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Note de la rédaction : Ce billet a été initialement publié en octobre 2019. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.

Les employeurs devraient connaître les différents types de vérification des antécédents – et jusqu’où chaque type spécifique de vérification peut remonter – afin de pouvoir prendre des décisions éclairées sur les personnes que vous embauchez, pour confirmer qu’elles sont qualifiées pour le poste et pour réduire les risques pour les autres employés, les bénévoles, les clients ou la réputation de votre entreprise.

Parce que les différentes vérifications des antécédents peuvent varier quant à la quantité d’antécédents du candidat qui peut être vérifiée légalement et utilisée de manière conforme, il est important de comprendre les domaines qui peuvent affecter la longueur de l’historique vérifié dans les antécédents d’un candidat.

Par exemple, les règlements de conformité dans certains États et villes peuvent avoir un impact sur la distance à laquelle vous pouvez remonter. Vous devrez également savoir ce qui est inclus dans les vérifications d’antécédents spécifiques, comme les vérifications du crédit à l’emploi, les vérifications du casier judiciaire et les vérifications générales avant l’embauche. Continuez à lire pour en savoir plus.

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Combien de temps remontent les vérifications d’antécédents ?

Les différents types de vérification des antécédents recherchent des résultats différents et couvrent des périodes plus ou moins longues dans les antécédents personnels d’un candidat. En général, les vérifications d’antécédents couvrent sept ans de dossiers criminels et judiciaires, mais peuvent remonter plus loin en fonction des lois de conformité et de ce qui est recherché.

Ne perdez pas de vue que l’endroit où vous embauchez joue sur les règles, les réglementations et la conformité pour différents types de vérifications qui affectent la distance à laquelle l’histoire d’une personne est examinée et ce qui peut être vérifié.

Voici un visuel rapide de la distance à laquelle chaque type de vérification peut remonter :

Type de Vérification	Durée
Vérification des antécédents avant l’embauche	.vérification des antécédents avant l’emploi	La vérification des antécédents avant l’emploi est couramment utilisée par les employeurs lors d’une évaluation et couvre généralement 7 ans de casiers judiciaires et criminels, mais peuvent remonter plus loin en fonction des lois de conformité et de ce qui est recherché
Vérification des faillites	Les faillites peuvent remonter jusqu’à 10 ans
Vérification des antécédents de crédit	La vérification du crédit à l’emploi remonte à 7 ans, ou 10 ans selon le salaire prévu du candidat et les lois spécifiques de l’État. Certaines lois étatiques peuvent restreindre davantage les types spécifiques de données de crédit qui peuvent être rapportées et pour combien de temps
Les délits criminels	Les délits peuvent être rapportés indéfiniment, ou limités à 7 ou 10 ans, selon l’état dans lequel le candidat vit ou travaille
Maladies criminelles et infractions mineures	Les délits peuvent être signalés indéfiniment, ou limités à 5, 7 ou 10 ans, selon l’état dans lequel le candidat vit ou travaille		Vérification des dossiers de conduite	Les dossiers de conduite peuvent remonter entre 3 et 10 ans, selon l’état
Historique de l’éducation	Peut être vérifié tout au long de leur vie
Historique de l’emploi	Peut être vérifié tout au long de leur vie	Vérification de la licence professionnelle	.	Peut être vérifiée tout au long de leur vie

Réglementations et restrictions

Bien que les équipes RH disposent de nombreux choix en matière d’outils de dépistage, les employeurs doivent suivre les règlements de conformité fédéraux et adhérer aux lois locales lorsqu’ils utilisent des vérifications d’antécédents pour prendre des décisions en matière d’emploi.

Réglementations FCRA

Selon les directives fédérales FCRA, il existe des directives spécifiques sur la distance à laquelle toute vérification d’antécédents spécifique peut rechercher dans l’historique d’un employé ou d’un candidat. Les agences de renseignements sur les consommateurs (ARC) ne peuvent signaler aucune des informations suivantes dans un rapport sur les consommateurs, ou une vérification des antécédents :

• Les titres 11 ou les faillites qui datent de plus de 10 ans à partir de la date du rapport
• Les procès civils, les jugements civils, et les dossiers d’arrestation qui datent de plus de 7 ans
• Tous les privilèges fiscaux payés qui datent de plus de 7 ans à partir de la date du rapport
• Les recouvrements qui datent de plus de 7 ans à partir de la date du rapport
• Les informations défavorables (en dehors des condamnations pénales) qui datent de plus de 7 ans à partir de la date du rapport

Autres réglementations (lois de l’État)

Pour compliquer les choses, il peut être difficile de connaître, de comprendre et de tenir à jour des détails spécifiques qui ne s’appliquent qu’aux juridictions où vos candidats vivent et travaillent, ce qui peut restreindre en plus jusqu’où vous pouvez vérifier l’historique d’un candidat.

Par exemple, certaines lois étatiques et locales sur l’embauche équitable et les interdictions limitent jusqu’où peut remonter la vérification des antécédents criminels. Plusieurs États ont également des restrictions sur la façon dont les employeurs peuvent utiliser les vérifications de crédit à l’embauche. Ces informations seront abordées dans les sections suivantes de cet article.

