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Les charges sont comptabilisées lorsqu’elles sont engagées, indépendamment du moment où elles sont payées. Les charges sont considérées comme encourues lorsqu’elles sont utilisées, consommées, utilisées ou ont expiré.

Parce que les prépaiements ils ne sont pas encore encourus, ils ne sont pas enregistrés comme des charges. Ils sont plutôt classés comme des actifs courants car ils sont facilement utilisables.

Les charges payées d’avance peuvent avoir besoin d’être ajustées à la fin de la période comptable. L’écriture d’ajustement des charges payées d’avance dépend de l’écriture de journal passée lors de leur enregistrement initial.

Il existe deux façons d’enregistrer les paiements d’avance : (1) la méthode de l’actif, et (2) la méthode des charges.

Méthode de l’actif

Selon la méthode de l’actif, un compte de charges payées d’avance (un actif) est enregistré lorsque le montant est payé. Les comptes de charges prépayées comprennent : Fournitures de bureau, Loyer payé d’avance, Assurance payée d’avance, et autres.

Dans l’une de nos illustrations précédentes (si vous avez suivi notre illustration complète pour les services de réparation électronique Gray), nous avons effectué cette entrée pour enregistrer l’achat de fournitures de service :

Dec	7	Fournitures de service	1,500.00
	Cash		1, 500.00

Prenez note que le montant n’a pas encore été encouru, il est donc approprié de l’enregistrer comme un actif.

Supposons qu’à la fin du mois, 60% des fournitures ont été utilisées. Ainsi, sur les 1 500 $, 900 $ de fournitures ont été utilisés et 600 $ restent inutilisés. Les 900 $ doivent alors être comptabilisés en charges puisqu’ils ont déjà été utilisés.

En préparant l’écriture d’ajustement, notre objectif est de transférer la partie utilisée de l’actif initialement comptabilisé en charge – pour que nous arrivions aux bons soldes présentés dans l’illustration ci-dessus.

L’écriture d’ajustement comprendra : (1) la comptabilisation de la charge et (2) la diminution de l’actif initialement comptabilisé (puisqu’une partie a déjà été utilisée). L’écriture de régularisation sera :

Dec	31	Dépenses en fournitures de service	900.00
	Fournitures de service		900.00

Les « charges de fournitures de service » sont un compte de charges alors que les « fournitures de service » sont un actif. Après avoir passé l’écriture, le solde des fournitures de service non utilisées est maintenant de 600 $ (1 500 $ au débit et 900 $ au crédit). Les dépenses en fournitures de service ont maintenant un solde de 900 $. Maintenant, nous avons atteint notre objectif.

Méthode des charges

Selon la méthode des charges, le comptable enregistre initialement la totalité du paiement en tant que charge. Si la méthode des charges était utilisée, l’écriture aurait été :

Dec	7	Dépenses en fournitures de service	1,500.00
	Cash		1, 500.00

Prenez note que le montant total a été initialement passé en charges. Si l’on utilisait 60 %, l’écriture de régularisation à la fin du mois serait alors :

Dec	31	Fournitures de service	600.00
	Dépenses en fournitures de service		600.00

Cette fois, les Fournitures de service sont débitées de 600 $ (la partie non utilisée). Puis, les dépenses de fournitures de service sont créditées, ce qui diminue leur solde. Les dépenses de fournitures de service sont maintenant à 900 $ (1 500 $ de débit et 600 $ de crédit).

Notez que les soldes résultants des comptes selon les deux méthodes sont les mêmes (Espèces versées : 1 500 $ ; dépenses de fournitures de service : 900 $ ; et fournitures de service : 600 $).

Autre exemple

La société GVG a acquis une couverture d’assurance de six mois pour ses propriétés le 1er septembre 2019 pour un total de 6 000 $.

Selon la méthode de l’actif, l’écriture initiale serait :

Sep	1	Assurance prépayée	6,000.00
	Cash		6, 000.00

Le 31 décembre 2019, fin de l’exercice comptable, une partie de l’assurance payée d’avance est déjà échue (donc, une charge est engagée). La partie expirée est l’assurance de septembre à décembre. Ainsi, nous devons passer l’écriture de régularisation suivante :

Dec	31	Dépenses d’assurance	4,000.00
	Assurance prépayée		4, 000.00

Sur le total de l’assurance de six mois s’élevant à 6 000 $ (1 000 $ par mois), l’assurance de 4 mois est déjà échue. Dans l’écriture ci-dessus, nous transférons en fait 4 000 $ de l’actif au compte de charges (c’est-à-dire de l’assurance prépayée aux frais d’assurance).

Si l’entreprise faisait usage de la méthode des charges, l’écriture initiale serait :

Sep	1	Dépenses d’assurance	6,000.00
	Cash		6, 000.00

Dans ce cas, nous devons diminuer les frais d’assurance de 2 000 $ parce que cette partie n’a pas encore été engagée (non utilisée/non périmée). La dépense d’assurance aura alors un solde de 4 000 $. Le montant retiré de la dépense doit être transféré à l’assurance prépayée. L’écriture de régularisation serait :

Dec	31	Assurance prépayée	2,000.00
	Dépenses d’assurance		2, 000.00

Conclusion

Ce que nous faisons en fait ici, c’est nous assurer que la partie engagée (utilisée/expirée) est incluse dans les charges et la partie non utilisée dans l’actif. L’écriture de régularisation dépendra toujours de la méthode utilisée lors de l’écriture initiale.

Si vous avez du mal à comprendre ce sujet, je vous suggère de revoir et d’étudier à nouveau la leçon. Parfois, il faut vraiment un certain temps pour comprendre le concept. La préparation d’écritures d’ajustement est l’un des sujets difficiles (mais importants) pour les débutants.