Kinderspiel sein.

Dringende Aufgaben müssen so schnell wie möglich erledigt werden. Sie sind zeitkritisch und manchmal stressig, da sie unsere sofortige Aufmerksamkeit benötigen.

Denken Sie an das Lernen für eine Prüfung, die Sie vergessen haben, oder daran, einen verletzten Freund ins Krankenhaus zu bringen.

Wichtige Aufgaben hingegen erlauben Ihnen, einen Schritt zurückzutreten, Ihre Situation zu analysieren und Ihren nächsten Schritt zu planen. Sie sind nicht zeitkritisch, also gibt es keinen Druck, der Ihr Urteilsvermögen beeinflusst.

Wichtige Aufgaben sind solche, die Ihre Lebensziele, Kernwerte etc. betreffen. Eine Familie gründen zum Beispiel, eine Reise planen oder ein Trainingsprogramm, um gesünder zu werden.

Wie oft haben Sie schon gehört, dass jemand seine Arbeit nicht erledigen kann, weil er ständig „kleine Feuer löscht“? Wenn wir uns nur auf zeitkritische Aufgaben konzentrieren, sehen wir nicht weiter als bis zum Morgen.

Das wirft auch die Frage auf:

Woher weiß ich, was dringend und was wichtig für mich ist?

Es gibt keine universelle Formel, der wir alle folgen können. Um zu wissen, welche Aufgaben für Sie wichtig und welche dringend sind, machen Sie am besten eine Liste. Auf unserer Clockify-Ressourcenseite finden Sie viele Vorlagen für To-Do-Listen, von denen eine perfekt für Sie sein sollte.

• Schreiben Sie Ihre Grundwerte, Ihre Ideale und Lebensziele auf;
• Denken Sie an die Meilensteine, die Sie erreichen müssen – sie werden höchstwahrscheinlich aus Aktivitäten bestehen, die wichtig sein werden.

Sie können eine Möglichkeit sein, zu erkennen und sich daran zu erinnern, wofür Sie arbeiten. Sei es Geld, Sicherheit, beruflicher Aufstieg, Erfahrung, Beziehungen, die Versorgung der Familie…

• Beobachten Sie Ihr tägliches Handeln und identifizieren Sie Aktivitäten und Aufgaben, die Sie dazu bringen, sich reaktiv zu verhalten.

Das werden normalerweise dringende Aufgaben sein. Telefonanrufe von der Familie oder dem Chef, Rabatte in Ihrem Lieblingsladen, Störungen zu Hause,…

Wie Sie Aufgaben in die vier Quadranten einordnen

Nachdem wir nun die Unterscheidung zwischen dringend und wichtig erklärt haben, wollen wir sehen, wie sie sich auf Aufgaben und Aktivitäten anwenden lassen. Wir werden einige gängige, alltägliche Beispiele verwenden.

Quadrant 1, „Do“ – Aufgaben, die wichtig und dringend sind.

Das sind die Aufgaben, die ein striktes, sehr enges Zeitlimit haben. Zum Beispiel ist ein Mathe-Test für einen Schüler eine dringende Aufgabe, und die meisten anderen Dinge werden ihr untergeordnet.

Weitere Beispiele:

• Notfälle, dringende Probleme

Ein kleines Feuer, das Sie löschen müssen, ein geplatztes Rohr, eine Verletzung.

• Ein knapper Abgabetermin

Etwas, das Sie aufgeschoben haben, und jetzt haben Sie es eilig, es zu erledigen.

• Verpflichtungen in letzter Minute

Verpflichtungen in der Familie oder bei der Arbeit, unangekündigte Besucher, etc.

Quadrant 2 , „Entscheiden“ – Dinge, die wichtig sind, aber nicht dringend.

Der zweite Quadrant ist für Dinge, die Ihnen langfristigen Nutzen bringen, aber den Vorteil haben, nicht dringend zu sein. Denken Sie an Entscheidungen wie abnehmen zu wollen, mehr zu lesen, sich für einen Kurs anzumelden, etc. Sie sind wichtig für Ihr Wohlbefinden, aber nicht kritisch, so dass sie normalerweise zugunsten dringender Aufgaben beiseite geschoben werden.

Weitere Beispiele:

• Langfristige Gesundheitsziele

Training oder gesunde Mahlzeiten kochen;

• Karriereziele

Beförderung, Firmenwechsel, Unternehmensgründung, Abschluss des Studiums usw.

