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La matrice d’Eisenhower ou de gestion du temps améliore la productivité en vous apprenant à mieux hiérarchiser les priorités. Cette technique vous aide à apprendre quelles sont les activités qui valent la peine que vous y consacriez du temps et des efforts, et celles qui ne le valent pas.

Et dans un monde où nous nous précipitons tous pour respecter notre emploi du temps, c’est une compétence inestimable.

Vous trouverez ici une explication de ce qu’est la matrice de gestion du temps, comment l’utiliser, et comment penser en quadrants.

Qu’est-ce que la matrice de gestion du temps ?

La matrice de gestion du temps, également connue sous le nom de matrice d’Eisenhower, est une méthode qui vise à améliorer votre façon de hiérarchiser les tâches. Vous apprenez à reconnaître vos plus grandes priorités et à différencier celles qui ont un impact à long terme de celles qui n’en ont pas.

En pratique, la matrice de gestion du temps se présente comme suit :

La matrice sert d’outil de priorisation, plutôt que d’outil de planification. Vous n’y verrez donc pas de calendriers ou d’échéances. Voici comment la grille fonctionne en tant qu’outil de gestion du temps, sans spécifications temporelles ni calendriers.

Les éléments de la matrice d’Eisenhower – expliqués

Qu’est-ce que les quatre quadrants de temps ?

Lorsque vous utilisez la matrice de gestion du temps, vous triez les tâches de votre liste de choses à faire en quatre groupes. Ces groupes sont appelés quadrants car ils sont disposés dans une grille. Nous avons :

• Le 1er quadrant – tâches urgentes importantes
• Le 2e quadrant – tâches non urgentes importantes
• Le 3e quadrant – tâches urgentes sans importance
• Le 4e quadrant – tâches non urgentes sans importance

Pour certains, le tri des tâches sera facile et peut-être évident dès le départ. Cependant, la plupart du temps, les gens mélangent ces quatre quadrants ou ont du mal à distinguer où une tâche doit aller. En outre, les priorités diffèrent d’une personne à l’autre. Alors que la croissance de la carrière peut être cruciale pour A, B pourrait trouver que fonder une famille est plus important.

Pour appliquer correctement les règles de la matrice, et minimiser les chances d’erreurs, nous suggérons fortement de regarder la section suivante.

La différence entre IMPORTANT et URGENT

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »

– Dwight D. Eisenhower

Une fois que vous aurez appris à faire la distinction susmentionnée, toute la matrice sera un jeu d’enfant.

Les tâches urgentes doivent être traitées le plus rapidement possible. Elles sont sensibles au temps et parfois stressantes, car elles requièrent notre attention immédiate.

Pensez à étudier pour un examen que vous avez oublié, ou à essayer d’emmener un ami blessé à l’hôpital.

En revanche, les tâches importantes vous permettent de prendre du recul, d’analyser votre situation et de planifier votre prochaine action. Elles ne sont pas soumises à des contraintes de temps, il n’y a donc pas de pression qui va affecter votre jugement.

Les tâches importantes sont celles qui concernent vos objectifs de vie, vos valeurs fondamentales, etc. Fonder une famille, par exemple, planifier un voyage, ou une routine d’entraînement pour être en meilleure santé.

Combien de fois avez-vous entendu quelqu’un qui n’arrive pas à faire son travail parce qu’il continue à  » éteindre les petits feux  » ? Si nous nous concentrons uniquement sur les tâches sensibles au facteur temps, nous ne verrons pas plus loin que ce qui nous attend demain.

Ceci soulève également la question suivante :

Comment puis-je savoir ce qui est urgent et ce qui est important pour moi ?

Il n’existe pas de formule universelle que nous pouvons tous suivre. Pour savoir quelles tâches sont importantes et lesquelles sont urgentes pour vous, le mieux est de faire une liste. Vous trouverez de nombreux modèles de listes de tâches sur notre page de ressources Clockify, dont l’un devrait être parfait pour vous.

• Écrivez vos valeurs fondamentales, vos idéaux et vos objectifs de vie;
• Pensez aux étapes que vous devez atteindre – elles seront très probablement constituées d’activités qui seront importantes.

