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Comment utiliser le TEMPLE EXCEL de calcul des PTO

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1. Entrez les entrées dans la feuille de PTO de l’employé

2. Revoir la politique de PTO et les détails de la première fenêtre d’accumulation

3. Corriger s’il y a des erreurs de validation des données

4. Lorsque l’employé prend des PTO, saisissez les informations sur les PTO

Visualisez le solde de PTO et la tendance du solde

COMPONENTS DE LA POLITIQUE DE PTO

Bien que le modèle soit très simple à utiliser, il y a pas mal de termes à comprendre et plusieurs calculs qui se passent en coulisse. Commençons par le début. Commençons par les termes simples.

NOM DE L’EMPLOYÉ
Ceci n’a pas besoin d’explication. Entrez le nom de l’employé pour lequel nous allons suivre et calculer le solde de PTO.

DATE D’EMISSION
Une grande partie des calculs pour le solde de PTO de l’employé dépend de la date d’embauche de l’employé. Il suffit d’entrer la date d’embauche. Même si vous avez suivi les PTO à l’aide d’un autre outil et que vous voulez maintenant utiliser ce modèle, entrez la date d’embauche réelle de l’employé. La titularisation (combien de temps un employé a été dans l’organisation) est calculée à partir de la date d’embauche et les entreprises peuvent avoir une augmentation des PTO en fonction de la titularisation.

Unité de PTO
Nous pouvons choisir de suivre les PTO des employés en unités de jours ou d’heures. Si nous choisissons Heures, nous devons entrer les PTO pris par l’employé en Heures. Si nous choisissons Jours, nous pouvons simplement entrer les dates de PTO (dont nous parlerons plus tard) et ignorer les heures prises en congé.

TAUX D’ACCROISSEMENT ANNUEL DES PTO
Le taux d’accroissement annuel est le PTO qu’un employé accumule en un an. Par exemple, une entreprise peut offrir 120 heures de PTO par an.

PÉRIODE D’ACCROISSEMENT
Il s’agit d’informer la façon dont nous accumulons le taux annuel de PTO. En continuant avec l’exemple ci-dessus de 120 heures par an, comment l’employé recevra-t-il ces 120 heures. Nous avons 6 options ici : Hebdomadaire, toutes les 2 semaines, deux fois par mois, mensuel, trimestriel et annuel.

Voyons comment fonctionnerait un scénario mensuel.

120 heures seront données à l’employé à raison de 10 heures par mois pendant 12 mois.

JOUR DE DÉBUT DE PÉRIODE D’ACCROISSEMENT et CALENDRIER D’ACCROISSEMENT
Pour discuter des deux termes suivants, nous devons prendre un exemple. Permettez-moi d’utiliser un exemple d’accumulation hebdomadaire pour démontrer.

Dans cet exemple, la date d’embauche de l’employé est le 1er janvier 2020. Le taux d’accumulation annuel de PTO de l’employé est de 120 heures et cela est accumulé chaque semaine. Lorsque nous pensons aux périodes d’accumulation, nous devons penser à une fenêtre avec une date de début et une date de fin.
Entrez la date de début de la première période d’accumulation comme étant le 1er janvier 2020 (c’est une entrée utilisateur). Donc, la fenêtre de la première période d’accumulation sera du 1er janvier au 7 janvier.
Quand l’employé reçoit-il les PTO accumulés ? Est-ce le 1er ou le 7 ? Cela peut être contrôlé facilement. Dans l’exemple ci-dessus, nous avons choisi ‘Fin de la période d’accumulation’. Donc, l’employé reçoit le PTO accumulé le 7 janvier.

Nous n’avons pas à nous souvenir de tous ces calculs car c’est pour cela que nous utilisons un tel outil de calcul du PTO. 🙂 Passons en revue la politique telle que calculée par le modèle.

La politique montre que l’employé accumulera 2,308 heures par semaine. La première fenêtre d’accumulation est du 1er janvier au 7 janvier. Le premier jour d’accumulation où des PTO seront attribués à l’employé est le 7 janvier. Le montant ce jour-là sera de 2,308 heures. Ce montant est le même que le taux hebdomadaire, car l’employé commence le 1er janvier et la fenêtre hebdomadaire commence également le 7.
Nous savons tous que les employés peuvent commencer dans un nouvel emploi n’importe quel jour. Donc, prenons le même exemple mais pour un employé qui a commencé le 3 janvier.

