Real Property Records & Registres publics officiels
Depuis le début du gouvernement du comté, le bureau du greffier du comté a eu l’importante responsabilité de conserver les registres de propriété de ses citoyens. Le nombre et les types de dossiers de propriété ont augmenté au fil des ans pour couvrir plus de 34 types de documents différents : actes de propriété, actes de fiducie, actes de garantie, baux pétroliers / gaziers, actes de vente, restrictions d’actes, désignation homestead, procurations, décharges, et bien d’autres.
À ce jour, il y a plus de 4 millions d’images de documents nécessitant environ 4 téraoctets de base de données informatique. En 2016, le bureau du greffier a enregistré plus de 29 000 documents.
HISTOIRE
Dans le comté de Taylor, les premiers enregistrements de « biens immobiliers » ont été enregistrés au bureau du greffier du comté dans les années 1870. Il existe également de nombreux volumes contenant des informations historiquement intéressantes, telles que des marques de bétail, des dossiers de la Cour des commissaires, des cautionnements pour les entreprises’, des certificats de noms supposés, des plans de villes et de quartiers, des contrats, des serments officiels, des certificats de médecins, des décharges militaires (DD-214) et autres.
Depuis les années 1980, les greffiers du comté ont combiné de nombreux documents avec les dossiers de biens immobiliers pour créer ce qui est maintenant appelé, le dossier public officiel du comté de Taylor. Les types de documents ajoutés sont les résumés de jugements, les certificats de nom d’emprunt, les privilèges fiscaux étatiques et fédéraux, les plans, les obligations professionnelles, les privilèges des mécaniciens, les marques de bétail, les permis d’eau de l’État, et la liste continue.
Dans l’année qui a suivi son entrée en fonction, l’actuel greffier du comté, Larry G. Bevill, a lancé un ambitieux programme de numérisation et d’indexation de tous les documents du registre public officiel. À ce jour, tous les documents du bureau ont été numérisés, créant à la fois une sauvegarde permanente de tous les documents importants du bureau et rendant ces documents disponibles sur les terminaux de recherche publics du bureau. Une fois les documents numérisés, l’indexation a commencé. En 2017, tous les registres de propriété de 1972 à aujourd’hui ont été indexés. Tous les autres documents du registre public officiel ont été indexés depuis la création du comté en 1878 ! Chaque jour, le personnel du greffier indexe les dossiers de propriété enregistrés avant 1972, lorsque le temps le permet.
Tous les projets commencés en 2005, lorsque Larry G. Bevill est entré en fonction, ont été financés par les frais d’enregistrement et non par les taxes foncières.
En 2007, la division OPR du bureau du greffier du comté de Taylor est devenue » sans papier « . Les documents reçus dans la journée sont indexés et imagés numériquement dans la base de données informatique. Une fois l’image et les données d’indexation vérifiées et contrôlées, l’original est renvoyé par courrier au destinataire approprié. Il y a trois dos redondants pour assurer la sûreté, la sécurité et la viabilité à long terme de vos documents.
Le bureau du greffier du comté de Taylor a également commencé à accepter les documents à enregistrer dans le RPO par enregistrement électronique en 2007. Les clients utilisent des logiciels tiers tels que ERX, Simplifile et autres pour soumettre les documents à enregistrer. Communément appelé enregistrement électronique, (aucun papier n’est manipulé par les greffiers adjoints) le processus se déroule entièrement « à l’intérieur » des systèmes informatiques. Aujourd’hui, entre 35 et 50 % de tous les dossiers de propriété enregistrés au bureau du greffier du comté de Taylor sont enregistrés électroniquement.
RECHERCHE
À quelques exceptions près, tous les dossiers publics officiels du bureau du greffier du comté sont disponibles pour la recherche publique. Les index du bureau du greffier, sur papier et numériques, vous aident à trouver les informations que vous recherchez.
Vous pouvez utiliser l’un des deux sites de recherche en ligne pour accéder aux informations qui ont été indexées dans des systèmes logiciels. Sur l’un ou l’autre des sites, vous pouvez imprimer des documents pour 1 $ par page.
https://taylorcountytx-web.tylerhost.net/web/ appelé Super Search, est le meilleur site si vous recherchez des documents qui ont été indexés. Il s’agit de notre plus récente base de données en ligne à laquelle nous ajouterons quotidiennement de nouveaux documents. En plus des registres de biens immobiliers, il y a des actes de vente, des contrats, des marques de bétail, des privilèges fiscaux fédéraux et d’État qui remontent au début du comté de Taylor en 1878 ! Le site dispose d’outils pour vous aider à restreindre rapidement vos résultats de recherche en utilisant des options de filtrage pour une expérience plus rapide et meilleure.
