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FMLA Mistakes can be costly

1993年以来、企業の経営者や人事担当者は、家族医療休暇法（FMLA）の下で保護された休暇を提供してきました。

しかし、FMLAが施行されてから20年以上が経過しているにもかかわらず、多くの専門家や管理者がいまだにミスを犯しており、会社が労働局による違反や罰金のリスクにさらされています。

最近では、ある雇用主がFMLA休暇中に従業員を不適切に解雇したとして、20万円の罰金を科せられました。

残念なことに、FMLA違反の事例は減るどころか増えています。

Not Forming an FMLA Policy

FMLAでは、雇用主がFMLA休暇に関する特定のガイドラインを決めることができます。

従業員は12ヶ月の間に最大12週間のFMLA休暇を取ることができます。

従業員は12ヶ月間に最大12週間のFMLA休暇を取得することができます。

例えば、従業員が今日FMLA休暇を申請した場合、利用可能な金額は、過去12ヶ月間に使用した時間に基づいて決定されます。

最後に、雇用主はFMLA休暇の初日から12ヶ月または会計年度でリセットされるローリング12ヶ月の期間を使用することができます。 これは重要なことで、雇用主がFMLAの12ヶ月間の計算方法を定義しない限り、従業員は通常カレンダー方式を選択します。

つまり、技術的には、従業員は暦年の最後の12週間と新しい暦年の最初の12週間を休むことができるということです。 雇用主がすでにFMLAの12ヶ月の期間の方法を定義し、従業員に通知していない限り、従業員はこの方法で休暇を取ることを選択できます。

FMLAポリシーのもう一つの例として、従業員がFMLA休暇のために有給休暇を使用しなければならないかどうかを記載する必要があります。 FMLAは、雇用主がFMLA休暇の一部として有給休暇を要求することを認めています。 しかし、雇用主はこのポリシーを一律に適用しなければならず、従業員にその旨を知らせる必要があります。

FMLAの権利を従業員に通知していない

残念ながら、多くの雇用主は、従業員がFMLAの下での自分の権利について既に理解している、または知っていると思い込んでいます。

しかしながら、雇用主は2つの別々の方法で従業員にFMLA休暇の権利を通知することが義務付けられています。 まず、雇用主はFMLAの権利を従業員に掲示しなければなりません。 これは、SwipeClockのような従業員セルフサービスポータルで電子的に行うこともできますし、雇用主の事業所に物理的に掲示することもできます。

第二に、雇用主は雇用時に新入社員にFMLAの権利を通知しなければなりません。 この通知は、従業員ハンドブックに記載したり、フォームに記載したり、電子フォーマットで提供することもできます。 従業員は、雇用主がFMLAの対象となる雇用主であるかどうか、また、従業員が資格を得るために何をしなければならないかを自動的に知ることはできません。

だからこそ、雇用主はその情報を従業員に提供することが不可欠なのです。

Not Using FMLA Forms

従業員への通知に加えて、雇用主は従業員の休暇にFMLAフォームを使用する必要があります。

これは、雇用主がFMLAの規則に従っていることを確認するのに役立ちます。また、雇用主が従業員の休暇について何らかの医学的な検証を必要とする場合、公式のフォームを使用することで、雇用主がFMLAで禁止されている情報を求めないようにすることができます。

従業員がいつFMLAの資格を得るかを確認していない

従業員は、過去7年間に合計12ヶ月、過去12ヶ月間に1,250時間、雇用主のもとで働いた場合、FMLA休暇を取得する資格があります。

つまり、再雇用された従業員は、再雇用後すぐにFMLAの対象となる可能性があります。 基本的には、フルタイムで再雇用された従業員(過去12ヶ月間、同じ雇用主のもとで働いていない)は、32週目に資格を得ることになります。

もしその従業員が過去12ヶ月間に同じ雇用主のもとで働いていた場合、その時間は資格を得るために必要な1,250時間にカウントされます。 雇用主は、まず最低限必要な月数を追跡することができます。その時点で、雇用主はその期間に働いた時間を確認し、必要に応じてFMLA休暇に必要な残りの時間を追跡する必要があります。