Elles peuvent être un moyen de reconnaître et de vous rappeler ce pour quoi vous travaillez. Qu’il s’agisse d’argent, de sécurité, d’avancement professionnel, d’expérience, de relations, de subvenir aux besoins de la famille…

• Observez vos actions quotidiennes et identifiez les activités et les tâches qui vous font vous comporter de manière réactive.

Il s’agira normalement de tâches urgentes. Appels téléphoniques de la famille ou du patron, rabais dans votre magasin préféré, dysfonctionnements à la maison,…

Comment placer les tâches dans les quatre quadrants

Maintenant que nous avons expliqué la distinction urgent et important, voyons comment ils s’appliquent aux tâches et aux activités. Nous allons utiliser des exemples courants et quotidiens.

Quadrant 1,  » Faire  » – Les éléments qui sont importants et urgents.

Ce sont les tâches qui ont une limite de temps stricte, très proche. Par exemple, un examen de mathématiques est une tâche urgente pour un élève, et la plupart des autres choses passeront au second plan.

Autres exemples :

• Emergences, problèmes urgents

Un petit incendie que vous devez éteindre, une canalisation qui éclate, une blessure.

• Une échéance très proche

Quelque chose que vous avez repoussé et que vous êtes maintenant pressé de terminer.

• Des obligations de dernière minute

Des obligations familiales ou professionnelles, des visiteurs inopinés, etc.

Quadrant 2 , « Décider » – Les éléments qui sont importants, mais pas urgents.

Le deuxième quadrant concerne les éléments qui vous apportent un bénéfice à long terme, mais qui ont l’avantage de ne pas être urgents. Pensez à des décisions comme vouloir perdre du poids, lire davantage, vous inscrire à un cours, etc. Elles sont importantes pour votre bien-être, mais pas critiques, donc elles sont généralement mises de côté au profit de tâches urgentes.

Autres exemples :

• Objectifs de santé à long terme

Faire de la musculation ou préparer des repas sains;

• Objectifs professionnels

Obtenir une promotion, changer d’entreprise, envisager de créer une entreprise, terminer l’université, etc;

• Objectifs personnels

Améliorer ses relations, fonder une famille, se divertir, manger sainement.

Important à noter : repousser les tâches importantes chaque fois qu’une urgence se présente risque de les rendre urgentes par la suite. Si une personne remet à plus tard le fait de manger sainement pendant des années parce que d’autres choses l’en empêchent, des complications de santé comme l’obésité ou le diabète en feront soudainement une priorité urgente.

Quadrant 3, « Déléguer » – Les éléments de ce quadrant sont urgents mais peu importants.

Normalement, ce sont les tâches que vous déléguez aux autres. Par exemple, lorsque vous n’arrivez pas à payer vos factures, vous demandez à un partenaire ou à un colocataire de le faire pour vous. Ou encore, demander à un collègue de prendre des notes à votre place pendant une réunion parce que vous avez un travail urgent.

Autres exemples :

• Problèmes mineurs

Configurer des réunions, fixer certains rendez-vous,

• Obligations ménagères

Faire les courses, les tâches ménagères, payer les factures, etc.

Quadrant 4, « Éliminer » – Les éléments sont sans importance et non urgents.

Le dernier quadrant contient des tâches ou obligations qui ne sont en aucun cas importantes. Elles n’ont que très peu, voire aucun avantage à long terme pour votre carrière, votre vie ou votre santé. Il peut s’agir par exemple de surfer sur les chaînes l’après-midi, au lieu de travailler sur votre livre.

Autres exemples :

• Gaspillage de temps

Consulter (passer du temps sur) les médias sociaux, les courriels sans importance, etc.

• Activités agréables uniquement

Si le repos est important, trop d’activités agréables peuvent avoir un effet contraire. Certaines d’entre elles doivent être éliminées pour laisser de la place aux activités importantes;

Important de noter : les activités du quatrième quadrant sont considérées comme des interruptions qui semblent urgentes mais qui n’ont aucun moyen de contribuer à notre vie quotidienne, ou à notre avenir.

Comment peser vos priorités dans la matrice

Considérez le graphique ci-dessous comme une antisèche de la matrice de gestion du temps. Pour les types plus visuels, il pourrait fournir un moyen plus utile d’organiser leur tâche à l’intérieur des quatre quadrants.