RÈGLES & RÈGLES POUR LA RECHERCHE/COPIE DES DOSSIERS
- En raison des contraintes de l’alimentation électrique et de l’importance de conserver des prises électriques dédiées, personne ne peut brancher d’équipement sur l’alimentation électrique du bureau du greffier.
- En raison de la marque de commerce et d’autres droits légaux sur tout système matériel et/ou logiciel propriétaire, aucun citoyen, agent, entreprise ou autre individu ou entreprise ne peut brancher un appareil électronique dans les systèmes informatiques, qu’ils soient possédés ou loués dans le bureau du greffier.
- En raison de la promiscuité ou de l’entassement dans ce bureau, il n’y a pas de place pour de l’équipement supplémentaire. Aucun individu ne peut installer ou utiliser un équipement privé tel qu’un copieur, un scanner, un équipement de microfilmage, etc.
- Il y a huit postes de recherche publics pour les documents publics officiels et deux postes de recherche publics pour les documents judiciaires. A tout moment, ces postes sont tous utilisés, la personne qui est présente aux postes depuis le plus longtemps doit permettre à une nouvelle personne d’utiliser l’ordinateur. S’il y en a plus de huit ou deux et que ceux qui utilisent les ordinateurs ne les cèdent pas à un autre, alors la règle des 15 minutes par ordinateur par personne à tout moment sera appliquée.
ÉLIGIBILITÉ
- Pour être admissible à l’enregistrement, un document doit avoir les attributs suivants :
- Doit être un document dont l’enregistrement est autorisé par la loi.
- Le document doit être l’original ou une copie certifiée conforme.
- Il doit y avoir un titre en haut.
- S’il s’agit d’un acte de propriété, l’adresse du preneur doit être indiquée.
- S’il s’agit d’un acte de fiducie, l’adresse du fiduciaire ou du bénéficiaire doit être indiquée.
- Tous les autres documents doivent avoir une adresse de retour inscrite au bas ou au dos.
- Les signatures doivent être originales.
- Votre nom doit être imprimé ou dactylographié sous votre signature.
- Il doit y avoir une reconnaissance notariale originale remplie avec un sceau. Le sceau et la commission notariale ne doivent pas avoir de date d’expiration et doivent être lisibles.
- La propriété doit être située dans le comté de Taylor et inclure la description légale complète indiquant que la propriété est dans le comté de Taylor, au Texas.
- Une marge d’au moins un pouce est requise en haut, en bas, à gauche et à droite sur chaque page d’un document.
Un document transférant un intérêt dans un bien immobilier à ou d’un individu doit inclure un avis de confidentialité. L’avis doit figurer en haut de la première page en caractères gras de 12 points ou en lettres majuscules, et se lire essentiellement comme suit :
Avis des droits de confidentialité – si vous êtes une personne physique, vous pouvez supprimer ou rayer une partie ou la totalité des informations suivantes de cet instrument avant qu’il ne soit enregistré dans les registres publics. Ces informations comprennent votre numéro de sécurité sociale ou votre numéro de permis de conduire.
Enregistrement électronique ou E-RECORDING
Le bureau du greffier du comté de Taylor accepte l’enregistrement électronique des dossiers de biens immobiliers de ceux qui sont autorisés par le code de gouvernement local 195.003. Xerox Government Records, Simplifile, et Corporate Service Company (CSC) sont les fournisseurs qui ont été autorisés à utiliser. Vous pouvez les contacter et vous inscrire à l’enregistrement électronique sur le site Web Erxchange. Ce type de transaction présente de nombreux avantages. La sécurité est renforcée dans la mesure où aucun original ne peut être « perdu dans le courrier » par une tierce partie telle que le service postal des États-Unis. Le délai d’exécution entre le moment où un client commence le processus d’enregistrement électronique et le retour du document traité est généralement inférieur à un jour ouvrable.
DÉPÔTAGE & DROITS
Les droits de dépôt sont de 26 $ pour la première page et de 4 $ pour chaque page supplémentaire. C’est un crime de déposer intentionnellement ou sciemment un dossier judiciaire frauduleux ou un document frauduleux auprès du greffier.
Pour une liste complète des frais d’enregistrement pour tous les types de documents couramment déposés dans les documents publics officiels, sélectionnez ce lien : Fiche des droits de dépôt