従業員の休暇を人事部に知らせない管理職

組織内の管理職が、従業員がFMLA休暇に充てられるような休暇を申請しても、人事部に知らせないことがよくあります。

これは、FMLA休暇を過去にさかのぼって取得することができないために起こる問題です。 つまり、従業員は12週間以上のFMLA休暇を取得することになります。 FMLA休暇を取得する従業員は、FMLAの権利についての資格通知を、FMLAの初日から5日以内に行わなければなりません。 また、同時に権利と責任に関する通知も提供しなければなりません。

さらに休暇後5日以内に指定通知も必要である。

Untrained Managers Who Don’t Understand FMLA Rights or Recognize Leave

マネージャーがFMLAについて十分なトレーニングを受けておらず、FMLAの休暇を認識できなかったり、従業員が法律から得られる保護を理解できなかったりすることが非常に多いです。 従業員が休暇を取得するために、特にFMLA休暇を申請する必要はないことを覚えておいてください。

裁判所は、従業員が雇用主に十分な情報を提供し、雇用主がその休暇がFMLAの対象となるべきであったことを知ることができれば、雇用主はFMLA法に従わなければならないと判断しています。

つまり、従業員が深刻な健康状態について言及し、マネージャーがその休暇をFMLAの対象と認めなかった場合、雇用主はコンプライアンス違反と判断される可能性があるということです。 これは、従業員が、病院に一泊した親の世話をするために仕事を休むというような単純なことかもしれません。

訓練を受けていない管理職のもう一つの側面は、上司や役員がFMLAの時間が保護されていることを理解していなかったり、特定の欠勤がFMLAの対象となることを理解していなかったりするために、従業員がFMLAの休暇を取ることで反発を受ける可能性があることです。

FMLAの欠勤としてカウントされるべき欠勤を理由に従業員に報復した雇用主は、コンプライアンス違反とみなされ、すべての罰則や罰金を負うことになります。

休暇を拒否して不利益な措置を取る

雇用主は、資格のない出来事や対象外の従業員に対してFMLA休暇を拒否することができますが、休暇を拒否してすぐにその従業員に対して不利益な措置を取ることは大きな間違いとなります。

不利益処分はすでに計画されており、完全に正当化されるかもしれませんが、従業員はFMLA休暇の申請を不利益処分の理由と見なす可能性があります。

これにより、雇用主はFMLA法に基づく責任を負うことになります。 最近、裁判所は報復のケースに非常に敏感になっています。

FMLAの適用範囲が狭すぎる

一部の雇用主は、FMLAの休暇は仕事に関連した状態にのみ関連すると誤解しています。 これは大きな誤解です。 従業員は、自分自身のためだけでなく、資格のある家族、両親、子供、配偶者のためにも休暇を取ることができます。

さらに、従業員は雇用に関連した深刻な健康状態のために休暇を取ることができますが、仕事に関連しないもののためにも休暇を取ることができます。 これには、資格のある身体的または精神的な病気が含まれます。

場合によっては、雇用主は自然災害から生じる状況に対してもFMLA休暇を認めるべきです。 深刻な健康状態とは、病院での入院治療、ホスピス、または継続的な治療が必要な状態を指します。

Too Much FMLA Coverage

雇用主は時々、FMLAの範囲を広くしすぎるという過ちを犯します。 これは、コロラド州やカリフォルニア州のように、連邦政府のFMLAと重なる個別のFMLA法がある州で特に起こりやすいことです。

他にも、コネチカット州、メリーランド州、ミネソタ州、ニュージャージー州、ニューヨーク州、ロードアイランド州、テネシー州、ワシントンD.C.、ウィスコンシン州、バーモント州など、個別のFMLA法を持つ州があります。

例えば、多くの州では、FMLAの適用範囲を拡大し、義理の親、家庭内パートナー、兄弟、祖父母などを含めることができます。

雇用主は、これらの状況に対して休暇を与えることができますし、州法に基づいて義務づけられている場合もありますが、それは連邦政府のFMLA休暇としてはカウントされません。

これらの関係や拡大した理由による休暇をカウントし、真のFMLA休暇を拒否した雇用者は、FMLAを遵守していないことになり、紛争になれば責任を問われます。 最善のシナリオとしては、雇用主は、「拡大された」FMLA休暇を与えられた後に正当なFMLA休暇を求める従業員に対して、意図していたよりも多くの休暇を与えなければならないでしょう。

