Microsoft Excel est l’application idéale pour traiter de grandes quantités de données. Vous pouvez l’utiliser pour accomplir une grande quantité de travail en un rien de temps, pour autant que vous sachiez quelles fonctions utiliser. Mais il peut être difficile à maîtriser car il y a de nombreuses fonctions et commandes à apprendre.
Les erreurs se produisent facilement lors de la saisie des données, et vous aurez probablement besoin de permuter des lignes (ou des colonnes) tôt ou tard. Heureusement, il s’agit de l’une des opérations les plus simples que vous pouvez effectuer dans Excel. Continuez à lire pour apprendre comment permuter deux lignes de deux manières différentes. Vous pouvez également utiliser les mêmes méthodes pour permuter des colonnes.
Le problème imaginaire
Pour illustrer ces méthodes, nous avons créé un fichier Excel en prétendant que nous sommes un service d’administration système qui garde la trace des serveurs actifs. Nous avons rempli quelques lignes pour vous donner une idée de la façon dont les choses fonctionnent. Imaginons que les informations relatives à l’ordinateur 7 et à l’ordinateur 5 aient été mélangées et que vous souhaitiez corriger cette erreur.
Notez que la première ligne de notre exemple est utilisée pour les étiquettes de catégorie, de sorte que l’ordinateur 5 et ses données sont placés dans la ligne 6, tandis que l’ordinateur 7 se trouve dans la ligne 8.
Passons aux méthodes.
Copier/Coller
La première méthode est utilisée pour de nombreuses opérations différentes dans Excel. Elle est simple et ne prend que quelques secondes. Vous pouvez l’utiliser pour échanger des lignes ou des colonnes entières en une seule fois, plutôt que de changer les données cellule par cellule.
Cette méthode nécessite simplement de copier les informations d’une ligne et de les coller dans l’autre. Mais d’abord, vous devrez créer une ligne vide et y placer les données.
Voici précisément ce que vous devez faire si vous voulez permuter les données associées à l’ordinateur 5 et à l’ordinateur 7 :
- Insérez une nouvelle ligne entre les ordinateurs 4 et 5. Faites-le en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la ligne 6 et en sélectionnant l’option « Insérer ». Votre rangée vide sera la rangée 6.
- L’ajout d’une nouvelle rangée a déplacé « Ordinateur 7 » de la rangée 8 à la rangée 9. Trouvez cette ligne et coupez les infos des colonnes B, C et D. Vous pouvez sélectionner les cellules avec votre souris ou avec le bouton Shift, puis appuyez sur « Ctrl+X » pour couper.
- Cliquez sur la cellule B6 dans la ligne 6 nouvellement créée et appuyez sur « Ctrl+V ». Les données de l’ordinateur 7 se déplaceront vers la ligne 6.
- Les données de l’ordinateur 5 se sont également déplacées d’une ligne en dessous, ce qui signifie que vous voulez sélectionner les cellules B7, C7 et D7 pour obtenir les données de l’ordinateur 5. Appuyez à nouveau sur « Ctrl+X ».
- Sélectionnez la cellule vide à côté de l’ordinateur 7 (c’est-à-dire la cellule B9) et appuyez sur « Ctrl+V. »
- Copiez la cellule A7 et collez-la dans la cellule vide au-dessus (dans notre exemple, il s’agit de l’étiquette « Ordinateur 5 »).
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne 7 désormais vide et sélectionnez « Supprimer. »
Vous venez de déplacer le contenu d’une ligne à une autre en quelques clics. Vous pouvez utiliser la même technique pour permuter les données entre les colonnes. Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur de longues listes Excel comportant des centaines de lignes et de colonnes, car elle vous permet de permuter toutes les cellules de votre ligne en même temps. Pour sélectionner une ligne entière dans Excel, appuyez sur Shift+Espace.
Échanger des lignes ou des colonnes adjacentes
Échanger des données entre des lignes adjacentes est beaucoup plus facile car vous n’avez pas du tout à créer une nouvelle ligne. Excel vous permet de permuter les données entre deux colonnes ou lignes en quelques secondes en maintenant la touche Shift de votre clavier. Voici ce que vous devez faire :
- Sélectionnez les données que vous voulez échanger.
- Appuyez sur la touche « Shift » de votre clavier et maintenez-la enfoncée.
- Passez votre souris sur la frontière entre les deux lignes adjacentes jusqu’à ce qu’elle se transforme en icône de flèche en croix.
- Cliquez et maintenez votre souris et la touche « Shift » jusqu’à ce que vous voyiez une ligne grise apparaître sous la ligne avec laquelle vous voulez échanger les données.
- Lâchez le bouton de la souris, et les données changeront de place. Vous pouvez utiliser la même méthode pour permuter entre les colonnes.
Le chemin pour devenir un pro d’Excel
Si votre travail vous oblige à travailler dans Excel, vous devrez apprendre diverses façons de rendre les tâches de gestion des données plus rapides et plus faciles. Cela peut sembler décourageant, mais vous pouvez trouver des tutoriels sur YouTube qui vous apprendront à faire à peu près tout ce que vous voulez.
Ne pas abandonner
Apprendre à utiliser Excel dans toute son étendue peut vous rendre irremplaçable sur votre lieu de travail. Basculer les données entre les lignes et les colonnes n’est que la première étape, mais c’est une étape importante à coup sûr.
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