Il existe également un modèle de plan de communication que vous pouvez utiliser pour créer votre propre plan de communication de projet.
Avantages des plans de communication de projet
À la base, les plans de communication de projet facilitent une communication efficace. Ils rendront vos projets plus fluides et vous aideront à éviter l’échec des projets. Parmi les autres avantages majeurs, citons la définition et la gestion des attentes, une meilleure gestion des parties prenantes et l’aide au processus de planification du projet.
Définir et gérer les attentes
Les communications de projet sont une voie à double sens. Tout comme la planification du projet, les attentes doivent être définies et l’équipe de projet et les parties prenantes du client doivent assumer leurs responsabilités pour que la communication se déroule sans heurts.
Alors qu’un projet ne démarrerait pas sans un plan de projet en place, les plans de communication de projet ne sont pas aussi facilement discutés – mais ils devraient l’être.
En faisant savoir au client dès le début du processus de projet ce à quoi il peut s’attendre, vous donnez le ton pour l’ensemble du projet. Il est également utile qu’il sache à l’avance ce dont vous aurez besoin de sa part, afin qu’il soit prêt le moment venu.
Gestion des parties prenantes et du client
Tout au long d’un projet, une communication réussie sur l’alignement sur les objectifs et les jalons, et le réalignement ultérieur sur ceux-ci au fur et à mesure que les projets évoluent, sont cruciaux pour l’adhésion des parties prenantes et la transparence sur le statut du projet.
La communication est essentielle pour maintenir une bonne relation avec le client, et un plan de communication de projet peut vous aider à maintenir cette compréhension partagée de ce qui se passe et de ce qui devrait se passer tout au long de votre projet.
Planification du projet
Un plan de communication de gestion de projet définit comment les informations critiques seront délivrées tout au long du projet, par qui et à quelle fréquence. Pendant que vous effectuez la planification du projet, vous devriez également effectuer la planification des communications.
Tous les projets ne sont pas créés égaux, et pour cette raison, un plan de communication de projet est unique à votre projet – c’est pourquoi il est important d’y penser lorsque vous créez votre plan de projet après le coup d’envoi.
Les grands projets ont des besoins de communication différents des petits projets, et il en va de même pour les projets avec des équipes de parties prenantes par rapport à un seul contact de projet.
Les projets dont les objectifs, les budgets, les délais et même les livrables diffèrent nécessitent tous une communication adaptée à ces besoins – et c’est quelque chose à garder à l’esprit lorsque vous créez un plan de communication de projet.
Ce qu’il faut inclure dans les plans de communication
Bien que les spécificités de votre plan de communication varient en fonction du type et de la portée du projet, il y a quelques éléments clés qui doivent être inclus dans chaque plan de communication de projet que vous créez :
Les principales parties prenantes : Notez toutes les parties prenantes clés, y compris votre principal contact client. Incluez les coordonnées telles que les numéros de téléphone et les courriels, afin que toute personne qui accède au plan de communication soit en mesure de trouver ces informations.
Membres de l’équipe : Incluez les principaux membres de l’équipe de votre projet ainsi que leurs rôles. Ceci est pratique pour toute personne nouvelle ou peu familière avec le projet. Dressez la liste des personnes de votre équipe qui participent à la communication des livrables, à la conduite des discussions stratégiques ou à la manière dont vous allez gérer les conversations techniques entre les parties prenantes et votre équipe.
Méthodes de communication : Décrivez les principales méthodes de communication et les différents canaux que vous utiliserez pour contacter les parties prenantes, comme le courrier électronique, les appels téléphoniques, les réunions en personne, les réunions vidéo, Slack, les médias sociaux ou tout autre moyen. Incluez des notes sur les canaux préférés des parties prenantes.
Type de communication : Incluez les types de communication, comment cette communication sera partagée, ce qui sera inclus et avec qui cette communication sera faite. Par exemple, vous pourriez fournir des rapports d’état hebdomadaires au client. Réfléchissez à la manière dont vous le fournirez, à qui il sera fourni et quelles informations doivent figurer dans le rapport.
Le style de communication : Cela peut être décomposé par partie prenante et méthode de communication. Une certaine partie prenante préfère-t-elle uniquement une communication formelle, ou pouvez-vous adopter un ton un peu plus décontracté ?
Calendrier des réunions : Bien que vous puissiez ajuster cela selon les besoins tout au long du projet, il est utile d’avoir une idée initiale de la fréquence de vos rencontres avec les parties prenantes. En fonction de l’ampleur du projet, vous pouvez également indiquer à quelle fréquence vous enverrez des courriels au client. Incluez également les réunions de l’équipe interne dans votre calendrier de réunions.
Messages clés : Pour chaque partie prenante, déterminez le message ou l’information clé qui devra être communiqué avec elle tout au long du projet. Cela inclut également toute information ou tout retour d’information dont vous aurez besoin de leur part.
Les objectifs de communication : Un plan de communication qui comprend des objectifs de communication peut vous aider à vous assurer que vous prenez des décisions basées sur ce que vous essayez d’atteindre.
Les objectifs de communication : Les objectifs de communication doivent être définis avec précision.