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J’étais autrefois une personne terriblement désorganisée.

Même à la fin du lycée, mon sac à dos était un fouillis de papiers froissés, de stylos cassés et de miettes de craquelins. Cela n’a pas nui à mes résultats scolaires, mais certainement à ma santé mentale.

Lorsque je suis arrivé à l’université, cependant, j’ai eu la chance de découvrir ce site Web. Cela m’a conduit à devenir plus sérieux en matière d’organisation, notamment en ce qui concerne mon agenda et mes documents numériques. Je ne suis toujours pas Marie Kondo, mais ces jours-ci, je me considérerais comme  » plus organisée que la moyenne « .

Dans ce guide, je vais vous faire découvrir tout le processus pour vous organiser à l’université. Comme vous le verrez, s’organiser est la partie facile, alors j’aborderai aussi ce qui compte vraiment : comment rester organisé tout au long du semestre.

Alors ouvrez votre application de calendrier préférée, sortez vos cahiers, et organisons-nous !

Pourquoi vous DEVEZ rester organisé à l’université (ce n’est pas ce que vous pourriez penser)

« Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker. » – David Allen, Getting Things Done

Je connaissais beaucoup de gens très intelligents à l’université qui ne dormaient presque pas, consommaient de la caféine à outrance et semblaient exister dans un état constant de panique de bas étage.

Vous pourriez supposer que c’est parce qu’ils suivaient une lourde charge de cours et qu’ils étaient simplement trop engagés. Bien que cela fasse partie du problème dans certains cas, le plus souvent, la raison du mode de vie trépidant de ces personnes était qu’elles étaient gravement désorganisées.

Elles étaient tout de même capables d’obtenir de bons résultats parce qu’elles étaient intelligentes, qu’elles étaient attentives en classe et qu’elles pouvaient étudier efficacement quand elles en avaient besoin. Mais leur qualité de vie globale était inférieure à ce qu’elle aurait pu être.

C’est la raison numéro un de s’organiser : cela réduira drastiquement votre niveau de stress.

Et lorsque vous êtes moins stressé, vous vous sentirez mieux et vous aurez de meilleures performances dans vos devoirs. Vous aurez également plus de temps pour les choses que vous aimez faire, et vous serez tout simplement une personne plus agréable à côtoyer.

Notez que vous organiser n’améliorera pas automatiquement votre GPA. Vous devez toujours étudier la matière, aller en classe, prendre de bonnes notes, faire les devoirs et obtenir l’aide d’un professeur ou d’un tuteur si nécessaire.

Mais si vous êtes organisé, vous aurez également plus de temps pour faire les choses ci-dessus… au lieu de fonctionner en mode panique et de sentir que vous n’avez jamais le temps supplémentaire pour étudier des concepts difficiles.

P.S. – Ce guide est vraiment détaillé et vous permettra certainement d’être opérationnel. Cependant, si vous voulez voir exactement comment mettre en place chaque système que nous allons aborder, vous pourriez vouloir suivre la masterclass sur la productivité de notre fondateur Thomas :

Comment s’organiser : 5 domaines clés

Ok, donc maintenant que vous comprenez la valeur de l’organisation, regardons les domaines clés que chaque étudiant doit organiser. Si vous parvenez à organiser les aspects suivants de votre vie, alors vous prendrez un bon départ pour le semestre.

Et même si vous lisez ces lignes à la moitié du semestre, ces conseils s’appliqueront toujours – il faudra peut-être juste un peu plus de travail pour les mettre en œuvre puisque vous êtes au milieu de vos cours.

Votre calendrier

Si je devais donner un seul conseil de productivité à mettre en œuvre par tout le monde, ce serait  » utilisez un calendrier.  » Je suis assez choqué de voir à quel point de nombreux professionnels sont désorganisés, et le problème vient généralement du fait qu’ils n’utilisent pas (et ne tiennent pas) un calendrier.

Les calendriers libèrent tellement d’espace dans votre tête. Au lieu de devoir vous souvenir des rendez-vous, des cours ou des dates d’échéance à l’aide de post-it ou de bouts de papier dans votre portefeuille, vous pouvez tout avoir organisé dans un format pratique et visuel. Et si vous utilisez un calendrier numérique, vous pouvez obtenir automatiquement des rappels des événements importants avant qu’ils ne vous surprennent.

