アイゼンハワー行列（時間管理行列）は、より良い優先順位をつける方法を教えることで生産性を向上させます。
この手法は、どの活動が自分の時間と労力に見合うもので、どの活動がそうでないかを学ぶのに役立ちます。
ここでは、時間管理のマトリックスとは何か、どのように使うのか、どのように四分円で考えるのかについて説明します。
時間管理のマトリックスとは
時間管理のマトリックスは、アイゼンハワーのマトリックスとしても知られており、タスクの優先順位付けを改善することを目的とした手法です。
このマトリックスは、スケジュールを立てるためのものではなく、優先順位をつけるためのツールとして機能します。 そのため、ここには時刻表や期限は表示されません。
The elements of the Eisenhower matrix – explained
What is the four time quadrants?
時間管理のマトリックスを使用するとき、あなたはTo-Doリストからタスクを4つのグループに分類します。 これらのグループは、格子状に配置されているため、クワドラントと呼ばれています。
- 第1象限：重要な緊急タスク
- 第2象限：重要な非緊急タスク
- 第3象限：重要でない緊急タスク
- 第4象限：重要でない非緊急タスク
タスクを分類することが簡単で、最初から明らかな人もいるでしょう。 しかし、多くの場合、この4つの象限が混在していたり、タスクがどこに行くべきかを見分けるのが難しいことがあります。 また、優先順位は人によって異なります。
マトリックスのルールを正しく適用し、ミスの可能性を最小限に抑えるために、次のセクションを見ることを強くお勧めします。
重要と緊急の違い
「重要なことはめったに緊急ではなく、緊急なことはめったに重要ではない」。
– ドワイト・D・アイゼンハワー
上記の区別を覚えれば、マトリックス全体が楽勝になります。
緊急のタスクは、できるだけ早く処理する必要があります。
忘れていた試験勉強や、怪我をした友人を病院に連れて行くことを考えてみてください。
一方、重要なタスクは、一歩下がって状況を分析し、次の行動を計画することができます。
重要な仕事とは、自分の人生の目標やコア・バリューなどに関わる仕事です。
「小さな火を消し続ける」ために仕事が終わらないという話を何度聞いたことがあるでしょうか。
また、次のような疑問も湧いてきます。
自分にとって何が緊急で何が重要なのかを知るにはどうすればよいのでしょうか？ どのタスクが自分にとって重要で、どのタスクが緊急なのかを知るには、リストを作るのが一番です。
- 自分のコアバリュー、理想、人生の目標を書き出してみましょう。
- 到達すべきマイルストーンを考えてみましょう。 お金、セキュリティ、キャリアアップ、経験、人脈、家族を養うことなどです。
- 日々の行動を観察し、反応的な行動をさせる活動やタスクを特定します。
これらは通常、緊急性の高いタスクになります。
タスクを4つの象限に配置する方法
さて、緊急と重要の区別を説明したところで、それらがタスクとアクティビティにどのように適用されるかを見てみましょう。
第1象限の「やる」は、重要で緊急性のある項目です。
これらは、厳格で非常に近いタイムリミットのあるタスクです。
その他の例：
- 緊急事態、差し迫った問題
消さなければならない小さな火、破裂したパイプ、負傷者。
- 締め切り間近
先延ばしにしていたものが、今になって慌てている。
- 直前の義務
家族や仕事の義務、予告なしの訪問者など。
第2象限 , 「決める」 – 重要だが緊急ではない項目。
第2象限は、長期的な利益をもたらしますが、緊急性がないという利点がある項目です。 例えば、「体重を減らしたい」「もっと本を読みたい」「コースに登録したい」などの決断を考えてみてください。 これらは、あなたの健康にとって重要ですが、重要ではないので、通常は緊急のタスクを優先して脇に追いやられます。
他の例を挙げてみましょう。
- 長期的な健康上の目標
ワークアウトや健康的な食事を作ること
- キャリア上の目標
昇進する、会社を変える、起業する、大学を卒業するなど
- 個人的な目標
人間関係を改善する、家族を作る、レクリエーション、健康的な食事をするなど。
重要なことですが、緊急性の高いものが出てくるたびに重要なタスクを後回しにしていると、後々まで緊急性の高いものになってしまう危険性があります。
第3象限「委任」 – この象限の項目は、緊急性はあるが重要ではないものです。
通常は、他の人に任せる仕事です。 例えば、どうしても支払いができないときは、パートナーや同居人にお願いします。
その他の例：
- ちょっとした問題
ミーティングのセットアップ、特定のアポイントメントのスケジューリング、
