効果的な1on1ミーティングは、会社によってはアルビノのクジャクのように見えることがあります：めったに見られないが、潜在的には素晴らしいものです。
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それは本来あるべき姿ではありません。
うまくいけば、効果的な1対1のミーティングは以下の機会となります。
1対1のミーティングは、あなたと上司が仕事上の関係を強化し、日々の仕事の忙しさから解放されるチャンスです。
効果的な1対1のミーティングの価値はよく知られています。
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それにもかかわらず、です。 1on1ミーティングが無駄になることが多々あります…. これでは、あなたとチームメイトの時間が奪われてしまいます。
あなたにできること
このミーティングを素晴らしいものにする最終的な責任は、あなたの上司にあります。
あなたの努力によって、1on1の質を向上させ、プロセスにおける自分の価値を上司に認識させることができます。
ほとんどのマネージャーは、本当に部下のことを気にかけています。 彼らは、悪よりもはるかに無自覚で圧倒されているのです。
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もしあなたがDilbertのような有害なマネージャーを持っていて、あなたとの1on1に投資するほど気にかけていないとしたら。 他の仕事を探すべきです。 それ以外の人には、ほんの少しの調整で1対1のミーティングの質を向上させることができる7つのヒントを紹介します。
マネージャーが効果的な1on1ミーティングを行うことを妨げる最大の罪の1つは、頻繁にキャンセルすることです。
何週間も（あるいは何ヶ月も）話をしないでいると、良いリズムをつかむのは難しいでしょう。
何週間も（あるいは何ヶ月も）話をしないでいると、良いリズムを作るのは難しいですし、さらに悪いことに、話し合うべき問題がバックアップされ、それが解決されないまま悪化してしまうこともあります。
問題が起こるのを見て、それが爆発するのを見たくない人はいないでしょう。 1対1のミーティングがなければ、手遅れになる前に話をする機会がないかもしれません。
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残念なことに。 1対1のミーティングが頻繁にキャンセルされると、効果的なミーティングになるという希望は消えてしまいます。
相手を逃がさない
上司が1対1のミーティングをキャンセルしたいと言ってきたら、断るのは難しいですよね。 彼らはおそらく、正当な理由があってあなたを訪ねてきたのでしょう。 そして、彼らはあなたのマネージャーなのですから。
その代わり、次にキャンセルを求められたら、次のようにしてみてください。
「わかりました。
このような文章には、説得に関連する3つの重要な利点があります：
- 互恵性。
- Reciprocity（互恵性）：相手が望んでいることに同意し、今会わない代わりに予定を変更することで、相手が恩返しをする義務があると感じるように仕向けています。
この戦術のプロになるためには、新しい時間を提案する準備をしましょう。 もし、相手が直接会って尋ねてきた場合は、携帯電話でカレンダーを表示します。
上司が「イエス」と言いやすくなればなるほど、1対1のミーティングがキャンセルされるのを防ぐことができます。
以下に紹介する効果的な1対1のミーティングを行うためのヒントはすべて、あなたが定期的にミーティングを行うことに焦点を当てています。
もしあなたがマネージャーで、定期的な1対1のミーティングの価値とキャンセルの危険性についてもっと知りたいと思っているなら、Why You Should Never Cancel Your One-on-Ons (and the only good reason to do it)を読んでください。
2) ステータス更新を避ける
マネージャーやチームメンバーが、効果的な1対1のミーティングの価値を見いだせないと言った場合、ミーティングのほとんどをプロジェクトやステータス更新の話に費やしていることは間違いありません。
上司にとっては、多忙な1週間の中で、ようやくあなたと仕事の話をする機会ができたということで、とても魅力的なことでしょう。
もし、上司が何も知らされていないと感じたら、何が起こっているかを知るために、プロジェクトについて話したくなるでしょう。 また、時間を埋めるための超安全な話題でもあり、本当は重要であるにもかかわらず、厳しい、時には不快な話題を避けることができます。
1on1ミーティングの外で、ステータスアップデートをしてもらう。
1on1ミーティングで話していなくても、マネージャーはステータスアップデートを必要としています。
幸いなことに、あなたの状況に応じて、上司を助けるための素晴らしい選択肢がたくさんあります。
