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Les erreurs FMLA peuvent être coûteuses

Depuis 1993, les propriétaires d’entreprises et les professionnels des ressources humaines offrent des congés protégés en vertu de la loi sur les congés médicaux familiaux (FMLA).

Cependant, bien que le FMLA existe depuis plus de 20 ans, de nombreux professionnels et gestionnaires commettent encore des erreurs qui font courir à leur entreprise le risque de violations et d’amendes par le ministère du Travail.

Récemment, un employeur a été condamné à une pénalité de 200 000 pour avoir licencié un employé de manière inappropriée pendant un congé FMLA.

Malheureusement, les cas de violations du FMLA sont en augmentation, et non en diminution. Cet article couvrira certaines des erreurs les plus courantes afin que les employeurs puissent les éviter.

Ne pas former une politique FMLA

Le FMLA permet aux employeurs de décider de directives spécifiques autour du congé FMLA. L’une de ces définitions que les employeurs peuvent définir est le congé FMLA de 12 mois.

Les employés peuvent prendre jusqu’à 12 semaines de congé FMLA sur une période de 12 mois. Cependant, les employeurs peuvent définir si ce temps est dans une année civile, un roulement de 12 mois en arrière à partir des jours actuels.

Par exemple, si un employé demande un congé FMLA aujourd’hui, alors le montant disponible serait basé sur le temps qu’il a utilisé au cours des 12 mois précédents.

Enfin, les employeurs peuvent utiliser une période de 12 mois glissants à partir du premier jour de congé FMLA qui se réinitialise en 12 mois ou un exercice financier. Ceci est important car, à moins qu’un employeur ne définisse la méthode de calcul sur 12 mois pour le FMLA, les employés choisiront généralement une méthode calendaire.

Cela signifie que techniquement, un employé peut prendre les 12 dernières semaines de l’année civile en congé et les 12 premières semaines de la nouvelle année civile. À moins que l’employeur n’ait déjà défini et notifié aux employés les méthodes de période de 12 mois du FMLA, les employés peuvent choisir de prendre des congés de cette façon.

Un autre exemple de politique FMLA devrait inclure la question de savoir si les employés doivent ou non utiliser des congés payés pour le congé FMLA. Le FMLA permet aux employeurs d’exiger un congé payé dans le cadre du congé FMLA. Cependant, les employeurs doivent appliquer cette politique de manière uniforme et doivent en informer les employés.

Ne pas informer les employés de leurs droits FMLA

Malheureusement, de nombreux employeurs supposent que les employés comprennent ou connaissent déjà leurs droits en vertu du FMLA.

Cependant, les employeurs sont tenus d’aviser les employés de leurs droits de congé FMLA de deux façons distinctes. Premièrement, les employeurs doivent afficher les droits FMLA pour les employés. Cela peut se produire électroniquement dans un portail de libre-service pour les employés comme celui de SwipeClock ou être affiché physiquement dans les locaux de l’employeur.

Deuxièmement, les employeurs doivent informer les nouveaux employés des droits FMLA dès leur embauche. L’avis peut être inclus dans un manuel de l’employé, sur un formulaire, ou il peut également être fourni dans un format électronique. Les employés ne sauront pas automatiquement si un employeur est un employeur couvert par le FMLA ou ce que l’employé doit faire pour être admissible.

C’est pourquoi il est vital pour les employeurs de fournir ces informations aux employés.

Non utilisation des formulaires FMLA

En plus d’informer les employés, les employeurs devraient utiliser le formulaire FMLA pour le congé des employés.

Cela permet de s’assurer que les employeurs suivent les règles du FMLA et si l’employeur exige un type de vérification médicale du congé de l’employé, l’utilisation des formulaires officiels permettra de s’assurer que l’employeur ne demande pas d’informations interdites par le FMLA.

Ne pas confirmer quand les employés deviendront admissibles à la FMLA

Les employés sont admissibles à un congé FMLA lorsqu’ils ont travaillé pour l’employeur un total de 12 mois au cours des 7 dernières années et 1 250 heures au cours des 12 derniers mois.

Cela signifie que les employés réembauchés peuvent être éligibles au FMLA peu de temps après leur réembauche. Essentiellement, un employé réembauché à temps plein (qui n’a pas travaillé au cours des 12 derniers mois pour le même employeur) deviendrait admissible au cours de la 32e semaine.

Si l’employé a travaillé pour le même employeur au cours des 12 derniers mois, alors ces heures compteraient dans les 1 250 heures requises pour l’admissibilité. Les employeurs peuvent suivre d’abord le nombre minimum de mois requis chez l’employeur, à quel moment les employeurs devraient vérifier les heures travaillées pendant cette période et, si nécessaire, suivre le reste des heures requises pour le congé FMLA.

Des gestionnaires silencieux qui n’informent pas les RH des congés des employés

Trop souvent, les gestionnaires d’une organisation ne préviennent pas les RH lorsqu’un employé demande un congé qui pourrait être utilisé pour un congé FMLA.