Nous pouvons voir que la première fenêtre d’accumulation valide est toujours du 1er janvier au 7 janvier, et que l’accumulation a lieu le 7 janvier (fin de la fenêtre). Cependant, le montant n’est que de 1,648 heures car l’employé ne cumule que 5 jours (du 3 janvier au 7 janvier). Ainsi, le modèle peut facilement calculer au prorata les PTO attribués lorsqu’un employé se joint au milieu d’une fenêtre d’accumulation.

L’approche est la même pour les fréquences d’accumulation hebdomadaires, toutes les 2 semaines, trimestrielles et annuelles. Deux fois par mois et Mensuel sont légèrement différents.

Deux fois par mois

Pour Deux fois par mois, nous n’avons pas besoin de fournir la date de début de la première période d’accumulation. Nous allons entrer 2 jours.

Le modèle prendra ensuite ces deux jours comme jours d’accumulation chaque mois. Vous pouvez choisir ‘Dernier jour’ pour le deuxième jour et le modèle peut attribuer automatiquement le dernier jour de chaque mois, qu’il s’agisse du 28 (février) ou du 29 (février – année bissextile) ou du 30 ou du 31.

MONTHLY

Pour Monthly, nous n’avons pas besoin de fournir la date de début de la première période d’accumulation. Au lieu de cela, nous allons choisir un jour du mois. Les options sont de 1 à 28 et Dernier jour.

Le ‘Dernier jour’ sera comptabilisé, correctement qu’il soit le 28 (février) ou le 29 (février – année bissextile) ou le 30 ou le 31.

Maintenant, examinons d’autres options dont nous disposons pour définir la politique de PTO/Vacances.
Politique de roulement annuel des PTO
Comme un employé continue à accumuler des PTO à chaque période, le solde ne cesse d’augmenter, en supposant qu’il n’y a pas de vacances prises. Généralement, les entreprises ne veulent pas que les employés accumulent un solde très important. Deux raisons :

1. Les employés sont encouragés à prendre régulièrement des congés pour maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
2. Les entreprises peuvent considérer le solde de PTO restant comme de l’argent liquide qui doit être payé à l’employé s’il quitte l’entreprise. Donc, un solde très élevé pourrait signifier plus de liquidités à la porte pour l’entreprise. Il existe donc généralement une politique de reconduction. Cela détermine combien d’heures de PTO l’employé peut reporter d’une année à l’autre.

Le modèle permet trois possibilités.

1. Rollover zéro : L’employé perd tout le solde de PTO à la fin de l’année et recommence à zéro l’année suivante.
2. La limite de report : Nous pouvons fixer une limite au nombre d’heures reportées.
3. Le report illimité : Ici, l’employé ne perd aucun PTO, et reportera tout à l’année suivante. C’est une politique inhabituelle pour une entreprise.

Pour voir cela en action, j’ai choisi une limite de report de 40 heures.

À la fin de l’année, le solde de PTO de l’employé passe de 120 à 50. Il est de 50 car 40 sont reportés et l’employé accumule 10 heures pour le mois de janvier de l’année suivante.
Avec cette politique de roulement, il existe une autre variation. Les entreprises peuvent appliquer le report au changement d’année civile ou aux dates anniversaires de travail. Vous pouvez facilement modifier ce paramètre.

La section suivante couvre les autres options de la politique de PTO.

PÉRIODE PROBATOIRE
Dans certains rôles, les employés peuvent ne pas se voir attribuer de PTO pendant les X premiers jours. Par exemple, l’employé ne gagne aucun PTO pendant les 30 premiers jours d’emploi. Vous pouvez définir cela facilement dans ce modèle.

SOLDE MAXIMAL AUTORISÉ DE PTO
La limite de reconduction s’applique uniquement au solde de fin d’année. Certaines entreprises peuvent fixer une limite au solde maximal à tout moment. Nous pouvons définir le montant dans le solde maximum autorisé de PTO.

TAUX D’ACCUMULATION VARIE PAR TENUE
Les entreprises augmentent le taux d’accumulation annuel pour les employés qui restent dans l’entreprise pendant plus d’années. Nous pouvons également gérer de tels scénarios. Nous choisirions d’abord OUI à cela, puis nous remplirions le tableau ci-dessous.