- 電子メールでの更新：あなたが同意する頻度で、仕事に関する基本的な更新情報を電子メールで送るだけです。
- スタンドアップミーティング：上司に、あなたとチームがスタンドアップミーティングを開いて、毎日、少しずつ最新情報を提供することを提案してください。
- ツールを使って支援する。 IDoneThisのようなメールベースのものから、StandupJackのようなSlackベースのものまで、数多くのツールが存在します。
状況に応じて最適なオプションを選択し、彼らと協力してそれを完成させてください。 彼らがより良いアップデートを手に入れれば、1対1のミーティングでステータスアップデートについて話したくなることもなくなるでしょう。
もしあなたがマネージャーで、1対1のミーティングで何を話したらいいのかわからない場合は、What to Talk About in a One on One with Your Team Memberを読んでみてください。
むしろ、あなたが何も話さずにミーティングに参加するたびに、上司はあなたとの1対1のミーティングをより恐れるようになります。
歯を食いしばるのが好きな人はいませんし、あなたからすべてを引き出そうとするのは耐え難いことです。 だからこそ、自分が何を話したいのかを考えることが大切なのです。
「何を話したいのか」に対する答えを、無表情にしないようにしましょう。
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1on1ミーティングのアジェンダを作る。
1週間を過ごす中で、話し合いたいことを思いつくままに書き出してみましょう。 次回の1on1ミーティングまでに、上司と話したい質問やトピックをしっかりとリストアップしておきましょう
何から始めればいいかわからない？
- あなたのキャリア/成長の目標。 もしあなたが何か目標を持っているなら、上司がそれを知っていると思わないでください。 それを話題にしましょう。 これについては後ほど説明します）
- チームの改善。 チームの改善や仕事の効率化に役立つアイデアがありますか？ 効果的な1on1ミーティングは、それらを議論し、適用する方法を考え出したり、それができない理由を理解したりするのに最適な時間です。 何かの助け、フィードバック、コーチングが欲しいですか？ 聞いてみてください。
- 個人的な話題。 個人的に知っておくべきことはありますか？ 例えば、家族の死、病気、家庭でのストレスなどです。 あなたの仕事に影響を与えるようなことを知らせることで、あなたへの共感を高め、合理的な配慮の可能性を広げることができます。 同僚との間に問題がありますか？
上司は心を読む人ではありません。
上司は読心術師ではありません！言わなければ分からないと思っていてください。
効果的な1対1のミーティングは、あなたが話し合いたいことを持ってくるという役割を果たすことで起こります。
効果的な1on1ミーティングは、自分が話したいことを持ち寄ることで成立しますが、それを確実にするには、思いついたトピックを必ず書き留めておくことです。
あなたは、社員との素晴らしい1対1のミーティングのために、アジェンダの管理やその他の鍵を探しているマネージャーですか？ それでは、Lighthouseの無料トライアルにサインアップしてみてください。
4) キャリアの目標について話す。
よくあるシナリオを何度も耳にします。 業績評価の際に、上司からキャリアの目標を聞かれます。 あなたは成長したい方法について良い会話をし、それはレビューに記載されます。
その後、半年から1年経っても、何も起こりませんでした。
ようやく次のレビューサイクルに入ったとき、あなたたちは前回のレビュー以降、目標について話していないことに気づきます。 あわてて上司は、前回話し合った内容をコピーして、レビューの次の部分に移ります。
すべての調査で、キャリアの成長 & 開発が、従業員が次の仕事に求める特典のトップであることが示されているのは驚きでしょうか。
1on1ミーティングにキャリアの成長と開発目標を持ち込む
上司があなたのところに行って、こう言ってくれたら最高ですよね。 “あなたのキャリアの成長を本当に気にかけているので、近々カレンダーに時間を見つけて話し合おう」と言ってくれたら最高ですね。”
しかし、これが1on1ミーティングの良いところです。つまり、あなたが主役となるフレキシブルな時間がすでにカレンダーに入っているのです。 向上させたいスキル、新しく学びたいこと、憧れの新しい役割などを持ち出すのに最適な時間なのです。
- 素晴らしいキャリア会話をするための3つのアプローチ
- 次に何をしたいかわからない場合の対処法
- 昇進ができない（あるいは望んでいない）場合にスキルを伸ばす方法
あなたの上司は、あなたが知らない会社の機会を知っている可能性が高いです。
上司は、あなたが知らない会社の機会を知っている可能性があります。1対1のミーティングで、あなたのキャリアやスキルの成長を話していれば、空きが出たときに、あなたに合う役割を認識する可能性が高くなります。
