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Qu’est-ce qu’un budget ?

Un budget est une prévision des recettes et des dépenses sur une période future déterminée. Les budgets sont utilisés par les entreprises, les gouvernements et les ménages et font partie intégrante de la gestion efficace d’une entreprise (ou d’un ménage). La budgétisation pour les entreprises sert de plan d’action pour les gestionnaires ainsi que de point de comparaison à la fin d’une période.

Le processus de budgétisation pour les entreprises peut être difficile, en particulier si les clients ne paient pas à temps ou si les recettes et les ventes sont intermittentes. Il existe plusieurs types de budgets que les entreprises utilisent, notamment les budgets d’exploitation et les budgets directeurs, ainsi que les budgets statiques et flexibles. Dans cet article, nous explorons la façon dont les entreprises abordent la budgétisation ainsi que la façon dont elles gèrent le fait de manquer leurs budgets.

Comment fonctionnent les budgets

Bien que le processus de budgétisation des entreprises puisse devenir complexe, à la base, un budget compare les revenus d’une entreprise avec ses dépenses au cours d’une période donnée.

Bien sûr, déterminer le montant à dépenser pour diverses dépenses et projeter les ventes n’est qu’une partie du processus. Les dirigeants d’entreprise doivent également faire face à une myriade d’autres facteurs, notamment la projection des dépenses d’investissement, qui sont des achats importants d’actifs fixes tels que des machines ou une nouvelle usine. Ils doivent également prévoir leurs besoins de trésorerie permanents, les pertes de revenus et le contexte économique. Quel que soit le type d’entreprise, la capacité à évaluer les performances à l’aide de budgets est essentielle à la santé financière globale d’une entreprise.

Types de budgets

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des types de budgets les plus courants que les entreprises utilisent pour prévoir leurs chiffres avec précision.

Budget principal

La plupart des entreprises commenceront par un budget principal, qui est une projection pour l’ensemble de l’entreprise. Les budgets maîtres prévoient généralement l’ensemble de l’année fiscale. Le budget directeur comprendra des projections pour les éléments du compte de résultat, du bilan et du tableau des flux de trésorerie. Ces projections peuvent inclure les recettes, les dépenses, les coûts d’exploitation, les ventes et les dépenses en capital.

Budget statique

Un budget statique est un budget dont les chiffres sont basés sur les sorties et les entrées prévues pour chacune des divisions de l’entreprise. Un budget statique est généralement la première étape de la budgétisation, qui détermine combien une entreprise a et combien elle va dépenser. Le budget statique examine les dépenses fixes, qui ne sont pas variables ou dépendantes des volumes de production et des ventes. Par exemple, le loyer serait un coût fixe quel que soit le volume des ventes d’une entreprise.

Certaines industries, comme les organismes à but non lucratif, reçoivent des dons et des subventions résultant en un budget statique à partir duquel ils ne peuvent pas dépasser. D’autres industries utilisent les budgets statiques comme un point de départ ou un chiffre de base, similaire au budget principal, et font des ajustements à la fin de l’exercice si plus ou moins de budget est nécessaire. Lors de la création d’un budget statique, les gestionnaires utilisent des méthodes de prévision économique pour déterminer des chiffres réalistes.

Budget d’exploitation

Le budget d’exploitation comprend les dépenses et les recettes générées par les opérations commerciales quotidiennes de l’entreprise. Le budget de fonctionnement se concentre sur les dépenses de fonctionnement, y compris le coût des marchandises vendues (COGS) et les recettes ou les revenus. Le COGS est le coût de la main-d’œuvre directe et des matériaux directs qui sont liés à la production.

Le budget d’exploitation représente également les frais généraux et administratifs directement liés à la production des biens et services. Cependant, le budget d’exploitation ne comprend pas des éléments tels que les dépenses en capital et la dette à long terme.

Budget de trésorerie

Un budget de trésorerie aide les gestionnaires à déterminer le montant des liquidités générées par une entreprise pendant une période spécifique. Les entrées et sorties de trésorerie d’une entreprise sont importantes car les dépenses doivent être payées à temps à partir des liquidités générées. Par exemple, le suivi du recouvrement des créances, c’est-à-dire de l’argent dû par les clients, peut aider les entreprises à prévoir les liquidités dues au cours d’une période donnée.

