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Votre communiqué de presse est enfin terminé.

Vous avez passé des heures à essayer de le rendre parfait.

Et maintenant il est prêt.

Mais votre travail n’est pas terminé !

Vous avez maintenant la lourde tâche d’envoyer des communiqués de presse aux journalistes.

Dans cet article, je vais vous aider à élaborer l’email de pitch parfait pour votre communiqué de presse. Je vous donnerai également quelques modèles d’e-mails utiles pour vous donner une longueur d’avance.

Avant de commencer, je suppose que vous avez votre communiqué de presse et votre liste de contacts médias prêts.

Vous ne pouvez pas envoyer un e-mail de communiqué de presse sans un communiqué de presse et des contacts médias à qui l’envoyer, n’est-ce pas ?

Si vous ne l’avez pas, consultez mon article  » Comment rédiger un communiqué de presse  » et mon article  » Sensibilisation des journalistes « . Ils contiennent tout ce dont vous avez besoin pour rédiger un excellent communiqué de presse et trouver les bons contacts médiatiques.

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez commencer à rédiger votre courriel.

Comment rédiger un courriel de communiqué de presse

Voici un exemple de courriel de communiqué de presse :

Ligne d’objet- USS Enterprise ou Starship Galactica : Quel est le vaisseau spatial le plus rapide ?

Hi Dmitry,

Si vous envisagez de vous rendre de la Terre à Alpha Centauri, il serait plus rapide de prendre le Galactica plutôt que l’USS Enterprise.
C’est ce que révèle notre infographie sur les  » voyages fictifs les plus rapides « .

Nous avons utilisé une échelle logarithmique pour comparer le temps qu’il faudrait à un super-héros ou à des vaisseaux fictifs pour parcourir des distances réelles.
Puisque vous écrivez régulièrement sur les innovations hi-tech et la science-fiction, je savais que vous seriez intrigué par nos résultats.
Le communiqué de presse avec l’infographie est copié ci-dessous.

Veuillez me faire savoir si vous avez des questions et je vous répondrai immédiatement.

Merci,
Henry Cavill
666-888-999
[email protected]

Note : Cet exemple d’email de communiqué de presse est tiré d’une infographie réelle réalisée par TravelMath.com

TravelMath opère dans le secteur vertical du voyage.

L’entreprise souhaitait créer un contenu lié au voyage mais s’adressant à un public plus large – afin de pouvoir cibler des sites médias à forte autorité.

Pour cette campagne, TravelMath ainsi que Fractl ont créé une infographie qui comparait les vitesses relatives des super-héros et des vaisseaux spatiaux lorsqu’ils entreprennent un voyage interplanétaire.

Le but était d’attirer les fans de pop culture et de science-fiction tout en restant pertinent pour l’industrie du voyage. Cette campagne leur a permis d’obtenir une couverture dans de grands sites comme Yahoo ! News, Space.com et Fast Company.

Le courriel de communiqué de presse ci-dessus est un exemple fictif de courriel que Travelmath a pu envoyer à des journalistes pour présenter l’infographie.

Maintenant, décomposons chaque partie de ce courriel de communiqué de presse.

Cela vous donnera une meilleure idée de leur importance et de la façon d’aborder chaque partie.

Ligne d’objet

Votre ligne d’objet est la partie la plus importante de votre email de communiqué de presse.

Je ne peux pas exagérer.

Un journaliste ouvrira votre email sur la base de votre ligne d’objet.

Acetez cela et vous avez une chance d’obtenir une bonne couverture médiatique. Foutez le bordel et votre courriel ira directement dans leur dossier poubelle. C’est le marketing par courriel 101.

Le problème avec les lignes d’objet des communiqués de presse est qu’elles sont difficiles à maîtriser.

Pourquoi ?

Parce que la plupart des communiqués de presse n’ont pas de titres très accrocheurs.

Utiliser le titre de votre communiqué de presse comme objet de votre email est logique, mais ne vous mènera pas très loin.

Réfléchissez-y –

Aucun journaliste ne va ouvrir un email avec le titre –  » Communiqué de presse : La marque X s’associe à la marque Y pour lancer une nouvelle application pour aider les clients à réserver des billets de cinéma. »

Voici pourquoi ce titre ne fonctionne pas –

1. Tout ce qu’un journaliste verra, c’est la marque X et la marque Y et passera à autre chose. Ils ne se soucient pas de l’une ou l’autre de ces entreprises. Ce n’est pas pertinent pour eux, leurs éditeurs ou leurs lecteurs.
2. Ce n’est pas concis. Des tas de journalistes accèdent aux e-mails sur leur téléphone. Ils ne prendront pas la peine d’ouvrir un e-mail juste pour lire son titre.