キャリアアップや能力開発に関する会話は、効果的な1対1のミーティングを行うために不可欠な要素です。
5) マネージャーがメモを取るように促す
1対1のミーティングで、マネージャーがこう言うのを聞くほど恐れる言葉はありません。 この前、何を話したっけ？”
突然、あなたが期待していた進歩がリセットされてしまうのです。
上司はどうしてあなたにとって重要なことを忘れてしまうのでしょうか？
それは多くの場合、無邪気なミスです。 彼らは様々な方向に走り回っており、1対1のミーティングはここ数週間で交わされた多くの会話の1つに過ぎません。 そのため、メモを取る必要があるのです。 だからこそ、メモを取る必要があるのです。
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上司にメモしてもらう。
あなたの上司が会議の流れを妨げるのを恐れているのか、それとも単にそうする習慣がないのかにかかわらず、メモを取るように説得する必要があります。
もし何か重要なことがあって、それを覚えておいてもらいたいのであれば、恐れずに一時停止して次のように言ってください。
もし、何かを書き留めようとしているものの、躊躇している様子を見たら、少し時間をおいて書き留めるように促してください。
1対1のミーティングで最も重要な部分をメモすればするほど、二人にとってより価値のあるものになります。
メモを取ることは、効果的な1対1のミーティングには欠かせないことです。
メモを取ることは、効果的な1on1ミーティングに不可欠な要素です。上司がメモを取ることを奨励し、覚えておいてほしい最も重要なことを理解させることで、この習慣を身につけることができます。 (編集部注：この記事は、どのような状況にも対応できるメモの取り方の戦術にも役立ちます。
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6) アクション可能なものにする。
最終的に、あなたにとって重要なことについて上司と素晴らしい会話ができたことは素晴らしい気分です。
ミーティングでメモを取ることは、ある程度助けになりますが、それでも、同じ問題を再検討し続けて、進展がないことはよくあります。 もしあなたの会議がいつも「また今度ね」で終わってしまうのであれば、あなたの議論が壊れたレコードのように感じられても不思議ではありません。
次回までのステップを話してミーティングを締めくくります。
行動がなければ、進歩はありません。 進歩がなければ、変化はありません。 そして、何も変わらなければ、あなたは落胆するでしょう。 自分にとって重要な問題やアイデアについて話し続けることに、あまり意味を見いだせなくなってきます。 ハーバード大学の研究者たちは、進歩しているという感覚以上にやる気を起こさせるものはないことを発見しました。
「仕事中の感情、モチベーション、認識を高めることができるすべてのことの中で、唯一最も重要なのは、意味のある仕事で進歩することです」。”
1on1ミーティングで話し合ったことの進捗よりも意味のあることは何でしょうか？
1on1ミーティングで良い話し合いができたなら、その後の重要なステップは、それについて何ができるかを確立することです。
質問として提示することで、上司に解決策の一部であると感じてもらい、その結果、上司が約束を守ってくれる可能性が高くなります。
また、次のステップを提案して、グループでの行動につなげることもできますし、そうすべきです。最も良い点は、これが社会的な契約を生み出すことです。あなたが上司のためにアクションアイテムを提供すれば、上司も契約を守る可能性が高くなります。
次のステップを設定することは、効果的な1on1ミーティングを長期的に継続するための素晴らしい方法です。
あなたは、アジェンダやミーティング終了時のアクションアイテムなど、従業員との素晴らしい1対1ミーティングの鍵となるものを管理する助けを求めているマネージャーですか？
7) マネージャーの視点を考える
1on1ミーティングを構成するのは2人の人間です。
テーブル、ビデオチャット、会議室の向こう側には、もう一人の人間がいることを覚えておくことも重要です。
会社の状況にもよりますが、彼らは必要なサポートや注意を受けていないかもしれません。
あなたの会社の状況にもよりますが、彼らは必要なサポートや配慮を得られていないかもしれません。彼らは最善の意図を持っていますが、無理をしているかもしれません。
どうやって支援・サポートできるのかを聞いてみる。 p
数分でもいいので、自分がどうやって相手を助けられるかを話してみると、大きな違いが生まれます。
あなたの上司が本当に大きなチームを持っているなら、彼らは得られる限りの助けを利用することができます。
あなたがよりよく管理し、彼らの仕事人生をより良いものにすることができるいくつかの方法があります。 あなたの仕事に関連して、彼らが何に疎いと感じているかを知りましょう。
上司に少しの共感と配慮を示すことで、上司もあなたに同じことをしたいと思うようになります。
