Q : « Quelle est la meilleure façon d’organiser les papiers et les factures ? » -Boston Mom
Q : « Nous avons besoin de stratégies pour organiser et traiter les papiers de toutes sortes. Factures, sollicitations de charité, documents d’assurance, papiers financiers… » -Margo
Q : « Chaque semaine, une pile de papiers et d’autres articles d’environ six pouces de haut s’accumule sur la table de ma cuisine. Je suis une maman occupée de quatre enfants avec deux chiens, je suis en études supérieures et j’enseigne dans un programme parascolaire un jour par semaine. J’ai deux enfants (9 & 13) atteints de TDAH et j’ai moi-même été diagnostiquée récemment. Je fais tellement de choses bien comme trier le courrier dans la corbeille, payer les factures tout de suite et éditer et donner des choses. Je tiens un bullet journal, qui est un outil formidable pour organiser mon emploi du temps et celui de toute la famille. Alors, à propos de cette pile… Si je ne la range pas avant la fin de la semaine, elle se retrouve sur le sol du salon et, si elle n’est pas rangée, elle finit généralement dans un sac qui est poussé quelque part quand la compagnie arrive. Nous sommes six personnes à vivre dans une maison de 1 600 pieds carrés qui est organisée, mais pleine. J’ai essayé des trieurs, des folios, des boîtes, des paniers – rien de tout cela n’a réussi à maîtriser la pile. C’est terrible d’avoir besoin de trouver quelque chose et de ne pas savoir où c’est. Il doit y avoir un meilleur moyen. » -Bklynebeth
Q : « J’ai besoin de bons systèmes pour gérer (1) la paperasse (2) les listes de tâches et (3) un planning quotidien et hebdomadaire pour moi et mes enfants. » -SDTwinMom
Hi Boston Mom, Margo, Bklynebeth et SDTwinMom:
Ah, la redoutable paperasse. Elle n’arrête pas de s’accumuler, n’est-ce pas ? On a l’impression d’avoir besoin d’un gilet de sauvetage juste pour ne pas se noyer. Accrochez-vous ! Je suis là pour vous sauver.
La clé pour rester au top de la paperasse est de créer des systèmes faciles et efficaces qui fonctionnent pour les cerveaux souffrant de troubles de l’attention (TDAH ou ADD). Comment savoir ce qui fonctionne ? Commencez par vous poser les questions suivantes :
- Suis-je un classeur ou un empileur ?
- Révélateur ou dissimulateur ?
- Dois-je avoir besoin de voir les choses pour me souvenir qu’elles existent ?
- J’aime les choses avec un code couleur ?
- Où est-ce que j’ai suffisamment d’espace pour ranger les dossiers et les papiers ?
- D’autres personnes doivent-elles avoir accès à ces papiers ?
En vous posant ces questions, des systèmes se formeront naturellement. Et la meilleure méthode est celle que vous pouvez confortablement mettre en place, maintenir et accéder. Voici quelques stratégies pour vous aider à démarrer :
1. Pensez passé/présent/futur lorsque vous organisez et classez des papiers.
- PAST représente les papiers que vous devez conserver mais auxquels vous n’avez pas besoin d’accéder régulièrement. Pensez aux impôts, aux polices d’assurance, aux anciens documents d’assurance maladie. Ceux-ci peuvent être stockés dans des classeurs, des boîtes ou même des classeurs, et placés dans un entrepôt.
- PRESENT représente ce dont vous avez besoin et que vous utilisez MAINTENANT. Les factures courantes, les infos médicales, les plans de voyage entreraient dans cette catégorie. Ces éléments doivent se trouver dans votre « immobilier de choix ». Des dossiers de bureau sur votre bureau à domicile, des paniers sur votre comptoir de cuisine ou même un chariot roulant que vous pouvez déplacer d’une pièce à l’autre.
- Le FUTUR est constitué de papiers auxquels vous aurez éventuellement accès mais pas tout de suite (futurs plans de voyage, plans de rénovation de la maison, etc.) Rangez-les là où ils sont facilement accessibles. J’aime créer des classeurs avec des pochettes en plastique transparent pour contenir mes futurs matériaux.
2. Utilisez votre espace aérien.
C’est littéralement ma façon préférée d’organiser les papiers. Accrochez des porte-revues ou des dossiers en fil de fer au mur pour organiser le courrier et d’autres documents de manière efficace. Utiliser votre espace aérien permet de garder les papiers importants visibles et en tête. Étiquetez les dossiers suspendus pour rendre l’organisation rapide et simple. Vous pouvez aussi utiliser votre espace mural pour créer un centre de messages. Utilisez des tableaux magnétiques, du liège, des tableaux effaçables à sec, pour maintenir les papiers auxquels vous devez accéder rapidement, garder les listes de choses à faire en vue et les horaires de la famille facilement accessibles.
3. Dans le doute, jetez-le.
Je suis un peu froid de cœur quand il s’agit de cela. Mais avant qu’AUCUN papier n’entre dans ma maison, il est trié sur le bac de recyclage ou la déchiqueteuse. La plupart des papiers ne sont pas personnels, alors ne les traitez pas comme tels. Faites des coupes franches et débarrassez-vous de ce dont vous n’avez pas besoin avant qu’il ne prenne de la place chez vous.
4. Passez au zéro papier autant que vous le pouvez.
Payez vos factures en ligne, scannez vos reçus et inscrivez-vous à un programme d’application mobile qui stockera tous vos dossiers médicaux. Créez des dossiers sur votre ordinateur de la même manière que vous le feriez pour votre armoire à dossiers. Tout ce que vous pouvez penser pour réduire le papier qui entre vous fera disparaître le stress et l’accablement.
5. Une entrée, une sortie.
Cette règle s’applique à TOUT ce que nous possédons (oui, même le papier), surtout si nous vivons dans de petits espaces. Blynebeth, vous avez mentionné une pile détaillée d’affaires qui va de votre cuisine au salon en passant par un sac en papier. Une femme sage a dit un jour que le désordre est une prise de décision différée. J’aime aller plus loin et demander si vous avez de la place pour tout ce que vous voulez garder ? Et si c’est le cas, est-ce que tout a une place spécifique pour que vous sachiez où tout va ? Une fois que nous désignons des maisons pour toutes nos affaires, le maintien de nos systèmes d’organisation suit naturellement.
* BOSTONMOM, vous avez également demandé des idées pour créer des systèmes de devoirs pour votre élève de 5e année. Consultez la chronique que j’ai écrite sur ce sujet exact ici. Et si vous voulez encore plus d’infos, rendez-vous sur mon site web à orderoochaos.com.
Le gourou de l’organisation Leslie Josel, de Order Out of Chaos, répondra aux questions des lecteurs d’ADDitude sur tous les sujets, du fouillis de papier aux chambres à coucher en zone sinistrée et de la maîtrise des listes de tâches à l’arrivée à l’heure à chaque fois.
Soumettez vos questions ici !
Mise à jour le 4 mai 2020
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