Des moyens plus faciles de payer
Le cliché selon lequel le monde ne bat pas le pavé à votre porte semble être doublement vrai lorsqu’il s’agit de personnes qui vous doivent de l’argent. En réalité, si vous n’assurez pas le suivi du paiement d’un service ou d’un produit, il est fort probable que vos clients ne s’empresseront pas de le faire d’eux-mêmes. Cela est particulièrement vrai pour les propriétaires de petites entreprises ou les opérateurs indépendants. Heureusement, d’excellentes solutions de facturation peuvent éliminer une grande partie des difficultés liées au processus de facturation, en vous offrant davantage d’options pour recevoir les paiements et accélérer vos tâches. Ce type de logiciel vous aide à ajouter davantage de canaux de paiement électronique et de réseaux de paiement mobile qui peuvent rendre le paiement plus rapide et plus facile pour vos clients. D’autres produits sont spécialisés pour vous aider à suivre les tâches de facturation.
Le type d’entreprise que vous dirigez ainsi que les clients que vous avez sont autant de facteurs qui entrent en ligne de compte dans le choix de votre solution de facturation. Les activités de vente au détail vivent de paiements en espèces et de crédits, tandis que les entreprises de services et les freelances ont des besoins particuliers et peuvent travailler avec des solutions de paiement en ligne. Pour les petites et moyennes entreprises (PME), la capacité d’articuler les services rendus ainsi que les options et les délais de paiement de manière professionnelle est essentielle pour être payé plus rapidement. Pouvoir jongler avec les informations fiscales, créer des reçus, des comptes de dépenses, ainsi qu’automatiser les avis de suivi, sont des fonctionnalités précieuses pour les PME.
C’est là qu’interviennent les logiciels de facturation et d’établissement de factures. Ce logiciel vous donne les moyens de suivre vos ventes ou services rendus, les personnes facturées, les frais ou charges appliqués et le moment où le paiement a été reçu (ou quand il était censé être reçu mais ne l’a pas été). Il vous donne également un chemin de données pour enregistrer toutes ces données dans vos autres systèmes de comptabilité et de tenue de livres. En termes comptables, ce flux de travail fait partie des comptes clients. Bien que de nombreuses petites entreprises conservent ce type d’enregistrements et préparent les factures à l’aide d’un tableur ou d’une application de traitement de texte, il existe de nombreuses applications logicielles spécialisées qui vous permettent d’effectuer cette tâche plus rapidement, plus facilement et avec beaucoup moins d’efforts. Mieux encore, beaucoup d’entre elles sont peu coûteuses, voire gratuites à utiliser.
Dans nos revues, nous avons examiné les systèmes autonomes de facturation et d’établissement des factures. Nous avons également examiné plus en profondeur les capacités de facturation de certains systèmes de comptabilité plus complets dans lesquels le processus de facturation n’est qu’une partie. Ces systèmes comprennent également les données relatives aux achats de l’entreprise, à la gestion des stocks et à la comptabilité générale. Tous les systèmes de facturation et de comptabilité que nous avons examinés sont fournis sous forme d’applications SaaS (Software-as-a-Service) situées dans le nuage plutôt qu’installées localement. Par conséquent, tout ce dont vous avez besoin est un navigateur Web et vous êtes en affaires.
Plus que le simple envoi d’une facture
Plusieurs des systèmes de facturation que nous avons examinés vous permettent de saisir et d’enregistrer la transaction de vente initiale, ce qui est un bon point de départ pour le processus de facturation. En termes de comptabilité, cela s’appelle » entrée de commande de vente » ou simplement entrée de commande. Même si vous cherchez simplement à envoyer une facture et à recevoir un paiement, vous devez examiner la partie Entrée de commande du système et déterminer comment elle fonctionnera avec le type d’entreprise que vous exploitez.
La plupart des systèmes de comptabilité complets et un certain nombre de systèmes de facturation ont un frontal « Entrée de commande de ventes » où vous pouvez saisir les articles ou les services pour lesquels vous voulez facturer. Dans la plupart des cas, ces articles ou services doivent être définis avant que vous puissiez utiliser le frontal de vente. Dans la plupart des systèmes comptables, les ventes s’intègrent à l’inventaire, de sorte que c’est à ce niveau que les articles et les prix sont définis. Avec un système de facturation plus simple, vous devrez créer ces articles, descriptions et prix dans un processus distinct. Les taxes, telles que la taxe de vente ou la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), sont un autre point sur lequel les systèmes de facturation diffèrent des systèmes comptables plus robustes. De nombreux systèmes comptables fournissent des tableaux de taxes qui calculent automatiquement la taxe de vente requise, ou ils s’intègrent à une application de service fiscal comme AvaTax d’Avalara. Cependant, de nombreux systèmes de facturation sautent ces subtilités et vous obligent à saisir le taux de taxe de vente sur chaque transaction de vente individuelle.