Ce processus peut être difficile si trop de clients sont en retard de paiement. Pour compenser cela, de nombreuses entreprises créent quelque chose appelé « provision pour créances douteuses », qui estime le montant des créances qui ne devraient pas être recouvrables.

Les budgets de trésorerie aident à examiner les pratiques antérieures pour examiner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et faire des ajustements. Par exemple, une entreprise pourrait demander une ligne de crédit de fonds de roulement à court terme auprès d’une banque pour s’assurer d’avoir de la trésorerie au cas où un client paierait en retard. De même, les entreprises peuvent demander des options plus flexibles pour leurs comptes créditeurs, c’est-à-dire l’argent dû aux fournisseurs, afin de répondre à tout besoin de trésorerie à court terme.

Utiliser un budget pour évaluer les performances

Une fois une période terminée, la direction doit comparer les prévisions du budget statique ou du budget principal aux performances de l’entreprise. C’est à ce stade que les entreprises calculent si le budget s’est aligné sur les dépenses et les revenus prévus.

Budget flexible

Un budget flexible est un budget contenant des chiffres basés sur la production réelle. Le budget flexible est comparé au budget statique de l’entreprise pour identifier les écarts (ou différences) entre les dépenses prévues et les dépenses réelles.

Avec un budget flexible, les valeurs en dollars budgétées (c’est-à-dire les coûts ou les prix de vente) sont multipliées par les unités réelles pour déterminer quel chiffre particulier sera attribué à un niveau de production ou de vente. Le calcul donne le total des coûts variables impliqués dans la production. La deuxième composante du budget flexible est constituée par les coûts fixes. Généralement, les coûts fixes ne diffèrent pas entre les budgets statiques et les budgets flexibles.

Puisque les budgets flexibles utilisent les chiffres de la période en cours – ventes, revenus et dépenses – ils peuvent aider à créer des prévisions basées sur plusieurs scénarios. Les entreprises peuvent calculer divers résultats en fonction de différents produits, tels que les ventes ou les unités produites. Les budgets flexibles ou variables aident les gestionnaires à planifier à la fois pour une production faible et une production élevée afin de se préparer quel que soit le résultat.

Ecarts budgétaires

Comme indiqué précédemment, des écarts peuvent survenir entre le budget statique et les résultats réels. Les deux écarts les plus courants sont appelés l’écart sur le budget flexible et l’écart sur le volume des ventes.

L’écart sur le budget flexible compare le budget flexible aux résultats réels pour déterminer les effets que les prix ou les coûts ont eu sur les opérations. En comparaison, l’écart sur le volume des ventes compare le budget flexible au budget statique pour déterminer l’effet que le niveau d’activité de vente d’une entreprise a eu sur ses opérations.

À partir de ces deux budgets, une entreprise peut élaborer des budgets flexibles et statiques individuels pour tout élément de ses opérations. Les écarts sont classés comme favorables ou défavorables.

Si l’écart entre les ventes et le volume est défavorable (le budget flexible est inférieur au budget statique), les ventes de l’entreprise (ou la production avec un écart de volume de production) se révéleront inférieures aux prévisions.

Si, en revanche, l’écart du budget flexible était défavorable, il serait le résultat des prix ou des coûts. En sachant où l’entreprise est en deçà ou au-delà de la marque, les gestionnaires peuvent évaluer la performance de l’entreprise plus efficacement et utiliser les résultats pour apporter les changements nécessaires.

Mise en œuvre des budgets

Pour la plupart des entreprises, des dépenses surgissent de temps à autre. Les budgets statiques servent généralement de ligne directrice, ce qui signifie qu’ils peuvent être modifiés ou ajustés une fois que les écarts ont été identifiés via un budget flexible. En comprenant les différents types de budget, les gestionnaires peuvent obtenir une foule d’informations grâce à l’analyse des écarts budgétaires, ce qui conduit à des décisions commerciales mieux informées.