独自のプロジェクトコミュニケーションプランを作成するために使用できるコミュニケーションプランテンプレートもあります。 これにより、プロジェクトを円滑に進め、プロジェクトの失敗を防ぐことができます。
期待値の設定と管理
期待値の設定と管理
プロジェクト・コミュニケーションは双方向のものです。
プロジェクト計画と同様に、コミュニケーションを円滑に進めるためには、期待値を設定し、プロジェクトチームとクライアントのステークホルダーがそれぞれの責任を果たさなければなりません。
プロジェクト計画がなければプロジェクトは始まりませんが、プロジェクトのコミュニケーション計画はあまり議論されませんが、そうすべきです。
ステークホルダーとクライアントの管理
プロジェクト全体を通して、目標やマイルストーンに関する調整、およびプロジェクトの変更に伴う再調整に関するコミュニケーションを成功させることは、ステークホルダーの賛同とプロジェクトの状況に関する透明性にとって非常に重要です。
コミュニケーションは、クライアントとの良好な関係を維持するために非常に重要であり、プロジェクトコミュニケーションプランは、プロジェクト全体で何が起こっているのか、何が起こるべきなのかという共通の理解を維持するのに役立ちます。
プロジェクトプランニング
プロジェクトマネジメントコミュニケーションプランは、プロジェクト全体で重要な情報を、誰が、どのような頻度で提供するかを定義します。
すべてのプロジェクトが同じように作られているわけではありません。そのため、プロジェクト コミュニケーション計画は、プロジェクトに固有のものとなります。
目標、予算、スケジュール、さらには成果物が異なるプロジェクトでは、それぞれのニーズに合わせたコミュニケーションが必要となります。 主要な顧客担当者を含む、すべての主要なステークホルダーを記載します。 電話番号や電子メールなどの連絡先を記載し、コミュニケーションプランにアクセスした人がこれらの情報を見つけることができるようにします。 プロジェクトチームの主要なメンバーを、それぞれの役割とともに記載します。 これは、プロジェクトに参加したばかりの人や、プロジェクトに慣れていない人にとって便利です。 成果物のコミュニケーションに関わる人、戦略的な議論をリードする人、ステークホルダーとチーム間の技術的な会話をどのように処理するかなどを記載します。
コミュニケーション方法。 電子メール、電話、直接会っての会議、ビデオ会議、Slack、ソーシャルメディアなど、ステークホルダーと連絡を取るために使用する主なコミュニケーション方法とさまざまなチャネルについて説明します。
コミュニケーションの種類。 コミュニケーションの種類、そのコミュニケーションがどのように共有されるのか、何が含まれるのか、そして誰とのコミュニケーションになるのかを記載します。 例えば、クライアントに毎週ステータスレポートを提供するとします。
コミュニケーションのスタイル。 これは、ステークホルダーとコミュニケーション方法によって分けられます。
ミーティングのスケジュール。 プロジェクト期間中、必要に応じて調整することができますが、最初にステークホルダーとのミーティングの頻度を把握しておくと便利です。 プロジェクトの範囲によっては、クライアントとのメールの頻度についてもまとめておくとよいでしょう。
キーメッセージ。
キーメッセージ：各ステークホルダーに対して、プロジェクトを通して伝えなければならないキーメッセージや情報を決めます。
コミュニケーションの目標。 コミュニケーション・ゴールを含むコミュニケーション・プランは、何を達成しようとしているかに基づいて意思決定を行うことを可能にします。