Comment mettre en œuvre un système de gestion de la qualité (SGQ)
La mise en œuvre d’un système de gestion de la qualité dans toute organisation, grande ou petite, n’est pas une tâche rapide ou simple. Il faudra investir du temps et des ressources pour réussir à mettre en place un SMQ efficace. De nombreuses tâches et processus importants devront être développés et mis en œuvre. Vous trouverez ci-dessous une liste de certains domaines clés à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un SMQ.
S’assurer du soutien de la haute direction
Le soutien de la haute direction est vital pour le succès de toute mise en œuvre d’un SMQ. L’équipe de direction d’une organisation doit être engagée dans la réussite du SMQ. La direction doit être convaincue de l’impact positif sur l’efficacité de l’entreprise et le résultat net. En outre, la direction doit être directement impliquée dans certains éléments du processus de mise en œuvre du SMQ. Voici quelques exemples :
- Analyse de l’entreprise : L’équipe de direction devrait examiner la structure de son entreprise et déterminer les domaines clés pour la mise en œuvre d’un SMQ. Les domaines clés devraient être déterminés en fonction des exigences critiques pour les clients. Tenez compte des besoins actuels de l’organisation et de l’alignement avec les objectifs stratégiques à long terme.
- Planification initiale : La direction devrait participer activement aux étapes de planification en déterminant les ressources nécessaires, en réunissant les équipes et en formulant un plan de mise en œuvre. En outre, les discussions devraient identifier les processus existants qui seront améliorés en premier et confirmer les objectifs stratégiques ou SMART.
Augmenter la sensibilisation
Passer le mot ; programmer des réunions d’information dans toute l’organisation pour informer tous les associés sur le système de gestion de la qualité en attente. Incluez des informations concernant la façon dont le système bénéficiera aux clients et aux employés. Expliquez le fonctionnement du SMQ. En outre, incluez les rôles et les responsabilités des associés à chaque niveau et dans chaque département.
Prestation d’une formation d’expert
Une formation appropriée est essentielle pour le succès de toute introduction d’un nouveau produit / processus ou d’un système de gestion. La quantité et le type de formation au SMQ sont déterminés lors de la phase de planification initiale de l’équipe de direction. Le matériel de formation doit inclure un examen des concepts de base et des outils utilisés ainsi que des informations concernant l’impact positif que le SMQ apportera aux associés et à l’organisation.
Documents et contrôle des documents
Une documentation appropriée est au cœur d’un système de gestion de la qualité qui fonctionne bien. Il doit y avoir une documentation développée pour soutenir les fonctions de mise en œuvre, d’éducation, de déploiement et de contrôle du système. Certains des documents courants peuvent inclure :
- Politiques
- Procédures
- Manuel de qualité
- Matériels de formation
- Instructions de travail
- Formulaires d’audit
- Mappes de processus. Maps
- Plans de contrôle
Une documentation appropriée est essentielle au succès d’un SMQ et le maintien du contrôle de ces documents est tout aussi important. Un système de contrôle des documents gère la création, l’approbation, la distribution, la révision, le stockage et l’élimination de toute la documentation qualité. Le système fonctionne pour assurer que tout le monde effectue les tâches de la même manière en utilisant la bonne révision du document.
Déploiement
Le déploiement du SMQ doit suivre le plan de mise en œuvre élaboré pendant la phase de planification. Documentez chaque processus et définissez l’état actuel. Impliquez les associés dans la documentation du processus, l’utilisation de divers outils de qualité et le développement de métriques. Une fois cette étape terminée, les équipes peuvent se concentrer sur les efforts d’amélioration. Sélectionnez un domaine ou un processus présentant le plus de possibilités d’amélioration. Les gains rapides favorisent l’adhésion des équipes et des collaborateurs en illustrant les améliorations apportées au processus et les avantages pour les collaborateurs et l’entreprise dans son ensemble. Il existe de multiples outils de qualité et d’amélioration pouvant être utilisés pour améliorer un processus. Ils peuvent inclure :
- 5S +1
- Kaizen
- Cartes de flux de processus
- Analyse des modes de défaillance et des effets du processus (PFMEA)
- Cartographie de la chaîne de valeur
Le calendrier de déploiement dépend généralement de la taille des organisations et du nombre d’installations qui seront incluses dans la mise en œuvre du SMQ. Tout au long de la mise en œuvre, l’intranet de l’entreprise est un outil efficace pour communiquer les progrès vers les objectifs prévus et partager les meilleures pratiques avec les associés dans toute l’organisation.
Mesurer et contrôler
Une fois que le déploiement a eu lieu, les différents processus au sein de l’organisation doivent être contrôlés et les caractéristiques clés du processus et du produit mesurées et surveillées pour assurer une production continue de produits de qualité. Les processus de fabrication intègrent souvent la méthodologie SPC. D’autres méthodes peuvent inclure des inspections aléatoires ou des audits de routine. Les méthodes spécifiques varieront en fonction de la taille de l’organisation, de sa structure, du processus et du risque potentiel.
Auditer et maintenir
Les audits de routine des produits / processus surveillent le respect des politiques, des procédures et de toute exigence de certification. Un calendrier doit être développé et maintenu pour assurer que chaque département, zone et processus est audité sur une base régulière. Le calendrier des audits varie en fonction de l’organisation, du processus, du risque potentiel et des exigences réglementaires ou de certification. Les audits révèlent si oui ou non vous faites réellement ce que vous avez dit que vous alliez faire pour gérer la qualité et assurer la conformité aux exigences réglementaires et de sécurité. Les audits de routine sont des outils efficaces pour :
- Identifier les insuffisances de votre processus de gestion de la qualité
- Découvrir les problèmes éventuels qui pourraient entraîner des pénalités de non-conformité
- Maintenir le respect des processus et des contrôles de qualité établis
Lorsqu’un processus d’audit interne est bien planifié, mis en œuvre et maintenu, les audits internes ajoutent une valeur considérable au processus de gestion de la qualité.
Les leçons apprises et l’amélioration continue
Un avantage très important de la mise en œuvre d’un SMQ est la possibilité d’utiliser les leçons apprises d’un service ou d’un processus pour apporter des améliorations à des processus similaires dans toute l’organisation. En outre, pour que les organisations restent compétitives et prospèrent sur le marché mondial d’aujourd’hui, elles doivent chercher des moyens d’améliorer continuellement leurs processus et la qualité de leurs produits ou services. Les collaborateurs à tous les niveaux de l’organisation doivent être encouragés à rechercher chaque jour des possibilités de changement et d’amélioration. Même en mettant en œuvre de petites améliorations continues dans les processus et les normes de travail, l’organisation réalisera des augmentations considérables en termes de qualité, de sécurité, d’efficacité et de productivité. Cela se traduit en fin de compte par un impact positif sur le résultat net. Certaines organisations considèrent l’amélioration continue comme une activité, là où d’autres l’adoptent comme un état d’esprit.