Ce que vous utilisez pour votre calendrier n’a pas d’importance. Nous sommes de grands fans de Google Calendar ici à College Info Geek, mais vous pouvez également utiliser un certain nombre d’autres applications de calendrier. Vous pouvez même aller old-school avec un planificateur papier, tant que vous le regardez assez régulièrement.

Une fois que vous avez choisi un calendrier, l’étape suivante consiste à faire un grand brain dump de chaque événement important pour le semestre. Voici quelques éléments clés à inclure :

• Vos heures de cours
• Les dates d’échéance importantes de vos syllabus (examens, travaux de semestre, etc.)
• Les heures d’exercice (vous avez bien un programme d’entraînement, non ?)
• Réunions avec les professeurs/tuteurs
• Horaires de réunion des clubs/extrascolaires
• Dates d’emménagement/déménagement dans le dortoir/appartement
• Votre horaire de travail (si vous avez un emploi à temps partiel)
• Dates d’échéance des paiements (carte de crédit, loyer, toute autre dépense importante)

Un exemple de mon vrai calendrier d’université

Une fois que vous avez une liste de tous ces éléments, il est temps de les inscrire sur votre calendrier.

Voici un exemple d’une semaine typique de mon calendrier pendant ma dernière année de collège:

Comme vous pouvez le voir, j’ai bloqué tous mes cours. Cela m’a non seulement permis de m’assurer que je n’oublierais jamais un cours, mais aussi que je ne programmerais jamais une réunion ou un autre événement pendant les heures de cours.

Note : Si vous utilisez un calendrier numérique, je vous recommande vivement de régler vos cours sur la répétition. De cette façon, vous n’oublierez jamais quand un cours a lieu. Voici comment créer des événements récurrents dans Google Agenda.

Vous remarquerez également que j’ai des réunions, des répétitions, du temps pour le travail en freelance, et beaucoup d’espaces vides. Je n’ai pas programmé mon temps d’étude, car j’étais plutôt bon pour faire ce travail, mais vous pourriez également inclure des blocs d’étude pour des cours particuliers si vous le souhaitez.

Bien sûr, votre agenda n’est qu’une partie de l’équation.

Comment faites-vous pour garder une trace de toutes les choses que vous devez faire au quotidien ?

Comment gardez-vous la trace des devoirs, des tâches autour de votre espace de vie et des autres objectifs que vous voulez accomplir ?

Pour cela, vous avez besoin d’une liste de choses à faire…

Votre liste de choses à faire/gestionnaire de tâches

Bien qu’avoir un calendrier soit le strict minimum pour être organisé, avoir une liste de choses à faire fera vraiment passer les choses au niveau supérieur.

Au début, vous pourriez vous demander si une liste de choses à faire est même nécessaire. Après tout, ne pouvez-vous pas simplement mettre toutes les choses que vous avez à faire sur votre calendrier ?

Bien que cette méthode puisse fonctionner, elle a tendance à s’effondrer si vous avez plus de deux ou trois choses à faire chaque jour.

En outre, mélanger votre calendrier et votre liste de tâches ignore le fait que chaque outil est meilleur pour différentes tâches organisationnelles :

• Votre calendrier sert à garder une trace des événements. C’est-à-dire les choses qui se produisent à un jour et/ou une heure spécifique et qui nécessitent généralement que vous soyez physiquement quelque part.
• Votre liste de tâches, d’autre part, est pour garder une trace des tâches. Les tâches sont des choses que vous devez accomplir (parfois à un jour précis), mais elles ne nécessitent généralement pas que vous soyez à un endroit précis ou que vous ayez un rendez-vous quelconque.

Je réalise que la différence entre les événements et les tâches peut parfois être obscure, alors voici quelques exemples :

• Événements :
  • Une réunion avec un professeur
  • Un cours auquel vous devez assister
  • Une répétition d’ensemble musical
• Tâches :
  • Rédiger un essai à apporter à une réunion avec un professeur
  • Compléter un problème posé pour un cours
  • Apprendre à jouer un morceau de musique pour une répétition

Comment établir une liste de tâches

Maintenant que vous comprenez la différence, comment établir réellement une liste de tâches ?

Encore, vous avez une variété d’options, et ce que vous choisissez dépendra si vous voulez utiliser un système numérique ou physique.

Du côté numérique, nous recommandons Todoist. C’est gratuit, intuitif et facile à mettre en place.