La création effective de la facture est une autre considération. Beaucoup des applications et sous-systèmes de facturation que nous avons examinés vous permettent de créer une facture à la volée en utilisant une application mobile. C’est une excellente fonctionnalité si vous souhaitez pouvoir créer une facture au moment de la vente ou immédiatement lorsqu’un service est fourni alors que vous vous trouvez chez un client. La possibilité d’envoyer cette facture par courriel est une autre fonctionnalité souhaitable pour de nombreux utilisateurs, tout comme la création automatique de factures pour les frais récurrents chaque mois ou selon une autre période régulière.
Plusieurs des applis que nous avons examinées comprenaient également des fonctionnalités plus avancées qui pourraient s’appliquer à votre opération particulière. Il s’agit notamment de la possibilité de gérer plusieurs devises pour les entreprises qui opèrent dans plusieurs pays, ou des minuteurs pop-up si vous facturez à l’heure. Gardez toutefois à l’esprit que nous avons examiné les apps de facturation et de facturation, et non les logiciels de suivi du temps ou des dépenses – chacun d’entre eux ayant un public cible différent.
Autre chose à garder à l’esprit : si les termes « facture » et « relevé » sont utilisés de manière interchangeable à l’occasion, ils ne sont en fait pas la même chose. Une facture peut comporter plusieurs frais et services détaillés, mais elle fait référence à une seule vente. Un relevé, en revanche, détaille les frais de facturation et les transactions de paiement en cours, actuels et historiques. Un relevé donne l’état du compte d’un client à la fin d’une période de facturation ou, avec certaines apps de facturation et de comptabilité, à la demande.
Suivre les flux de trésorerie
Un autre domaine qu’il est important de prendre en compte lors du choix d’un logiciel de facturation est la façon dont vous serez payé. Pendant de nombreuses années, accepter de l’argent liquide ou des chèques étaient vos seules alternatives, surtout pour les petites entreprises. C’est loin d’être vrai de nos jours. Les cartes de crédit, en particulier, sont considérées comme une option de paiement indispensable, même pour les petites entreprises. Heureusement, les plateformes de facturation offrent la possibilité d’accepter les cartes de crédit. Il y a toujours des frais à payer, qui correspondent généralement à un pourcentage de la transaction ainsi qu’à des frais par transaction ou mensuels. Vous devez lire attentivement les petits caractères, car ces frais peuvent s’ajouter au pourcentage facturé par l’organisme de traitement des cartes de crédit. Vous devez décider si ce type de frais en vaut la peine. Dans de nombreux cas, le fait d’avoir accès au paiement plus ou moins immédiatement vaut bien ces frais, qui sont de toute façon déductibles du revenu en tant que dépenses professionnelles. Certains fournisseurs de logiciels peuvent également mettre à disposition un portail client où vos clients peuvent payer leurs factures électroniquement par virement bancaire ou par une transaction de chambre de compensation automatisée (ACH). Là encore, il y a souvent des frais à payer. Mais, comme pour une carte de crédit, ces frais sont une dépense commerciale et peuvent valoir la peine de réduire ou d’éliminer les créances.
Enfin, il y a le reporting. De bonnes capacités de reporting sont toujours quelque chose que vous devriez rechercher et le logiciel de facturation ne fait pas exception. La plupart des utilisateurs, surtout les petites entreprises, n’auront pas besoin de dizaines de rapports. Mais vous voudrez savoir quelles factures sont en retard et depuis combien de temps elles sont en retard. Vous voudrez également être en mesure de voir votre flux de revenus à tout moment. Vous voudrez avoir la possibilité d’envoyer aux clients des avis d’arriérés et des rappels si nécessaire. La gestion efficace de votre flux de trésorerie est l’une des principales raisons d’utiliser une appli de facturation.
En dernier lieu, et en lien avec le reporting, il y a la possibilité d’intégrer votre système de facturation à votre système de comptabilité back-end. Il y a beaucoup de concurrence à Intuit Quickbooks ces jours-ci, donc même les petites entreprises doivent s’assurer que leur système de facturation et leur système de comptabilité peuvent effectivement dialoguer entre eux. Si ce n’est pas le cas, alors ces entreprises pourraient se retrouver à faire beaucoup de saisies manuelles inutiles.
Les apps que nous avons testées peuvent fournir plusieurs options de modèles de factures. La personnalisation passe par l’ajout du logo de votre entreprise, d’une police spécifique ou d’une illustration de l’identité de la marque, ainsi que par la définition des champs en fonction des besoins de votre entreprise et de votre client.
Les modèles de factures peuvent être personnalisés.