Lorsque vous rédigez les lignes d’objet des e-mails, vous voulez aller à l’essentiel de votre communiqué de presse. Vous voulez dire quelque chose qui incite le journaliste. Dans ce cas, vous voulez que l’application occupe le devant de la scène.

Écrire une ligne comme –  » Une nouvelle application promet de rendre les réservations de films plus faciles que jamais  » est un choix plus judicieux.

Voici pourquoi –

1. C’est plus intéressant. Le journaliste voudra savoir comment il facilite les réservations
2. C’est concis. Vous avez fait passer le message en douze mots !
3. C’est plus pertinent pour eux, leurs rédacteurs et leurs lecteurs (en supposant que vous vous adressez au journaliste avec le bon beat.) De plus, tout le monde aime les films ! Nous aimerions tous un processus de réservation plus facile.

Voici quelques bonnes lignes d’objet de courriel de communiqué de presse :

1. Communiqué de presse : Le premier événement mondial sur l’alimentation durable présente l’avenir de l’alimentation
2. PR : Pourquoi la finance alimentée par l’IA va bouleverser le marché
3. USS Enterprise ou Starship Galactica : Quel est le vaisseau spatial le plus rapide ?
   (D’après notre exemple de courriel ci-dessus. Pour tout journaliste couvrant la science-fiction ou l’industrie technologique, c’est un titre accrocheur, sûr d’inciter à la curiosité)

Salutation

La salutation d’email est une partie négligée de l’email marketing.

C’est généralement juste un mot, n’est-ce pas ? Pourquoi serait-ce important ?

C’est important.

Parce qu’il donne le ton au reste de votre document.

N’utilisez pas de salutations trop familières si vous n’avez jamais interagi avec le journaliste auparavant. Un simple  » Bonjour (nom)  » est une bonne option professionnelle.

La partie  » (nom)  » est importante. Inclure le nom d’un destinataire peut améliorer les taux d’ouverture de 20 % !

Cela montre au journaliste que vous avez élaboré cet email pour lui. Ce n’est pas un travail de copier-coller que vous avez produit en masse.

Par exemple, dans l’email ci-dessus, j’ai utilisé  » Hi Dmitry « .

Introduction

Votre introduction fera soit qu’un journaliste –

1. regrette de vous avoir accordé de l’attention et d’avoir ouvert votre email.
2. S’intéresser davantage à qui vous êtes et à ce que vous proposez.

La clé pour s’assurer qu’il opte pour la deuxième option est de se démarquer dans votre secteur. Les journalistes reçoivent des tas de pitchs chaque jour.

Qu’est-ce qui permet à votre entreprise de se démarquer ?

Bien que vous aimeriez penser que votre entreprise ou votre événement est spécial, il y a des chances qu’il y ait des tas de personnes dans le secteur qui essaient d’envoyer la même chose.

Alors, comment attirer l’attention d’un journaliste ?

En établissant une connexion avec lui.

Référez-vous à quelque chose qu’ils ont publié récemment et qui a obtenu une couverture dans les médias sociaux. Faites-leur des compliments sur leur travail. Montrez-leur que vous appréciez ce qu’ils font. Dites-leur pourquoi votre entreprise les a choisis comme public.

Ou, comme dans notre exemple de courriel ci-dessus – dites quelque chose qui fait que le journaliste s’assied et prend note.

Voici notre introduction de l’exemple de courriel ci-dessus :

Si vous prévoyez de voyager de la Terre à Alpha Centauri, il serait plus rapide de prendre le Galactica plutôt que l’USS Enterprise.
C’est ce que révèle notre infographie sur les  » voyages fictifs les plus rapides « .

Tout journaliste qui couvre la science-fiction ou les innovations hi-tech sera forcément enthousiaste à la lecture de cet email.

Voici un autre exemple d’une bonne introduction :

Je suis vos articles depuis un moment et j’ai adoré votre récent article sur <<insérer le titre de l’article>>.
C’était un article bien documenté.

