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電子メールは、先生とコミュニケーションをとるための非常に効率的な手段です。 特に、素早く簡単なメッセージを送ったり、質問をしたりしなければならない場合には。 理想的な状況下では、ほぼ即座に先生とつながり、必要に応じてタイムリーな返信を受け取ることができるはずです。 表面的には、先生へのメールは、友達に送るテキストメッセージに似ているように思えるかもしれませんが、全く同じではありません。
そのメールが本当に必要なものかどうかを確認してください。 想像できるように、先生は多数の生徒を相手にしており、おそらく1週間の間に何百通ものメールを受け取っているでしょう。 ですから、論文の提出期限や一般的な手続きに関する質問など、不要なメールで先生に負担をかけるべきではありません。 コースに関する一般的な情報のほとんどは、コースのシラバスに記載されています。また、先生が「Ask the Professor」と呼ばれるオンラインのディスカッションボードを設置していて、よくある質問に対する回答を見ることができる場合もあります。 メールを送る前に、この2つの可能性を必ず確認してください。
適切なメールアドレスを使いましょう。 先生にメールを送るときは、個人のメールアドレスではなく、学校のメールアドレスを使うようにしましょう。 しかし、学校のアドレスを使うことで、あなたが指示に従うことができることを先生に示すことができます。 先生は、「[email protected]」から送られてきたメールを開くことに抵抗があるかもしれません。 しかし、あなたの学校のメールアドレスには、あなたの名前と学校名、教育的な接尾辞（edu）が含まれているでしょうから、先生はあなたのメールをすぐに、そして自信を持って開くことができるでしょう。 なお、先生のメールアドレスがわからない場合は、シラバスや大学のウェブサイトで確認することができます。
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件名はシンプルでわかりやすいものにしましょう。 ついつい質問やコメントを件名に入れたくなるかもしれませんが、その誘惑に負けないようにしましょう。 その代わりに、件名にはまずクラスとセクションのタイトル、そして大まかな問題点を示してから、メッセージエリアで具体的な問題点を伝えましょう。 例えば、長期間クラスを休まなければならない場合は、件名に「Composition I, Section 205, Extended Absence」と書き、メッセージの中でその理由を説明するとよいでしょう。 (「私たちの学校のサッカーチームは今週末、全国大会に出場するので、今週の金曜日と来週の月曜日の両方で授業を欠席します」)
読み手に敬意を持って接しましょう。 信じられないかもしれませんが、”Yo, Teach “は教授に送るメールの正しい敬語ではありません。 この挨拶は、友人の一人とはうまくいくかもしれませんが、あなたの側では自動的に敬意を欠くことになります。 一般的には、”Mr., Mrs., Ms., Professor “のような一般的な形を使うべきです。 先生からファーストネームや他の敬語を使っても良いと言われた場合は、自由に使っても構いませんが、先にカジュアルでインフォーマルな挨拶が適切だと決めつけてはいけません。 また、その挨拶の後にはコロン（”Professor Twain:”）を付けるべきです。
メッセージはできるだけシンプルにしましょう。 前述したように、電子メールでのやりとりは迅速かつ効率的であるべきです。 そのため、可能であればトピックは1つ、多くても2つに絞るべきです。 先ほどの「長期欠席」の例で言えば、まず欠席の理由を説明し、次に関連する質問をします。 今日の課題はメールで送るべきでしょうか、それとも来週教室に戻るときに持ってくるべきでしょうか」などです。 はっきりと伝えたり、直接的な質問をしたりすると、すぐに返事が返ってくる可能性が高くなります。 また、講師と長時間話し合う必要がある場合は、メールで話し合うのではなく、実際に会う約束をするべきだということにも注意してください。
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必要に応じて。 添付ファイルの説明 もし先生が、できるだけ早く課題を送ってほしいと思っているのであれば、説明なしにファイルを添付するのはやめましょう。 どのような課題を送るのか、なぜそれを送るのか、具体的に説明するようにしましょう。 (「ご要望の通り、月曜日は授業に出られませんので、自伝的エッセイを添付しました」) この説明は、あなたにとっては不要に思えるかもしれませんが、前述のように、毎週数多くの生徒やメールに対応している先生にとっては、注意喚起になります。
礼儀正しく締めくくりましょう。 あなたの名前はすでにメールアドレスで明らかになっているので、メールの締めくくりは本当に必要ないと主張する人もいるかもしれません。 しかし、礼儀正しくメールを締めくくることで、多くの先生方が喜ぶような敬意と形式に加えて、個人的なタッチを加えることができます。 例えば、”Thank you for your time “や “I look forward to your reply “と書いてから、”Sincerely “と自分のフルネームを添えるとよいでしょう。 また、先生方は一日のうちで決まった時間にしかメールを見ないので、返事が必要な場合は、24時間以上待たなければならないことも覚えておいてください。 最後に、「送信」ボタンを押す前に、自分のメールを注意深く校正し、スペル、文法、句読点、大文字小文字の間違いを修正する必要があります。 先生へのメッセージは、友人へのメッセージよりもはるかにフォーマルなので、略語、短縮形、スラング表現、顔文字などは避けるべきです。