C’est un problème car les congés FMLA ne peuvent pas être antidatés. Cela signifie que les employés obtiendront plus de 12 semaines de congé FMLA. Les employés qui prennent un congé FMLA doivent recevoir un avis d’admissibilité des droits FMLA dans les 5 jours suivant le premier jour du FMLA. En même temps, ils doivent également fournir un avis de droits et de responsabilités.

En outre, un avis de désignation est également requis dans les 5 jours du congé. Le fait de ne pas informer adéquatement les employés de l’utilisation du FMLA a entraîné des amendes et des pénalités massives pour les employeurs.

Des gestionnaires non formés qui ne comprennent pas les droits du FMLA ou ne reconnaissent pas le congé

Trop souvent, les gestionnaires ne sont pas assez bien formés sur le FMLA pour reconnaître un congé FMLA ou pour comprendre la protection que les employés obtiennent de la loi. N’oubliez pas qu’un employé n’a pas besoin d’invoquer spécifiquement le congé FMLA pour avoir droit à un congé.

Les tribunaux ont décidé que si un employé fournit suffisamment d’informations à l’employeur pour que celui-ci sache que le congé aurait dû être couvert par le FMLA, que l’employeur doit respecter la loi FMLA.

Cela signifie que si un employé mentionne un état de santé grave et qu’un manager ne reconnaît pas le congé comme qualifié FMLA, l’employeur pourrait être jugé non conforme. Cela pourrait être aussi simple qu’un employé prenant un congé pour s’occuper d’un parent qui a passé une nuit à l’hôpital.

Un autre aspect des gestionnaires non formés est que les employés peuvent recevoir des répercussions de la prise de congé FMLA parce que les superviseurs ou les directeurs ne réalisent pas que le temps FMLA est protégé ou ne réalisent pas que certaines absences sont couvertes par le FMLA.

Les employeurs qui exercent des représailles contre un employé pour des absences qui devraient être comptabilisées comme des absences FMLA seront jugés non conformes et seront responsables de toutes les pénalités et amendes.

Denier un congé puis prendre des mesures défavorables

Bien que les employeurs puissent refuser un congé FMLA pour des événements non qualifiés ou pour des employés qui ne sont pas couverts, cela peut être une grosse erreur de refuser un congé puis de prendre immédiatement des mesures défavorables contre cet employé.

Alors qu’une mesure défavorable peut avoir déjà été envisagée et être totalement justifiée, l’employé pourrait considérer la demande de congé FMLA comme la raison de cette mesure défavorable.

Cela pourrait exposer l’employeur à une responsabilité accrue en vertu de la loi FMLA. Les tribunaux ont été très sensibles aux cas de représailles ces derniers temps.

Trop peu de couverture FMLA

Certains employeurs croient à tort que le congé FMLA n’est lié qu’aux conditions liées au travail. Il s’agit là d’un énorme malentendu. Les employés peuvent prendre un congé non seulement pour eux-mêmes, mais aussi pour les membres qualifiés de la famille, les parents, les enfants et les conjoints.

En outre, les employés peuvent prendre un congé pour un problème de santé grave lié à l’emploi, mais aussi pour quelque chose qui n’est pas lié à leur travail. Il peut s’agir d’une maladie physique ou mentale qui remplit les conditions requises.

Dans certains cas, les employeurs devraient même accorder un congé FMLA pour des situations découlant de catastrophes naturelles. Une condition de santé grave est toute condition qui nécessite des soins dans un hôpital, un hospice ou un traitement médical continu.

Trop de couverture FMLA

Les employeurs font parfois l’erreur d’accorder une couverture FMLA trop large. Cela peut notamment se produire dans des États comme le Colorado, ou la Californie avec des lois FMLA individuelles qui chevauchent le FMLA fédéral.

Les autres États dotés de lois FMLA individuelles sont le Connecticut, le Maryland, le Minnesota, le New Jersey, New York, le Rhode Island, le Tennessee, Washington D.C., le Wisconsin et le Vermont.

Par exemple, de nombreux États étendent la couverture FMLA pour inclure les beaux-parents, les partenaires domestiques, les frères et sœurs ou les grands-parents. Bien que votre entreprise puisse fournir un congé pour ces situations, ou puisse être tenue de le faire selon la loi de l’État, cela ne compte pas comme un congé FMLA fédéral.

Les employeurs qui comptent le congé pour ces relations ou pour des raisons élargies et qui refusent ensuite le véritable congé FMLA ne seront pas conformes au FMLA et, en cas de litige, seront jugés responsables. Dans le meilleur des cas, les employeurs devront accorder plus de congés que prévu aux employés qui demandent un congé FMLA légitime après avoir obtenu un congé FMLA « élargi ».

Ne pas tenir des registres exacts des congés FMLA

Malheureusement, le FMLA, comme de nombreuses lois sur l’emploi exigent que l’employeur tienne des registres détaillés sous peine de subir des répercussions en cas de non-respect.