Si vous voulez une méthode physique, le système de bullet journal est une excellente option. Vous pouvez même créer un système hybride numérique-physique, comme Thomas en parle dans cette vidéo :

Mais au final, le système que vous utilisez n’a pas d’importance. Vous pouvez utiliser un tableau blanc ou un cahier vierge si vous le souhaitez. Ce qui compte, c’est que vous gardiez une liste à jour des tâches que vous devez accomplir, ainsi que, vous savez, que vous fassiez réellement lesdites tâches.

Pour faire votre liste de tâches, vous devez d’abord créer un brain dump de tout ce que vous devez faire sur une base régulière. Voici quelques tâches que la plupart des étudiants universitaires doivent faire :

• Dossiers de devoirs
• Nettoyage de votre dortoir/appartement
• Préparation des repas
• Tâches de club (en particulier si vous êtes un officier)
• Tout ce que vous apprenez en dehors des cours

Puis, vous devrez mettre toutes ces tâches dans votre système de liste de tâches. Si vous utilisez un système numérique, vous pouvez programmer certaines tâches pour qu’elles soient récurrentes (pensez à  » sortir la poubelle  » ou  » terminer les problèmes de calcul pour la journée « ). Et puis, à mesure que vous pensez à de nouvelles tâches, vous pouvez les ajouter à votre système.

Voici un exemple de ce à quoi ressemblait ma liste de tâches à l’université:

Vos notes

Prendre de bonnes notes est essentiel pour comprendre et retenir tous les cours ou présentations que vos professeurs donnent.

Mais prendre des notes en soi n’est pas suffisant – pour tirer le meilleur parti de vos notes, vous devez les garder organisées.

Pour certaines personnes, cela peut être aussi simple que d’avoir un cahier différent pour chaque cours et de s’y référer lorsque vous devez étudier pour un examen.

Bien que cela puisse fonctionner, ce n’est pas idéal. C’est particulièrement vrai lorsque vous étudiez pour un examen intermédiaire ou final et que vous devez vous référer à des semaines de notes.

Pour garder vos notes extra organisées, nous vous recommandons d’utiliser un système numérique tel qu’Evernote. Avec Evernote, vous pouvez créer un « carnet » numérique différent pour chaque cours et y taper vos notes.

Si vous préférez prendre des notes à la main (ce qui, selon certaines études, peut vous aider à mieux traiter l’information), vous pouvez aussi numériser vos notes par la suite. Pour faire simple, il suffit de le faire après que tous vos cours soient terminés pour la journée, avant de commencer vos devoirs.

Lorsque vous utilisez ce système, vous serez en mesure de réviser la matière beaucoup plus facilement. Vous pouvez même rechercher des termes clés et Evernote vous aidera à les retrouver dans vos notes, vous évitant ainsi de feuilleter un cahier physique.

Vos documents et fichiers de classe (numériques et physiques)

En plus de vos notes, chacun de vos cours aura probablement un plan de cours, des documents à distribuer et des présentations dont vous devrez garder la trace. Vous aurez aussi probablement des devoirs que le professeur (ou son correcteur) vous a rendus, ce qui peut être un matériel précieux à revoir lorsque vous étudiez pour un examen.

Il est essentiel de garder tout ce matériel organisé. Bien sûr, vous pouvez probablement obtenir le syllabus, les documents à distribuer et les présentations PowerPoint en ligne. Mais c’est une étape supplémentaire que vous devez franchir lorsque vient le moment d’étudier. De plus, vous ne savez jamais quand Internet ou le site Web de l’école peut être en panne.

Pour être sûr, je vous recommande de garder tout votre matériel de classe organisé soit dans un classeur physique à trois anneaux, soit dans une sorte de système numérique.

Vous pourriez mettre tout le matériel dans Evernote avec vos notes, ou vous pourriez avoir des dossiers Google Drive dédiés à chaque classe (d’autres applications de synchronisation en nuage comme Dropbox et OneDrive fonctionnent ici aussi, mais Drive offre la meilleure valeur pour les étudiants, sauf si vous avez spécifiquement besoin de Microsoft Office).

Voici un exemple du système de fichiers Google Drive que j’ai utilisé pour mes cours pendant le premier semestre de mon année de junior :

Pour une redondance supplémentaire, vous pourriez également conserver des dossiers sur votre ordinateur avec ces matériaux au cas où Internet serait en panne et que vous ne pourriez pas y accéder.

Vous voulez plus d’infos sur la façon de garder vos fichiers organisés ? Consultez ce guide que Thomas a créé.

Votre sac à dos

Nous ne pouvions pas parler d’organisation à l’université sans aborder un élément que presque tous les étudiants possèdent : un sac à dos.