- 家事の義務
食料品の買い物、家事、請求書の支払いなど。
第4象限「排除する」 – 重要ではなく、緊急性のない項目です。
最後の象限には、どう考えても重要ではないタスクや義務が含まれています。 あなたのキャリアや人生、健康にとって、長期的なメリットはほとんどありません。
その他の例：
- 時間の無駄
ソーシャルメディアのチェック（時間の使い方）、重要でないメールなど
- 楽しい活動のみ
休息は大切ですが、楽しい活動が多すぎると逆効果になります。
重要なことですが、第4象限の活動は、緊急性を感じながらも、日常生活や将来に貢献する方法がない中断とみなされます。
マトリックスで優先順位を決める方法
下のグラフを時間管理マトリックスのカンニングペーパーと考えてみてください。
The time management matrix cheat-sheet
どのタスクが自分にとって重要で、どのタスクが重要でないかは、自分にしかわからないことを念頭に置いてください。 “すぐにやらなければならないことは何か？”、”無駄なもの、排除しなければならないものは何か？”、”自分がやらなければならない仕事と、誰かがやってくれる仕事は何か？”と自問自答することで、自分の仕事を見つめ直すことができます。
このプロセスでは、「いつ」ではなく「何を」するかに焦点を当てます。
時間管理のマトリクスが、自分の活動をよりよく理解するためのツールであることがわかったところで、実際の応用に移りましょう。
時間管理のマトリクスの仕組みの例
マトリクスの仕組みを理解するには、例を挙げるのが一番です。 彼女は、多くの人を委任し、顧客とコミュニケーションをとり、上司に報告し、夫と2人の子供がいて、その上、健康的な生活と食事を心がけています。 このように考えると、彼女が計画していることの多くをこなすのは無理だと思うかもしれません。 しかし、マトリックスを適用することで、自分の優先順位がどこにあるのか、また、計画を変更した場合にどのように対処すればよいのかを知ることができます
まず、ジュリーのスケジュールが次のようになっているとします。
Thursday, 2月6日
8AM – 9AM
Stand-up meeting + e-mail
9AM – 11AM
Project progress, reports, and analyses
11AM – 11:
11:30AM – 11:45AM
Call Kevin Smith to ask about the school field trip next week
12:00PM – 2:
2:05PM – 2:20PM
コーヒーブレイク＋サラの新しいオフィスを訪問!
2:20PM – 4:00PM
Staff meeting about the project
4:30PM – 5:00PM
Take Jamey to the pediatrician to checkup
(fingers crossed he’s recovered!
5:30PM – 6:30PM
Work out
6:30PM – 7:30PM
Shower + dinner
7:30PM – 9:00PM
子供たちと過ごす
9:30PM – 10:00PM
「グレイズ・アナトミー」の新エピソード!
単体では、かなり計画的に作られているように見えます。
予想通り、一日の終わりにはジュリーのスケジュールは少し変わっていました。 彼女は、時間管理マトリクスを自分のタスクに適用して、いくつかのタスクを調整しなければなりませんでした。
- オレンジ色のものは後回し
- 緑色のものは委任
- 赤色のものは削除
木曜。 2月6日
8AM – 9AM
Stand-up meeting + E-mail
9AM – 11AM
プロジェクトの進捗状況、報告、分析
11AM – 11:
11:30AM – 11:45AM
ケビン・スミスに来週のスクール・フィールド・トリップのことを聞くために電話する
12:00PM – 2:
2:05PM – 2:20PM
コーヒーブレイク＋サラの新しいオフィスを訪問!
2:20PM – 4:00PM
Staff meeting about the project
4:30PM – 5:00PM
Take Jamey to the pediatrician to checkup
(fingers crossed he’s recovery!)。
5:00PM – 5:20PM
Grocery
5:30PM – 6:30PM
Work out
6:30PM – 7:
7:30PM – 9:00PM
Spend time with the children
9:30PM – 10:00PM
New episode of Gray’s Anatomy!
