Votre entreprise a-t-elle des contrats avec le gouvernement fédéral ou envisage-t-elle de devenir un contractant fédéral à l’avenir ? Si c’est le cas, vous devez vous familiariser avec les règles et règlements de l’Office of Federal Contract and Compliance Programs (OFCCP) pour vous assurer que vous êtes à jour sur les meilleures pratiques de recrutement.
La mission de l’OFCCP est de s’assurer que les contractants et sous-traitants du gouvernement fédéral respectent les obligations légales en matière d’action positive et de prévention de la discrimination. Cela semble simple, non ? Oui, mais il y a des détails spécifiques dont vous devez être conscient pour être totalement conforme.
Regardons les règles et règlements de l’OFCCP et comment ils peuvent s’appliquer aux efforts de recrutement de votre organisation.
Règles et règlements de l’OFCCP – Les bases
Première chose : si vous effectuez moins de 10 000 $ de travaux sous contrat fédéral, vous pouvez être exempté des règles de l’OFCCP. Cependant, vous devez prendre l’OFCCP au sérieux si vous espérez augmenter votre empreinte avec plus de travail gouvernemental.
Maintenant, creusons.
Ne faites pas de discrimination
La majorité des entreprises aux États-Unis sont soumises à des lois fédérales appliquées par la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) qui rendent illégale la discrimination contre les candidats à l’emploi et les employés en fonction de :
- Race
- Couleur
- Religion
- Sexe (cela inclut le genre/identité de genre, l’orientation sexuelle, la grossesse)
- Origine nationale
- Age (40 ans ou plus)
- Handicap
- Trouble génétique
Les entreprises soumises aux lois de l’EEOC ne peuvent pas non plus discriminer une personne qui s’est plainte de discrimination, a déposé une accusation de discrimination, a fait partie d’une enquête ou d’un procès pour discrimination.
L’OFCCP applique l’Executive Order 11246, très similaire aux lois sur l’égalité de l’emploi administrées par l’EEOC. L’Executive Order 11246 interdit aux contractants et sous-traitants fédéraux de pratiquer la discrimination dans les pratiques d’emploi et d’embauche. Les entrepreneurs doivent examiner même les politiques et pratiques apparemment neutres qui peuvent avoir un impact par inadvertance sur les membres de tout sexe, race, groupe ethnique, etc.
Utiliser le slogan EEO dans vos annonces d’emploi
Si votre entreprise est un entrepreneur fédéral, vous êtes tenu d’inclure le slogan d’égalité des chances en matière d’emploi (EEO) dans vos annonces de recrutement.
Placer des affiches EEO
Les entrepreneurs fédéraux doivent afficher des affiches EEO dans un endroit évident et clairement visible.
Tenir des dossiers sur les pratiques d’embauche et d’emploi
L’OFCCP exige que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux conservent les dossiers du personnel et de l’emploi pendant deux ans à compter de la date de création du dossier ou de l’action du personnel. Si vous avez moins de 150 employés ou si votre contrat est inférieur à 150 000 $, vous ne devez conserver les dossiers que pendant un an.
Un système de suivi des candidats (ATS) peut vous aider à collecter sans effort et à stocker de manière confidentielle les données EEO, d’invalidité et VETS afin de vous conformer aux spécifications de mars 2014 de l’OFCCP et de générer facilement des rapports de l’OFCCP et des journaux de flux de candidats selon les besoins.
Autoriser l’accès de l’OFCCP aux dossiers pour les enquêtes et les évaluations de conformité
Si quelqu’un dépose une plainte contre votre entreprise, vous serez tenu d’autoriser l’accès de l’OFCCP à votre entreprise pour une enquête et un audit sur place de vos dossiers du personnel et de vos pratiques d’embauche. Là encore, le bon STA peut vous aider à vous préparer à d’éventuelles enquêtes ou évaluations.
Développer un programme d’action positive et l’utiliser pour guider le recrutement
Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent développer et documenter des programmes d’action positive (PAA) qui aident à faire progresser les opportunités pour les minorités, les femmes, les personnes handicapées et les anciens combattants couverts. Les recruteurs doivent utiliser le PAA de l’entreprise pour guider les efforts de recrutement.
- Utiliser des sources de recrutement qui vous aident à atteindre les femmes et les minorités.
- Envoyer des lettres aux sources de recrutement identifiées au sujet des offres d’emploi.
- Faire un auto-audit avant ou peu après avoir pris une décision d’embauche pour évaluer.
- Avez-vous eu un ensemble diversifié de candidats incluant des femmes et des minorités ?
- Quelles qualifications avaient-ils et comment se comparent-ils aux autres candidats ou à la personne que vous avez embauchée ?
- Tenez des registres de votre auto-audit et documentez les résultats et prenez toute mesure corrective qui pourrait être nécessaire.
Etes-vous prêt pour l’OFCCP ?
Un contrat avec le gouvernement fédéral peut être une opportunité qui change la donne pour votre entreprise. Protégez cette opportunité en vous familiarisant avec les règles et règlements de l’OFCCP et prenez des mesures vers la conformité aujourd’hui.
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