Même avec un monde de plus en plus numérique, vous devez toujours transporter votre ordinateur. Et de nombreuses classes auront encore des manuels physiques que vous devez apporter, ainsi que des devoirs que vous devez compléter sur papier.

Votre sac à dos (ou porte-documents ou sac à main ou tout ce que vous utilisez) est essentiel pour garder tous ces matériaux organisés et à portée de main.

Organiser votre sac à dos n’est pas difficile – l’étape clé est de se rappeler de remplir votre sac à dos avec les choses dont vous avez besoin pour la journée.

Après tout, il n’y a rien de pire que de se présenter en classe, pour ensuite avoir cette sensation d’enfoncement dans l’estomac en réalisant que vous n’avez pas le livre ou le papier dont vous avez besoin.

Dans certains cas, ne pas avoir le bon matériel pourrait même nuire à votre note de participation, donc l’organisation de votre sac à dos est quelque chose que vous ne devez pas négliger.

Pour être sûr de tout apporter en classe, préparez votre sac la veille. C’est le conseil que ma mère m’a donné lorsque j’étais à l’école primaire, et il s’applique toujours à l’université.

Préparer son sac la veille permet de ne rien oublier parce qu’on est pressé. Et cela vous permet également d’avoir une nuit de sommeil pour vous rappeler de quelque chose que vous avez oublié.

Si vous avez vraiment du mal à vous souvenir d’apporter tout ce dont vous avez besoin en classe, vous pouvez ajouter une tâche à votre liste de tâches qui dit quelque chose comme « Préparer le sac pour les cours. » Sous cette tâche, écrivez une liste des choses que vous devez apporter. De cette façon, vous pouvez cocher les éléments au fur et à mesure que vous faites vos valises.

Voici un exemple de ce à quoi cela ressemblerait dans Todoist:

Curieux de savoir ce que doit contenir votre sac à dos pour l’université ? Jetez un coup d’œil à cette liste.

Comment rester organisé avec une planification et des examens hebdomadaires de la productivité

Si vous avez suivi toutes les étapes de la section précédente, vous devriez maintenant avoir un système pour garder tous les aspects de votre vie organisés. Cependant, la création du système d’organisation est en fait la partie facile.

Le défi vient du fait de garder les choses organisées. Donc, dans cette section, je vais vous montrer deux habitudes cruciales qui vous aideront à maintenir votre système organisationnel :

1. Planification hebdomadaire
2. Revue hebdomadaire

Ces deux habitudes sont complémentaires, et elles prennent 30 minutes par semaine au maximum. Pourtant, elles peuvent avoir un effet massif sur le fait que vous restiez réellement organisé ou non :

Vous avez donc mis en place votre système d’organisation, et vous vous sentez maintenant plus motivé que jamais.

Cependant, ce que vous réaliserez rapidement, c’est que la vraie vie n’est pas aussi nette et précise que votre belle liste de choses à faire et votre calendrier.

Inévitablement, des imprévus surviendront et vous empêcheront de réaliser certaines tâches ou même d’assister à certains événements.

Il est tentant d’être frustré lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, mais il est plus efficace d’accepter que cela se produise et de corriger votre système en conséquence.

L’une des meilleures façons de faire face aux changements ou aux défis inattendus de votre organisation est de créer une habitude de révision hebdomadaire de votre productivité.

Ce processus en 3 étapes ne prend que quelques minutes :

1. Comparez ce que vous aviez prévu d’accomplir avec ce que vous avez réellement accompli.

Nous commençons chaque semaine avec les meilleures intentions, mais la vie fait son œuvre.

Vous aviez prévu de passer une heure chaque jour à pratiquer le calcul intégral, mais vous ne l’avez fait que 3 jours sur la semaine.

Vous vous êtes inscrit à un cours de yoga le jeudi soir, mais vous avez fini par avoir trop de devoirs pour y assister.

Vous voyez l’idée. Il s’agit d’examiner l’écart entre ce que vous aviez prévu et ce qui s’est réellement produit.

2. Utilisez cette information pour apporter des changements à votre système.

La reconnaissance de l’écart entre vos plans et vos réalisations ne signifie rien si vous n’utilisez pas cette information pour informer vos plans futurs.

Une fois que vous avez identifié ce que vous n’avez pas accompli, vous devez examiner pourquoi. Ensuite, vous pouvez ajuster ce que vous planifiez pour la semaine à venir.

Par exemple, si vous n’avez pas fait votre heure de pratique de calcul intégral chaque jour, qu’est-ce qui vous en a empêché ?