Le journaliste verra cela et –

1. se sentira apprécié ; ce qui est de bon augure pour votre pitch car il est dans un état d’esprit plus réceptif.
2. Savoir que vous êtes authentique. Vous n’êtes pas quelqu’un qui fait suivre des centaines d’emails chaque jour. Vous avez rédigé cet email personnellement.

Faites cela, et vous n’aurez aucun mal à attirer leur attention !

Corps du mail

Si vous avez réussi à retenir l’attention d’un journaliste jusqu’ici, alors félicitations !

La plupart des pitchs n’arrivent pas à ce stade.

N’oubliez pas que votre email concerne votre communiqué de presse. Vous voulez garder tout autre texte au minimum.

Le but de votre corps est de connecter votre communiqué de presse avec ce que vous avez mentionné dans votre introduction.

Disons que votre communiqué de presse concerne un événement sur l’alimentation durable et que vous avez trouvé un journaliste qui écrit sur la nourriture végétalienne.

C’est à votre corps d’email de faire le lien et de montrer à votre public (les journalistes dans ce cas) pourquoi cet événement alimentaire est un sujet pertinent pour eux.

C’est tout. Il suffit d’une ou deux phrases concises.

Voici le corps du texte (de notre exemple d’email ci-dessus) :

Nous avons utilisé une échelle logarithmique pour comparer le temps qu’il faudrait à un super-héros ou à des vaisseaux spatiaux fictifs pour parcourir des distances réelles.
Puisque vous écrivez régulièrement sur les innovations hi-tech et la science-fiction, je savais que vous seriez intrigué par nos résultats.
Le communiqué de presse avec l’infographie est copié ci-dessous.

Fermeture

Gardez votre fermeture simple et professionnelle.

N’oubliez pas de partager vos coordonnées comme vous le feriez après la copie passe-partout d’un communiqué de presse. C’est un moyen pour eux de se connecter avec vous pour des détails supplémentaires. Peut-être qu’ils veulent un devis sur quelque chose, peut-être que leurs rédacteurs ont besoin d’une clarification.

Si vous ne leur avez pas fourni vos coordonnées, ils ne peuvent pas vous contacter et peuvent ne pas donner suite à votre communiqué de presse !

Voici la conclusion de notre exemple de courriel ci-dessus-

Veuillez me faire savoir si vous avez des questions et je vous répondrai immédiatement.

Merci,
Henry Cavill
666-888-999
[email protected]

Vous pourriez également dire :

J’espère que ces informations sont pertinentes. Si vous avez d’autres questions, envoyez-moi un mail et je vous répondrai immédiatement.

Ajoutez vos coordonnées à la fin.

Coller votre communiqué de presse

Une fois que vous avez terminé avec votre texte de mail, vous pouvez coller votre document de communiqué de presse.

C’est tout !

Voici un autre exemple d’email de communiqué de presse lorsque vous incorporez toutes les étapes que nous venons de discuter ci-dessus :

Sujet de l’email – J’ai une bonne histoire pour votre article sur l’entrepreneuriat

Hey Dmitry,
J’ai vu que vous écrivez du contenu sur l’entrepreneuriat à partir de vos posts sur les médias sociaux.
J’en ai une bonne pour vous. J’ai effectivement dormi dans ma voiture pendant que je courais partout pour essayer de lancer mon service de contenu pour les propriétaires de petites entreprises.
Mon pari (et des douches un peu moins fréquentes !) a payé. J’ai obtenu une bouée de sauvetage de 100K $, donnant à mon entreprise assez de piste pour le lancement.
J’espère que vous pouvez utiliser ces quelques idées solides sur la façon de décider si un grand sacrifice comme celui-ci en vaut la peine. J’ai ajouté le contenu il dans son intégralité ci-dessous.

Dites-moi si vous avez besoin de plus d’informations.

Merci,
XYZ
[email protected]
+1-000-0000
Fondateur @ xyzentrepreneurship.com
Twitter – @xyzentreprenurship
<collé du communiqué de presse>

Etiquette post-courrier

Vous avez envoyé votre courriel de communiqué de presse. Il ne vous reste plus qu’à attendre une réponse.

Rappellez-vous que la plupart des journalistes et des médias sont incroyablement occupés. Pensez à eux comme à des influenceurs de médias sociaux – ils reçoivent des tonnes de messages chaque jour. Vous allez devoir attendre un certain temps avant qu’ils ne répondent !