効果的な1対1のミーティングは双方向のものです。
効果的な1on1ミーティングは双方向のものです。
上司との1on1ミーティングを最大限に活用する
上司との1on1ミーティングが生産的に感じられない場合は、以下のヒントを実行してください。 上司との1on1ミーティングに生産性が感じられない場合は、以下のヒントを実践して、その価値を最大限に高め、1on1をさらにレベルアップさせましょう。
ちょっとした変化や、あなたが上司に会議中に特定の習慣を身につけるように促すことで、大きな違いが生まれます。
今回取り上げた7つのポイントは、上司との1on1ミーティングを最大限に活用するために不可欠なものです。 しかし、より効果的にするためにできることはそれだけではありません。
ここでは、今日取り上げたさまざまな重要なトピックについて、1on1からより多くの価値を引き出すためのさらなる読み物を紹介します。
マネジメントアップについて…
あなたと上司の関係を管理する上で、あなたは重要な役割を担っています。
良いニュースは、上司との関係がすでに良好であっても、改善が必要であっても、あなたには改善する力があるということです。
上司との関係を改善する方法については、こちらをご覧ください。
- 上司に尋ねるべき18の質問
- 共感を得ることで上司との関係を改善する3つの方法
- 9つの専門家による 本物のリーダーから学ぶ、職場でのマネジメントのヒント
ラポールの構築について…
1on1は、マネージャーとチームメンバーがお互いにラポールと信頼を築くのに最適な方法です。
これは双方向の関係であることを忘れてはいけません。つまり、あなたは上司との間に信頼関係を築くようにしなければなりません。 そうすることで、信頼関係を築くことができ、問題を解決したり、フィードバックを提供したりしやすくなります。
ラポールの構築について、詳しくはこちらをご覧ください。
- 一緒に働く誰とでもラポールを築く81の方法
- リモートチームのメンバーとラポールを築く方法
- 管理する全員とラポールを築くべき理由
- 1対1が個人的になりすぎたときの対処法li
- なぜ心理的安全性が革新的なチームの鍵となるのか（そして、どのようにそれを作り出すのか）
リスニングスキルを向上させる…
優れたマネージャーになりたいのであれば、リスニングは重要なスキルです。
1対1のミーティングは、上司があなたにフィードバックを与える機会です。
1on1ミーティングは、上司があなたにフィードバックを与える機会です。あなたのリスニングスキルが高ければ高いほど、そのフィードバックを実行し、上司を感心させ、学び、成長することができます。
リスニングスキルの向上に役立つ読み物をご紹介します。
- How Managers can be More Effective Listeningers
- The Most Important,
- 「ラスト5ミニッツ・メソッド」で、あなたやあなたの上司の聞く力とメモを取る力を高めましょう。
レギュラーを持つことについて。
定期的に質の高い1on1を行うことは重要です。 不定期の1on1では、何かに意味のある進歩を遂げることは非常に困難です。
1on1は、懸念を表明したり、フィードバックを得たり、計画を立てたりするだけでなく、前回のミーティングの項目をフォローアップするための手段としても役立ちます。
先延ばしの観点から考えてみると、1週間の猶予があると、すぐにやらなければならないので、小さなタスクにしてしまいがちですが、12週間の猶予があると、忘れてしまい、大きなタスクにしてしまいがちです。
ですから、チームの規模やスケジュールの制約にもよりますが、チームの全員で1～2週間ごとにミーティングを行うことをお勧めします。
定期的に質の高い1on1を行うことについては、以下を参照してください。
- 1:1ミーティングの価値と、それを最大限に活用する方法
- すべての従業員が1on1について知っておくべき10のこと
- 1on1からステータスアップデートを得る方法（そして、代わりに何に集中すべきか）
そして、適切な1on1ミーティングの頻度の重要性について。
- なぜ四半期ごとのチェックインはうまくいかず、離職の原因になるのか
- なぜグループでの1on1はうまくいかないのか
- 1ヶ月に1回の1on1では不十分な5つの理由
また、1on1の専門性を高めるために必要なアドバイスもあります。
- 最大の価値を得るために、時間をかけて1on1を進化させる方法
- 効果的な1on1ミーティングのための30の1on1ミーティングのヒント
- 1on1ミーティングは本当に誰のものなのでしょうか？
これらの戦術やアプローチを使えば、1on1だけでなく、上司との関係全体を改善することができます。
また、あなた自身がマネジャーであれば、これらのアプローチをチームに適用する手立てを得ることができます。
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