Voici pourquoi une réunion de lancement de projet est importante, et comment en organiser une qui démarre votre projet du bon pied.
Vous êtes chargé de diriger un projet majeur pour votre équipe – vous allez diriger l’ensemble de la refonte et du lancement du nouveau site Web amélioré de votre entreprise.
C’est une entreprise assez importante, non ?
Il y a des tonnes d’équipes différentes en jeu – l’équipe de contenu, l’équipe de conception, l’équipe de développement, l’équipe de référencement, et plein d’autres.
Il y a aussi beaucoup de tâches et de délais différents qui se déroulent simultanément. L’équipe de contenu travaille sur la copie tandis que l’équipe de conception collabore avec les développeurs tandis que l’équipe SEO identifie les mots-clés cibles – tout cela exactement en même temps.
Vous avez la tête qui tourne ? Être le responsable d’un projet avec autant de pièces mobiles peut ressembler à du jonglage – avec un bandeau sur les yeux et une main attachée dans le dos.
Mais, voici la bonne nouvelle : Il y a quelque chose que vous pouvez faire pour aligner les attentes de tout le monde dès le départ et vous assurer que votre projet démarre bien. Quel est le secret de la réussite ? Une réunion de lancement de projet.
Pourquoi les réunions de lancement sont-elles importantes ?
Une réunion de lancement est exactement ce à quoi elle ressemble – c’est le point de lancement du projet. C’est ce qui met toute la boule de neige en mouvement.
Votre réunion de lancement est l’occasion pour vous de rassembler tous les acteurs clés de votre projet en une seule fois et d’être sur la même longueur d’onde quant à ce qu’est le projet, pourquoi il a lieu, comment le travail sera effectué, quels sont les rôles impliqués et quand il doit être accompli.
« Les réunions de lancement les plus utiles sont conçues spécifiquement pour orienter une nouvelle équipe de projet vers les raisons commerciales du projet, et faire démarrer le travail de l’équipe avec une compréhension commune des objectifs et des étapes initiales », explique un post pour ProjectConnections.
Pour faire simple, commencer par s’assurer que toutes vos attentes sont alignées rend d’autant plus facile le fait d’aborder méthodiquement l’ensemble du projet.
Une réunion de lancement réussie signifie que personne ne se sent laissé dans l’ignorance et que tout le monde est au courant de qui fait quoi – ce qui vous évite bien des maux de tête et des blocages une fois le projet réellement en cours.
7 étapes pour une réunion de lancement réussie
Malgré le fait que les réunions de lancement sont incroyablement importantes, elles ne se déroulent pas toujours comme prévu – ou ne se produisent pas du tout.
Soit les organisations les considèrent comme quelque chose d’inutile ou qui ne fait que ralentir l’avancement du projet, soit elles organisent des réunions mal gérées qui font perdre du temps ou ne font qu’ajouter à la confusion des membres de l’équipe.
Il va sans dire que vous ne récoltez pas les bénéfices d’une réunion de lancement de projet à moins qu’elle ne soit bien planifiée et bien exécutée.
Comment vous assurer que cela se produise ? Voici sept étapes clés pour accueillir une réunion de lancement de projet totalement kickass.
Créer un ordre du jour (et s’y tenir)
De même qu’un brief créatif aide à orienter la direction du travail créatif, un ordre du jour est important pour garder toute réunion sur la bonne voie – et c’est particulièrement vrai pour une réunion de lancement de projet. En amont de la réunion, créez un ordre du jour simple et partagez-le avec toutes les plateformes de réunion.
Parce que la réunion de lancement est votre chance de réunir tout le monde et d’être sur la même longueur d’onde concernant le projet, il est tentant de se plonger dans toutes sortes de détails. Cependant, à ce stade, il est préférable de rester de haut niveau. Ce n’est pas le moment d’entrer dans le vif du sujet.
« L’attribution de tâches spécifiques est moins importante que l’établissement de la clarté et de l’enthousiasme au sein de l’équipe de projet », explique Amanda Kelly dans un post pour LiquidPlanner.