Au cas où ils n’auraient pas répondu après trois jours, envoyez-leur un court suivi.

Rappelez-vous – les journalistes et les influenceurs n’ont pas besoin de lire votre courriel. Faites simplement référence au courriel précédent et demandez-leur si vous pouvez leur fournir autre chose.

Si vous n’obtenez toujours pas de réponse, alors c’est probablement ça.

Le journaliste a transmis votre communiqué de presse et cela ne fonctionne pas.

Voici une autre recommandation.

Évitez d’envoyer plus d’un suivi. Ce n’est pas professionnel et cela agacera tous les journalistes et influenceurs auxquels vous avez pitché.

5 Mantras pour le succès des emails de communiqués de presse

Pas de pièces jointes

Il y a une raison pour laquelle je vous ai dit de coller votre communiqué de presse dans l’email au lieu de le joindre sous forme de lien Dropbox. Les journalistes ne veulent pas ouvrir une ressource supplémentaire pour obtenir les informations qu’ils veulent.

Votre travail consiste à leur rendre les choses aussi faciles que possible. Voyez cela comme le secteur du service client – vous voulez éliminer toute étape inutile.

Aussi, télécharger un document peut être risqué. Surtout s’il provient de quelqu’un que vous ne connaissez pas. Aucun journaliste ne va risquer de télécharger un virus pour obtenir un article.

Évitez les courriels de masse

Les entreprises qui veulent partager des courriels à tous les membres de leur liste de médias en même temps, utilisent des services de distribution de communiqués de presse.

Mais cela montre aux journalistes que vous leur envoyez des courriels de masse et que vous ne vous souciez pas vraiment de savoir où vous obtenez une mention. Vous espérez juste que quelqu’un dans votre liste de médias court avec votre histoire.

Pourquoi un journaliste s’intéresserait-il à votre histoire si vous l’avez envoyée à des tonnes d’autres personnes dans votre liste de médias ?

Ce n’est plus une information exclusive !

C’est un moyen sûr de vous faire ajouter aux listes de spam.

Au lieu de cela, passez du temps à personnaliser vos emails comme je l’ai expliqué précédemment. En faisant référence à leur travail, vous leur prouvez que vous vous intéressez réellement à lui ou à elle. Vous n’êtes plus un envoyeur d’emails en masse.

C’est la première chose qu’on vous apprend sur le marketing par email !

Brèveté

Même le communiqué de presse le plus net aura l’air énorme dans un email.

Gardez tous les autres textes au minimum. Votre communiqué de presse est la star du spectacle – gardez-le ainsi.

Ne divaguez pas dans votre introduction ou votre corps de texte. Allez droit au but.

Indiquez au journaliste :

1. Pourquoi vous lui envoyez un courriel
2. En quoi cela lui est bénéfique
3. Comment il peut vous contacter s’il a besoin de plus d’informations

C’est tout ce que vous devez répondre.

Tout le reste est du superflu qu’il faut couper.

La vérification orthographique

Aucun journaliste ne prendra au sérieux un courriel truffé de fautes d’orthographe.

C’est insensible et cela leur montre que vous ne vous souciez pas vraiment de votre communiqué de presse.

Faites comme les blogueurs et relisez trois fois votre courriel de communiqué de presse. Lisez-le et relisez-le jusqu’à ce que vous le connaissiez mot pour mot !

Rappelez-vous, il suffit de quelques fautes d’orthographe pour perdre un journaliste. Une vérification orthographique de cinq minutes avant de partager un pitch pourrait faire des merveilles pour votre taux de réussite.

Maintenir la relation

La plupart des gens pensent que leur travail est terminé une fois que leur communiqué de presse est accepté.

Ils ont tort.

Vous avez maintenant l’opportunité de construire une relation à long terme avec ce journaliste. Je vais reprendre l’analogie du service client. Vous devez vous plier en quatre pour essayer de les aider maintenant. Que ce soit une citation, des clarifications, des ajouts – rendez les choses aussi faciles que possible pour le client !

En faisant cela, le journaliste va vous considérer comme une source utile. Vous allez être quelqu’un avec qui ils aiment travailler.

Alors, la prochaine fois qu’ils auront besoin d’un éclairage ou d’une citation, devinez à qui ils s’adresseront ?