The Eisenhower matrix at work example
ここでは、ジュリーが時間管理マトリクスをどのように思考プロセスに適用したかを紹介します。
- スタンドアップ ミーティングで QA 部門の問題が明らかになったため、午前中はメールを読むことができませんでした。
- 正午に会うはずだったクライアントは、ジュリーに聞きたいことがあるとのことで、30分前にやってきました。 彼女は、息子の遠足がまだ先であることを知っていたので、必要な情報をすぐには必要としていなかった。 その日のうちに先生に電話すればいいのだ。
- 午後4時頃、プロジェクトのある事柄にすぐに注意を払わなければならないことが明らかになりました。 しかし、ジュリーの息子は先週から体調を崩しており、医者に行って検査を受けなければなりません。 息子の健康が第一なので、彼女は会議の進行を最も信頼できる同僚に任せることにしました。
The Eisenhower matrix at home example
- 予約をしていたにもかかわらず、医院が混んでいたため、JameyとJulieは検査のために少し長く待たなければなりませんでした。 念のため、ジュリーは夫に「間に合わないかもしれないから、食料品の買い物をしておいて」と頼みます。
- ジュリーは身体の健康を増進させたいので、週に3回はワークアウトをするようにしています。 しかし、彼女が帰宅すると、同僚から以前行ったミーティングについて電話がありました。 いくつかの決定事項を承認してもらう必要があったのです。 ジュリーは、ワークアウトの予定を変更して、仕事の後に残っていたスタッフとビデオチャットをすることにした。
- 午後9時30分までに、ジュリーは人、会議、医者の診察、子供の遊びなどで疲れきっていた。 彼女は何よりも寝たいと思っていました。
ジュリーの例からわかるように、時間管理のマトリックスは、自分のスケジュールに関してより簡単な判断をする方法を教えてくれます。 彼女は、タスクや自分の行動の結果を考えすぎることなく、事前に十分認識していたからです。
時間管理のマトリックスは、他のテクニックと何が違うのでしょうか？
前述したように、この方法は、新しいスキルを学ぶこととは関係なく、すべてはあなたの考え方を良い方向に変えることに関係しています。 自分の目標をよりよく理解し、どの活動が時間を無駄にし、どの活動が今の自分を助けてくれたのかを理解することができます。
しばらく使っていると、ポジティブな変化が起きてきます。
Clockifyでは、今日の最高の時間管理技術を研究しています。
時間管理のマトリックスの使い方
この時間管理法は、ドワイト・D・アイゼンハワー（第34代アメリカ大統領）が最初に使ったと言われています。
この本の中で、スティーブン・コヴィーは「時間管理の4つの世代」という考えを述べていますが、その4つの世代を見てみると、実はマトリックスの正しい使い方を説明していることがわかります。
第1世代：チェックリストとメモ
第1世代は、時間管理計画の最初のステップです。 達成しなければならないすべてのタスクを紙に書き出し、概観します。
第2世代：カレンダーとスケジュール
第2世代では、先ほどのリストにあったすべての活動をカレンダーに書き込むなどしてスケジュール化します。
第3世代：週間計画
第3世代は、活動の時間枠を絞るためのものです。
第4世代：関係と結果
第1世代から第3世代までは、活動と時間を管理するためのものでしたが、第4世代はプロセス全体に意味を与えるものです。
時間管理マトリクスのメリットとデメリットは？
あらゆる時間管理手法と同様に、コヴィーのマトリクスにもメリットとデメリットがあります。 その両方を考慮した上で、使うかどうかを決めるのがよいでしょう。
時間管理マトリクスの利点：
- タスクの重要性を考えさせられる
- 何が緊急で、何が緊急でないかを再評価するのに役立つ
- 自己認識を深め、自己分析をするのに役立つ
- 一瞬の判断をするのが上手になる。
時間管理マトリクスのデメリット：
- 緊急性と重要性に基づいてのみタスクを分類します。
- 短くて緊急性の高いタスクは、たとえリストにチェックを入れることで生産性や勢いを増すことができたとしても、取り残されてしまいます。
- マトリクスを日常的に使用することは難しく、時間がかかります。
- タスクが多すぎるとグリッドに圧倒されてしまうので、1つにつき5つに制限するのが最も効果的です。