Les employeurs qui ne tiennent pas de registres exacts des congés d’emploi peuvent fournir plus de congés aux employés que prévu.

Par exemple, cela pourrait se produire lorsque les employés prennent un congé de maladie qui pourrait être compté comme un congé FMLA. Le congé FMLA peut courir en même temps que d’autres absences, congés, et même des congés fournis par l’État.

Si les employeurs ne comptabilisent pas avec précision les congés FMLA, alors une répartition inégale des congés pourrait se produire entre les employés.

Cela pourrait laisser l’employeur ouvert à un procès discriminatoire si certains employés reçoivent par inadvertance plus de congés que d’autres. Cela pourrait également signifier que des absences qui devraient être des congés FMLA ne sont pas comptabilisées comme tels et que l’employé est puni ou retenu pour des promotions à cause de ces absences.

Ceci est en violation directe des protections du FMLA.

Les employeurs doivent conserver les dossiers FMLA pendant au moins 3 ans. Ces dossiers devraient être conservés séparément des dossiers du personnel.

Ils devraient inclure une copie de l’avis fourni aux employés, la preuve de tout paiement de prime pour les avantages sociaux des employés, la documentation concernant tous les litiges FMLA, les certifications, les re-certifications et les dossiers médicaux, ainsi que tous les avis des employés aux employeurs concernant le congé FMLA

Certifications médicales inexactes et descriptions de poste manquantes

Les employeurs devraient joindre la description de poste de l’employé à l’avis de désignation. Cela permet au prestataire de soins de santé de comprendre quelles sont les tâches de l’employé et de le libérer précisément pour le travail.

Si la description de poste ou les fonctions de l’employé ne sont pas jointes à l’avis de désignation, alors le fournisseur de soins de santé peut se fier à l’employé pour décrire son travail et peut le libérer par erreur pour le travail alors qu’il n’est pas prêt.

En outre, certains employeurs croient à tort que seul un médecin peut fournir une attestation d’aptitude au travail. En fait, tout prestataire de soins de santé peut libérer un employé pour le travail. Cela inclut les psychologues cliniques, les infirmières praticiennes, les assistants médicaux, et même les chiropraticiens dans certaines situations.

Ne pas comprendre l’ADA ou comment les travaux légers correspondent à un congé FMLA

Le congé FMLA permet un congé FMLA intermittent. Cela pourrait inclure un horaire de travail ajusté, un travail à temps partiel ou des tâches professionnelles ajustées.

Cependant, si un employeur autorise un employé à prendre un congé intermittent avec des tâches de travail réduites, il doit se rappeler qu’un congé intermittent est facultatif. Les employés peuvent toujours demander le temps de congé réel comme un congé FMLA.

En outre, après qu’un employé a épuisé les 12 semaines de congé FMLA, les employés doivent toujours être conscients des lois ADA.

L’American with Disabilities Act (ADA) s’applique dans presque toutes les circonstances dans lesquelles un employé utiliserait le FMLA pour un problème de santé grave qui lui est propre. Ainsi, même après 12 semaines de congé, les employés peuvent avoir droit à des aménagements supplémentaires en raison de leur handicap et peuvent être protégés contre les représailles.

Ne pas gérer correctement les prestations pendant que les employés sont en congé

Les employeurs doivent maintenir la couverture santé des employés pendant qu’ils sont en congé FMLA. Cependant, ils peuvent exiger des cotisations des employés.

Si les employés doivent verser des cotisations pour les soins de santé, mais ne le fait pas ensuite après le retour au travail, la couverture doit être fournie sans aucune période d’attente.

En outre, tous les avantages auxquels l’employé a eu droit avant le congé, tels que l’ancienneté, l’assiduité parfaite ou d’autres avantages, doivent être rétablis à l’employé lors de son retour au travail.

Let SwipeClock Help

Trop souvent, les employeurs doivent suivre non seulement les lois FMLA, mais aussi les lois locales de la ville et de l’État sur les congés de maladie, le salaire minimum et les horaires.

En outre, ces entreprises doivent également se conformer aux lois fédérales sur les heures supplémentaires, à la loi sur le congé médical familial et à toute autre loi nationale ou locale qui est promulguée. SwipeClock fournit une gamme complète d’outils de gestion de la main-d’œuvre et de suivi du temps qui peuvent aider les entreprises à rester plus facilement en conformité avec les lois locales et nationales.

Les entreprises peuvent plus facilement notifier et suivre les dossiers des employés, et les demandes grâce au logiciel RH primé de SwipeClock.

Les dossiers sont conservés sans effort pendant des années et l’accrual est automatiquement suivi et rapporté aux employés selon les lois de l’état et de la ville. En outre, avec les horloges de géo-comptage, les entreprises peuvent suivre sans effort le temps travaillé dans des villes spécifiques pour assurer la conformité.

Écrit par Annemaria Duran. Dernière mise à jour le 26 septembre, 2017

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