Heading

プロジェクトのキックオフミーティングが重要な理由と、プロジェクトを正しい方向に導くためのキックオフミーティングの開催方法について説明します。

かなりの大仕事ですよね。

コンテンツチーム、デザインチーム、開発チーム、SEOチームなど、さまざまなチームが関わっていますし、同時に進行するタスクやスケジュールもたくさんあります。

また、さまざまな作業が同時進行しています。コンテンツチームはコピーを作成し、デザインチームは開発者と協力し、SEOチームはターゲットとなるキーワードを特定しています。

でも、良いニュースもあります。

しかし、良いニュースがあります。それは、最初から全員の期待を一致させ、プロジェクトを正しくスタートさせるためにできることがあるということです。 成功の秘訣は何でしょうか？ それは、プロジェクトのキックオフミーティングです。

キックオフミーティングはなぜ重要なのか

キックオフミーティングとは、その名のとおり、プロジェクトのスタート地点となるミーティングです。

キックオフミーティングは、プロジェクトの主要な関係者を一度に集め、プロジェクトとは何か、なぜそれを行うのか、どのように作業を行うのか、どのような役割があるのか、いつまでに達成する必要があるのかについて、同じ考えを持つ機会です。

「最も有用なキックオフミーティングは、新しいプロジェクトチームにプロジェクトのビジネス上の理由を説明し、目標と最初のステップについて共通の理解を得て、チームの作業をスタートさせるために特別に設計されています」とProjectConnectionsの投稿は説明しています。

簡単に言えば、すべての期待が一致していることを確認することから始めれば、プロジェクト全体に計画的に取り組むことができるということです。

キックオフミーティングが成功すれば、誰もが何も知らされていないと感じ、誰が何をしているのかを把握することができます。

キックオフミーティングを成功させるための7つのステップ

キックオフミーティングは非常に重要であるにもかかわらず、いつも計画通りに行われるとは限りません。

組織はキックオフ ミーティングを、必要のないもの、プロジェクトの進行を遅らせるものとして片付けてしまったり、管理の行き届いていないミーティングを開催して時間を無駄にしたり、チーム メンバーの混乱を招くだけだったりします。

言うまでもなく、プロジェクトのキックオフ ミーティングは、しっかりと計画され、しっかりと実行されなければ、そのメリットを享受することはできません。 ここでは、最高のプロジェクトキックオフミーティングを開催するための7つの重要なステップをご紹介します。

アジェンダを作成する（そしてそれを守る）

クリエイティブ・ブリーフがクリエイティブな仕事の方向性を決めるのに役立つように、アジェンダはどんな会議でも軌道に乗せるために重要です。 ミーティングの前に、シンプルなアジェンダを作成し、すべてのミーティングプラットフォームで共有します。

キックオフミーティングは、全員がプロジェクトについて同じ考えを持つようになるチャンスなので、ついついいろいろなことを話したくなってしまいます。 しかし、この時点ではハイレベルにとどめておくのがベストです。

「具体的なタスクの割り当ては、プロジェクトチームの間で明確さと興奮を確立することよりも重要ではありません」とAmanda KellyはLiquidPlannerへの投稿で説明しています。

ミーティングの主な目的は、説明することであることを忘れないでください。

• 何をしているのか
• なぜそれをしているのか
• li
• How’s going to make it happen
• Who the key players are

ほとんどの場合、これが本当にそれです。 ほとんどの場合、これらの4つの主要な事柄を説明する必要があり、個々の作品を進める前に、全員が必要な背景を理解できるようにします。

もうひとつ、プロジェクトの背景にある「なぜ」は、関係者全員にとって重要です。 背景となる情報を提供することで、何が行われているかだけでなく、なぜそれが会社全体にとって重要なのかを全員が把握することができます。

明確な目標がないことがプロジェクトの失敗につながる最も一般的な要因であるとエグゼクティブリーダーが述べているように、時間をかけて全員が木だけでなく森を見ていることを確認することで、プロジェクトをよりスムーズに成功させることができます。

役割と基本的な責任を説明する

繰り返しになりますが、これは具体的なタスクにまで踏み込むことではありません。

プロジェクトに参加している全員を紹介し、彼らが何に貢献するかをごく簡単に説明することで、一般的な説明にとどめます。

「ケリーはコピーを作り、ジェイソンはグラフィックを作り、メーガンはウェブサイトのワイヤーフレームをまとめています」

役割やタスクそのものよりも、プロジェクトの成果物に責任を結びつけることができれば、特に役に立ちます。

誰が何をしているのかを明確にすることで、チームが孤立してしまうというよくある罠を回避し、また、チームメンバーが、プロジェクトを進めていく上で、誰に質問やフィードバックをすればよいかを確実に把握することができます。