Nous pouvons définir le taux d’accumulation annuel de PTO et le solde maximum de PTO. Dans l’exemple ci-dessus, l’employé recevra au taux de 56 heures la première année, puis au taux de 106 heures la deuxième et la troisième année, 144 heures de la quatrième à la dixième année.

Important : veuillez vous assurer que la première entrée ici correspond à 0 année complétée.

Vous pouvez entrer plus de lignes si nécessaire. Lisez comment saisir et supprimer des données dans des tableaux Excel

Nous avons maintenant passé en revue les différentes options de saisie dans le calculateur de PTO. Ces paramètres ne doivent être saisis qu’une seule fois pour un employé. Après les avoir finalisés, nous entrerons les dates de PTO chaque fois qu’un employé prendra des vacances.

DATES DE PRISE DE VACANCES OU DE VACANCES

Si nous suivons les PTO en heures, nous devons entrer la colonne des heures de PTO. Nous pouvons l’ignorer si notre unité de PTO est en jours. Nous pouvons saisir des plages de dates pour saisir des vacances de plusieurs jours. Dans l’exemple ci-dessus, 3 heures de PTO pour chacun des 3 jours (2 juin, 3 juin et 4 juin) – au total 9 heures – seront soustraites du solde de PTO. 2 heures seront soustraites le 5 juillet.
Vous pouvez entrer plus de vacances en tapant simplement une nouvelle ligne de données dans le tableau.

BILAN DES PTO
A mesure que nous entrons les dates de PTO, les soldes sont mis à jour.

Par défaut, le solde PTO du jour est affiché en haut. Vous pouvez modifier la date et consulter le solde de PTO à n’importe quelle date. Pour le remettre à la date d’aujourd’hui, il suffit de taper =TODAY().
De même, le graphique de tendance du solde affiche les données par défaut à partir de la date d’embauche de l’employé. Vous pouvez également l’éditer et le modifier.
Entrez le nombre de jours pour contrôler la durée affichée dans le graphique

AJUSTEMENT DE PTO

Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des PTO, en dehors des paramètres de politique de PTO que vous avez saisis, alors vous pouvez utiliser le tableau d’ajustement. Cela vous permet d’ajouter au solde de PTO (entrez une valeur positive) ou de réduire le solde de PTO (entrez une valeur négative).

Un exemple serait un employé qui fait partie de l’entreprise depuis quelques années. Vous utilisiez un certain système pour suivre le solde des PTO et vous voulez maintenant migrer vers ce modèle. Vous n’avez pas besoin d’entrer toutes les dates de vacances du passé. Vous pouvez simplement saisir le montant de l’ajustement pour ramener le solde actuel au montant correct. Si l’employé a déjà pris 60 heures de PTO, alors entrez -60 comme ajustement.

PRORER LORSQUE LE TAUX D’ACCUMULATION CHANGE
Comme nous l’avions évoqué précédemment, le taux d’accumulation peut varier selon l’ancienneté de l’employé. Si l’anniversaire de travail se trouve être au milieu d’une fenêtre d’accumulation, alors nous devons proratiser les PTO accumulés.

Prenons un exemple où la date d’embauche d’un employé est le 16 janvier 2019. Accumule 10 h par mois pendant 1 an, puis 20 h par mois pendant la 2e année. Ainsi, pour le 1er janvier 2020, il gagnera 15,16 h. 15 jours à raison de 10 h par mois et 16 jours à raison de 20 h par mois.

Le modèle effectue ce calcul au prorata par défaut.

VALIDATIONS DES DONNÉES

Lorsque vous saisissez la date de début de la première période d’accumulation, si elle est antérieure ou postérieure à la première fenêtre d’accumulation valide, une erreur s’affiche. Examinons un exemple.

Bien que l’employé commence le 1er janvier 2020, nous avons entré le 1er décembre 2019 comme date de début de la première période d’accumulation.

L’employé est admissible à l’accumulation à partir du 1er janvier 2016, mais la première fenêtre d’accumulation est du 1er décembre 2019 au 7 décembre 2019. Si l’employé n’accumulera aucun solde du 1er janvier au 1er décembre, c’est incorrect. Cela est dû à l’erreur de saisie des données. Une fois que nous aurons mis à jour correctement la date de début de la première période d’accumulation, l’erreur disparaîtra.