まだ迷っている人のために、コヴィーのマトリックスが自分に合っているかどうかを確かめる方法があります。 1週間試してみてください。
試験が終わったら、蓄積されたデータを見てみましょう。
生産性は上がりましたか？
意思決定がしやすくなりましたか？
結論
ある意味、時間管理をしようとすることは過去のことになりました。 ますます多くのコーチや生産性の専門家が、優先順位とリソースを管理する方法を学ぶことを勧めています。 なぜなら、時間を増やすことはできないからです。 時間を増やすことはできませんが、賢く使うことはできます。 そこで、1日にできるだけ多くのタスクを詰め込むのではなく、重要なタスクに優先順位をつけてみましょう。 自分の向上心や進歩につながるものを。 コヴィーの「タイムマネジメント・マトリックス」は、その点で優れた教材です。 すべての人に当てはまるわけではありませんが、より自分に合った手法を見つけるための大きな足がかりとなるでしょう。
- 日々の行動を観察し、反応的な行動をさせる活動やタスクを特定します。
これらは通常、緊急性の高いタスクになります。
タスクを4つの象限に配置する方法
さて、緊急と重要の区別を説明したところで、それらがタスクとアクティビティにどのように適用されるかを見てみましょう。
第1象限の「やる」は、重要で緊急性のある項目です。
これらは、厳格で非常に近いタイムリミットのあるタスクです。
その他の例：
- 緊急事態、差し迫った問題
消さなければならない小さな火、破裂したパイプ、負傷者。
- 締め切り間近
先延ばしにしていたものが、今になって慌てている。
- 直前の義務
家族や仕事の義務、予告なしの訪問者など。
第2象限 , 「決める」 – 重要だが緊急ではない項目。
第2象限は、長期的な利益をもたらしますが、緊急性がないという利点がある項目です。 例えば、「体重を減らしたい」「もっと本を読みたい」「コースに登録したい」などの決断を考えてみてください。 これらは、あなたの健康にとって重要ですが、重要ではないので、通常は緊急のタスクを優先して脇に追いやられます。
他の例を挙げてみましょう。
- 長期的な健康上の目標
ワークアウトや健康的な食事を作ること
- キャリア上の目標
昇進する、会社を変える、起業する、大学を卒業するなど
- 個人的な目標
人間関係を改善する、家族を作る、レクリエーション、健康的な食事をするなど。
重要なことですが、緊急性の高いものが出てくるたびに重要なタスクを後回しにしていると、後々まで緊急性の高いものになってしまう危険性があります。
第3象限「委任」 – この象限の項目は、緊急性はあるが重要ではないものです。
通常は、他の人に任せる仕事です。 例えば、どうしても支払いができないときは、パートナーや同居人にお願いします。
その他の例：
- ちょっとした問題
ミーティングのセットアップ、特定のアポイントメントのスケジューリング、
- 家事の義務
食料品の買い物、家事、請求書の支払いなど。
第4象限「排除する」 – 重要ではなく、緊急性のない項目です。
最後の象限には、どう考えても重要ではないタスクや義務が含まれています。 あなたのキャリアや人生、健康にとって、長期的なメリットはほとんどありません。
その他の例：
- 時間の無駄
ソーシャルメディアのチェック（時間の使い方）、重要でないメールなど
- 楽しい活動のみ
休息は大切ですが、楽しい活動が多すぎると逆効果になります。
重要なことですが、第4象限の活動は、緊急性を感じながらも、日常生活や将来に貢献する方法がない中断とみなされます。
マトリックスで優先順位を決める方法
下のグラフを時間管理マトリックスのカンニングペーパーと考えてみてください。
The time management matrix cheat-sheet
どのタスクが自分にとって重要で、どのタスクが重要でないかは、自分にしかわからないことを念頭に置いてください。 “すぐにやらなければならないことは何か？”、”無駄なもの、排除しなければならないものは何か？”、”自分がやらなければならない仕事と、誰かがやってくれる仕事は何か？”と自問自答することで、自分の仕事を見つめ直すことができます。
このプロセスでは、「いつ」ではなく「何を」するかに焦点を当てます。
時間管理のマトリクスが、自分の活動をよりよく理解するためのツールであることがわかったところで、実際の応用に移りましょう。
時間管理のマトリクスの仕組みの例