La feuille de triche de la matrice de gestion du temps

Gardez à l’esprit que vous seul pouvez savoir quelles tâches sont importantes pour vous, et lesquelles ne le sont pas. En vous demandant « Qu’est-ce que je dois faire tout de suite ? », « Qu’est-ce qui est du gaspillage et qui doit être éliminé ? », et « Quelles sont les tâches que je dois faire, et celles que quelqu’un peut faire pour moi ? ».

Votre attention durant ce processus doit se porter sur le QUOI plutôt que sur le QUAND. La planification devient plus facile une fois que vous connaissez vos priorités.

Maintenant que nous savons que la matrice de gestion du temps est en fait un outil pour une meilleure compréhension de vos activités, nous devrions passer à son application réelle.

Un exemple du fonctionnement de la matrice de gestion du temps

La meilleure façon de comprendre le fonctionnement de la matrice est à travers un exemple.

Disons qu’il y a une femme, nommée Julie, qui est le chef de projet d’une entreprise de taille moyenne. Elle délègue beaucoup de personnes, communique avec les clients, rend des comptes à ses patrons, a un mari et deux enfants, et essaie de vivre et de manger sainement en plus de tout cela. Cela semble beaucoup, et on pourrait penser que Julie n’arriverait pas à faire tout ce qu’elle prévoit. Cependant, en appliquant la matrice, elle sait où sont ses priorités et comment contourner les changements dans ses plans

Pour commencer, disons que l’emploi du temps de Julie ressemble à ceci :

jeudi, 6 février
8h – 9h	Réunion de synthèse + courriels
9h – 11h	Progrès du projet, rapports et analyses
11h – 11 :30AM	Déjeuner
11:30AM – 11:45AM	Appeler Kevin Smith pour s’informer de la sortie scolaire de la semaine prochaine
12:00PM – 2 :05PM	Réunion avec le client / préparer le terrain pour le nouveau projet
2:05PM – 2:20PM	Pause café + visite de Sarah dans son nouveau bureau !
2:20PM – 4:00PM	Réunion du personnel au sujet du projet	4:30PM – 5:00PM	Amener Jamey chez le pédiatre pour un contrôle(on croise les doigts pour qu’il soit rétabli !)	5h30 – 18h30	Mise en forme	18h30 – 19h30	Douche + dîner	19 :30PM – 9:00PM	Passer du temps avec les enfants
9:30PM – 10:00PM	Nouvel épisode de Gray’s Anatomy !

En soi, cela semble assez bien planifié. Cependant, Julie sait qu’il y a des chances que l’horaire change, alors chaque matin, elle se le rappelle pour éviter de stresser.

Comme prévu, à la fin de la journée, l’horaire de Julie s’est retrouvé un peu différent. Elle a dû faire plusieurs ajustements à ses tâches en appliquant la matrice de gestion du temps à ses tâches :

• Celles en orange ont été remises à plus tard
• Celles en vert ont été déléguées
• Celles en rouge ont été éliminées

jeudi, 6 février
8h – 9h	Réunion de synthèse + courriels
9h – 11h	Progrès du projet, rapports et analyses
11h – 11 :30AM	Déjeuner
11:30AM – 11:45AM	Appeler Kevin Smith pour s’informer de la sortie scolaire de la semaine prochaine
12:00PM – 2 :05PM	Réunion avec le client / préparer le terrain pour le nouveau projet
2:05PM – 2:20PM	Pause café + visite de Sarah dans son nouveau bureau !
2:20PM – 4:00PM	Réunion du personnel au sujet du projet	4:30PM – 5:00PM	Amener Jamey chez le pédiatre pour un contrôle(on croise les doigts pour qu’il soit rétabli !)	5h00 – 17h20	Épicerie
5h30 – 18h30	Mise en forme
6h30 – 19h :30PM	Douche + dîner
19h30 – 21h00	Passer du temps avec les enfants
9h30 – 22h00	Nouvel épisode de Gray’s Anatomy !