La personne qui les a aidés pour tout ce dont ils avaient besoin !

Vous avez maintenant un débouché pour une couverture de presse régulière – vous vivez le rêve de tout agent de relations publiques !

Comment utiliser les modèles de courriel de communiqué de presse

La clé de tout courriel de communiqué de presse réussi est la personnalisation. Si vous envoyez des emails génériques qui ressemblent à un travail de copier-coller, aucune publication ne vous prendra en charge.

Mais, vous ne pouvez pas non plus vous permettre de créer un nouvel email de presse à partir de zéro pour chaque publication. Cela va prendre beaucoup trop de temps et d’efforts pour obtenir une simple couverture médiatique.

Alors, comment équilibrer les deux ?

En utilisant de manière créative des modèles d’email de communiqué de presse.

Vous voulez que le modèle serve de base brute qui peut être parsemée de touches personnalisées.

Ajoutez le nom du journaliste, faites référence à ses travaux antérieurs et vous aurez l’impression d’avoir conçu ce courriel uniquement pour lui.

Conclusion

Avoir une couverture médiatique en envoyant un communiqué de presse par courriel n’est pas une tâche facile.

Mais cela ne veut pas dire que ce n’est pas possible.

Avec le bon modèle et la bonne personnalisation, vous pouvez envoyer des tonnes de superbes emails de communiqués de presse qui ne manqueront pas de vous obtenir des mentions sur les principaux médias.

Voici quelques modèles d’email de communiqué de presse exemples que vous pouvez utiliser comme ligne directrice pour obtenir des mentions dans la presse.

Modèles d’email de communiqué de presse

Modèle 1

Sujet de l’email – Communiqué de presse : <nom du communiqué de presse>

Hi <nom du journaliste>,

Je suis vos articles sur < les organes d’information > depuis un moment et j’ai adoré votre récente article sur <sujet> dans <nom du média>.
J’ai pensé que vous pourriez trouver cet article sur <sujet connexe> intéressant.

Faites-moi savoir si cela vous est utile.
Si vous avez besoin de plus d’informations, laissez-moi un message et je vous répondrai immédiatement.

Mes remerciements,
<votre nom>
<vos coordonnées>

.

<coller le communiqué de presse>

Modèle 2

Sujet du mail – Communiqué de presse : Comment notre produit prévoit de remplacer la nourriture

Salut <nom du journaliste>,

Je suis vos articles sur les < organes de presse > depuis un moment – analyses culturelles très pointues. J’ai adoré votre récente dans < nom de la publication > sur la consommation d’insectes comme substitut aux protéines de viande – je pense que tout ce dont il a besoin est un relooking de l’image pour surmonter le facteur ick.

Je voulais vous présenter un autre substitut alimentaire que nous lançons – sous la forme d’une boisson nutritionnelle.
Je me suis dit que vous pourriez trouver ce contenu intéressant.

Faites-moi signe si vous voulez plus d’informations et je serai heureux de vous aider !

Merci,

<votre nom>
<vos coordonnées>

<coller le communiqué de presse>

Modèle 3

Sujet de l’e-mail – <nom du communiqué de presse. communiqué>

Salut <nom du journaliste>,

J’ai récemment vu votre émission d’information sur le < média > et j’ai été intrigué par vos opinions sur le <sujet>.
Puisque c’est un sujet sur lequel vous travaillez actuellement, j’ai pensé que ce communiqué de presse sur <topic> pourrait vous intéresser.

Dites-moi si vous avez besoin de clarifications ou de mises à jour supplémentaires et je serai heureux de vous aider.

Merci,
<votre nom>
<vos coordonnées>

<coller le communiqué de presse>

Template 4

Sujet du courriel – Nouvelle <innovation/produit/service> dans <sujet>

Salut <nom du journaliste>,

Je suis un grand fan de vos articles sur les < organes de presse >. Ce qui me frappe vraiment, c’est votre recherche détaillée sur chaque aspect de < sujet>.
Comme <topic> est un sujet qui vous intéresse, sachez que mon entreprise a récemment développé une nouvelle <innovation/produit/service> dans ce domaine.
Le lancement officiel de notre <innovation/produit/service> est prévu pour la semaine prochaine.

Dites-moi si vous souhaitez d’autres contenus à ce sujet.

Merci beaucoup,
<votre nom>
<votre contact coordonnées>

<coller le communiqué de presse>

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