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さて、いよいよ会社の経費規定を作成する時が来ました。 どこから手をつけていいかわからない、あるいは、以前に書いたことがあるが、重要なポイントをすべて押さえているかどうかを確認したい、という方もいらっしゃるでしょう。

いずれにしても、私たちはあなたをカバーします。 そのままコピーできる便利なテンプレートをいくつか用意しました。

そして、もっと役に立つのは、一度は耳にしたことのある企業や機関が実際に採用している7つの経費規定です。

それぞれの企業がどのように出張費や経費の要件に取り組んでいるのか、従業員に何を求めているのかをご覧ください。

まず、会社の経費規定を作成する際に役立つ、すぐにコピーできるテンプレートをご紹介します。

免責事項：以下の実際の経費規定の例は、オンラインで簡単に見つけることができ、企業自身が提供したものではありません。

Real travel & expense policy samples

ハンズオンですぐに使えるポリシーテンプレートをまもなくご紹介します。

以下に、それぞれのポリシーの注目すべき点を挙げてみました。 リンクをクリックすると全文が表示されます。いくつかに目を通し、どの企業のアプローチが自分の哲学に最もマッチするかを判断してください。 あなたと同じように考えている、繁栄している有名な機関があることを知るのは、いつでも素晴らしいことです。

Netflix

Netflixの経費規定の全文を見るのにリンクは必要ありません。そこには5つの単語しか書かれていません。

この言葉が有名になったのには理由があります。この言葉は、Netflixのカルチャーコード全体と一致しています。

• 私たちの休暇ポリシーは「休暇を取ること」です。 年に何週間と決められたルールや書式はありません。
• 私たちの育児休暇のポリシーは、「赤ちゃんと自分自身を大切にすること」です。 “赤ちゃんと自分を大切にしてください。”
• 各社員は毎年、自分の報酬のうち、給与とストックオプションのどちらにするかを選択します。

もし、あなたがこのような会社を作りたいと思っていて、それをバックアップしたいと思っているのであれば、Netflixのアプローチはあなたに合っているかもしれません。

Basecamp

Basecampの経費ポリシーは、Netflixほどシンプルではありませんが、似たような倫理観を示しています。 ポリシーそのものではなく、Basecampの従業員に与えられている主要なベネフィットのセットをご紹介します。

最も重要な点として共有されているのは、同社の “ノーレッドテープのビジネスアカウント “です。 すべての従業員は、自分のアメリカン・エキスプレス・カードを手に入れます。

これは明らかに、支出を管理する上で非常に信頼性の高いアプローチです。

これは、支出を管理するための非常に信頼性の高いアプローチであることは明らかですが、これを再現しようとするならば、取引を文書化するための明確なプロセスを確保する必要があります。

この記事には魅力的な情報が満載なので、もう少しご紹介しましょう。

• 社員には月100ドルのマッサージ手当が支給されます。
• また、月100ドルをジムやヨガスタジオ、またはフィットネスのために使うことができます。 “Move cities, keep your job.”

この他にもたくさんの読み物があります。

BBC

BBCのように有名で歴史のある機関の内部ポリシーを読むのはいつも興味深いものです。 政府出資の組織であるBBCは、Netflixのようなアプローチを取ることができないのは確かです。

一言で言えば「クラシック」です。 この文書は包括的で、主な経費のカテゴリーや重要な情報がすべて含まれています。

ここでは、いくつかのハイライトをご紹介します。

• BBCには、持続可能な旅行方針が書かれており、可能な限り公共交通機関を利用するようスタッフに明示的に要求しています。
• 「深夜・早朝の移動」(LNEMT)に関する具体的なルールがあり、ラジオやテレビのチャンネルの営業時間を考えると納得がいきます。
• BBCからの払い戻しが遅れ、それが理由であった場合、従業員は個人のクレジットカードに発生した利息を請求することができます。

この文書には、信じられないほど幅広い具体的なルールがあります。

食費、宿泊費、マイレージなどの手当については、予想通りHMRCの推奨に従っています。

FedEx

注意：この文書は古いもので、最終更新は2015年です。 そのため、もはや100％最新ではない可能性があります。

巨大な国際企業であるFedExのポリシーが、ガイドラインというよりも法的文書のように読めるのは、おそらく驚くことではありません。

これがあなた自身の哲学と一致するかどうかは、あなた次第です。

これがあなたの哲学と一致するかどうかはあなた次第です。Spendeskでは、杓子定規なルールブックよりも包括的なガイドラインを好みます。

フェデックスの出張・経費規程の注目すべきセクションをいくつかご紹介します。

• 規程の最初のページには、社員が規程に従わない場合は「解雇」の可能性があることが明示されています。
• 経費報告書は、週単位または出張ごとに提出する必要があります。
• チームメンバーは、すべての領収書を12ヶ月間保管することが求められます。 最近では、電子領収書を使用する企業が増えているため、これは更新されていると思われます。
• 副社長以上の社員はファーストクラスの利用が認められていますが、その他の社員はエコノミークラスを利用することになっています。