また、あなたがこのプロジェクトの責任者であり、質問や懸念事項があれば、解決のためにあなたに持ってくることができる、という事実を繰り返し伝えることも重要です。

3 仕事の進め方

この時点で、あなたが何をするかだけでなく、そのプロジェクトをどのように進めるかについて、もう少し情報を提供する必要があります。

プロジェクトの共同作業やコミュニケーションには、特定の作業管理プラットフォームやツールを使用するのでしょうか？ すべてを特定のGoogleドライブに保存するのか？ プロジェクトの一部を外部のベンダーや代理店と共同で行うのか？

もちろん、プロジェクトを進めながら考えなければならないこともあるでしょう。 しかし、仕事を始める前に知っておかなければならない詳細について、全員に周知徹底させるには、今が良い機会です。

重要な日付を確認する

カレンダーといえば、プロジェクトのキックオフ ミーティングでは、プロジェクトの予想されるタイムラインを全員に認識させる必要があります。

繰り返しになりますが、個々のタスクの期限にまで踏み込む必要はありませんが、重要なマイルストーンやミーティング、そしてプロジェクト全体の終了予定日を全員に伝える必要があります。

プロジェクトのキックオフ ミーティングで強調する内容の例を以下に示します。

• 第1四半期の終わりまでに、ウェブサイト全体の再設計を完了し、立ち上げることを目指しています。

これはそれほど多くの詳細ではありませんが (そうあるべきではありません!)、プロジェクトのタイムラインに関して何を計画すべきか、大まかな見当をつけることができます。

具体的なタスクや成果物の期限の詳細については、ミーティングや個々のチームやメンバーとのより直接的なコミュニケーションの中で説明することができます。

質問のための時間を残す

プロジェクトのキックオフ ミーティングは、最終的には、全員が同じ背景情報を持って活動できるように、プロジェクトの要点をカバーするためのものです。

グループ ミーティングの外でも簡単に対処できるような、タスクや役割に特化した質問に深入りしないよう、参加者に促してください。

例えば、プロジェクトの目標、プロセス、およびタイムラインに関連する質問は、すべて公正なゲームです。

例えば、プロジェクトの目標、プロセス、タイムラインなどに関する質問は、自由にして構いませんが、もしコンテンツ チームがコピーの要件について具体的に話し始めたら、それらの質問には別の席で対処できることを彼らに思い出させてください。

アクション アイテムで締めくくる

会議を本当に生産的なものにするためには、いくつかの明確なアクション アイテムで締めくくるべきです。 そうすれば、誰もが次に何をすべきか明確なアイデアを持って会議室を出て行くことができます。

会議の終わりには、プロジェクトに参加している各チームや人のための具体的なアクションアイテムに注意を促します。

• ケリーは、ウェブサイトのホームページと社史のページのコピーの最初のドラフトに取り掛かるべきです。
• ジェイソンとメーガンは、新しいサイトの外観とユーザー エクスペリエンスについて話し合うミーティングを予定するべきです。 そのミーティングでは、全員が単なる知識だけでなく、明確な次のステップを持って帰るべきです。
  

  メールでフォローアップ

  あなたにお知らせがあります。

  そのため、会議で検討した内容と必要なアクション アイテムをまとめた電子メールでフォローアップするのが賢明です。

  プロジェクトを正しくスタートさせる

  プロジェクトのキックオフミーティングは時間の無駄ではありません。全員の目標と期待を一致させ、プロジェクト全体のトーンを決めるチャンスです。

  キックオフミーティングは主に基本的なことを説明するように設計されていますが、キックオフミーティングを開催するのは簡単なことではありません。

  キックオフミーティングを成功させるためには、以下のことを確認してください。

  • アジェンダを作成し、出席者と共有し、それを守る
  • 基本的な役割と責任に触れる（あまり具体的にならないように）
  • 作業をどのように達成するかの概要を説明する
  • ツールやプラットフォームを含む。
  • 簡単なタイムラインとその他の重要な日付を説明する
  • 質問のための十分な時間を残します。

  最後に、プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクトに対する熱意を高めるための時間であることを忘れないでください。

  最後に、プロジェクトのキックオフ ミーティングは、プロジェクトに対する熱意を高めるための時間であることを忘れないでください。

  今回ご紹介したヒントを実践して、ワクワク感とエンゲージメントを生み出せば、きっとプロジェクトを良い方向に進めることができるでしょう。 幸運を祈ります。

  2018年12月6日

  より