マトリクスの仕組みを理解するには、例を挙げるのが一番です。 彼女は、多くの人を委任し、顧客とコミュニケーションをとり、上司に報告し、夫と2人の子供がいて、その上、健康的な生活と食事を心がけています。 このように考えると、彼女が計画していることの多くをこなすのは無理だと思うかもしれません。 しかし、マトリックスを適用することで、自分の優先順位がどこにあるのか、また、計画を変更した場合にどのように対処すればよいのかを知ることができます
まず、ジュリーのスケジュールが次のようになっているとします。
| Thursday, 2月6日 | |
| 8AM – 9AM | Stand-up meeting + e-mail |
| 9AM – 11AM | Project progress, reports, and analyses |
| 11AM – 11: | |
| 11:30AM – 11:45AM | Call Kevin Smith to ask about the school field trip next week |
| 12:00PM – 2: | |
| 2:05PM – 2:20PM | コーヒーブレイク＋サラの新しいオフィスを訪問! |
| 2:20PM – 4:00PM | Staff meeting about the project |
| 4:30PM – 5:00PM | Take Jamey to the pediatrician to checkup
(fingers crossed he’s recovered! |
| 5:30PM – 6:30PM | Work out |
| 6:30PM – 7:30PM | Shower + dinner |
| 7:30PM – 9:00PM | 子供たちと過ごす |
| 9:30PM – 10:00PM | 「グレイズ・アナトミー」の新エピソード! |
単体では、かなり計画的に作られているように見えます。
予想通り、一日の終わりにはジュリーのスケジュールは少し変わっていました。 彼女は、時間管理マトリクスを自分のタスクに適用して、いくつかのタスクを調整しなければなりませんでした。
- オレンジ色のものは後回し
- 緑色のものは委任
- 赤色のものは削除
| 木曜。 2月6日 | |
| 8AM – 9AM | Stand-up meeting + E-mail |
| 9AM – 11AM | プロジェクトの進捗状況、報告、分析 |
| 11AM – 11: | |
| 11:30AM – 11:45AM | ケビン・スミスに来週のスクール・フィールド・トリップのことを聞くために電話する |
| 12:00PM – 2: | |
| 2:05PM – 2:20PM | コーヒーブレイク＋サラの新しいオフィスを訪問! |
| 2:20PM – 4:00PM | Staff meeting about the project |
| 4:30PM – 5:00PM | Take Jamey to the pediatrician to checkup
(fingers crossed he’s recovery!)。 |
| 5:00PM – 5:20PM | Grocery |
| 5:30PM – 6:30PM | Work out |
| 6:30PM – 7: | |
| 7:30PM – 9:00PM | Spend time with the children |
| 9:30PM – 10:00PM | New episode of Gray’s Anatomy! |
The Eisenhower matrix at work example
ここでは、ジュリーが時間管理マトリクスをどのように思考プロセスに適用したかを紹介します。
- スタンドアップ ミーティングで QA 部門の問題が明らかになったため、午前中はメールを読むことができませんでした。
- 正午に会うはずだったクライアントは、ジュリーに聞きたいことがあるとのことで、30分前にやってきました。 彼女は、息子の遠足がまだ先であることを知っていたので、必要な情報をすぐには必要としていなかった。 その日のうちに先生に電話すればいいのだ。
- 午後4時頃、プロジェクトのある事柄にすぐに注意を払わなければならないことが明らかになりました。 しかし、ジュリーの息子は先週から体調を崩しており、医者に行って検査を受けなければなりません。 息子の健康が第一なので、彼女は会議の進行を最も信頼できる同僚に任せることにしました。
