Vous avez déjà entendu parler des termes » facture proforma » et » projet de facture » mais vous ne savez pas ce qu’ils signifient réellement ? Ne vous inquiétez pas, ces deux types de factures peuvent certainement prêter à confusion. Dans cet article, je vais vous expliquer ce que sont les factures proforma et les brouillons, comment ils sont utilisés, en quoi ils diffèrent les uns des autres et comment les créer.
Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture proforma est un document envoyé à un client avant que tous les détails de la vente aient été finalisés. Il sera indiqué » facture proforma » sur le document pour le différencier d’une facture complète, cependant, il aura généralement le même format qu’une facture complète.
Une facture proforma sera envoyée à un client au lieu d’une facture complète dans le cas où le client montre un engagement envers l’achat mais que les détails définitifs n’ont pas encore été confirmés.
Elle est différente d’un devis car un devis est émis lorsque le client a soumis une demande de renseignements mais n’est pas encore engagé dans un achat.
Qu’est-ce qu’un projet de facture ?
Un projet de facture est exactement ce qu’il semble être, un projet. C’est un modèle de facture qui est enregistré pour que vous puissiez soit apporter des modifications futures, soit convertir en une facture proforma ou complète à envoyer au client.
Un brouillon de facture n’est pas un document officiel qui peut être envoyé à un client. Par exemple, il serait créé si un client s’est engagé à une vente, cependant, devra revenir vers vous avec des détails, comme le nombre de produits achetés.
Comment diffèrent une facture proforma et un projet de facture ?
Une facture proforma est un document qui est émis à un client, alors qu’un projet de facture ne peut pas être envoyé à un client. Une facture proforma est un document réel, alors qu’un projet de facture est une ébauche préliminaire de la vente uniquement pour vos dossiers.
Vous pouvez considérer un projet de facture comme une vente » en cours « , alors qu’une facture proforma est une vente » en attente de finalisation « . Essentiellement, elles sont créées à différentes étapes du processus de vente.
Exemples de quand envoyer des factures proforma ou des projets de factures
Je vais fournir quelques exemples relatables de quand émettre une facture proforma et quand créer un projet de facture.
Exemple 1 – facture proforma
Sally appelle une boulangerie pour acheter un gâteau d’anniversaire pour son fils. Elle indique au boulanger qu’il doit avoir une photo de Spider-Man sur le dessus, mais elle devra trouver la bonne photo et l’envoyer au boulanger.
Le boulanger émet une facture proforma pour le gâteau mais précise que le coût peut différer légèrement en fonction de la photo qui doit figurer sur le gâteau.
Exemple 2 – projet de facture
Tom dirige une entreprise de construction. L’un de ses clients réguliers, Andy, l’appelle pour s’assurer qu’il est disponible la semaine prochaine pour effectuer des travaux. Tom confirme qu’il est disponible et qu’Andy le rappellera pour lui donner les détails.
Puisqu’Andy est un client régulier, Tom connaît déjà le type de travail qui sera effectué, il commence donc à créer un projet de facture pour pouvoir l’envoyer instantanément à Sam lorsqu’il rappellera pour confirmer les détails.
Créer des factures proforma et des brouillons de factures avec un logiciel de facturation
L’utilisation d’un logiciel de facturation peut vous aider dans tous vos besoins de facturation. Avec Debitoor, vous pouvez créer des factures proforma, des projets de factures, des factures complétées, des devis et des rapports comptables.
En quelques clics, vous pouvez créer un document professionnel personnalisé, l’envoyer à votre client et le faire payer via différents modes de paiement.
Les factures complètes et les factures proforma nécessitent des informations spécifiques telles que les coordonnées de votre entreprise, celles de votre client, la date de la facture, les produits ou services vendus, la quantité et le prix, la TVA éventuelle (si applicable), la date d’échéance, les conditions de paiement (si applicable) et les totaux.
Avec Debitoor, vous pouvez enregistrer les informations sur les produits et les clients afin de pouvoir les sélectionner rapidement lors de la création d’un document. Vous pouvez également saisir les détails de votre entreprise et personnaliser vos documents pour les rendre uniques à votre entreprise. Debitoor s’assurera que toutes les informations requises figurent sur le document.
Voici un exemple de facture proforma créée avec le logiciel de facturation Debitoor:
Avec Debitoor, vous pouvez envoyer la facture proforma au client, et une fois qu’il a confirmé la vente, émettre une facture complète à payer.
Vous pouvez également créer facilement un projet de facture pour vos dossiers afin de le compléter ultérieurement. Il vous suffit de créer une nouvelle facture, de saisir les informations dont vous disposez actuellement, puis de cliquer sur » Enregistrer « . Cela permettra de l’enregistrer sur votre compte, mais pas de l’envoyer au client.
Vous pouvez ultérieurement modifier les informations et les convertir en une facture proforma ou une facture complète à envoyer à votre client.
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