Easier Ways to Pay
「世界はあなたのドアに道を開いてくれない」という決まり文句は、お金を借りている人に関しては二重の意味で当てはまるようです。 現実には、サービスや製品に対する支払いを追跡しなければ、顧客は自分からお金を出してくれない可能性が高いのです。 これは、特に中小企業の経営者やフリーランスのオペレーターに当てはまります。 幸いなことに、優れた請求書作成ソリューションは、請求書作成プロセスにおける多くの苦痛を取り除き、支払いを受けるための選択肢を増やし、作業をスピードアップすることができます。 この種のソフトウェアは、電子決済チャネルやモバイル決済ネットワークを追加することで、顧客の支払いをより迅速かつ容易にすることができます。
請求書作成ソリューションの選択には、経営するビジネスの種類や顧客の種類が影響します。
ビジネスの種類や顧客の状況によって、請求書発行ソリューションの選択は異なります。小売業では現金やクレジットでの支払いが基本ですが、サービス業やフリーランスでは、オンラインでの支払いに対応したソリューションが必要です。 中堅・中小企業の場合は、サービス内容や支払い方法、支払いのタイミングなどをプロフェッショナルに表現することが、迅速な支払いを実現するために重要です。
ここで、請求書発行ソフトの出番です。
ここで、請求書発行ソフトの出番です。このソフトは、売上やサービスの提供、誰に請求したか、適用された手数料や料金、いつ支払いを受けたか（あるいは受け取れるはずだったのに受け取れなかったか）を追跡する手段を提供します。 また、これらのデータを他の会計システムや簿記システムに記録するためのデータパスも提供します。 会計用語では、このワークフローはAccounts Receivableの一部です。 多くの中小企業では、表計算ソフトやワープロソフトを使ってこの種の記録や請求書の作成を行っていますが、この作業をより迅速に、より簡単に、より少ない労力で行うことができる専用のソフトウェア・アプリケーションがたくさんあります。
これまでのレビューでは、スタンドアロンの請求書作成システムや課金システムを検証しました。
今回のレビューでは、スタンドアロン型の請求書作成システムと、請求書作成プロセスを含むより包括的な会計システムの請求書作成機能を検証しました。 これらのシステムには、企業の購買、在庫管理、総勘定元帳のデータも含まれています。 今回調査した課金・会計システムはすべて、ローカルにインストールするのではなく、クラウド上に配置されたSaaS（Software-as-a-Service）アプリケーションとして提供されています。
More Than Just Sending a Bill
レビューした課金システムの多くでは、最初の販売取引を入力して記録することができます。 会計用語では、これを「販売注文入力」または単に「注文入力」と呼びます。
ほとんどの本格的な会計システムや多くの請求書作成システムには、「売上の注文入力」というフロントエンドがあり、請求したい項目やサービスを入力することができます。 ほとんどの場合、売上のフロントエンドを使用する前に、これらのアイテムやサービスを定義する必要があります。 ほとんどの会計システムでは、「売上」は「在庫」と統合されているため、「売上」で品目や価格を定義することができます。 シンプルな課金システムでは、これらのアイテム、説明、価格を別のプロセスで作成する必要があります。 売上税や付加価値税（VAT）などの税金も、請求書作成システムがより強固な会計システムと異なる点のひとつです。 多くの会計システムは、必要な売上税を自動的に計算する税テーブルを提供したり、AvalaraのAvaTaxのような税サービスアプリと統合したりします。
実際に請求書を作成するかどうかは別の問題です。 私たちが調べた請求書作成アプリやサブシステムの多くは、モバイルアプリを使ってその場で請求書を作成することができます。 これは、販売時に請求書を作成したい場合や、顧客のところに行ってサービスを提供したときにすぐに請求書を作成したい場合には、とても便利な機能です。
また、請求書をメールで送信できる機能も、多くのユーザーにとって望ましい機能の一つです。 例えば、複数の国でビジネスを展開している場合には複数の通貨を扱うことができたり、時間単位で請求する場合にはポップアップタイマーが付いていたりします。
注意していただきたいのは、「請求書」と「明細書」という言葉が同じように使われることがありますが、実際には同じものではないということです。 請求書は、複数の項目の料金やサービスが記載されていることがありますが、1つの販売を意味しています。 一方、明細書は、未払い、現行、および過去の請求書の料金や支払取引を項目別に記載したものです。
キャッシュ フローの追跡
請求書作成ソフトを選ぶ際に考慮すべきもう一つの点は、支払い方法です。 長年、特に小規模なビジネスでは、現金や小切手を受け取るしか方法がありませんでした。 しかし、最近ではそうではありません。 特にクレジットカードは、中小企業にとっても必須の支払い方法と考えられています。 幸いなことに、課金プラットフォームには、クレジットカードを利用するための機能が組み込まれています。 これには必ず料金がかかります。通常、取引額の何パーセントかと、取引ごとまたは月ごとの料金がかかります。 この手数料は、実際のクレジットカード処理会社が請求する手数料に上乗せされることがあるので、細かい文字を注意深く読む必要があります。 このような手数料を支払う価値があるかどうかを判断する必要があります。 多くの場合、ほぼ即座に支払いにアクセスできることは、料金に見合う価値があります。 ソフトウェアベンダーによっては、顧客が請求書を電信送金やACH（Automated Clearing House）取引によって電子的に支払うことができる顧客ポータルを提供することもできます。 この場合も、多くの場合、手数料がかかります。
最後に、レポーティングです。 優れたレポート機能は常に求めるべきものですが、請求書作成ソフトも例外ではありません。 ほとんどのユーザー、特に中小企業は、何十ものレポートを必要としないでしょう。 しかし、どの請求書がどのくらい期限切れになっているのかは知りたいはずです。 また、どの時点でも収益の流れを確認できるようにしておきたいものです。 必要に応じて、顧客に期限切れの通知やリマインダーを送る機能も必要です。
最後になりましたが、レポーティングに関連して、請求書作成システムをバックエンドの会計システムと統合する機能があります。 最近では、Intuit Quickbooksとの競争が激化しているため、中小企業であっても、請求書作成システムと会計システムが効果的に連携できることを確認する必要があります。
テストしたアプリでは、請求書のテンプレートに複数のオプションが用意されています。 会社のログを追加したり、特定のフォントやブランドアイデンティティのアートワークを追加したり、会社や顧客のニーズに合わせてフィールドを定義したりすることで、カスタマイズが可能です。