Qu’il s’agisse d’une société, d’une association ou d’un partenariat, les règlements administratifs sont le document juridique le plus important de toute organisation,
Qu’est-ce qu’un règlement administratif ?
Les règlements administratifs décrivent par écrit les règles quotidiennes de votre organisation et fournissent des lignes directrices complètes pour que tout fonctionne bien.
Si quelqu’un voulait voir comment vous êtes organisé ou les tâches exactes que votre organisation attend de son conseil d’administration, son meilleur pari serait de regarder une copie de vos règlements administratifs.
Parce qu’ils décrivent la structure d’une organisation, les règlements administratifs devraient être personnalisés pour chaque situation.
Règlements administratifs vs statuts constitutifs
Beaucoup de gens d’affaires confondent les règlements administratifs d’une organisation avec ses statuts constitutifs.
Contrairement aux règlements administratifs, qui couvrent des sujets tels que le mode d’élection du conseil d’administration et/ou des dirigeants, le déroulement des réunions et les types et les fonctions des dirigeants, les statuts constitutifs énoncent les grandes lignes de l’entreprise.
Les articles de constitution fournissent généralement des informations telles que le nom de la personne qui organise la société, le nombre d’actions que la société peut émettre, le cas échéant, les noms du conseil d’administration de la société et le siège de la société. Comme les règlements administratifs, les articles de constitution varient d’une société à l’autre, mais ils n’entrent pas dans le détail des opérations ou de la structure de la société, qui sont traitées par les règlements administratifs de la société.
Les articles de constitution sont déposés auprès de l’État et coûtent de l’argent pour les modifier ; les règlements administratifs peuvent être modifiés gratuitement par un vote du conseil d’administration.
Que contiennent les règlements administratifs ?
Chaque ensemble de règlements administratifs sera spécifique à chaque organisation, mais les composants de base des règlements administratifs sont les suivants :
- Nom, objectif et emplacement du ou des bureaux d’une organisation
- Membres
- Conseil d’administration
- Comités
- Dirigeants
- Réunions
- Conflit d’intérêts
- Modification des règlements administratifs
Nom, But et lieu
Quel est le nom de votre organisation ? Cela devrait être indiqué dans les statuts, tout comme l’objectif de votre organisation. Posez-vous la question suivante : « Quelle est la raison d’être de votre organisation ? » Enfin, vous devez indiquer précisément où se trouvent votre ou vos bureaux.
Membres
Cette section doit détailler les différents aspects de l’adhésion, notamment les différents types de membres, le processus de sélection des membres, les droits de vote des membres et les procédures de discipline et/ou de radiation des membres. S’il n’y a pas de membres, indiquez-le dans cette section.
Conseil d’administration
Le conseil d’administration est le principal organe directeur d’une organisation. Cette section devrait discuter de la composition du conseil, qui peut être un nombre spécifique d’administrateurs ou une quantité maximale ou minimale d’administrateurs. Il convient également de préciser comment les postes vacants sont pourvus, par le conseil d’administration lui-même ou par les membres. Enfin, les statuts doivent préciser les qualifications pour être administrateur, les devoirs des administrateurs, la durée du mandat d’un administrateur et les classes possibles dans lesquelles ils sont élus.
Comités
Détaillez tout comité spécial dans cette section, y compris leur formation, leur mode de nomination et leurs tâches spécifiques. Les rôles et les responsabilités du « comité exécutif », qui fait généralement des recommandations au conseil d’administration, devraient également être discutés. Certains comités courants dans une organisation sont un comité d’audit, un comité d’adhésion et un comité de nomination.
Les dirigeants
Les dirigeants sont des membres du conseil qui remplissent des fonctions spécifiques au sein du conseil (c’est-à-dire le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier). Cette section doit traiter de la manière dont les dirigeants sont sélectionnés, ainsi que des devoirs, pouvoirs et responsabilités de chaque dirigeant. Les procédures de révocation d’un dirigeant et de remplacement des postes vacants sont également précisées dans les statuts. En général, cette section décrit un comité de nomination qui recommande des nominations au conseil d’administration. La durée du mandat des dirigeants est également précisée dans cette partie des règlements administratifs.
Réunions
Toutes les réunions annuelles, régulières ou spéciales doivent être abordées dans les règlements administratifs. Cela comprend l’heure et le lieu des réunions, les exigences de notification au conseil d’administration, aux comités et/ou aux membres, les stipulations relatives à la présence et, surtout, le nombre de membres du conseil d’administration nécessaires pour atteindre le quorum (le nombre d’administrateurs nécessaires pour voter sur les questions en cours).
Conflits d’intérêts
Il est important qu’une organisation ait une disposition relative aux conflits d’intérêts dans ses règlements administratifs. Cela les protège des pénalités de l’IRS qui peuvent survenir si ce dernier constate que l’organisation fournit des avantages injustes aux administrateurs, aux membres ou à d’autres personnes. Par exemple, un administrateur ne doit pas être autorisé à voter sur une question dans laquelle il peut avoir un intérêt financier direct. Si un conflit peut se produire, l’administrateur devrait le divulguer immédiatement afin d’être retiré du vote.
Amender les règlements administratifs
Les règlements administratifs devraient contenir des règles spécifiques sur la façon dont ils peuvent être amendés. Il devrait également indiquer qui peut recommander des modifications et comment ces modifications seront votées. Il est important que le règlement intérieur soit à jour et représente fidèlement l’organisation et ses membres. Par conséquent, les règlements administratifs doivent être révisés tous les cinq ans, afin de rester en phase avec les règles et règlements les plus récents.
Chaque membre, administrateur et dirigeant doit recevoir une copie des règlements administratifs et il faut les encourager à les lire et à les comprendre. Pour plus d’informations sur la structuration des règlements administratifs individuels de votre organisation, consultez votre avocat.
Les règlements administratifs doivent être rédigés dans un langage simple et clair.