「プロフォーマインボイス」と「ドラフトインボイス」という言葉を聞いたことがあるが、実際の意味がわからないという方はいらっしゃいませんか？ ご安心ください。この2つの請求書タイプは確かに混乱の原因となることがあります。 この記事では、プロフォーマインボイスとドラフトインボイスとは何か、どのように使用されるのか、それぞれどう違うのか、そしてどのように作成するのかをご説明します。
プロフォーマ請求書とは
プロフォーマ請求書とは、販売の詳細がすべて確定する前に顧客に送付される文書です。 完全な請求書と区別するために、書類には「プロフォーマ・インボイス」と記載されますが、通常は完全な請求書と同じフォーマットになっています。
プロフォーマ・インボイスは、顧客が購入の意思を示しているにもかかわらず、最終的な詳細がまだ確定していない場合に、フルインボイスの代わりに顧客に送付されます。
見積書とは異なります。見積書は、お客様がお問い合わせをしたものの、まだ購入を決定していない場合に発行されます。
ドラフトインボイスとは
ドラフトインボイスとは、その名の通りドラフト（下書き）です。 保存された請求書のテンプレートで、将来的に修正を加えたり、プロフォーマまたは完全な請求書に変換して顧客に送信するためのものです。
ドラフト請求書は、顧客に送ることのできる正式な文書ではありません。
請求書草稿は、顧客に送ることのできる正式な文書ではありませんが、例えば、顧客が販売を約束したものの、購入する製品の数など具体的な情報をあなたに知らせる必要がある場合に作成します。
プロフォーマインボイスとドラフトインボイスの違いは何ですか？
プロフォーマインボイスは顧客に発行する書類ですが、ドラフトインボイスは顧客に送ることができません。 プロフォーマインボイスは実際の文書であるのに対し、ドラフトインボイスは記録のためだけの販売の予備的な概要です。
ドラフト・インボイスは「進行中の販売」、プロフォーマ・インボイスは「最終決定を待っている販売」と考えることができます。 基本的に、これらは販売プロセスの異なる段階で作成されます。
プロフォーマ請求書やドラフト請求書を送る場合の例
プロフォーマ請求書を発行する場合とドラフト請求書を作成する場合の、関連性のある例を紹介します。
例1 – プロフォーマ・インボイス
サリーは、息子のためにバースデーケーキを購入するためにパン屋に電話をかけました。 彼女はケーキ屋に、スパイダーマンの絵が描かれていることを伝えましたが、正しい絵を探してケーキ屋に送る必要があります。
パン屋はケーキの請求書を発行しましたが、ケーキに載せる絵によって費用が多少異なる可能性があると述べました。
Example 2 – draft invoice
Tomは建設会社を経営しています。 常連客の一人であるアンディが、来週の仕事に空きがあるかどうか確認するためにトムに電話をかけてきました。 トムは空きがあることを確認し、アンディは具体的な内容について折り返し電話をします。
アンディは常連客なので、トムはどのような仕事が行われるのかをすでに知っています。
請求書発行ソフトでプロフォーマ請求書とドラフト請求書を作成する
請求書発行ソフトを使用すると、請求書作成のあらゆるニーズに対応できます。 Debitoorでは、プロフォーマインボイス、ドラフトインボイス、完成インボイス、見積書、会計レポートを作成することができます。
数回のクリックで、プロ仕様のカスタマイズされた文書を作成し、クライアントに送信し、様々な支払い方法で支払ってもらうことができます。
フルインボイスやプロフォーマインボイスには、会社の詳細、顧客の詳細、請求日、販売する製品またはサービス、数量と価格、VAT (該当する場合)、支払期日、支払条件 (該当する場合)、合計などの特定の情報が必要です。
Debitoorでは、商品や顧客の情報を保存しておくことができるので、文書を作成する際にすぐに情報を選択することができます。
Debitoorでは、製品や顧客の情報を保存し、文書を作成する際にすぐに情報を選択することができます。 Debitoorは、必要な情報がすべてドキュメントに記載されていることを確認します。
以下は、Debitoor請求書ソフトウェアで作成されたプロフォーマ請求書の例です。
Debitoorを使用すると、プロフォーマ請求書を顧客に送信し、顧客が販売を確認した後、完全な請求書を発行して支払うことができます。
また、後で完成させるための記録として、請求書のドラフトを簡単に作成することができます。 必要なのは、新しい請求書を作成し、現在持っている情報を入力し、「保存」をクリックするだけです。 これにより、あなたのアカウントには保存されますが、顧客には送信されません。
後で情報を編集して、プロフォーマインボイスやフルインボイスに変換して顧客に送ることができます。
プロフォーマまたはドラフトの請求書を作成したい場合は、7日間の無料トライアルで気軽に試してみてください。