Rappellez-vous que vos principaux objectifs de la réunion sont d’expliquer :
- ce que vous faites
- pourquoi vous le faites
- comment vous allez le faire
- Qui sont les acteurs clés
C’est vraiment tout – dans la plupart des cas, ce sont les quatre choses principales que vous devez expliquer pour que tout le monde ait le contexte nécessaire avant d’avancer avec leurs pièces individuelles.
Une remarque supplémentaire : le » pourquoi » derrière le projet est important pour toutes les personnes impliquées. Fournir ces informations de base permet à chacun de saisir non seulement ce qui est fait, mais aussi pourquoi cela compte pour l’ensemble de l’entreprise.
Alors que les dirigeants affirment que le manque d’objectifs clairs est le facteur le plus courant contribuant à l’échec d’un projet, prendre le temps de s’assurer que tout le monde voit la forêt – et pas seulement les arbres – vous mettra sur la voie d’un projet beaucoup plus fluide et réussi.
Expliquer les rôles et les responsabilités de base
Encore une fois, ce n’est pas le moment où vous voulez aller trop loin dans les mauvaises herbes avec des tâches spécifiques. Cependant, il est utile d’expliquer comment chaque personne ou équipe s’intègre au projet afin que tout le monde comprenne qui travaille sur quoi.
Restez général en présentant toutes les personnes impliquées dans le projet et expliquez très brièvement ce qu’elles vont apporter. Par exemple :
« Kerry élabore la copie, Jason crée les graphiques et Megan met en place le fil conducteur du site Web. »
C’est particulièrement utile si vous pouvez lier les responsabilités aux livrables du projet, car cela a souvent plus de sens pour les gens que les rôles et les tâches eux-mêmes.
Prendre ce temps pour mettre en évidence qui fait quoi permet d’éviter le piège courant du cloisonnement des équipes et garantit également que les membres de l’équipe savent à qui ils doivent s’adresser pour poser des questions ou faire part de leurs commentaires au fur et à mesure qu’ils avancent dans le projet.
En outre, il est important que vous réitériez le fait que vous êtes la personne de référence pour ce projet et que toute question ou préoccupation peut vous être soumise pour résolution.
3. Donnez un aperçu de la façon dont vous allez accomplir le travail
À ce stade, il est temps d’aller au-delà de ce que vous allez faire et de fournir un peu plus d’informations sur la façon dont vous allez réaliser ce projet.
Vous utiliserez une certaine plateforme ou un certain outil de gestion du travail pour collaborer et communiquer sur le projet ? Tout doit-il être stocké dans un certain Google Drive ? Collaborerez-vous avec des vendeurs ou des agences externes pour des morceaux du projet ?
Bien sûr, il y a certaines choses que vous devrez déterminer au fur et à mesure. Mais, c’est le bon moment pour mettre tout le monde au courant de certains des détails indispensables qu’ils devraient avoir avant de commencer tout travail (et pendant qu’ils cartographient leurs propres charges de travail et calendriers !).
Passer en revue toutes les dates clés
En parlant de calendriers, votre réunion de lancement du projet est le moment où vous devez faire prendre conscience à tout le monde du calendrier prévu pour le projet.
Encore une fois, vous n’avez pas besoin de creuser les délais pour les tâches individuelles. Cependant, vous devez donner à tout le monde une idée des étapes et des réunions clés, ainsi que du moment où vous pensez que le projet sera terminé dans son intégralité.
Voici un exemple des éléments que vous pouvez mettre en avant lors de votre réunion de lancement du projet :
- Nous visons à ce que la refonte complète du site Web soit terminée et lancée d’ici la fin du premier trimestre.
- Nous aurons des réunions récurrentes de mise à jour du statut tous les jeudis.
Bien que ce ne soit pas beaucoup de détails (et cela ne devrait pas l’être !), cela donne à chacun une idée approximative de ce qu’il doit prévoir en termes de calendrier de projet.
Vous pouvez entrer dans les détails des tâches spécifiques et des échéances des livrables lors de réunions et de communications plus directes avec les équipes et les membres individuels.
Laissez du temps pour les questions
Votre réunion de lancement du projet est finalement conçue pour que vous couvriez les rouages de votre projet afin que tout le monde fonctionne avec les mêmes informations de base.