• Persönliche Ziele

Beziehungspflege, Familiengründung, Freizeitgestaltung, gesunde Ernährung.

Wichtig: Wichtige Aufgaben immer dann aufzuschieben, wenn etwas Dringendes ansteht, birgt die Gefahr, dass sie im Nachhinein noch dringlicher werden. Wenn eine Person jahrelang eine gesunde Ernährung aufschiebt, weil andere Dinge im Weg sind, werden gesundheitliche Komplikationen wie Fettleibigkeit oder Diabetes es plötzlich zu einer dringenden Priorität machen.

Quadrant 3, „Delegieren“ – Die Aufgaben in diesem Quadranten sind dringend, aber unwichtig.

Normalerweise sind das die Aufgaben, die Sie an andere delegieren. Wenn Sie zum Beispiel nicht in der Lage sind, Ihre Rechnungen zu bezahlen, bitten Sie einen Partner oder einen Mitbewohner, dies für Sie zu tun. Oder Sie bitten einen Mitarbeiter, während eines Meetings Notizen für Sie zu machen, weil Sie etwas Dringendes zu erledigen haben.

Andere Beispiele:

• Kleinere Angelegenheiten

Vorbereiten von Meetings, Planen bestimmter Termine,

• Haushaltspflichten

Einkaufen, Hausarbeit, Bezahlen der Rechnungen, etc.

Quadrant 4, „Eliminieren“ – Die Punkte sind unwichtig und nicht dringend.

Der letzte Quadrant enthält Aufgaben oder Verpflichtungen, die in keiner Weise wichtig sind. Sie haben nur einen geringen bis gar keinen langfristigen Nutzen für Ihre Karriere, Ihr Leben oder Ihre Gesundheit. Ein Beispiel dafür wäre z.B. nachmittags im Kanal zu surfen, anstatt an Ihrem Buch zu arbeiten.

Weitere Beispiele:

• Zeitfresser

Soziale Medien checken (Zeit damit verbringen), unwichtige E-Mails, etc.

• Nur angenehme Aktivitäten

Während Ruhe wichtig ist, können zu viele angenehme Aktivitäten einen Gegeneffekt haben. Einige von ihnen müssen eliminiert werden, um Platz für wichtige Aktivitäten zu schaffen.

Wichtig zu wissen: Aktivitäten im vierten Quadranten werden als Unterbrechungen betrachtet, die sich dringend anfühlen, aber nichts zu unserem täglichen Leben oder unserer Zukunft beitragen.

Wie Sie Ihre Prioritäten in der Matrix abwägen

Betrachten Sie die Grafik unten als Spickzettel für die Zeitmanagement-Matrix. Für die eher visuellen Typen könnte es eine nützliche Möglichkeit sein, ihre Aufgaben innerhalb der vier Quadranten zu organisieren.

Der Zeitmanagement-Matrix-Spickzettel

Gedenken Sie daran, dass nur Sie wissen können, welche Aufgaben für Sie wichtig sind und welche nicht. Indem Sie sich fragen: „Was muss ich sofort erledigen?“, „Was ist überflüssig und muss eliminiert werden?“ und „Welche Aufgaben muss ich selbst erledigen und welche kann jemand für mich erledigen?“

Ihr Fokus sollte während dieses Prozesses auf dem WAS liegen und nicht auf dem WANN. Die Zeitplanung fällt leichter, wenn Sie Ihre Prioritäten kennen.

Nachdem wir nun wissen, dass die Zeitmanagement-Matrix tatsächlich ein Werkzeug zum besseren Verständnis Ihrer Aktivitäten ist, sollten wir zu ihrer eigentlichen Anwendung übergehen.

Ein Beispiel für die Funktionsweise der Zeitmanagement-Matrix

Am besten lässt sich die Funktionsweise der Matrix anhand eines Beispiels nachvollziehen.