The Eisenhower matrix at home example
- 予約をしていたにもかかわらず、医院が混んでいたため、JameyとJulieは検査のために少し長く待たなければなりませんでした。 念のため、ジュリーは夫に「間に合わないかもしれないから、食料品の買い物をしておいて」と頼みます。
- ジュリーは身体の健康を増進させたいので、週に3回はワークアウトをするようにしています。 しかし、彼女が帰宅すると、同僚から以前行ったミーティングについて電話がありました。 いくつかの決定事項を承認してもらう必要があったのです。 ジュリーは、ワークアウトの予定を変更して、仕事の後に残っていたスタッフとビデオチャットをすることにした。
- 午後9時30分までに、ジュリーは人、会議、医者の診察、子供の遊びなどで疲れきっていた。 彼女は何よりも寝たいと思っていました。
ジュリーの例からわかるように、時間管理のマトリックスは、自分のスケジュールに関してより簡単な判断をする方法を教えてくれます。 彼女は、タスクや自分の行動の結果を考えすぎることなく、事前に十分認識していたからです。
時間管理のマトリックスは、他のテクニックと何が違うのでしょうか？
前述したように、この方法は、新しいスキルを学ぶこととは関係なく、すべてはあなたの考え方を良い方向に変えることに関係しています。 自分の目標をよりよく理解し、どの活動が時間を無駄にし、どの活動が今の自分を助けてくれたのかを理解することができます。
しばらく使っていると、ポジティブな変化が起きてきます。
Clockifyでは、今日の最高の時間管理技術を研究しています。
時間管理のマトリックスの使い方
この時間管理法は、ドワイト・D・アイゼンハワー（第34代アメリカ大統領）が最初に使ったと言われています。
この本の中で、スティーブン・コヴィーは「時間管理の4つの世代」という考えを述べていますが、その4つの世代を見てみると、実はマトリックスの正しい使い方を説明していることがわかります。
第1世代：チェックリストとメモ
第1世代は、時間管理計画の最初のステップです。 達成しなければならないすべてのタスクを紙に書き出し、概観します。
第2世代：カレンダーとスケジュール
第2世代では、先ほどのリストにあったすべての活動をカレンダーに書き込むなどしてスケジュール化します。
第3世代：週間計画
第3世代は、活動の時間枠を絞るためのものです。
第4世代：関係と結果
第1世代から第3世代までは、活動と時間を管理するためのものでしたが、第4世代はプロセス全体に意味を与えるものです。
時間管理マトリクスのメリットとデメリットは？
あらゆる時間管理手法と同様に、コヴィーのマトリクスにもメリットとデメリットがあります。 その両方を考慮した上で、使うかどうかを決めるのがよいでしょう。
時間管理マトリクスの利点：
- タスクの重要性を考えさせられる
- 何が緊急で、何が緊急でないかを再評価するのに役立つ
- 自己認識を深め、自己分析をするのに役立つ
- 一瞬の判断をするのが上手になる。
時間管理マトリクスのデメリット：
- 緊急性と重要性に基づいてのみタスクを分類します。
- 短くて緊急性の高いタスクは、たとえリストにチェックを入れることで生産性や勢いを増すことができたとしても、取り残されてしまいます。
- マトリクスを日常的に使用することは難しく、時間がかかります。
- タスクが多すぎるとグリッドに圧倒されてしまうので、1つにつき5つに制限するのが最も効果的です。
まだ迷っている人のために、コヴィーのマトリックスが自分に合っているかどうかを確かめる方法があります。 1週間試してみてください。
試験が終わったら、蓄積されたデータを見てみましょう。
生産性は上がりましたか？
意思決定がしやすくなりましたか？
結論
ある意味、時間管理をしようとすることは過去のことになりました。 ますます多くのコーチや生産性の専門家が、優先順位とリソースを管理する方法を学ぶことを勧めています。 なぜなら、時間を増やすことはできないからです。 時間を増やすことはできませんが、賢く使うことはできます。 そこで、1日にできるだけ多くのタスクを詰め込むのではなく、重要なタスクに優先順位をつけてみましょう。 自分の向上心や進歩につながるものを。 コヴィーの「タイムマネジメント・マトリックス」は、その点で優れた教材です。 すべての人に当てはまるわけではありませんが、より自分に合った手法を見つけるための大きな足がかりとなるでしょう。