La matrice d’Eisenhower au travail exemple

Voici comment Julie a appliqué la matrice de gestion du temps à son processus de réflexion :

• Elle n’a pas réussi à se pencher sur les emails le matin, car la réunion de stand-up a révélé certains problèmes dans le département d’assurance qualité. Le remue-méninges pour trouver une solution était plus important que les emails, elle les a donc étiquetés comme quelque chose à rattraper demain ;
• Le client qu’elle devait rencontrer à midi est arrivé une demi-heure plus tôt parce qu’il avait certaines questions à poser à Julie. Elle savait que la sortie scolaire de son fils était suffisamment éloignée pour ne pas avoir besoin des informations nécessaires tout de suite. Elle pourrait appeler l’enseignant à ce sujet plus tard dans la journée. Ne voulant pas faire attendre sa cliente, elle a déplacé la réunion à 11h30, et l’appel téléphonique à son retour à la maison plus tard;
• Vers 16h00, il était clair que certaines choses sur le projet nécessitaient une attention immédiate. Cependant, le fils de Julie est malade depuis une semaine et doit aller chez le médecin pour un contrôle. Comme la santé de son fils passe avant tout, elle délègue la tâche de diriger la réunion à son collègue le plus digne de confiance. Elle peut demander un compte rendu le lendemain;

L’exemple de la matrice Eisenhower à la maison

• Malgré un rendez-vous, le cabinet du médecin était bondé, Jamey et Julie ont donc dû attendre un peu plus longtemps pour le contrôle. Par précaution, Julie demande à son mari de faire les courses, car ils risquent de ne pas y arriver ;
• Julie veut améliorer sa santé physique, elle essaie donc de s’entraîner trois fois par semaine. Mais en rentrant chez elle, un collègue de travail l’appelle au sujet de la réunion qu’ils ont eue plus tôt. Ils avaient besoin de l’approbation de certaines décisions. Julie a décidé de reporter sa séance d’entraînement pour discuter par vidéo avec certains membres du personnel qui sont restés après le travail. Les aider à terminer pour qu’ils puissent rentrer chez eux était plus important et plus urgent que son exercice aujourd’hui ;
• À 21h30, Julie était épuisée par les gens, les réunions, le cabinet du médecin et les activités des enfants. Elle ne voulait rien d’autre que de dormir. Sachant que cela lui fera beaucoup plus de bien que la télévision à ce moment-là, elle a décidé de ne pas regarder l’émission et de se coucher immédiatement.

Comme nous pouvons le voir dans l’exemple de Julie, la matrice de gestion du temps est là pour nous apprendre à faire des appels plus faciles concernant nos horaires. Elle n’a pas trop réfléchi aux tâches ou aux conséquences de ses actions, car elle en avait pleinement conscience à l’avance. Elle a pu effectuer les changements nécessaires en douceur, et avec le moins de stress possible.

Qu’est-ce qui différencie la matrice de gestion du temps des autres techniques ?

Comme mentionné ci-dessus, cette méthode n’a rien à voir avec l’apprentissage de nouvelles compétences astucieuses, et tout à voir avec le changement de votre état d’esprit pour le mieux. Elle vous aidera à mieux comprendre vos objectifs, les activités qui vous ont fait perdre du temps et celles qui vous ont permis d’arriver là où vous êtes aujourd’hui. Ainsi, vous pourrez mieux programmer et planifier pour l’avenir.

Après l’avoir utilisé pendant un certain temps, il insufflera une transformation positive. Vous remarquerez combien il est plus facile de planifier votre travail, et combien vous êtes devenu plus apte à gérer les petites crises et les échéances inévitables.

Ici, chez Clockify, nous avons également fait des recherches sur les meilleures techniques de gestion du temps actuelles. Au cas où la matrice ne semblerait pas être votre tasse de thé, il y a bien d’autres choix possibles.

Instructions sur la façon d’utiliser la matrice de gestion du temps

Cette méthode de gestion du temps aurait été utilisée pour la première fois par Dwight D. Eisenhower (le 34e président des États-Unis). Ce n’est que plus tard qu’elle a été popularisée grâce à Steven Covey, la présentant dans son livre « Les 7 habitudes des personnes hautement efficaces ».

Dans le livre, il a abordé l’idée de quatre générations de gestion du temps, et si nous examinons les quatre, nous voyons qu’il s’agit en fait d’instructions sur la façon d’employer correctement la matrice.