Sagen wir, es gibt eine Frau namens Julie, die Projektleiterin in einem mittelständischen Unternehmen ist. Sie delegiert viele Leute, kommuniziert mit Kunden, berichtet an ihre Chefs, hat einen Ehemann und zwei Kinder und versucht obendrein, gesund zu leben und zu essen. Das klingt nach viel, und man könnte meinen, dass Julie viele der Dinge, die sie sich vornimmt, gar nicht schaffen kann. Durch die Anwendung der Matrix weiß sie jedoch, wo ihre Prioritäten liegen und wie sie mit Änderungen an ihren Plänen umgehen kann

Zum Anfang nehmen wir an, dass Julies Zeitplan wie folgt aussieht:

8AM – 9AM

11AM – 11:30AM

Donnerstag, 6. Februar
Stand-up Meeting + E-Mails
9AM – 11AM	Projektfortschritt, Berichte und Analysen
Mittagessen
11:30AM – 11:45AM	Kevin Smith anrufen und nach dem Schulausflug nächste Woche fragen
12:00PM – 2:05PM	Kundentreffen / Grundlagen für das neue Projekt schaffen
2:05PM – 14:20PM	Kaffeepause + Besuch bei Sarah in ihrem neuen Büro!
2:20PM – 16:00PM	Mitarbeiterbesprechung über das Projekt
4:30PM – 5:00PM	Jamey zum Kinderarzt bringen für eine Untersuchung (Daumen drücken, dass er wieder gesund ist!)
5:30PM – 6:30PM	Work out	6:30PM – 7:30PM	Dusche + Abendessen
7:30PM – 9:00PM	Zeit mit den Kindern verbringen
9:30PM – 10:00PM	Neue Folge von Gray’s Anatomy!

Für sich betrachtet, sieht es ziemlich gut geplant aus. Julie weiß jedoch, dass sich der Zeitplan ändern kann, also erinnert sie sich jeden Morgen daran, um sich nicht zu stressen.

Wie erwartet, sah Julies Zeitplan am Ende des Tages etwas anders aus. Sie musste einige Anpassungen an ihren Aufgaben vornehmen, indem sie die Zeitmanagement-Matrix auf ihre Aufgaben anwandte:

• Die in Orange wurden auf später verschoben
• Die in Grün wurden delegiert
• Die in Rot wurden eliminiert

Donnerstag, 6. Februar
8 Uhr – 9 Uhr	Besprechung + E-Mails
	9 Uhr – 11 Uhr	Projektfortschritt, Berichte und Analysen
11 Uhr – 11:30AM	Mittagessen
11:30AM – 11:45AM	Kevin Smith anrufen und nach dem Schulausflug nächste Woche fragen
12:00PM – 2:05PM	Kundentreffen / Grundlagen für das neue Projekt schaffen
2:05PM – 14:20PM	Kaffeepause + Besuch bei Sarah in ihrem neuen Büro!
2:20PM – 16:00PM	Mitarbeiterbesprechung über das Projekt
4:30PM – 5:00PM	Jamey zum Kinderarzt bringen für eine Untersuchung (Daumen drücken, dass er wieder gesund ist!)
5:00 PM – 5:20PM	Einkaufen
5:30PM – 6:30PM	Work out
6:30PM – 7:30PM	Duschen + Abendessen
7:30PM – 21:00PM	Zeit mit den Kindern verbringen
9:30PM – 10:00PM	Neue Folge von Gray’s Anatomy!

Die Eisenhower-Matrix bei der Arbeit als Beispiel

Hier ist, wie Julie die Zeitmanagement-Matrix auf ihren Denkprozess anwendet:

• Sie schaffte es am Morgen nicht, sich um die E-Mails zu kümmern, da das Stand-up-Meeting einige Probleme in der QS-Abteilung offenbarte. Das Brainstorming für eine Lösung war wichtiger als die E-Mails, also ordnete sie sie als etwas ein, das sie morgen nachholen musste;
• Der Kunde, den sie mittags treffen sollte, kam eine halbe Stunde früher, weil er bestimmte Fragen hatte, die er Julie stellen wollte. Sie wusste, dass die Exkursion ihres Sohnes weit genug weg war, dass sie die nötigen Informationen nicht sofort brauchte. Sie konnte die Lehrerin im Laufe des Tages anrufen. Da sie ihre Kundin nicht warten lassen wollte, verschob sie das Treffen auf 11:30 Uhr und das Telefonat auf später, wenn sie nach Hause kommt;
• Gegen 16:00 Uhr war klar, dass bestimmte Dinge am Projekt sofortige Aufmerksamkeit erforderten. Julies Sohn ist jedoch seit einer Woche krank und muss zu einer Untersuchung zum Arzt gehen. Da die Gesundheit ihres Sohnes an erster Stelle steht, delegiert sie die Aufgabe, das Meeting zu leiten, an ihre vertrauenswürdigste Mitarbeiterin. Sie kann ihn am nächsten Tag um einen Bericht bitten;

