Eine E-Mail ist ein äußerst effizienter Weg, mit Ihrem Lehrer zu kommunizieren, vor allem, wenn Sie eine schnelle und einfache Nachricht senden oder eine Frage stellen müssen. Unter idealen Umständen sollten Sie in der Lage sein, fast sofort mit Ihrem Lehrer in Verbindung zu treten und, falls erforderlich, eine zeitnahe Antwort zu erhalten. Oberflächlich betrachtet mag eine E-Mail an einen Lehrer ähnlich aussehen wie eine Textnachricht, die Sie vielleicht an einen Freund schicken, aber sie sind nicht ganz dasselbe. Deshalb hier eine Liste von Ideen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, bevor Sie beginnen.
Stellen Sie sicher, dass die E-Mail wirklich notwendig ist. Wie Sie sich vorstellen können, hat Ihr Lehrer mit zahlreichen Schülern zu tun und erhält im Laufe einer Woche wahrscheinlich Hunderte von E-Mails. Daher sollten Sie Ihren Lehrer nicht mit einer unnötigen E-Mail über den Abgabetermin einer Hausarbeit oder einer Frage zu einem gängigen Verfahren belasten. Die meisten allgemeinen Informationen über den Kurs finden Sie im Lehrplan, oder Ihr Dozent hat vielleicht ein Online-Diskussionsforum namens „Frag den Professor“ eingerichtet, in dem Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen finden. Prüfen Sie unbedingt beide Möglichkeiten, bevor Sie eine E-Mail senden. Schließlich wollen Sie, dass Ihr Lehrer weiß, dass Sie einigermaßen unabhängig und einfallsreich sind.
Verwenden Sie die richtige E-Mail-Adresse. Wenn Sie eine E-Mail an einen Lehrer senden, achten Sie darauf, dass Sie die E-Mail-Adresse der Schule und nicht Ihre persönliche E-Mail-Adresse verwenden. Ja, Sie ziehen es vielleicht vor, Ihre persönliche E-Mail-Adresse zu verwenden, und Sie empfinden eine zweite Adresse als lästig, aber indem Sie die Adresse der Schule verwenden, zeigen Sie Ihrem Lehrer, dass Sie Anweisungen befolgen können. Schließlich wird Ihr Lehrer vielleicht nur ungern eine E-Mail öffnen, die von „[email protected]“ kommt. Ihre Schul-E-Mail-Adresse enthält jedoch wahrscheinlich eine Variation Ihres Namens zusammen mit dem Namen der Schule und dem Suffix „edu“, so dass Ihr Lehrer Ihre E-Mail wahrscheinlich schnell und vertrauensvoll öffnen wird. Wenn Sie die E-Mail-Adresse Ihres Lehrers nicht kennen, sollten Sie sie auf dem Lehrplan oder auf der Website der Hochschule finden können.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile einfach und geradlinig ist. Sie könnten versucht sein, Ihre Frage oder Ihren Kommentar in die Betreffzeile zu schreiben, aber versuchen Sie, dieser Versuchung zu widerstehen. Verwenden Sie stattdessen die Betreffzeile, um zuerst den Titel des Kurses und der Sektion anzugeben, und dann Ihr allgemeines Anliegen, bevor Sie den Nachrichtenbereich verwenden, um die Einzelheiten mitzuteilen. Wenn Sie z. B. für längere Zeit den Unterricht verpassen müssen, sollten Sie „Composition I, Section 205, Extended Absence“ in die Betreffzeile schreiben und dann in der Nachricht selbst erklären, warum. („Unsere Schulfußballmannschaft nimmt dieses Wochenende an einem nationalen Turnier teil, daher werde ich sowohl am Freitag dieser Woche als auch am Montag nächster Woche den Unterricht verpassen.“
Reden Sie Ihren Leser mit Respekt an. Ob Sie es glauben oder nicht, „Yo, Teach“ ist nicht die richtige Anrede für eine E-Mail an Ihren Professor. Diese Anrede mag bei einem Ihrer Freunde gut funktionieren, aber sie zeigt automatisch einen Mangel an Respekt Ihrerseits. Im Allgemeinen sollten Sie eine gängige Form wie „Herr, Frau, Frau oder Professor“ verwenden. Wenn Ihr Lehrer angegeben hat, dass Sie einen Vornamen oder eine andere Anrede verwenden dürfen, dann können Sie das gerne tun, aber gehen Sie nicht davon aus, dass eine zwanglose oder informelle Begrüßung von vornherein angemessen ist. Außerdem sollten Sie dieser Anrede einen Doppelpunkt folgen lassen („Professor Twain:“).
Vereinfachen Sie die Nachricht so weit wie möglich. Wie bereits erwähnt, sollte die E-Mail-Korrespondenz schnell und effizient sein. Daher sollten Sie sich nach Möglichkeit auf ein oder maximal zwei Themen beschränken. Anhand des Beispiels „Längere Abwesenheit“ von oben könnten Sie zunächst Ihre Abwesenheit erklären und dann eine verwandte Frage stellen. („Soll ich Ihnen meine Aufgabe heute per E-Mail schicken oder soll ich sie mitbringen, wenn ich nächste Woche wieder zum Unterricht komme?“) Wenn Sie klar kommunizieren oder eine direkte Frage stellen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine schnelle Antwort erhalten. Beachten Sie auch, dass Sie, wenn Sie eine längere Diskussion mit Ihrem Dozenten benötigen, wirklich einen Termin für ein persönliches Treffen vereinbaren sollten, anstatt das Problem per E-Mail zu besprechen.
Wenn nötig, erklären Sie Anhänge. Wenn Ihr Lehrer möchte, dass Sie Ihre Aufgabe so schnell wie möglich abschicken, fügen Sie die Datei nicht einfach ohne eine Erklärung an. Geben Sie genau an, welche Aufgabe Sie senden und warum Sie sie senden. („Wie von Ihnen gewünscht, habe ich meinen autobiografischen Aufsatz angehängt, da ich am Montag nicht im Unterricht sein werde.“) Die Erklärung mag Ihnen unnötig erscheinen, aber sie wird Ihrem Lehrer als Erinnerung dienen, der, wie bereits erwähnt, jede Woche mit zahlreichen Schülern und E-Mails zu tun hat.
Schließen Sie mit Höflichkeit. Manch einer mag argumentieren, dass Sie eigentlich kein Schlusswort in Ihrer E-Mail benötigen, da Ihr Name bereits aus der E-Mail-Adresse ersichtlich ist. Ein höflicher Schluss verleiht Ihrer Nachricht jedoch eine persönliche Note sowie einen Hauch von Respekt und Förmlichkeit, den die meisten Lehrer schätzen. Sie könnten zum Beispiel abschließend schreiben: „Vielen Dank für Ihre Zeit“ oder „Ich freue mich auf Ihre Antwort“, bevor Sie „Mit freundlichen Grüßen“ und Ihren vollständigen Namen hinzufügen. Denken Sie auch daran, dass Sie, wenn Sie eine Antwort benötigen, möglicherweise bis zu 24 Stunden oder länger warten müssen, da die meisten Lehrer ihre E-Mails nur zu einer bestimmten Zeit (oder zu bestimmten Zeiten) am Tag lesen.
Lesen Sie sorgfältig nach. Bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, sollten Sie Ihre E-Mail sorgfältig Korrektur lesen und alle Fehler in Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Großschreibung korrigieren. Da eine Nachricht an Ihren Lehrer viel förmlicher ist als eine Nachricht an einen Freund, sollten Sie auch Abkürzungen, Verkürzungen, Slangausdrücke und Emoticons vermeiden.