このトラベルポリシーは非常に詳細なので、他にも興味深いものがたくさんあります。

Bank of England

FedExと同様に、Bank of Englandのポリシーも長く詳細です。

ポリシーは、2つの明確な運営原則を示すことから始まります。

• 「お金に見合う価値の原則」：銀行は議会と国民に説明責任があるため、支出を大切にする必要があります。
• 「誠実さの原則」：「個人的な利益の見込みに影響されてはいけません。

かなり網羅的ではありますが、このポリシーは、従業員と組織の両方の利益を第一に考えて書かれたものであるように読み取れます。

例えば、「ウェルビーイングも重要である。 長距離を移動したり、家族や友人と離れたりすることはコストがかかります。

ダートマス大学

ダートマス大学の出張・経費規程は、ここでご紹介する中でも、より法的で技術的な規程の1つです。 明確でシンプル」なプレイブックというよりは、法律の一部のように書かれています。

一方で、このポリシーは非常に包括的です。

これまで見てきた他のものと同様に、この文書では認められない費用のリストを設定しています。

また、ポリシーの冒頭にある「調達」のセクションを見てみるのもいいでしょう。

Victoria University of Wellington

ダートマス大学のポリシーを別の学術機関と比較してみましょう。 ビクトリア大学です。 同様に、このポリシーは法律文書のように策定されており、何が許可され、何が許可されないかを非常に明確に示しています。

にもかかわらず、かなり理解しやすく、わずか9ページのテキストです。

注目すべき点は以下のとおりです。

• 大学での旅行は、いくつかの狭い例外を除き、すべてエコノミークラスでなければなりません。
• 食事代、マイレージ、駐車場代、その他の旅費については、大学では一定の補償額を定めていません。
• 2ページ目には、この文書全体が書かれた際の倫理的な枠組みが記載されています。

Expense Policy templates

経費に関するポリシーをまとめるのは、多くの場合、長くて長いプロセスです。

たとえそうであっても、全員があなたの努力を読んで評価してくれるとは限りません。

もちろん、それは悔しいことです。

だからといって、何時間もかけてゼロから書き直すのは意味がありません。

Workable

これは、非常に明快でわかりやすい経費規定で、平易な英語で書かれています。 DOC形式でダウンロードでき、マネージャーの名前や連絡先、その他の重要な情報を記入するスペースがあります。

つまり、テンプレートです。

Corporate Traveller

Corporate TravellerのこのPDFは、上記の2つのようにコピー/ペーストできるテンプレートではありません。

これらの中には、他のテンプレートには含まれていないものもありますが、良いアイデアかもしれません。 例えば、「旅行者プロフィールフォーム」は、頻繁に旅行する人に、緊急時に役立つ情報を会社に提供するよう求めるものです。

Connecteam

このテンプレートは、従業員の経費精算に特化したものです。

その他のリソース

以上の情報やインスピレーションだけでは、優れた経費ポリシーを作成するのに十分ではないと思われる方のために、原則と基礎を提供する2つの優れたリソースをご紹介します。

• Expense Policy 101: Understanding the basics
• Company expense policy: a guide for modern businesses
• spend management guide for growing businesses

Create the perfect T&E policy with help from others

これまで見てきたように、財務担当のリーダーやマネージャーが優れた旅費・経費規程を作成するためのヒントはたくさんあります。 決して面倒な作業ではありません。

そして、今回紹介した優れた事例に加えて、周囲の人たちの助けを借りましょう。 良い経費規定は、単にトップダウンで作られるものではありません。 財務チームだけでなく、他のチームメンバーの意見を取り入れれば、会社全体にとってベストなものを反映したポリシーになると確信できます。

最終的には、人々が実際に従うようなものを書くことです。 多くの場合、それはシンプルで明快、かつ簡潔な旅費規程を意味します。

さらに言えば、チームが毎日使用するツールに組み込まれているポリシーであることもあります。 それがSpendeskのやり方であり、お客様が同じ結果を得るためのお手伝いをしたいと思っています。

となっています。