Comment répondre au téléphone de manière professionnelle, avoir l’air d’une réceptionniste et impressionner vos interlocuteurs – à chaque fois !
Imaginez ceci : La grippe a frappé le bureau et la plupart des membres de l’équipe sont malades à la maison, y compris la réceptionniste.
Vous et vos coéquipiers en bonne santé devez faire face au double de la charge de travail habituelle, et bien que vous soyez prêts à relever le défi, une question se profile :
« Qui va répondre au téléphone ? »
Vous vous retrouvez à vous demander… comment une réceptionniste répond-elle au téléphone d’ailleurs ? Qu’est-ce que ça prend ?
Alors que le patron marmonne quelque chose à propos de la signature de ce service de réponse téléphonique, ça arrive – le téléphone sonne, et par chance, vous vous tenez le plus près de lui.
Tous les regards sont braqués sur vous. Avez-vous ce qu’il faut ?
Ne craignez rien ! Nos réceptionnistes virtuels en direct assurent vos arrières. Si vous êtes le tireur d’élite du bureau, suivez ces cinq étapes pour un succès impeccable en matière de réponse téléphonique :
Accueillir gracieusement votre interlocuteur.
« Bonjour » ne suffit pas. Commencez par quelque chose de gentil comme » Merci d’avoir appelé « , terminez par un » Comment puis-je vous aider ? » et assurez-vous de glisser le nom de votre entreprise au milieu. Avant tout, vous voulez laisser à vos interlocuteurs une impression positive ! Nos directives d’accueil rendent les choses simples.
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OBTENIR VOTRE COPIE
Maintenez vos bonnes manières.
Vous êtes peut-être nouveau dans le jeu de la réceptionniste, mais si vous êtes gentil, personne ne le remarquera. Demandez des informations plutôt que de les exiger, comme dans « Puis-je dire qui appelle ? » et « Puis-je avoir votre nom ? ». Ajoutez « s’il vous plaît » et « merci » autant que possible. Rappelez-vous, tout le monde aime être traité avec respect et plus vos appelants sont heureux, plus vous le serez !
Défléchissez avec style.
Voici un petit secret que toute bonne réceptionniste connaît : il ne s’agit pas d’avoir la réponse à toutes les questions, il s’agit de savoir quoi dire quand vous ne savez pas. » Laissez-moi me renseigner pour vous » et » Laissez-moi vous mettre en relation avec la meilleure personne pour vous aider » sont d’excellentes réponses, alors que » Je ne sais pas » ne l’est pas tant que ça.
Évitez les impasses.
Lorsque vous ne parvenez pas à joindre la personne que votre interlocuteur recherche, proposez toujours de prendre un message ou de transférer l’appelant sur la messagerie vocale. De même, n’obligez jamais votre interlocuteur à demander à laisser un message – c’est maladroit et rébarbatif. C’est aussi simple que cela : « Tim est en réunion. Puis-je prendre un message ? » Il y a toujours un moyen de travailler dans une tournure positive!
Restez calme et continuez.
Des erreurs – nous en avons tous fait. Nos réceptionnistes virtuelles expertes ont appris que presque toutes les erreurs peuvent être réparées avec de l’amabilité. Être réceptionniste n’est pas un travail facile, loin de là, mais en fin de compte, vous êtes une personne qui communique avec une autre personne. La clé pour répondre parfaitement au téléphone est une touche personnelle ! Soyez gentil, courtois, et restez vous-même, et vous êtes sûr de frapper n’importe quelle balle courbe hors du parc.
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