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Confidentialité sur le lieu de travail : ce que vous devez savoir

Lorsque vous donnez des conseils à des clients ou des patients pour gagner votre vie, vous savez que la protection des informations sensibles et personnelles est cruciale. Mais savez-vous clairement ce qui compte comme un abus de confiance ou ce qu’il faut faire si un tel abus se produit ?

De la façon de protéger les informations confidentielles à ce à quoi ressemblent les abus de confiance pour différents emplois, voici ce que vous devez savoir sur la confidentialité au travail.

Qu’est-ce qu’un abus de confidentialité ?

En bref, un abus de confidentialité est la divulgation d’informations à quelqu’un sans le consentement de la personne qui les possède. En d’autres termes, ne pas respecter la vie privée d’une personne ou la confiance dans laquelle elle vous a donné les informations ou les données, en les transmettant à quelqu’un d’autre.

Pourquoi la confidentialité est-elle importante ?

La protection des informations confidentielles est vitale. Si vous occupez un poste où vous avez accès à ce type de données ou qu’on vous les confie au travail, votre carrière repose sur votre capacité à préserver la confidentialité des patients ou des clients. Si vous ne le faites pas, vous pourriez perdre la confiance et l’intégrité aux yeux de vos clients actuels (et potentiels futurs), qui pourraient mettre fin à votre contrat et engager des poursuites judiciaires à votre encontre.

Confidentialité des thérapeutes/patients

Sans surprise, la confidentialité des patients est très importante pour les thérapeutes et les conseillers. Elle fait partie du cadre thérapeutique des limites appropriées, qui crée un espace sûr pour qu’une bonne relation de travail se forme.

Voici quelques exemples de façons dont vous pourriez involontairement rompre la confidentialité patient/thérapeute :

• Partager des informations confidentielles sur un client avec un membre de la famille ou un ami
• Parler d’informations confidentielles dans un endroit où vous pouvez être entendu
• Laisser votre ordinateur contenant des informations confidentielles ouvert à d’autres personnes
• Continuer à travailler avec un client lorsqu’il y a un conflit d’intérêts (par exemple, il connaît l’un des membres de votre famille ou l’un de vos amis)
• Lorsque la permission de partager des informations est donnée mais n’est pas spécifique, cela peut créer une confusion et entraîner une violation potentielle (par exemple, un patient peut donner la permission de partager ses informations avec un enseignant mais pas avec son médecin généraliste)

Confidentialité du comptable/client

Les consultants comptables ont la responsabilité d’agir dans le meilleur intérêt de leurs clients. En tant que comptable, vous êtes tenu de respecter les codes de pratique lors du traitement des informations confidentielles, ce qui signifie que les clients parlent souvent ouvertement et vous révèlent des informations qui pourraient nuire à leur entreprise si elles tombaient entre de mauvaises mains.

Voici quelques façons dont vous pourriez finir par rompre la confidentialité client/comptable :

• Partager des informations sur un client avec un tiers sans autorisation ou sans en avoir le pouvoir
• Utiliser des informations confidentielles pour votre bénéfice personnel (ou celui de quelqu’un d’autre)
• Laisser des informations personnelles ou sensibles accessibles à d’autres personnes (par exemple sur un ordinateur ou un appareil mobile non sécurisé)

Conseil en RH/confidentialité des clients

En tant que consultant en RH, le maintien de la confidentialité lorsque vous travaillez avec un client est essentiel pour établir l’intégrité avec les chefs d’entreprise et la direction. Les clients doivent pouvoir vous faire confiance pour partager ouvertement les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail.Voici quelques exemples de violation de la confidentialité auxquels vous pourriez être confronté :

• Enregistrer des informations sensibles sur un ordinateur non sécurisé qui laisse les données accessibles à d’autres
• Partager les données personnelles des employés, comme les détails de la paie, les coordonnées bancaires, les adresses de domicile et les dossiers médicaux
• Utiliser du matériel ou partager des informations appartenant à un employé pour un autre sans sa permission, comme les présentations PowerPoint
• Divulgation d’informations qui ne sont pas de nature personnelle, comme la fuite de nouvelles concernant des licenciements, de nouveaux produits ou des fusions

Rupture de la confidentialité – est-elle jamais justifiée ?

Il existe un petit nombre de cas où la rupture de la confidentialité peut être acceptable. En voici quelques-uns :

1. S’il existe un risque important que le client se fasse du mal ou en fasse à quelqu’un d’autre, en particulier si un enfant ou une personne vulnérable est impliqué
2. Lorsque le partage de l’information est nécessaire pour se conformer à la loi. S’il est apparu que l’entreprise de votre client enfreignait une loi, selon les circonstances, vous pouvez avoir l’obligation de le signaler, ou risquer de paraître complice par association
3. Si l’affaire relève du champ d’application de la loi de 1998 sur la divulgation publique (« Whistleblowing »). À proprement parler, cette législation est là pour protéger les employés. Mais si l’affaire est d’une nature suffisamment grave et/ou qu’il est dans l’intérêt public de rompre la confidentialité, cette loi pourrait protéger les consultants, également

Comment protéger les informations confidentielles sur le lieu de travail

Il existe quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous protéger et protéger votre gagne-pain contre les violations :

1. Parlez à votre client dès le début des informations auxquelles vous aurez accès (s’il s’agit d’une entreprise), de la manière dont ses informations seront utilisées et du moment où (le cas échéant) vous devriez rompre la confidentialité et partager ses données. Un contrat ou un accord écrit est utile ici
2. Traiter les données personnelles très soigneusement. Ne conservez pas les informations plus longtemps que nécessaire et assurez-vous que votre ordinateur est sécurisé et conforme (par exemple, qu’il dispose du bon logiciel de sécurité)
3. Cela semble évident, mais ne parlez pas des informations confidentielles relatives aux clients en dehors de votre pratique professionnelle. Si vous avez l’autorisation de partager des informations sensibles ou confidentielles, assurez-vous que vous et votre client/patient êtes tous deux parfaitement clairs sur les personnes avec lesquelles vous avez l’autorisation de les partager et dans quelles circonstances

Je pense avoir rompu la confidentialité – et maintenant ?

Malgré tous vos efforts, il arrive que des violations se produisent. Lorsqu’elles se produisent, il est préférable d’être honnête, donc de dire la vérité rapidement. Si vous travaillez avec une entreprise cliente, informez-en son responsable interne de la conformité des données (ou son équivalent). Si votre infraction concerne un patient, demandez conseil à votre organisme d’accréditation, comme l’UKCP et/ou le BACP. Vous devez également contacter votre propre représentant légal et en informer votre fournisseur d’assurance commerciale de responsabilité civile professionnelle.

Assurance des petites entreprises

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Dernière mise à jour : 24 Feb 2021