Vous pourriez réaliser que c’est parce que vous étudiiez dans le centre étudiant et que vous étiez constamment distrait par des amis qui passaient par là. Reconnaissant cela, vous pourriez planifier de faire vos études dans le sous-sol de la bibliothèque, un endroit sans distractions, à l’exception de quelques cartes d’études géologiques poussiéreuses.

A mesure que vous faites de ce processus une habitude, vous deviendrez meilleur pour planifier des objectifs et des horaires réalistes. Ce qui nous amène à l’habitude suivante…

Planifier votre semaine à venir

Une fois que vous avez passé en revue la semaine précédente, il est temps de planifier la semaine à venir.

Si vous ajustez ce que vous faites en fonction de la semaine précédente, alors vous êtes déjà sur la bonne voie. Mais en plus de passer en revue la semaine précédente, je recommande les étapes de planification hebdomadaire suivantes :

1. Nettoyez votre système de gestion des tâches et votre calendrier.

Au cours de la semaine, il y aura des tâches sur votre liste de choses à faire que vous oublierez de cocher ou que vous ne ferez tout simplement pas. Votre calendrier peut également se retrouver avec des événements égarés qui ne sont plus pertinents, ou avec des choses que vous devez reprogrammer pour la semaine à venir.

Lorsque vous planifiez la semaine à venir, assurez-vous d’abord de nettoyer tout le bazar existant dans vos systèmes organisationnels.

Trouvez de nouvelles dates d’échéance réalistes pour les tâches que vous n’avez pas faites la semaine dernière, et notez tous les événements reprogrammés sur votre calendrier. Cela pourrait également s’étendre à l’organisation de tous les classeurs que vous avez pour les cours, à la sécurisation des feuilles volantes et à la numérisation de toutes les notes que vous n’avez pas eu le temps de faire.

2. Planifiez la semaine à venir.

Une fois que vous avez tout nettoyé de la semaine précédente, vous pouvez porter votre attention sur la semaine à venir.

Pour commencer, faites une liste de toutes les tâches à venir auxquelles vous pouvez penser. Je vous recommande de regarder le syllabus de chacun de vos cours, ainsi que les systèmes en ligne que vos professeurs utilisent pour afficher les devoirs. Ensuite, transférez vos tâches dans votre système de liste de choses à faire.

Puis, jetez un œil à votre calendrier. Voyez quels événements sont à venir pour la semaine, et ajoutez tout ce qui n’est pas actuellement sur votre calendrier. Vérifiez votre syllabus pour les dates d’échéance imminentes, et passez en revue votre planning de travail pour vous assurer qu’il est exact.

Enfin, assurez-vous que votre sac à dos est organisé et emballé pour le jour suivant. Cela vous permettra d’éviter d’oublier un devoir ou un livre que vous devez apporter en classe.

Ce processus de révision et de planification hebdomadaire peut sembler chronophage lorsque vous le lisez, mais en réalité, il ne devrait pas prendre plus de trente minutes.

Et si vous le faites chaque semaine, vous constaterez qu’il vous prend de moins en moins de temps à mesure que vous devenez plus organisé. Pour vous assurer que vous passez par le processus chaque semaine, bloquez du temps pour cela sur votre calendrier (man that just got meta).

Rester organisé vous met sur la voie du succès

Ce guide a fini par être massif, alors voici les principaux points à retenir pour une référence facile :

• Utilisez Google Agenda (ou une autre application de calendrier) pour garder vos événements organisés.
• Organisez vos tâches avec un système de liste de tâches tel que Todoist.
• Digitaliser vos notes pour une révision plus facile.
• Gardez votre matériel de classe physique et numérique organisé en utilisant un classeur à trois anneaux et Google Drive.
• Gardez votre sac à dos propre et rempli du matériel que vous devez apporter en classe.
• Prenez 30 minutes chaque semaine pour revoir la semaine précédente et planifier la semaine à venir.

Et surtout, ne laissez pas votre système d’organisation vous empêcher de faire ce qui compte vraiment : accomplir les choses que vous voulez faire.

Le bon système d’organisation vous aidera à faire les choses que vous voulez sans être trop stressé. Mais à la fin de la journée, vous devez toujours vous asseoir et faire le travail.

Alors, allez-y ce semestre et faites quelque chose d’épique !

Vous avez besoin d’aide pour rester organisé tout en prenant des cours en ligne ? Consultez ce guide.