Cependant, c’est aussi une bonne occasion de répondre à toute confusion précoce. Ainsi, laissez un peu de temps à la fin de votre réunion pour que les participants puissent poser toutes les questions qu’ils ont.
Encouragez les gens à ne pas trop s’enfoncer dans des questions spécifiques à la tâche ou au rôle que vous pourriez tout aussi bien aborder en dehors de cette réunion de groupe. Au contraire, ces questions doivent apporter de la clarté à l’ensemble du groupe – et pas seulement à une personne ou à une équipe.
Toutes les questions liées aux objectifs, au processus et au calendrier du projet, par exemple, sont de bonne guerre. Mais, si l’équipe de contenu commence à entrer dans les détails des exigences de copie, rappelez-leur que vous pouvez aborder ces questions lors d’une séance séparée – puisque ces réponses ne concernent pas tout le monde.
Wrap Up With Action Items
Pour qu’une réunion soit vraiment productive, elle doit se terminer par des actions claires. De cette façon, tout le monde sort de cette salle de conférence avec une idée claire de ce qu’il doit faire exactement par la suite.
Finissez votre réunion en attirant l’attention sur des points d’action spécifiques pour chaque équipe ou personne impliquée dans le projet. Par exemple :
- Kerry devrait commencer à rédiger la première ébauche du texte de la page d’accueil du site Web et de la page d’historique de l’entreprise.
- Jason et Megan devraient prévoir une réunion pour parler de l’apparence et de l’expérience utilisateur du nouveau site.
C’est un exemple assez simple, mais vous saisissez l’essentiel. Tout le monde devrait repartir de cette réunion avec plus que de simples connaissances – ils devraient repartir avec des prochaines étapes explicites.
Suivre avec un courriel
J’ai des nouvelles pour vous : Autant vous pourriez vouloir que les gens prennent des notes lors de votre réunion de lancement, autant tout le monde ne le fera pas (d’autant plus que vous n’entrez pas dans les détails à ce stade).
Pour cette raison, il est intelligent de faire un suivi avec un courriel récapitulant ce que vous avez abordé lors de la réunion ainsi que les actions nécessaires.
Non seulement cela réitère tout ce que vous avez discuté, mais cela donne également à vos participants au projet quelque chose de concret auquel ils peuvent se référer quand ils en ont besoin.
Démarrez bien votre projet
Votre réunion de lancement de projet n’est pas une perte de temps – c’est l’occasion d’aligner les objectifs et les attentes de chacun, ainsi que de donner le ton à l’ensemble de votre projet.
Bien qu’une réunion de lancement soit conçue pour couvrir principalement les éléments de base, cela ne signifie pas que l’organiser soit une tâche facile. Cela implique une réflexion et une planification préalables pour vous assurer que vous gardez les choses à un niveau suffisamment élevé, tout en donnant aux gens les informations et les prochaines étapes dont ils ont besoin.
Afin d’organiser une réunion de lancement réussie, assurez-vous de :
- Créer un ordre du jour, le partager avec vos participants, puis vous y tenir
- Toucher aux rôles et responsabilités de base (sans être trop précis)
- Donner un aperçu de la façon dont vous allez accomplir le travail, y compris les outils ou plateformes que vous utiliserez
- Passez en revue un calendrier simple et d’autres dates clés
- Laissez suffisamment de temps pour les questions, et encouragez les gens à rester généraux
- Reconcluez votre réunion avec des prochaines étapes et des actions claires
- Envoyez un courriel de suivi afin d’avoir une documentation écrite de cette réunion
Enfin, rappelez-vous également que votre réunion de lancement de projet est un moment où vous pouvez générer de l’enthousiasme pour le projet. Il ne doit pas s’agir d’une conversation ennuyeuse et tortueuse, mais au contraire d’une rencontre qui enthousiasme tout le monde sur ce sur quoi ils vont travailler ensemble.
Mettez en œuvre ces conseils et créez de l’enthousiasme et de l’engagement, et vous êtes sûr de lancer votre projet du bon pied. Bonne chance !
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