FMLA休暇の正確な記録を残していない

残念ながら、FMLAは多くの雇用法と同様に、雇用主に詳細な記録を残すことを要求しており、そうしないとコンプライアンス違反として処罰されるリスクがあります。

雇用休暇の正確な記録を残していない雇用主は、意図したよりも多くの休暇を従業員に与える可能性があります。

例えば、従業員がFMLA休暇としてカウントされる可能性のある病気休暇を取得した場合、このようなことが起こり得ます。 FMLAの休暇は、他の欠勤や休暇、さらには国が提供する休暇と並行して取得することができます。

もし雇用主がFMLA休暇を正確にカウントしないと、従業員の間で休暇の偏りが生じる可能性があります。

これにより、一部の従業員が他の従業員よりも多くの休暇を不用意に与えられた場合、雇用主は差別的な訴訟を起こされる可能性があります。 また、FMLA休暇であるべき欠勤がFMLA休暇としてカウントされず、その欠勤のために従業員が処罰されたり、昇進が妨げられたりすることも考えられます。

これはFMLAの保護に直接違反しています。

雇用主は、FMLAの記録を少なくとも3年間保持する必要があります。 これらの記録は、人事記録とは別に保管されるべきです。

これらの記録には、従業員に提供した通知のコピー、従業員の福利厚生のための保険料支払いの証明、すべてのFMLA紛争に関する文書、証明書、再証明書、医療記録、およびFMLA休暇に関する雇用主へのすべての従業員の通知が含まれます

不正確な医療証明書と欠落した職務記述書

雇用主は、指定通知に従業員の職務記述書を添付する必要があります。 これにより、医療従事者は従業員の職務内容を理解し、従業員を正確に仕事に解放することができます。

従業員の仕事内容や職務が指定通知に添付されていない場合、医療機関は従業員の仕事の説明に頼ってしまい、準備ができていないのに誤って仕事に解放してしまう可能性があります。

さらに、雇用主の中には、医師のみが職務適性証明書を提供できると誤解している人もいます。 実際には、医療従事者であれば誰でも従業員の就労を許可することができます。 これには、臨床心理士、ナース・プラクティショナー、フィジシャン・アシスタント、そして状況によってはカイロプラクターも含まれます。

ADAを理解していない、または軽負荷労働がFMLA休暇としてどのように適合するか

FMLA休暇では、断続的なFMLA休暇が認められています。 これには、調整された勤務スケジュール、パートタイム勤務、または調整された業務内容が含まれます。

しかし、雇用主が従業員に勤務内容を減らした断続的な休暇を取らせる場合、断続的な休暇は任意であることを忘れてはなりません。 従業員は実際の休暇をFMLA休暇として申請することができます。

さらに、従業員が12週間のFMLA休暇をすべて消化した後も、従業員はADA法に注意しなければなりません。

米国障害者法(ADA)は、従業員が自身の深刻な健康状態のためにFMLAを利用するほぼすべての状況に適用されます。 そのため、12週間の休暇後であっても、従業員は障害を理由に追加の便宜を受けることができ、報復から保護される可能性があります。

従業員の休暇中に給付金を適切に取り扱っていない

雇用主は、従業員がFMLA休暇を取得している間、従業員の医療保険を維持しなければなりません。

従業員が医療保険料を負担しなければならないのに、復職後に負担しない場合は、待機期間なしで保険を提供しなければなりません。

また、年功序列や皆勤賞など、休職前に従業員が受けていた手当は、復職後に元に戻さなければなりません。

SwipeClockにお任せください

雇用主は、FMLA法だけでなく、市や州の病気休暇、最低賃金、スケジューリング法なども追跡しなければならないことがよくあります。

さらに、これらの企業は、連邦残業法、家族医療休暇法、その他の国や地域で制定されている法律にも対応しなければなりません。 SwipeClockは、従業員管理とタイムトラッキングのための包括的なツールを提供しており、企業が地域や国の法律をより簡単に遵守するのに役立ちます。

企業は、SwipeClockの受賞歴のあるHRソフトウェアを使って、従業員の記録や要求をより簡単に通知・追跡することができます。

記録は何年も楽に保存でき、発生は自動的に追跡され、州や市の法律に従って従業員に報告されます。

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執筆者：Annemaria Duran. 最終更新日：9月26日 2017年