Un fournisseur de vérification des antécédents conforme à la FCRA peut vous aider à comprendre et à suivre les lois qui s’appliquent à votre entreprise. Découvrez comment GoodHire peut vous aider.

Combien de temps remontent les vérifications de crédit ?

Une vérification de crédit d’emploi couvre généralement sept ans. Les affaires financières plus graves, comme les faillites, peuvent être rapportées jusqu’à 10 ans. Et si le candidat postule pour un rôle avec un salaire de 75 000 $ ou plus, jusqu’à 10 ans d’antécédents financiers peuvent être consultés sur une vérification de crédit d’emploi, lorsque la loi de l’État le permet.

Plusieurs États, dont la Californie, le Colorado, le Connecticut, Hawaï, l’Illinois, le Maryland, le Nevada, l’Oregon, le Vermont et Washington, ainsi que quelques villes, comme New York, Washington DC, Philadelphie et Chicago, ont des restrictions sur la façon dont les employeurs peuvent utiliser les vérifications de crédit d’emploi dans l’embauche. GoodHire fournit une ressource détaillée pour vous aider à mieux comprendre vos lois locales et étatiques.

Les employeurs, en particulier dans le domaine des services financiers, effectuent des vérifications de crédit sur les candidats pour signaler le potentiel de futurs problèmes juridiques ou d’emploi causés par la fraude ou le détournement de fonds. Dans certaines juridictions, l’utilisation des antécédents de crédit peut être interdite, sauf si l’employeur ou l’employé fait partie de l’une de ces catégories spéciales :

• Manipuler de grandes quantités d’argent
• Travailler dans une capacité de gestion
• Avoir accès à des secrets commerciaux
• Travailler dans un domaine (tel que les services financiers) dans lequel les règlements exigent des rapports de crédit

La FCRA réglemente les vérifications de crédit et exige que le demandeur ou l’employé donne une autorisation écrite pour que le demandeur puisse obtenir le rapport de crédit. De plus, vous devez suivre le processus d’action défavorable si vous décidez de ne pas embaucher un candidat potentiel en vous basant en partie sur les résultats du rapport sur les antécédents de crédit. Il est également important de noter l’obligation, dans certains États et juridictions, de divulguer au candidat la disposition de la loi applicable sur les antécédents de crédit qui permet à l’employeur d’obtenir et d’utiliser les antécédents de crédit dans sa décision d’embauche.

Jusqu’à quand remonte la vérification des antécédents criminels ?

Les condamnations pénales peuvent être signalées indéfiniment, quel que soit le niveau de salaire, à moins que les lois étatiques et locales sur l’équité en matière d’embauche et l’interdiction d’embauche dans l’État où réside le candidat ne restreignent la divulgation des condamnations datant de plus de sept ans (voir le tableau pour plus de détails).

Au niveau de l’État et du comté, les casiers judiciaires des délits sont généralement déclarés pour les sept dernières années, mais peuvent remonter plus loin si les dossiers sont disponibles et facilement accessibles (par exemple, si les dossiers de la juridiction sont numérisés) et que l’utilisation des casiers judiciaires n’est pas restreinte par les lois locales. Les dossiers des mineurs et autres documents scellés par les tribunaux n’apparaissent généralement pas dans une recherche d’antécédents criminels.

Le tableau suivant vous donne un aperçu des restrictions des registres de condamnation des États.

Réglementation des États concernant les restrictions en matière de vérification des antécédents criminels

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Hawaii

Kentucky

Massachusetts

Mexique

État	Durée du mandat
Californie	Restreint à 7 ans, et les grâces entièrement accordées ou les arrestations n’ayant pas abouti à une condamnation ne peuvent pas être déclarées
Restreint à 7 ans pour les crimes, et 5 ans pour les délits/infractions*
Kansas	Restreint à 7 ans, sauf si le salaire annuel prévu du candidat sera égal ou supérieur à 20,000	Restreint à signaler uniquement les condamnations, sans restriction de temps	Maryland	Restreint à 7 ans, sauf si le salaire annuel prévu du candidat sera égal ou supérieur à 20,000
Restreint à 7 ans	Montana	Restreint à 7 ans
New Hampshire	Restreint à 7 ans, sauf si le salaire annuel prévu du candidat est égal ou supérieur à 20,000
Restreint à 7 ans, et toute infraction n’ayant pas donné lieu à une condamnation peut ne pas être signalée
New York	Restreint à 7 ans, sauf si le salaire annuel prévu du candidat sera égal ou supérieur à 25 000 $
Washington	Restreint à 7 ans, sauf si le salaire annuel prévu du candidat sera égal ou supérieur à 20,000

* Hawaï a modifié sa loi d’interdiction le 15 septembre 2020, afin de renforcer davantage les protections pour les personnes ayant un casier judiciaire.