Génération 1 : listes de contrôle et notes

La première génération représente l’étape de début de votre planification de la gestion du temps. Toutes les tâches qui doivent être réalisées sont mises sur papier et survolées. Tout doit être organisé en fonction de la quantité de temps et d’énergie qu’elles nécessitent.

Génération 2 : Calendriers et planning

Dans la deuxième génération, toutes les activités de la liste précédente doivent être inscrites dans un calendrier ou autrement programmées. C’est une façon de tenter de planifier l’avenir au mieux.

Génération 3 : Plans hebdomadaires

La troisième génération est là pour resserrer le calendrier des activités. Vous devez planifier votre semaine, les objectifs et les buts que vous souhaitez atteindre, et commencer à réfléchir plus sérieusement à un planning quotidien au sein de cette semaine.

Génération 4 : Relations et résultats

Alors que les trois premières générations concernaient la gestion des activités et du temps, la quatrième est ce qui donne réellement son sens à l’ensemble du processus.

Avec un planning complet et une liste d’activités, vous pouvez commencer à analyser lesquelles de ces tâches sont importantes ou non, urgentes ou non urgentes. Cela vous aidera à réaliser quels éléments de votre liste doivent absolument être faits demain, et lesquels peuvent être repoussés d’un jour si des questions plus urgentes surgissent.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la matrice de gestion du temps ?

Comme toute technique de gestion du temps, la matrice de Covey présente des avantages et des inconvénients. Il est préférable de prendre les deux en compte avant de décider de l’utiliser ou non. Après tout, vous avez besoin d’une méthode qui soit parfaite pour vous.

Avantages de la matrice de gestion du temps :

1. Elle vous fait réfléchir à l’importance de vos tâches ;
2. Elle aide à réévaluer ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas ;
3. Elle enseigne une meilleure conscience de soi et vous aide à pratiquer l’auto-analyse ;
4. Vous devenez meilleur pour prendre des décisions en une fraction de seconde.

Inconvénients de la matrice de gestion du temps :

1. Vous triez les tâches uniquement en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle ne tient pas compte des ressources, de la complexité ou du niveau d’effort qu’une tâche requiert ;
2. Les tâches courtes et urgentes sont laissées de côté, même si le fait de les cocher sur la liste aide à la productivité et à prendre de l’élan ;
3. L’utilisation de la matrice sur une base quotidienne peut être difficile et prendre du temps ;
4. La grille peut être écrasante lorsque trop de tâches sont présentes, donc les limiter à 5 chacune fonctionnera mieux.

Pour ceux qui ne sont toujours pas sûrs, il existe un moyen de savoir si la matrice de Covey est le bon choix pour vous. Faites-en l’essai pendant une semaine. Dressez la liste de vos tâches pour la semaine, triez-les à l’intérieur de la grille à quatre quadrants, puis utilisez un time tracker pour suivre votre progression tout au long de la semaine, et prenez des notes sur ce que certaines situations vous ont fait ressentir.

Lorsque l’essai touche à sa fin, jetez un coup d’œil aux données que vous avez accumulées.

Etes-vous devenu plus productif ?

Est-il plus facile de prendre des décisions ?

Les choses que vous considériez comme urgentes étaient-elles réellement urgentes ? Ou vous ont-elles simplement fait perdre du temps ?

En conclusion

D’une certaine manière, essayer de gérer son temps est devenu une chose du passé. De plus en plus de coachs et d’experts en productivité conseillent d’apprendre à gérer ses priorités et ses ressources. Car nous ne pouvons pas gagner du temps. Nous pouvons simplement l’utiliser plus intelligemment. Ainsi, au lieu d’essayer d’entasser autant de tâches que possible dans une journée, essayez de donner la priorité à celles qui comptent. Celles qui contribuent à votre amélioration personnelle et à votre progrès. La matrice de gestion du temps de Covey est un excellent professeur à cet égard. Et même si elle ne fonctionne pas pour tous, c’est un excellent tremplin pour trouver une technique plus personnalisée et mieux adaptée.

La matrice de gestion du temps de Covey est un excellent professeur à cet égard.