Beispiel: Die Eisenhower-Matrix zu Hause

• Trotz eines Termins war die Arztpraxis überfüllt, so dass Jamey und Julie etwas länger auf den Check-up warten mussten. Vorsichtshalber bittet Julie ihren Mann, die Einkäufe zu erledigen, weil sie es vielleicht nicht schaffen;
• Julie möchte ihre körperliche Gesundheit verbessern, also versucht sie, dreimal pro Woche zu trainieren. Aber als sie nach Hause kam, rief ein Kollege wegen des Meetings an, das sie vorhin hatten. Sie brauchten die Zustimmung für einige Entscheidungen. Julie beschloss, ihr Training zu verschieben, um mit einigen der Mitarbeiter, die nach der Arbeit noch geblieben waren, per Video-Chat zu sprechen. Ihnen zu helfen, fertig zu werden, damit sie nach Hause gehen können, war wichtiger und dringender als ihr Training heute;
• Ab 21:30 Uhr war Julie erschöpft von den Leuten, den Meetings, der Arztpraxis und den Aktivitäten der Kinder. Sie wünschte sich nichts sehnlicher als zu schlafen. Da sie wusste, dass ihr das in diesem Moment viel besser tun würde als Fernsehen, entschied sie sich, die Sendung nicht anzuschauen und sofort ins Bett zu gehen.

Wie wir an Julies Beispiel sehen können, ist die Zeitmanagement-Matrix dazu da, uns zu lehren, wie wir unsere Zeitpläne leichter einteilen können. Sie hat nicht zu viel über die Aufgaben oder die Konsequenzen ihres Handelns nachgedacht, weil sie sich dessen vorher bewusst war. Sie war in der Lage, notwendige Änderungen reibungslos und mit so wenig Stress wie möglich vorzunehmen.

Was unterscheidet die Zeitmanagement-Matrix von anderen Techniken?

Wie bereits erwähnt, hat diese Methode nichts mit dem Erlernen raffinierter neuer Fähigkeiten zu tun, sondern mit der Veränderung Ihrer Denkweise zum Besseren. Sie wird Ihnen helfen, Ihre Ziele besser zu verstehen, welche Aktivitäten Ihre Zeit verschwendet haben und welche Ihnen geholfen haben, dorthin zu kommen, wo Sie heute sind. Auf diese Weise können Sie besser für die Zukunft planen.

Nachdem Sie es für einige Zeit verwendet haben, wird es eine positive Veränderung bewirken. Sie werden merken, wie viel einfacher es ist, Ihre Arbeit zu planen, und wie viel besser Sie mit kleinen Krisen und unvermeidlichen Deadlines umgehen können.

Hier bei Clockify haben wir auch die besten Zeitmanagement-Techniken von heute untersucht. Für den Fall, dass Ihnen die Matrix nicht zusagt, gibt es noch viele andere zur Auswahl.

Anleitung zur Verwendung der Zeitmanagement-Matrix

Diese Zeitmanagement-Methode soll zuerst von Dwight D. Eisenhower (dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten) verwendet worden sein. Erst später wurde sie dank Steven Covey populär, der sie in seinem Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“ vorstellte.

In dem Buch diskutiert er die Idee der vier Generationen des Zeitmanagements, und wenn wir alle vier betrachten, sehen wir, dass sie eigentlich Anleitungen sind, wie man die Matrix richtig einsetzt.

Generation 1: Checklisten und Notizen

Die erste Generation stellt den Anfangsschritt Ihrer Zeitmanagementplanung dar. Alle Aufgaben, die zu erledigen sind, werden zu Papier gebracht und übersichtlich dargestellt. Alles sollte nach dem Zeit- und Energieaufwand geordnet sein.

Generation 2: Kalender und Zeitplan

In der zweiten Generation sollten alle Aktivitäten aus der vorherigen Liste in einen Kalender geschrieben oder anderweitig terminiert werden. Auf diese Weise wird versucht, die Zukunft bestmöglich zu planen.