Les vérifications des antécédents criminels sont généralement utilisées lorsqu’il est nécessaire de connaître une activité criminelle majeure, comme des crimes violents ou sexuels, une fraude, un détournement de fonds ou d’autres condamnations pour crime. Ces vérifications révèlent les condamnations pénales pour crime et délit, les affaires pénales en cours et les antécédents d’incarcération d’un candidat en tant qu’adulte.

Les arrestations en attente de poursuites peuvent également être signalées, et les arrestations qui n’ont pas abouti à des condamnations peuvent également apparaître dans certaines vérifications d’antécédents, bien que GoodHire les exclue de ses rapports pour se conformer aux directives de l’Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).

Que révélera une vérification des antécédents avant l’embauche ?

Selon votre juridiction, la recherche que vous utilisez et le poste pour lequel vous recrutez, les employeurs peuvent vérifier les casiers judiciaires criminels et/ou civils, les dossiers de conduite et les antécédents de crédit d’un candidat, ainsi que vérifier les études ou les licences professionnelles et vérifier les antécédents professionnels. Apprenez-en plus sur ce qui apparaît dans une vérification des antécédents.

Selon les lois étatiques et fédérales, certaines limitations temporelles peuvent déterminer ce qui peut ressortir d’une vérification des antécédents professionnels.

Si le salaire du poste pour lequel vous embauchez est inférieur à 75 000 $, certaines informations (comme les jugements civils, les sanctions gouvernementales et les mesures disciplinaires sur les licences professionnelles, par exemple) datant de plus de sept ans ne figureront pas dans les résultats de la vérification des antécédents.

En revanche, si le salaire du poste est de 75 000 $ ou plus, ces informations peuvent apparaître dans les résultats, même si elles datent de plus de sept ans.

Si le rôle du poste nécessite de conduire un véhicule, vous pouvez souhaiter vérifier les dossiers de véhicules à moteur d’un candidat. Une vérification des dossiers de véhicules à moteur indiquera si le permis de conduire du candidat est actif ou non, sa classe de conduite, s’il a été condamné pour un crime ou un délit lié à la conduite, ou s’il a commis des infractions, des suspensions ou des restrictions en matière de circulation. La conduite en état d’ivresse étant une condamnation pour crime, elle peut également être signalée lors d’une vérification des antécédents criminels, selon votre juridiction.

Certains employeurs peuvent exiger un test de dépistage de drogues à l’embauche pour les emplois impliquant la conduite de véhicules à moteur, d’équipements dangereux ou délicats, ou si la description du poste inclut la responsabilité de la sécurité publique, y compris des clients ou des collègues de travail. En cas de présence de drogues, les résultats rapportés lors d’un test de dépistage de drogues varieront en fonction du type de panel de dépistage de drogues utilisé.

Les accusations de crime, les accusations de délit, toute affaire criminelle en cours et tout antécédent d’incarcération d’adulte peuvent apparaître lors d’une vérification nationale des antécédents criminels avant l’embauche, alors soyez prêt à suivre les règlements de conformité et toute loi d’embauche équitable et d’interdiction applicable à votre entreprise. Les arrestations en attente de poursuites judiciaires peuvent également figurer dans un rapport. Et bien que les arrestations qui n’ont pas abouti à des condamnations puissent apparaître sur les rapports de vérification des antécédents d’autres agences de notation, GoodHire se fait un devoir de les exclure pour se conformer aux directives de l’EEOC.

Combien de temps les employeurs doivent-ils regarder en arrière ?

Il y a des cas où vous pouvez vouloir regarder plus en arrière que d’autres – comme lorsque le poste travaille avec des populations à risque, le public, ou des populations vulnérables et des personnes qui ne sont pas en mesure de prendre soin d’elles-mêmes. Dans ces circonstances, les employeurs peuvent regarder plus loin en arrière lors d’une vérification des antécédents que les périodes mentionnées ci-dessus lorsque la loi le permet.

Mais n’oubliez pas que les vérifications des antécédents sont réglementées à la fois au niveau fédéral et au niveau de l’État, alors assurez-vous de suivre les réglementations et les lois établies concernant la divulgation et l’autorisation FCRA. En outre, suivez toujours le processus d’action défavorable si les résultats d’une vérification des antécédents incitent à ne pas embaucher. Ne pas le faire pourrait entraîner de lourdes amendes et potentiellement exposer votre entreprise à des poursuites judiciaires.

La vérification des antécédents en toute simplicité

Les agences de renseignements sur les consommateurs comme GoodHire peuvent vous aider à mettre en place un programme de vérification des antécédents qui fonctionne pour votre entreprise. GoodHire est conforme à la FCRA et accréditée par la National Association of Professional Background Screeners (NABPS). Nous rendons les vérifications d’antécédents simples pour les employeurs et les candidats en automatisant les processus de conformité communs, tels que le consentement du candidat et notre processus d’action défavorable localisé, qui comprend un moyen intégré pour vous aider à suivre toutes les lois fédérales, étatiques et locales.

Si vous cherchez à commencer à utiliser les vérifications d’antécédents dans votre entreprise, ou si vous souhaitez parler à nos experts de la façon dont GoodHire peut aider à rationaliser et à améliorer votre programme de vérification d’emploi existant, contactez-nous.