Generation 3: Wochenpläne

Die dritte Generation ist dazu da, den zeitlichen Rahmen der Aktivitäten einzugrenzen. Sie müssen Ihre Woche planen, die Ziele, die Sie erreichen wollen, und beginnen, ernsthafter über einen Tagesplan innerhalb dieser Woche nachzudenken.

Generation 4: Beziehungen und Ergebnisse

Während es bei den ersten drei Generationen um das Management von Aktivitäten und Zeit ging, ist es die vierte, die dem ganzen Prozess erst seine Bedeutung gibt.

Mit einem vollständigen Zeitplan und einer Liste von Aktivitäten können Sie beginnen zu analysieren, welche dieser Aufgaben wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend sind. Es wird Ihnen helfen zu erkennen, welche Punkte auf Ihrer Liste unbedingt morgen erledigt werden müssen und welche um einen Tag verschoben werden können, wenn dringendere Angelegenheiten auftauchen.

Was sind die Vor- und Nachteile der Zeitmanagement-Matrix?

Wie bei jeder Zeitmanagement-Technik hat auch Coveys Matrix sowohl Vor- als auch Nachteile. Am besten berücksichtigen Sie beides, bevor Sie sich entscheiden, ob Sie sie einsetzen wollen oder nicht. Schließlich brauchen Sie eine Methode, die perfekt zu Ihnen passt.

Vorteile der Zeitmanagement-Matrix:

1. Sie bringt Sie dazu, die Wichtigkeit Ihrer Aufgaben zu überdenken;
2. Sie hilft dabei, neu zu bewerten, was dringend ist und was nicht;
3. Sie lehrt eine bessere Selbstwahrnehmung und hilft Ihnen, sich in Selbstanalyse zu üben;
4. Sie werden besser darin, blitzschnelle Entscheidungen zu treffen.

Nachteile der Zeitmanagement-Matrix:

1. Sie sortieren Aufgaben nur nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Sie berücksichtigt nicht die Ressourcen, die Komplexität oder den Grad des Aufwands, den eine Aufgabe erfordert;
2. Kurzfristige, dringende Aufgaben bleiben auf der Strecke, auch wenn ihr Abhaken von der Liste der Produktivität und dem Gewinnen von Schwung hilft;
3. Die Verwendung der Matrix auf täglicher Basis kann schwierig und zeitaufwendig sein;
4. Das Raster kann überwältigend sein, wenn zu viele Aufgaben vorhanden sind, daher ist es am besten, sie auf 5 pro Aufgabe zu beschränken.

Für diejenigen, die noch unsicher sind, gibt es eine Möglichkeit, herauszufinden, ob Coveys Matrix die richtige Wahl für Sie ist. Probieren Sie sie eine Woche lang aus. Machen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben für die Woche, sortieren Sie sie innerhalb des Vier-Quadranten-Rasters, dann verwenden Sie einen Time-Tracker, um Ihren Fortschritt während der Woche zu verfolgen, und machen Sie sich Notizen, wie Sie sich in bestimmten Situationen gefühlt haben.

Wenn sich der Versuch dem Ende zuneigt, werfen Sie einen Blick auf die Daten, die Sie gesammelt haben.

Sind Sie produktiver geworden?

War es einfacher, Entscheidungen zu treffen?

Waren die Dinge, die Sie als dringend betrachteten, tatsächlich dringend? Oder haben sie nur Ihre Zeit verschwendet?

Fazit

In gewisser Weise ist der Versuch, die Zeit zu managen, ein Ding der Vergangenheit geworden. Immer mehr Coaches und Produktivitätsexperten raten dazu, zu lernen, wie man seine Prioritäten und Ressourcen managt. Denn wir können nicht mehr Zeit schaffen. Wir können sie nur intelligenter nutzen. Anstatt also zu versuchen, so viele Aufgaben wie möglich in einen Tag zu stopfen, versuchen Sie, die Prioritäten auf die zu legen, die wichtig sind. Diejenigen, die auf Ihre Selbstverbesserung und Ihren Fortschritt hinarbeiten. Coveys Zeitmanagement-Matrix ist in dieser Hinsicht ein ausgezeichneter Lehrer. Und obwohl sie vielleicht nicht für alle funktioniert, ist sie ein großartiges Sprungbrett, um eine individuellere, besser geeignete Technik zu finden.